Информационная система. 2

КУРСОВАЯ РАБОТА

 Автоматизация учета книг  в магазине с помощью СУБД  Aceess 2007

РУКОВОДИТЕЛЬ:

Ст. преподаватель 

______________А.Е. Сыклен

СТУДЕНТ: (гр.:14331.,ПИвЭ)

______________ И.А.Евдокимов 

«_____» ______________2013 г.

РАБОТА ЗАЩИЩЕНА

С ОЦЕНКОЙ_____________________

ПРОТОКОЛ №________

от «__» _____________2013 г.

ИРКУТСК 2013

ВВДЕНИЕ

В прошлом информация считалась  сферой бюрократической работы и  ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

Наиболее широко информационные системы используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Это определило угол зрения, под которым будут рассмотрены основные области их применения. Главное внимание уделяется рассмотрению информационных систем с позиций использования их возможностей для повышения, эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях (фирмах).

Актуальность темы курсовой работы заключается в необходимости автоматизации учета объектов хранения, в том числе спортивных товаров специализированных магазинах, для повышения эффективности их работы. 

В основе автоматизированных информационных систем (ИС), предназначенных для хранения обработки информации, лежит концепция использования баз данных.

Создание Базы Данных и СУБД для учета продажи  товаров в магазине с помощью Microsoft Office Access  – цель   курсовой работы.

 Для реализации данной  цели поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть особенности информационных систем
2. Рассмотреть назначение, состав и структуру СУБД Access
3. Провести поэтапное проектирование базы данных учета товаров
4. Демонстрация работы базы данных «Учет Товаров»
 

1.  
   Информационная система
1. Понятие информационной системы

Информационная система (ИС) – это  организационно-упорядоченная взаимосвязанная  совокупность средств, и методов  ИТ, а также используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Такое понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации ЭВМ и средств связи, реализующих информационные процессы и выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области.

ИС является средой, составляющими  элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, БД, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Хотя сама идея ИС и некоторые принципы их организации возникли задолго до появления компьютеров, однако компьютеризация в десятки и сотни раз повысила эффективность ИС и расширила сферы их применения.

Между потребителем и собственно информационной системой может быть установлена  обратная связь. В этом случае информационная система называется замкнутой. Канал обратной связи необходим, когда нужно учесть реакцию потребителя на полученную информацию.

Информационная система состоит  из источника информации, аппаратной части ИС, программной части ИС, потребителя информации.

По мнению одних авторов, ИС включает в себя персонал, её эксплуатирующий, по мнению других — нет.

Реализация функций ИС невозможна без знания ориентированной на нее  информационной технологии (ИТ). ИТ может существовать и вне сферы ИС. Таким образом, ИТ является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В зависимости от конкретной области применения ИС могут очень сильно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации.

2. Классификации информационных систем

Системы, применительно к  ИС, могут быть проклассифицированы  по ряду признаков. Например:

По уровням иерархии (суперсистема, система, подсистема, элемент системы);

По степени замкнутости (замкнутые, открытые, условно-замкнутые);

По характеру протекаемых процессов в динамических системах (детерминированные, стохастические и вероятностные);

По типу связей и элементов (простые, сложные).

Системы делятся на примитивные  элементарные (для них строятся автоматические системы управления) и большие  сложные. Так как большие и  сложные системы обладают свойством  необозримости, то их можно рассматривать с нескольких точек зрения. Следовательно, классификационных признаков тоже много.

Классификация ИС

По типу хранимых данных ИС делятся на фактографические и документальные. Фактографические системы предназначены для хранения и обработки структурированных данных в виде чисел и текстов. Над такими данными можно выполнять различные операции. В документальных системах информация представлена в виде документов, состоящих из наименований, описаний, рефератов и текстов. Поиск по неструктурированным данным осуществляется с использованием семантических признаков. Отобранные документы предоставляются пользователю, а обработка данных в таких системах практически не производится.

Основываясь на степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой, информационные системы делятся на ручные, автоматические и автоматизированные.

Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком.

В автоматических ИС все операции по переработке информации выполняются без участия человека.

Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль в выполнении рутинных операций обработки данных отводится компьютеру. Именно этот класс систем соответствует современному представлению понятия "информационная система".

В зависимости от характера обработки данных ИС делятся на информационно-поисковые и информационно-решающие.

Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. (Например, ИС библиотечного обслуживания, резервирования и продажи билетов на транспорте, бронирования мест в гостиницах и пр.)

Информационно-решающие системы осуществляют, кроме того, операции переработки информации по определенному алгоритму. По характеру использования выходной информации такие системы принято делить на управляющие и советующие.

