Содержание.

Введение.

     Информатизация – одна из наиболее ярких черт системы общественных отношений развитых стран. Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором информация и знания играют определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этом информация становится в современном обществе важнейшим фактором экономического роста.

     Усложнение  современного производства, перестройка  управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в  сфере кадрового менеджмента. Объем служебных документов ежегодно увеличивается. Внедрение машинной обработки документов в ряде кадровых служб крупных предприятий и объединений не сократило численности персонала, а наоборот, привело к увеличению количества работников, связанных с делопроизводством. Но поскольку простое увеличение численности управленческого персонала не дает положительного эффекта, нужны значительные усилия для решения организационных задач делопроизводства кадровых служб.

     От  правильной организации и наиболее полной автоматизации процессов обработки документов зависит эффективность всего процесса управления кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполнением документов, различных поручений и т. д.

     Автоматизация и широкое применение электронной  техники становятся одной из актуальнейших  задач в кадровом менеджменте. Создание мощных компьютерных систем, внедрение  новейшей технологии, информация о  кадрах - весь комплекс этих вопросов с учетом развития интеграционных процессов ставится в повестку дня текущей и будущей деятельности кадрового менеджмента.

     Цель  курсового проекта  — разработка рекомендаций по развитию информационного и технического обеспечения системы управления персоналом конкретной организации.

      Выполнение  курсового проекта предполагает решение следующих задач:

• обоснование требований к информационному обеспечению системы управления персоналом;
• анализ существующего состояния информационного обеспечения для выполнения функций управления персоналом в конкретной организации  и его влияния на качество выполнения функций управления персоналом;

      ▪ обоснование необходимости и путей совершенствования информационного обеспечения выполнения функций управления персоналом в конкретной организации;

      •разработка организационной процедуры совершенствования  информационного обеспечения выполнения функций управления персоналом в  конкретной организации:

• обоснование требований к техническому обеспечению системы управления персоналом (требований к средствам сбора, регистрации, хранения, выдачи информации);
• определение видов работ по управлению  персоналом в конкретной организации, которые необходимо выполнять с помощью технических средств;
• обоснование требований к техническим средствам, критериев их выбора;
• обоснование необходимости и путей совершенствования технического обеспечения выполнения функций управления персоналом в конкретной организации;

Глава I. Информационно-техническое обеспечение системы управления персоналом в организации.

     Система управления персоналом - система, в  которой реализуются функции  управления персоналом организации. Она включает:

     - подсистему общего и линейного  руководства; 

     - подсистему планирования и маркетинга  персонала; 

     - подсистему найма и учета персонала; 

     - подсистему трудовых отношений; 

     - подсистему условий труда;

     - подсистему развития персонала; 

     - подсистему мотивации поведения  персонала;

     - подсистему социального развития;

     - подсистему развития организационных  структур управления;

     - подсистему правового обеспечения;

     - подсистему информационного обеспечения (приложение 1).

 1.1.Информационное обеспечение СУП в организации.

     Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, — выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления— как информационную систему.

     Процесс управления персоналом можно представить  в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых  решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

     Информационное  обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные). [2]

     Нормативно-справочная информация – это условно-постоянный компонент корпоративной информации, являющийся основой для унификации и нормализации данных, сопровождающих протекающие бизнес-процессы, а также регламентацию деятельности организации. Другими словами, нормативно-справочная информация – это информационный ресурс компании, формируемый внутри и получаемый, как правило, извне. Она содержит стандарты, требования, правила, положения и прочую информацию, нормирующую и систематизирующую деятельность компании. [7]

       Классификаторы технико-экономической  и социальной информации – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

     Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. [7]

     При проектировании и разработке информационного  обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. Информационное обеспечение службы управления персоналом (табл. 3.16) укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация ИО может быть использована только при условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (например, персональные компьютеры или используемые ресурсы ВЦ организации).

      Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

      Внемашинная информационная база представляет собой  совокупность сообщений, сигналов и  документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной  сфере в процессе управления обмен  информацией реализуется в виде движения документов между управляемой  и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи — от объекта к органу управления — следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управле ния, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

      Внутримашинное  информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования (записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

      В последнее время широкое распространение  получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в  отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т.д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ЭВМ.

      Банк  данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принцип описания, хранения и манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

      К разработке информационного обеспечения  службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методические требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации. [2]

      Для успешного развития нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и, во-вторых, – проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.

           Существуют три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем.

           Первый путь – разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример – макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру.

           Второй путь – приобретение  универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными.

      Коммерческая  же деятельность отличается большим  разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки.

      Большая их часть «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

• экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах (цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых «с нуля»);
• профессионализм исполнения;
• сервисная поддержка;
• возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.

          Имеются и потенциальные опасности:

• потеря возможности развития системы;
• опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;
• зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.

           Профессионально сделанный продукт, предназначенный для продажи, имеет одно важное качество, которое отличает его от текущей версии программы, разрабатываемой внутри коллектива-пользователя. Это –

функциональная  работоспособность. Что-то может не устраивать, но то, что в нем заложено и гарантировано разработчиком – работает. [1] 

1.2.Техническое обеспечение службы управления персоналом.

