Содержание 
 
 

Введение

Современное материальное производство и другие сферы деятельности все больше нуждаются в информационном обслуживании, переработке огромного количества информации. Универсальным техническим средством обработки любой информации является компьютер, который играет роль усилителя интеллектуальных возможностей человека и общества в целом, а коммуникационные средства, использующие компьютеры, служат для связи и передачи информации. Внедрение ЭВМ, современных средств переработки и передачи информации в различные сферы деятельности послужило началом нового эволюционного процесса, называемого информатизацией, в развитии человеческого общества, находящегося на этапе индустриального развития. Появление и развитие компьютеров - это необходимая составляющая процесса информатизации общества.

Информатизация  общества – организованный социально-экономический  и научно-технический процесс  создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан на основе формирования и использования информационных ресурсов.

При информатизации общества основное внимание уделяется  комплексу мер, направленных на обеспечение  полного использования достоверного, исчерпывающего и своевременного знания во всех видах человеческой деятельности.

В период перехода к информационному обществу человек  должен иметь определенный уровень  культуры по обращению с информацией.

Информационная  культура – умение целенаправленно работать с информацией и использовать для ее получения, обработки и передачи компьютерную информационную технологию, современные технические средства и методы.

Информационная  культура проявляется:

• в конкретных навыках по использованию технических устройств;
• в способности использовать в своей деятельности компьютерную информационную технологию;
• в умении извлекать информацию из различных источников, представлять ее в понятном виде и уметь ее эффективно использовать;
• во владении основами аналитической переработки информации;
• в умении работать с различной информацией;
• в знании особенностей информационных потоков в своей области деятельности [1].

Информатизация  общества является одной из закономерностей  современного социального прогресса. Этот термин все настойчивее вытесняет широко используемый до недавнего времени термин «компьютеризация общества». При внешней похожести этих понятий они имеют существенное различие.

При информатизации общества основное внимание уделяется  комплексу мер, направленных на обеспечение полного использования достоверного, исчерпывающего и своевременного знания во всех видах человеческой деятельности. Процесс информатизации современного общества носит настольно бурный характер, что невозможно назвать ни одну сферу человеческой деятельности, которую бы он не затронул самым серьезным образом.

Поскольку представление  информации в настоящее время  имеет явные особенности, информационные технологии являются основой нового витка научно-технического прогресса и ведущим его элементом информационная система выступает как среда приложения информационного менеджмента.

Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально, исходя из конкретной ситуации, найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением.

Лучшим и необходимым средством успешного менеджмента в любой сфере деятельности становятся информационные технологии. Для их внедрения развивается производство средств информатизации.

С необходимостью принимать эффективные решения  в сфере информатизации и с  требованиями к управлению информацией в основной деятельности предприятия связано возникновение информационного менеджмента (ИМ) как понятия, а затем как самостоятельной отрасли знания. Использовать средства и технологии информационного менеджмента для получения конкурентного преимущества является целью многих предприятий.

Практически все  аспекты управленческой деятельности в таких функциональных областях, как бухгалтерский учет, финансы, управление трудовыми ресурсами, маркетинг и управление производством осуществляются внедрением и эксплуатацией информационных систем (ИС).

Наряду с ИС информатизация предприятия или организации производится внедрением и эксплуатацией автоматизированных информационных систем (АИС) или автоматизированным рабочим местом (АРМ), как правило, для администратора менеджера и т.д. в зависимости от выбранной предметной области.

Информационная  система (ИС) – организационная совокупность программно-технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально с ними связанных групп работников, которые обеспечивают сбор, представление и накопление информации в определенной предметной области, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей пользователя.

Автоматизированная  информационная система (АИС)- совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для хранения и/или управления данными и информацией и производства вычислений. АИС освобождает работников от рутинной работы посредством ее автоматизации, снижает объемы документов на бумажных носителях, совершенствуют документооборот. За счет использования математических методов и интеллектуальных средств АИС помогают выбирать наиболее рациональные методы решения задачи, в том числе задач управления. Они предоставляют потребителю разнообразные услуги, снижают затраты на них.

Автоматизированное  рабочее место (АРМ) представляет собой место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций. В АРМ разрабатывается  автоматизированное место на одного пользователя [2].

Информационные  системы за короткий срок стали необходимым  средством успешного менеджмента. Основной задачей информационного менеджмента является выработка планирования и стратегии создания, внедрения и эксплуатации ИС.

Создание и  внедрение систем автоматизации  позволит организовать уникальную в  своем роде организованную инфраструктуру обмена информацией между отделами предприятия, организации, а также поставщиками и, главное, потребителями.

Работа состоит  из введения, четырех разделов, заключения и списка использованных источников.

В первом разделе  приводятся описание предметной области, стратегия информатизации предметной области, определение миссии, целей и функций организации, организационная структура салона красоты и вербальная модель предметной области «как есть» (AS IS).

