Информационная система отдела маркетинга и рекламы

Содержание 

ВВЕДЕНИЕ 

     Новая философия бизнеса все больше заставляет участников рынка обращать внимание на управление рекламой, позволяющее прочно удерживать рыночные позиции и наращивать объемы сбыта, сохраняя существующих потребителей и привлекая новых. Акцентирование деятельности предприятия на потребностях клиентов и повышении степени лояльности клиентов к фирме и ее продукции вызывает необходимость создания самостоятельной рекламной службы. Как организовать рекламную службу на предприятии?

     Большей частью практика планирования рекламы представляет собой просто процесс хаотичного размещения рекламных материалов в тех СМИ, которые, на субъективный взгляд директора фирмы или менеджера по рекламе, являются наиболее популярными или престижными. На практике часто получается, что предприятие не знает своего потребителя, его предпочтений, не может правильно вычленить целевую аудиторию, к которой и должно быть обращено рекламное послание. Результатом такой деятельности является то, что денежные средства, выделенные на рекламный бюджет, быстро иссякают, а требуемый эффект не достигается.

     Рекламную деятельность на предприятии можно рассматривать как процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения целей. Сущность рекламного менеджмента может быть рассмотрена как совокупность функций, процессов и различных структур, направленных на практическую реализацию планов фирмы.

     Рекламный менеджмент сконцентрирован на анализе, планировании, контроле и принятии решений центром всей этой деятельности – рекламодателем.

     Внутренняя структура отдела маркетинга и рекламы характеризуется значительным многообразием. Она зависит от многих факторов, среди которых важнейшими являются:

• размер фирмы, наличие ресурсов, степень необходимости в разделении труда между сотрудниками;
• сфера деятельности, в которой работает фирма (производство, торговля, предоставление услуг и т. п.);
• специфические черты целевого рынка и характеристики производимого товара;
• место и роль рекламы в комплексе маркетинга и маркетинговой стратегии фирмы;
• степень вовлечения руководства фирмы в осуществление рекламной деятельности.

     Отдел маркетинга и рекламы на предприятии имеет структуру, вследствие которой можно выделить следующие характерные черты.

1. Отдел маркетинга является самостоятельным структурным подразделением предприятия и непосредственно подчиняется генеральному директору акционерного общества.
2. Главными задачами отдела являются:

• обеспечение максимального объема прибыли в процессе производства, при котором удовлетворение спроса является фактором достижения цели;

• анализ коммерческих и экономических факторов с учетом финансового положения потенциальных потребителей;
• соотношение спроса и предложения;
• организация рекламной деятельности, направленной на формирование спроса.

3. К функциям отдела относятся:

• изучение потребителей;
• изучение и прогнозирование спроса на продукцию;
• оценка конкурентоспособности продукции;
• разработка плана маркетинга;
• определение бюджета маркетинга;
• разработка политики ООО в области рекламы, подготовка и проведение рекламной кампании (выбор услуг, подлежащих рекламе; выбор рекламных средств; оценка затрат и эффективности рекламной деятельности);
• связи с общественностью;
• исследование, анализ и поддержание единого стиля ОАО в рекламе, вывесках, издательской продукции;
• оценка эффективности маркетинговой деятельности.

4. В рамках взаимодействия с другими структурными подразделениями предприятия отдел маркетинга и рекламы:

• предоставляет планы перспективного и текущего развития;
• вносит предложения по внедрению нового товара;
• предоставляет сведения о потребителях, об объемах продаж, вносит предложения по активизации продажи существующих продуктов и вновь вводимых на рынок;
• предоставляет планы и результаты маркетинговых исследований;
• производит финансирование расходов на рекламу;
• участвует в разработке инвестиционных проектов.

5. Ответственность: всю полноту ответственности за своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет начальник отдела маркетинга и рекламы, степень ответственности других работников отдела устанавливается должностными инструкциями.

6. Штатная численность: количество сотрудников в отделе не превышает десяти человек. Как положительный момент в организации маркетинговой деятельности можно отметить тот факт, что отдел маркетинга и рекламы подчиняется генеральному директору предприятия. Кроме того, активное взаимодействие с другими структурными подразделениями предприятия способствует принятию правильного и адекватного рынку управленческого решения. Четко обозначенные задачи и функции отдела, делегирование полномочий сотрудникам посредством должностных инструкций исключают возможность дублирования деятельности и повышают деловую активность персонала. 