     Основу  технического обеспечения системы  управления персоналом организации составляет комплекс технических средств (КТС) — совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

     Решить  задачи управления с минимальными трудовыми  и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки позволяет КТС. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

     В связи с этим эффект применения КТС  в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

     Рассматриваемый комплекс должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств. Исходные данные для выбора технических средств таковы: характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации; характеристики технологического процесса обработки информации; технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

     Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

     • носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т.д.);

     • объем входной и выходной информации по указанным носителям;

     • объемы вычислительных работ;

     • сроки выполнения работ по решению  задач управления персоналом;

     • формы и способы предоставления результатов решения задач пользователям.

     При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования, а также: производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

     Материалы анализа технического обеспечения  службы управления персоналом, а также данные об использовании технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.

     Проектные решения должны обеспечивать: рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы; улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы; соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом; комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ; экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

     Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

     Состав  и последовательность операций по выбору технических средств для их использования  в службе управления персоналом включает:

     • определение видов работ, которые  необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

     • установление требований, предъявляемых  к техническим средствам. Обоснование  состава показателей, характеризующих  предъявляемые требования к техническим средствам;

     • формирование перечня технических  средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

     • определение показателей качества и функциональных возможностей технических  средств в рамках сформированного  перечня;

     • выбор метода сравнения технических  средств для определения наиболее эффективного;

     • проведение сравнительного анализа технических средств;

     • обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;

     • принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

     Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.

     Расчет необходимого количества технических средств может осуществляться по формуле

                   ,      (3.3)

      где Н_i— количество единиц i-го технического средства; А_i— необходимый объем работ, выполняемых службой управления персоналом с помощью i-го технического средства; П_i — плановая производительность г-го технического средства; Ф_П — плановый фонд рабочего времени; К_И — коэффициент использования планового фонда рабочего времени.

      В настоящее время в техническом  оснащении службы управления персоналом основным направлением совершенствования является более широкое применение высоконадежных микропроцессорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопления, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.

      В соответствии с последовательностью  стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

      Однако  следует отметить, что приведенная  выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

      Выбор средств сбора и регистрации  информации производится с учетом вида регистрируемой информации, объемов  информации, требований к надежности регистрирующих устройств. При определении их количества исходят из соотношения требуемого и допустимого времени регистрации информации в каждом пункте и количества таких пунктов.

      При определении состава используемых средств передачи информации необходимо учитывать характер передаваемой информации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, удаленность источников возникновения информации от центра обработки.

      Расчет  необходимого количества средств передачи информации производят из соотношения времени, требуемого для передачи информации по всем каналам с учетом объемов и частоты передаваемых сообщений, требуемой надежности и скорости передачи, а также допустимого времени передачи информации, определяемых из конкретных условий.

      Состав  и количество средств хранения зависят  от объемов накапливаемой информации, видов носителей и сроков хранения, а количество средств выдачи результирующей информации — от характера выдаваемой информации, ее объемов, числа потребителей.

      Особый  подход необходим к определению  потребности службы управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если их использование предполагается. При расчете потребного количества ПК необходимо учитывать объем информации/поступающей на обработку, сложность решаемых задач, исходя из количества машинных операций на один показатель. Необходимое количество ПК можно рассчитать по формуле

                   ,           (3.4)

      где N— количество персональных компьютеров; К_а — коэффициент автоматизации программирования; q_i — количество машинных операций на один показатель, необходимый для решений i-й труппы задач; Q_i— максимальный объем входной информации по i-й группе задач (в показателях); К_m — дополнительный коэффициент, учитывающий увеличение времени при использовании программного контроля в ПК; V_вб — среднее быстродействие процессора; К_вп — коэффициент понижения среднего быстродействия от обращения к внешним накопителям и устройствам ввода-вывода; Т_Р — планируемое полезное месячное время работы ПК; К_И — коэффициент использования машинного времени выбранного ПК, учитывающий затраты времени на устранение неисправностей и на регламентируемые работы.

      Учитывая  среднее количество знаков в показателях  экономической информации, равное семи, часть выражения, можно преобразовать к виду:  

,   где   — общий объем входной информации по i-й группе задач, знаков.  

      В связи с изменениями формула  будет иметь следующий вид:

                         (3.5)

      Планируемое полезное месячное время работы ПК можно определить по формуле

                         ,

      где С — нормативная суточная загрузка ПК; Д_К — количество календарных дней в планируемом периоде; f— перевод часов в секунды с учетом того, что быстродействие ПК выражается в операциях в секунду (f= 3600).

      Коэффициент К_m для персональных компьютеров равен 0,8. Достигнутый уровень автоматизации К_а = 1,2. Полученные на основе статистических данных коэффициенты К_И и К_ВП соответственно равны 0,8 и 2,4.

      Успешному комплектованию технической базы службы управления персоналом организации служат унификация и стандартизация в области ЭВМ. Кроме национальных стандартов, при формировании технической базы с использованием ПК в качестве справочного материала могут быть использованы стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами — производителями ПК, для определения степени их совместимости с отечественными моделями соответствующих классов.