Результирующая информация управляющих ИС непосредственно трансформируется в принимаемые человеком решения. Для этих систем характерны задачи расчетного характера и обработка больших объемов данных. (Например, ИС планирования производства или заказов, бухгалтерского учета.)

Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и учитывается при формировании управленческих решений, а не инициирует конкретные действия. Эти системы имитируют интеллектуальные процессы обработки знаний, а не данных. (Например, экспертные системы.)

В зависимости от сферы применения различают следующие классы ИС.

Информационные системы организационного управления - предназначены для автоматизации функций управленческого персонала как промышленных предприятий, так и непромышленных объектов (гостиниц, банков, магазинов и пр.).

Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом, снабжением и другие экономические и организационные задачи.

ИС управления технологическими процессами (ТП) - служат для автоматизации функций производственного персонала по контролю и управлению производственными операциями. В таких системах обычно предусматривается наличие развитых средств измерения параметров технологических процессов (температуры, давления, химического состава и т.п.), процедур контроля допустимости значений параметров и регулирования технологических процессов.

ИС автоматизированного проектирования (САПР) - предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

Интегрированные (корпоративные) ИС - используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от планирования деятельности до сбыта продукции. Они включают в себя ряд модулей (подсистем), работающих в едином информационном пространстве и выполняющих функции поддержки соответствующих направлений деятельности.

Существует классификация ИС в зависимости от уровня управления, на котором система используется.

Информационная система оперативного уровня - поддерживает исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой.

Задачи, цели, источники информации и алгоритмы обработки на оперативном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы.

Информационные  системы специалистов - поддерживают работу с данными и знаниями, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем - интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

Информационные системы  уровня менеджмента - используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга, контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих информационных систем:

• сравнение текущих показателей с прошлыми;
• составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;
• обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

Стратегическая  информационная система - компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.

2. Основные  понятия баз данных.

2.1 Базы данных и системы  управления базами данных.

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Это утверждение легко  пояснить, если, например, рассмотреть  базу данных крупного банка. В ней  есть все необходимые сведения о  клиентах, об их адресах, кредитной  истории, состояние расчетных счетов, финансовых операциях и т.д. Доступ к этой базе данных имеется у достаточно большого количества сотрудников банка, но среди них вряд ли найдется такое  лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В  результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.     

 С понятием базы  данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.      

 В мире существует  множество систем управления  базами данных. Несмотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office. 

2.2 Состав СУБД.

Язык описания данных (ЯОД) – Средства описания данных в БД и связей между ними. Средствами этого языка описывается структура БД, форматы записей, пароли, защищающие данные.   

 Язык манипулирования  данными (ЯМД) – язык для  выполнения операций над данными,  позволяющий менять их строение.   

 Для различных СУБД  реализация этих уровней языков  может быть различной. В одних случаях ЯОД и ЯМД требует составления пользователем программы полностью “вручную”, в других (что отражает современную тенденцию) в СУБД присутствует средства визуальной (зримой, наглядной) разработки программ. Для этого в современных  СУБД имеются редакторы экранных форм, отчетов. “Кирпичиками” (инструментами) таких редакторов являются поля различных видов (поля ввода, поля вывода, вычисляемые поля), процедуры обработки различных типов (формы ввода, таблицы, отчеты, запросы). На основании созданных пользователем объектов программы – генераторы формируют программный код на языке конкретной машины или на промежуточном языке. 

2.3 Структура простейшей  базы данных.

Сразу поясним, что если в  базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная  база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть – это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных – деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.

Базы данных могут содержать  различные объекты. Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Структуру двумерной таблицы  образуют столбцы и строки. Их аналогами в простейшей базе данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

2.4 Свойства  полей базы данных.

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они  еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

Обязательное  поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях  могут содержаться данные разного  типа, то и свойства у полей могут  различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла. 

2.5 Типы данных.

Таблицы баз данных, как  правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

2.6 Безопасность  баз данных.

Базы данных – это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.

Базы данных – это особые структуры. Информация, которая в  них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.

Проблема безопасности баз  данных решается тем, что в СУБД  для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

1. Информационные системы

ИС это - аппаратно-программный комплекс, предназначенный для сбора, хранения, обработки и передачи информации, представляет собой совокупность технических и программных средств, а также организационных мероприятий, предназначенных для автоматизации информационных процессов в профессиональной деятельности.

 Информационная система (ИС) – это любая система, связанная со сбором, хранением и обработкой информации, где под переработкой информации понимаются все возможные информационные процессы: сбор, хранение, поиск информации, представление ее на различных носителях в различном виде (текстовом, графическом, визуальном, звуковом), получение новой информации путем расчетов, передача информации по каналам связи и т.д. 