Во втором разделе сделаны предложения по информатизации предметной области, приведены состав и свойства обеспечивающих подсистем, а также описано функционирование предметной области после внедрения АИС (TO BE).

В третьем разделе описывается создание автоматизированной информационной системы «Салон красоты». В этом разделе представлены возможности, предоставляемые программой «UNIVERSE-красота», приводится технологическая схема сбора, хранения, обработки и передачи информации, а также описана подготовка кадрового состава в условиях АИС.

В четвертом разделе сделаны предложения по дальнейшему развитию внедряемой АИС.

В заключении приводятся результаты выполненной работы.

1. Описание предметной области

В качестве предметной  области выбран  салон красоты. Салон красоты - общедоступное предприятие, которое предоставляет потребителям широкий ассортимент услуг

Индустрия Красоты  – это сочетание научных достижений и прогрессивных технологий, целью которых является поддержание и укрепление здоровья человека, создание имиджа, помощь в социальной адаптации.

Услуги в салонах  красоты должны отвечать некоторым  требованиям, общим для всех организаций, оказывающих эти услуги. Обязательными требованиями являются – высокое, качество оказания услуги; эффективность той или иной процедуры; высокая квалификация специалистов, оказывающих услугу и др.

Массовая доля на рынке — 80–82%. Салоны красоты на сегодняшний день классифицируются по:

• выполняемым функциям;
• типам;
• местонахождению салона;
• характеру обслуживаемого контингента;
• наценочной категории и т.д.

Сюда приходят, чтобы сделать прическу на  юбилей, свадьбу, или просто привести себя в  порядок. Радушно встретить, красиво  и качественно обслужить, создать им все условия для комфортного обслуживания - такова задача работников салона красоты.

От правильной и четкой организации работы обслуживающего персонала салона красоты зависит  настроение и самочувствие всех, кто  пользуется их услугами.

Плюсы салонного  бизнеса:

• минимальный инвестиционный пакет (приемлемый салон можно устроить, имея от 15 000 у.е., но придется поднапрячься);
• устойчивый рост спроса на услуги — в среднем на 17–24% в год; связано это с постоянным улучшением благосостояния населения;
• минимальная площадь помещений (статистический скрининг рынка позволил выявить несколько десятков салонов, причем успешных, площадью 30–36 кв. м);
• небольшой штат персонала: действительно, при прочих равных условиях управлять малым коллективом проще.

Минусы салонного  бизнеса:

• жесточайшая конкуренция среди этих предприятий;
• плохая управляемость персонала;
• неустойчивость на рынке услуг — по сути, это суммирование всех минусов, к сожалению, именно эти предприятия сильно зависят от любых изменений в бизнесе и жизни вообще.

Сегодня на рынке  не так много специализированных салонов, предлагающих, например, только косметологические или парикмахерские услуги. Владельцы вновь открывающихся  предприятий предпочитают закладывать  в концепцию как можно больший  спектр услуг.  При этом часто не учитывается одна особенность потребителя «продукции» салонов красоты: люди зачастую идут не в конкретное заведение, а к определенному мастеру.

Ведь человек  часто приходит к мастеру не просто постричься, но и пообщаться. И конечно, большую роль играет внешний вид обслуживающего персонала. Как отмечает большинство экспертов, в начале работы нового салона именно мастер обеспечивает степень его загрузки, приводя за собой наработанную клиентскую базу, которая и позволяет салону достаточно быстро окупить свои затраты.

Следовательно, для успеха в салоне красоты очень  важен правильный подбор кадров. От того, насколько правильно будет  подобран персонал, будет зависеть дальнейшая работа. Он должен точно  представлять, какой тип  кандидатов нужен для стабильного трудового коллектива, способного добиться высоких конечных результатов.  Таким образом, салон красоты — это еще один бизнес, где кадры решают все.

Оптимальный штат сотрудников — четыре парикмахера,  косметолог, мастера маникюра и педикюра, менеджер, маркетолог,  продавец-консультант, уборщица, охранник.

Правильное управление, обучение и повышение квалификации сотрудников в будущем приведут к достижению главной задачи любой фирмы – долговечное существование с финансовой устойчивостью.

Услуги, предоставляемые  салоном красоты:

• Парикмахерские услуги
• Маникюр. Дизайн ногтей. Нейл-арт
• Наращивание ногтей
• Педикюр
• Загар в солярии
• Прокалывание ушей
• Пирсинг
• Различные косметологические услуги

1.1. Стратегия информатизации предметной области

Стратегический  выбор предполагает формирование альтернативных направлений развития организации, их оценку и выбор лучшей стратегической альтернативы для реализации.

При этом используется специальный инструментарий, включающий количественные методы прогнозирования, разработку сценариев будущего развития.

