Информационно-справочные документы в кадровой службе

Тема : Информационно-справочные документы в кадровой службе

Содержание

Глава 1 Теоретические основы информационно-справочных документов в кадровой службе……………………………………………………………………3

1.1 Структура кадровой информационно-документационной системы…3

1.2 Характеристика комплексов  кадровой документации……………….3

Глава 2 Основные виды документов, использующиеся в деятельности кадровой службы ООО «Строитель»…………………………………………….16

2.1 Характеристика ООО «Строитель»…………………………………..16

2.2 Документация, используемая  в кадровой службе организации  ООО «Строитель»……………………………………………………………………….17

Список  использованных источников………………………………………25

Глава 1 Теоретические основы информационно-справочных документов в кадровой службе

1.1 Структура кадровой информационно-документационной системы

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие  связанные информационным единством  комплексы (подсистемы, группы) документов:

• законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;
• плановую документацию;
• организационно-правовую документацию;
• персональную документацию;
• договорную документацию;
• распорядительную документацию;
• учетную кадровую документацию;
• документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям или сотрудникам (кадровой службе, секретарю-референту, бухгалтерии, юрисконсульту и др.). Такое деление функций и соответствующей  документации характерно для традиционной (ручной, делопроизводственной) системы  обработки документной информации.

1.2 Характеристика комплексов  кадровой документации

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового  значения лежат Конституция РФ и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями, предприятиями и фирмами, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным законодательным  актом является Трудовой кодекс Российской Федерации. Большую роль в ретушировании  различных отношений граждан  с учреждениями и фирмами играют Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации»,Федеральный закон «О коммерческой тайне», Проект закона о персональных данных. Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т. п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, — уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.).

1. Нормативная и нормативно-справочная документация.

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями власти, органами субъектов Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права. Например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т. д. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

2. Плановая кадровая документация.

Комплекс плановой документации включает себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами фирмы, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации работников и т. п. Плановые документы составляются совместно руководством фирмы, сотрудниками финансового подразделения, референтом и руководителями других заинтересованных подразделений фирмы. Программы и планы подписываются обычно руководителем финансового подразделения и утверждаются первым руководителем фирмы.

Технологическая цепочка  процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

• сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения фирмы за предыдущий и текущий периоды времени;
• получение концепции предполагаемого развития деятельности фирмы и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
• прогнозирование динамики изменения должностного состава работников фирмы в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
• проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
• определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;
• расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства;
• расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям; расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;
• разработка проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;
• согласование, подписание и утверждение программ и планов;
• детализация программ и планов по направлениям деятельности фирмы, структурным подразделениям и филиалам;
• текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности фирмы.

К плановой документации относятся  также такие документы, как: структура и штатная численность фирмы, штатное расписание, график отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности фирмы.

3 Организационно-правовая  документация.

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, положение о структурных подразделениях фирмы, должностные инструкции сотрудников фирмы, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями фирмы, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Правила внутреннего трудового  распорядка являются локальным нормативным актом фирмы, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в фирме в соответствии с Трудовым кодексом. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с одним из заместителей руководителя фирмы, юрисконсультом, референтом и представителем профсоюзного органа. Подписывает Правила заместитель первого руководителя фирмы.

Положение о структурном  подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре фирмы и имеет следующие разделы содержательной части: общие положения; цель и основные задачи; функции; права и обязанности руководителя подразделения; ответственность руководителя; взаимоотношения, связи; организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию и под контролем заместителя первого руководителя фирмы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается заместителем первого руководителя (или руководителем вышестоящего структурного подразделения) и утверждается первым руководителем фирмы. Изменения в положение вносятся приказом. В некрупных фирмах направления ее деятельности (функции) регламентируются соответствующими должностными инструкциями сотрудников.

Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, заместителем первого руководителя предприятия, курирующим подразделение. Инструкции составляются на всех сотрудников фирмы.

4 Персональная документация.

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:

• документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т. д. (паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, направление на работу, листок нетрудоспособности (больничный лист), медицинская справка, повестка военкомата и др.);
• документы, выдаваемые работникам фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация (иногда — резюме), характеристика, различные виды справок, подтверждающие место работы, должность, заработную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение, почетная грамота и др.;
• документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяснительные записки и др.;
• служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, переписка по различным вопросам, связанным с конкретным работником, докладные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий, комитетов, коллегий, ученых и художественных советов, заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы.

Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются  различными нормативными документами  и государственными стандартами.

Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, фирме, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках.