     Целью курсовой  работы является ознакомление и изучение материалов, касающихся отдела маркетинга и рекламы ООО Мебельная компания «Рим», это позволит поближе познакомиться с рекламной деятельностью фирмы, особенностями работы на предприятии, занимающемся оказанием услуг. А также подробно рассмотреть и изучить функции информационной системы отдела маркетинга и рекламы, а именно: описать бизнес-процессы отдела, информационные потоки, программное обеспечение, взаимосвязь с другими информационными системами предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ОСНОВНАЯ  ЧАСТЬ. Внедрение  информационных систем

в производство

1. Понятие информационной системы
1. Основные понятия информационной системы

     Не  требует доказательств тот факт, что одним из важных источников минимизации  издержек и затрат предприятия и  оптимизации методов ведения  бизнеса, в соответствии с текущей  рыночной ситуацией являются информационные системы (ИС).

     Информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

     Схема разновидностей информационной системы показана                    на рисунке 3.

     Рисунок 3 – Схема разновидностей информационной системы  

2. Назначение  информационной системы

     Сегодня управление даже небольшой компанией  невозможно без информационной системы. Информационная система является "стержнем" современной компании. Основные задачи информационной системы:

• Учет и предоставление информации о фактическом состоянии дел на предприятии.
• Информация для принятия решений. Предоставление топ-менеджменту информации для принятия решений и контроля за их исполнением.
• Планирование. Планирование и информация для контроля выполнения планов.
• Процессный подход. Определение интерфейса работы пользователей, определение последовательности выполнения операций (бизнес-процессов), информация для контроля состояния тех или иных процессов.

Таким образом:

• бизнес становится прозрачным для управленцев и собственников, увеличивается эффективность благодаря наличию четких показателей эффективности;
• деятельность предприятия планируется;
• благодаря наличию процессного подхода, минимизируется человеческий фактор.
3. Виды информационных систем в организации

     Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система  не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

     Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации  типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

     Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

     Системы уровня управления разработаны, чтобы  обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они  определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

     Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они  имеют тенденцию сосредоточиться  на менее структурных решениях, для  которых информационные требования не всегда ясны. Системы стратегического  уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

     Информационные  системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные  функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

     Типичная  организация имеет системы различных  уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы.

     Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода – обслуживает стратегический уровень

4. Создание информационной системы

     Для создания эффективной ИС предприятий  необходимо исследовать и определить: задачи, источники информации и информационная база, необходимые для качественно  расчета экономических, технических и хозяйственных показателей предприятия; стратегия функционирования информационных систем; основные общесистемные  принципы, необходимые при создании ИС; модели стратегии создания и развития ИС; топология и сетевые операционные системы, используемые                                  для реализации ИС.

     Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьезное  преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным  процессом. Тем не менее, некоторые  проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Первейшим этапом создания системы должно быть проведение работ по предпроектному обследованию (так называемый консалтинг). Пока не описаны и не проанализированы все бизнес-процессы предприятия, не построена модель предприятия «как есть сегодня», не сформулированы обоснованные требования к новой системе, не построена модель будущей системы «как должно быть», не разработано техническое задание не может быть и речи о покупке или начале разработки системы. Цель этой предпроектной работы заключается в том, чтобы разработать представление о будущей системе, описать функционально-информационную модель будущей системы и защитить ее перед заказчиком. Только после этого можно вкладывать деньги в покупку или разработку системы.

     Подготовка  предприятия к  реализации ИС

• Подготовка нормативно-справочной информации. Разработка методик подготовки и ведения нормативно-справочной информации. Разработка классификации объектов нормативно-справочной информации, их определение и детальное описание их свойств. Подготовка образцов описания данных объектов.
• Базовый состав объектов нормативно-справочной информации включает: производственную структуру предприятия (рабочие центры и их группировки, их идентификация и классификация); территориальную структуру предприятия (площадки и места хранения запасов и их группировки, их идентификация и классификация); финансовую структуру предприятия (центры финансовой ответственности и их группировки, их идентификация и классификация); номенклатурные позиции, их классификация и группировки; спецификации номенклатурных позиций (структуры продуктов); технологические маршруты (в том числе учетные точки в нём для построения системы производственного учета); другие данные.
• Формирование рекомендаций по устранению выявленного дефицита данных об объектах нормативно-справочной информации в существующей информационной системе.
• Аудит процесса подготовки и ведения справочников нормативно-справочной информации на предмет соответствия задачам предприятия и принципам формирования ИС.
• Выделение категорий затрат, изучение и определение методик расчета себестоимости продукции (в части прямых затрат и переменных косвенных затрат).

Подготовка  бизнес-процессов.

• Анализ и формирование рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов планирования операционной деятельности, ее исполнения, а также ведения нормативных данных для поддержки операционной деятельности.
• Анализ и формирование рекомендаций по достижению соответствия бизнес-процессов рекомендациям методики ИС.
• Разработка моделей бизнес-процессов сбыта, производства, закупок, планирования и других, в соответствии с предметной областью проекта, на различных уровнях иерархии плановых решений.

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ. Организационно-экономическая сущность объекта исследования.