Когда объемы информации, функционирующей  в таких «картотечных, бумажных»  информационных системах, становятся достаточно большими, когда возникает  потребность в быстром поиске нужных, и при этом, достоверных сведений, возникает необходимость автоматизации процессов переработки информации, с помощью специально разрабатываемых программно-технических средств, называемых АИС, т.е. автоматизированных информационных систем.

АИС - это программно-аппаратный комплекс, предназначенный для сбора, хранения, обработки и передачи информации.   Напомню, что в отличие от  автоматических систем, автоматизированная система всегда функционирует при участии человека. АИС нужно рассматривать как инструмент в руках человека, решающего свои профессиональные задачи. При этом каждая АИС  реализует те или иные информационные технологии переработки информации, характерные для данной профессиональной деятельности.  Под информационными технологиями, подразумевают совокупность знаний о методах и способах компьютерной переработки информации. Таким образом, можно считать, что АИС – совокупность информационных технологий,  предназначенных для решения профессиональных задач.

1.1. Классификация ИС

Существуют различные  системы классификации АИС. Можно  подразделить эти системы, выбрав  в качестве основного классификационного признака – особенность профессиональной деятельности, которую автоматизирует данная АИС. Другими словами, по виду, типу деятельности.  Тогда в соответствии с этим признаком можно выделить следующие основные классы АИС (рис.1).

Рис.1. Основные классы АИС

АСОД (автоматизированная система обработки данных) предназначена для решения учетных и расчетных задач. Это наиболее распространенный вид АИС.  (Используется также аббревиатура АСОИ – автоматизированная система обработки информации). К ним можно отнести: бухгалтерские системы, системы учета кадров, системы складского учета и т.д. Как правило, АСОД выполняют такие этапы переработки информации, как ввод данных о каких-либо объектах, контроль достоверности информации, регистрацию данных (аналогичную записи в журналах), сортировку, учет (т.е. подведение различного вида итогов), расчет (т.е. получение новых данных),  и, наконец,  выдачу полученной информации в виде, удобном для пользователя.  Многие АСОД реализуют элементы анализа полученных данных.

АСУ (автоматизированная система управления) это АИС более высокого уровня, она предназначена для выработки решений руководством предприятия, организации. Управляющее решение выдается системой в виде совета, принять или не принять которое, решают все-таки люди - руководители.  Пример АСУ: системы планирования, системы управления персоналом и т.д.

АСНИ (автоматизированная система научных исследований) предназначена для обработки большого объема научных данных. В таких системах используются сложные математические методы, в том числе методы имитационного моделирования.

САПР (автоматизированная система проектирования) позволяет автоматизировать подготовку документации, схем, чертежей проектируемого сложного изделия. Такие системы применяются в проектно-конструкторской деятельности в машиностроении, самолетостроении и т.д.

АСО (автоматизированная система обучения) предназначена для автоматизации подготовки специалистов с участием или без участия преподавателей, подготовку учебных курсов, оценку результатов обучения.

АИСС (автоматизированные информационно-справочные системы) предназначены для сбора, хранения, поиска и выдачи информации справочного характера. Это могут быть автоматизированные архивы, системы делопроизводства, правовые системы, различные автоматизированные картотеки и справочники.

По охвату решаемых задач (масштабности):

•    Персональные ИС,  предназначенные для решения некоторого круга задач одного человека.
•    Групповые ИС, ориентированные на коллективное использование информации членами рабочей группы или подразделения.
• Корпоративные ИС, которые  в идеале охватывают все информационные процессы целого предприятия. Такие системы иногда называют системами комплексной автоматизации предприятия [2].

В зависимости от архитектуры (степень распределения), различают следующие ИС:

• настольные (desktop), или локальные ИС, в которых все компоненты (БД и программы, обслуживающие БД) находятся на одном компьютере;
• распределённые (distributed) ИС, в которых компоненты распределены по нескольким компьютерам.

Распределённые ИС, в свою очередь, разделяют на:

• файл-серверные ИС (БД находится на файловом сервере, а СУБД и клиентские приложения – на рабочих станциях);
• клиент-серверные ИС (БД и СУБД находятся на файловом сервере, а клиентские приложения – на рабочих станциях).

1.2. Системы управления базами данных и их функции

Создаются ИС с помощью  специальных инструментальных средств  – систем управления базами данных (СУБД). Существует множество различных СУБД. Среди них получили признание так называемые визуализированные СУБД, которые позволяют наглядно, в интерактивном режиме  создавать реляционные базы данных.

СУБД – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания и эксплуатации баз данных.

На этапе разработки баз  данных СУБД служит для описания структуры  базы данных: определения таблиц; определения  количества полей; типа данных, отображающихся в них; размеров полей; определения связей между таблицами. Помимо таблиц большинство СУБД предусматривает создание специальных средств для работы с данными – форм, запросов.