Стратегия –  это долгосрочное качественно определенное направление развития организации, касающееся сферы, средств и формы  ее деятельности, системы взаимоотношений  внутри организации, а также позиции  организации в окружающей среде, приводящее организацию к ее целям.

Стратегия выбирается с учетом:

• конкурентной позиции фирмы в данной стратегической зоне хозяйствования;
• перспектив развития самой стратегической зоны хозяйствования;
• в некоторых случаях с учетом технологии, которой располагает фирма.

Реализация стратегии  является критическим процессом, так  как именно он в случае успешного  осуществления приводит предприятие  к достижению поставленных целей. Реализация стратегии осуществляется через  разработку программ, бюджетов и процедур, которые можно рассматривать как среднесрочные и краткосрочные планы реализации стратегии.

Основными этапами  реализации стратегии информатизации предметной области являются:

• Определение миссии, целей и основной функции предприятия;
• Изучение организационной структуры предприятия;
• Формулирование вербальной модели предметной области «как есть» (AS IS);
• Предложения по информатизации. Выбор ИС, АИС или АРМ;
• Выбор и обоснование состава и свойств обеспечивающих частей ИС;
• Описание функционирования предметной области после внедрения ИС «как будет» (TO BE);
• Создание автоматизированной информационной системы, которое включает выбор варианта создания ИС:
1. разработка силами организации;
2. приглашение специалистов по разработке ИС;
3. покупка и внедрение готового комплекса ИС и др.;
4. описание возможностей внедряемого комплекса;
5. разработка технологической схемы сбора, хранения, обработки и передачи информации;
6. подготовка кадрового состава для работы в условиях ИС.
• Предложения по дальнейшему развитию ИС.

Оценка выбранной  стратегии заключается в ответе на вопрос: приведет ли выбранная стратегия к достижению предприятием своих целей?

Если стратегия  соответствует целям фирмы, то дальнейшая ее оценка проводится по следующим  направлениям:

• соответствие выбранной стратегии состоянию и требованиям окружения;
• соответствие выбранной стратегии потенциалу и возможностям фирмы;
• приемлемость риска, заложенного в стратегии.

Результаты реализации стратегии оцениваются, и с помощью  системы обратной связи осуществляется контроль деятельности организации, в ходе которого может происходить корректировка предыдущих этапов.

Задачей контроля является выяснение того, приведет ли осуществление стратегии к  реализации целей.

Перестройка организации  может быть в таких формах, как радикальное преобразование, умеренное преобразование, обычные изменения и несущественные изменения.

В практике создания ИС принято начинать использовать модули решения задач и комплексов задач  или подсистем по мере их готовности и отработки. Поэтому процессы внедрения и создания, как правило, идут параллельно, переплетаясь.

Когда проект системы  в намеченных контурах завершается, основную роль начинают играть процессы внедрения, однако тут же неизбежно возникают и расширяются внутри системы процессы ее модернизации, совершенствования и т.п. Поэтому, не завершив создание всей системы, ее начинают дорабатывать, соответственно при этом затягивается процесс внедрения. По мере внедрения, т.е. ввода в эксплуатацию элементов ИС, создается и вводится комплекс средств ее поддержки, сопровождения, обслуживания, испытания, освоения и т.д.

Таким образом, информационная система практически  никогда не бывает, готова, завершена окончательно или сдана «под ключ»; она всегда пребывает в процессе изменения, «дышит», «живет». При этом должны непрерывно решаться ее основные задачи, причем с максимальной эффективностью на каждой стадии или в каждой фазе ее состояния. В связи с этим в ИС необходим постоянный контроль за ее состоянием и использованием всех ее элементов: на всех стадиях необходимо обеспечить и достижение целей, поставленных перед системой, и планомерное и целенаправленное ее развитие в структуре основной деятельности предприятия или учреждения. Все это в совокупности представляет собой суть проблемы менеджмента применительно к информационным системам.

Стратегия информатизации дает возможность менеджменту компании определиться с направлением и темпом развития бизнеса, очертить глобальные тенденции рынка, понять, какие организационные  и структурные изменения должны произойти в компании, чтобы она стала конкурентоспособной, в чем ее преимущество, какие инструменты необходимы ей для успешного развития.

1.2. Определение миссии, целей и функций организации

Миссия –  это концептуальное намерение двигаться  в определенном направлении. Обычно в ней детализируется статус предприятия, описываются основные принципы его работы, действительные намерения руководства, а также дается определение самых важных хозяйственных характеристик предприятия. Миссия выражает устремленность в будущее, показывает то, на что будут направляться усилия организации, какие ценности будут при этом приоритетными. Поэтому миссия не должна зависеть от текущего состояния предприятия, на ней не должны отражаться финансовые проблемы и т.д.

В миссии не принято указывать получение прибыли в качестве основной цели создания организации, хотя получение прибыли является важнейшим фактором функционирования предприятия.