1. Характеристика основных элементов объекта

1. Цели и задачи компании

     Мебельная компания «Рим» занимается производством и продажей качественной и стильной мебели по приемлемым ценам для потребителей любого социального класса.

     Высочайшее  качество продукции позволяет компании «Рим»  предоставлять большую гарантию на свои товары.

     Быстрый рост компании на российском рынке мебели стали возможными благодаря передовым технологиям управления и маркетинга, грамотной организации продаж, а также высококвалифицированному персоналу.

В компании работают дизайнеры, конструкторы, производственники. Многие сотрудники имеют опыт работы или обучались за рубежом

     Так же компания предоставляет множество  услуг, таких как продажа в кредит,  доставка на дом, монтирование,  дисконтные карты и т.д.

Основной  целью компании является охватить и удержать как можно большую часть русского рынка мебели.

2. Организационная структура объекта исследования

     Руководит компанией Генеральный директор, который в свою очередь имеет  трех  заместителей: коммерческий  директор, технический директор, директор по общим вопросам.

     В состав компании входят следующие отделы:

• финансовый отдел;
• бухгалтерия;
• отдел маркетинга и рекламы;
• отдел продаж;
• отдел закупок;
• конструкторский отдел;
• склад;
• производственный отдел;
• кадровый отдел.

     Рассмотрим вышеперечисленные разделы:

     Организационно-управленческая структура организации подробно представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационно-управленческая структура

  мебельной компании «Рим» 

1. Структура отдела маркетинга и рекламы

     На  рисунке 2 представлена структура отдела маркетинга и рекламы

     Рисунок 2 – структура отдела  маркетинга и рекламы

3. . Основные функции  объекта

• 1-ой целью отдела маркетинга является разработка стратегии целей и сбыта, соответственно функциями для достижения этой цели являются: анализ информации и разработка прогноза рынка и продаж; определение ключевых потребителей, стратегии и сбытовой политики; сегментация рынка;

• 2-я цель отдела – это подготовка информации для руководства.  Соответственно следующими функциями будут: анализ исторических данных о рынке; проведение исследований рынка выработка рекомендаций на основе анализа; анализ работы дилеров (посредников);
• 3-ей целью маркетингового департамента является  координация действия основных  структур, функциями под этой целью подразумеваются: руководство внедрением  рекомендаций по улучшению продукции и каналов сбыта; постоянное отслеживание процесса внедрения рекомендаций; корректировка связи с изменением рынка; расширение системы каналов сбыта (новые дилеры);
• 4-той целью,  последней, но не менее важной является – продвижение,  функции по этой цели такие: регулярно обеспечивает рекомендации по продвижению товара на рынок; создает и ведет список потребителей организует и участвует в выставках; организует рекламную деятельность;

      разрабатывает системы стимулирования покупателей. 
 

4. Основные  бизнес-процессы отдела маркетингу и рекламы

        В отделе работают 12 специалистов, каждые из них проводит определенные бизнес-процессы.

• Начальник Отдела маркетинга и рекламы (1);

• менеджер  по маркетингу (4);
• ассистенты (3);
• PR менеджер (3);
• менеджер по рекламе (4).

         Начальник отдела по маркетингу и рекламе:

         Осуществляет разработку маркетинговой политики на предприятии на основе анализа потребительских свойств производимой продукции и прогнозирования потребительского спроса на продукцию предприятия, технических и иных потребительских качеств конкурирующей продукции.

         Обеспечивает участие  отдела в составлении перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, определении новых рынков сбыта и новых потребителей продукции. Координирует деятельность всех функциональных подразделений по сбору и анализу коммерческо-экономической информации, созданию банка данных по маркетингу продукции предприятия (заявки на поставку, договоры на производство, наличие запасов, емкость рынка и т. п.). Организует изучение мнения потребителей о выпускаемой предприятием продукции, его влияния на сбыт продукции и подготовку предложений по повышению ее конкурентоспособности и качества. Осуществляет контроль за своевременным устранением недостатков, указанных в поступающих от потребителей рекламациях и претензиях, мотивацией определенного отношения потребителей к продукции предприятия.

         Организует разработку стратегии проведения рекламных  мероприятий в средствах массовой информации с помощью наружной, световой, электронной, почтовой рекламы, рекламы  на транспорте, участие в отраслевых выставках, ярмарках, выставках - продажах информирования потенциальных показателей и расширения рынков сбыта.

         Готовит предложения  по формированию фирменного стиля предприятия  и фирменного оформления рекламной  продукции.

         Обеспечивает руководство  работой сервисных центров по гарантийному обслуживанию и ремонту продукции предприятия, готовит предложения по технически обоснованному планированию и производству запасных частей (по количеству и номенклатуре). Руководит работниками отдела.