Форма трудовой книжки и  порядок ее ведения установлены  постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225утвеждены формы трудовой книжки и вкладыша в нее, Правила  ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, кроме того, дано поручение Министерству здравоохранения и социального  развития РФ утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Ответственность за организацию  работ по ведению, учету, хранению и  выдаче трудовых книжек возложена на первого руководителя фирмы, который  должен приказом назначить специально уполномоченное лицо, несущее ответственность  за своевременное и правильное выполнение этой функции. В фирмах таким лицом часто является секретарь-референт.

5 Договорная документация.

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и трудовом договоре. При какой-либо недоговоренности в этих отношениях в ходе переговоров составляется протокол разногласий.

Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определенной должности, специальности, профессии), соблюдать действующие в фирме правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Условия трудового Договора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Трудовой договор может  иметь типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с  момента его подписания работником и работодателем, если иное не оговорено  в самом договоре. Если работник не приступил к работе в установленный  срок без уважительных причин в течение  недели, то трудовой договор аннулируется путем издания соответствующего приказа.

6 Распорядительная документация.

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой. Распорядительная, как и организационно-правовая, кадровая документация входит составной частью в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). В соответствии с требованиями этой системы регламентируется состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения формуляра каждого документа.

Издание приказов по личному  составу обязательно: при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении неочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих  записей в трудовые книжки, ученые и другие документы.

Приказы составляются совместно  секретарем-референтом и заинтересованными  структурными подразделениями фирмы. В установленных законом случаях  приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа  согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных структурных подразделений. Обязательна виза секретаря-референта  и заместителя руководителя, отвечающего  за общие вопросы организации  работы фирмы. Приказ подписывается  первым руководителем.

7 Унифицированные формы  приказов по личному составу

Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД) регламентировал  индивидуальную и сводную структуру  приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

6 апреля 2001 г. Госкомстат  России постановлением № 26 утвердил  следующие унифицированные формы  первичной учетной документации  по учету кадров:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
• личная карточка работника (форма № Т-2);
• личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);
• учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).

Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь электронную  форму и заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой  бумажного экземпляра подготовленного  приказа, предназначенного для проставления виз согласования и росписи руководителя.

Основания к приказам в  соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное  дело приложений к приказам по личному  составу.

8 Учетная документация.

Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной  учетной документации можно разделить  на две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) производные (вторичные)  учетные документы.

Первичные учетные документы  содержат исходную информацию, заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, машиноориентированные входные формы автоматизированных информационных систем, в том числе электронные, форма (шаблон) которых заполняется на дисплее.

К исходным учетным документам относится также личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело. В эту подгруппу входят традиционные и электронные документы-корректировки  для внесения текущих изменений  в массив (картотечный или машинный) учетных данных. Сюда же входят различные формы специализированных анкет.

Информационные показатели во вторичных учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением  учетного документа или запроса. Одновременно в автоматизированном режиме могут производиться необходимые  расчеты и составляться графики, диаграммы и т. п.

9 Документация по учету  использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Комплекс документации по учету использования рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные  формы:

• табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
• табель использования рабочего времени (форма № Т-13);
• расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
• расчетная ведомость (форма № Т-51);
• платежная ведомость (форма № Т-53);
• журнал регистрации платежный ведомостей (форма № Т-53а);
• лицевой счет (форма № Т-54);
• лицевой счет (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);
• записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
• записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);
• акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

10. Отчетная и отчетно-справочная документация.

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью предоставления ее адресатам (годовой, полугодовой, квартальной и т. п.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой документацией, а с другой — с учетными документами. Массивы плановых, учетных и отчетных информационных показателей должны находиться в тесной взаимосвязи, совместимости и единстве трактовки (понимания).

В работе кадровых подразделений (служб персонала) значительное место  занимает так называемая внутренняя отчетно-справочная (справочная) документация (справки, сводки, перечни и т. п.), необходимая руководству фирмы или функциональным подразделениям.

Как правило, требования на информацию внутри фирмы не имеют  заранее разработанной формы  и отличаются непериодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей (не менее 7—10 показателей в каждом запросе), индивидуальной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как сводного, обобщающего характера, так и индивидуальные, по конкретным работникам.

Список использованных источников

1. Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. – СПб.: Питер, 2009. – 224 с.
2. Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело: учеб.-практ. пособие. – М.: Проспект, 2010. – 608 с.
3. Калачева С.А. Как оформить приказ. – М.: Книга сервис, 2006. – 80 с.
4. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. – М.: Омега-Л, 2011. – 480 с.
5. Орловский Ю.П. Кадровое делопроизводство: практич. пособие. – М.: Контракт, 2011. – 239 с.
6. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. Пособие. – М.: Проспект, 2010. – 384 с.