Миссия  салона красоты  - помочь клиентам стать еще успешнее и счастливее, так как уверенность в своей внешности, очарование и шарм, который клиент будет излучать после выхода из салона, придадут сил и уверенности в себе.

Целью салона красоты  является удовлетворение потребностей клиентов и завоевание их доверия, позитив и взаимное общение на продолжительный срок и квалифицированное обслуживание на европейском уровне.

Основной функцией салона красоты является удовлетворение потребностей клиентов.

В настоящее  время, наряду с такими общепризнанными  понятиями для любой организации, как миссия, цель, функция, структура управления и т.д., бизнес-процесс занимает особое место, так как в современном конкурентном мире невозможно достичь первенства без понимания того, каким образом осуществлять ту или иную деятельность.

Главным  стержневым элементом, который выводит на переосмысление значения бизнес-процессов в организации, является клиент. Именно для клиента строят бизнес, именно ради него компании создают сложные маркетинговые стратегии, именно клиент дает возможность развиваться компаниям. Поэтому, именно в случае получения позитивного и ясно оцениваемого результата для клиента, будут оправданы затраты на работы по изменению бизнес-процессов.

Построение моделей  бизнес-процессов позволяет четко  зафиксировать, какие деловые процессы осуществляются  в организации, какие информационные потоки и как  используются при выполнении деловых процессов и отдельных операций.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3. Организационная структура салона красоты

Организационная структура салона красоты приведена  на рис. 1. 

Рис. 1. Организационная структура салона красоты 

Во главе салона красоты  стоит  директор.  Он решает самостоятельно все вопросы деятельности салона красоты, организует всю работу предприятия и несет ответственность за его состояние и деятельность. Он заключает договоры, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками салона. Он несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность предприятия. В обязанности директора входит и рассмотрение жалоб и предложений, принятие мер по устранению отмеченных недостатков; обеспечить повышение квалификации работников салона красоты.

Администратор является организатором всей работы внутри салона красоты. Основная задача администратора заключается в доброжелательном приеме гостей, причем, организовать это все нужно так, чтобы гости чувствовали себя комфортно, не нуждаясь ни в чем. Утром, приходя на работу, администратор должен проверить техническое состояние торговых помещений: зала, вестибюля, туалетной комнаты, обращая внимание на качество проведенной уборки, на наличие и исправность мебели, оборудования, освещения и т.д. Тут же он принимает необходимые меры по устранению недостатков или неисправностей. После осмотра всех помещений администратор  знакомится с записями, предварительно принятыми заказами на услуги, делает соответствующий анализ и отдает распоряжения каждому из сотрудников. Администратор составляет графики выхода персонала на работу, ведет учет рабочего времени сотрудников, обеспечивает своевременную и правильную подготовку зала к открытию салона, необходимое наличие прейскуранта. Только после вышеуказанных распоряжений администратор приступает к выполнению своей основной задачи – встречи клиентов. В течение целого дня он должен держать в памяти много важной информации, а в первую очередь число свободных мест. 

     Администратор также принимает участие в  работе по оценке качества труда, ведет  журнал учета.

     Администратор имеет право:

• Не допускать или отстранять от работы работников зала нарушивших трудовую дисциплину или правила внутреннего распорядка.
• Докладывать о произошедшем инциденте высшему руководству.
• Давать предложения по найму и увольнению персонала торгового зала.
• Проверять знания персонала и давать заключение об уровне их профессиональной подготовки.
• Вносить предложения по поощрению работников салона.

     В обязанности администратора входит:

1. записывать предварительные заказы в книге учетов;
2. приветствовать постоянных посетителей, называя их по имени;
3. усаживать клиентов;
4. разговаривать с гостями, которые ждут;
5. отслеживать процедуру обслуживания в торговом зале;
6. справляться у посетителей о качестве обслуживания;
7. принимать жалобы со стороны посетителей;
8. объясняться с недовольными посетителями по телефону, выясняя причину их жалоб;
9. сохранять и возвращать посетителям забытые вещи;
10. сопровождать санитарную инспекцию во время ее посещения предприятия;
11. в случае необходимости оказывать первую помощь сотрудникам и посетителям;
12. составлять письменные объяснения по поводу всех происшествий и несчастных случаев;
13. сообщать о происшествии в полицию;
14. следить за поведением служащих и создавать на предприятии условия, отвечающие всем требованиям безопасности.

     Все эти принципы, которым должен следовать администратор влекут налаженную работу салона красоты  и увеличивает круг посетителей и процветание предприятия.

     Администратор также ответственен за организацию  процесса обслуживания, руководит работой  парикмахеров, косметолога, мастера  маникюра и педикюра и администратора солярия.

     Бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

     В обязанности кассира входит ведение кассы салона красоты, а также представление отчета по состоянию кассы.