Информационное обеспечение управления предприятием. 5

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 5 
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 
ПРЕДПРИЯТИЕМ 8 
1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения 8 
1.2 Технология информационной деятельности 17 
1.3 Пути совершенствования информационной системы 24 
1.4 Формирование комплексной информационной системы 34 
2 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 42 
2.1 Общая характеристика объекта исследования 42 
2.2 Технико-экономические показатели 54 
2.3 Анализ системы документооборота 58 
2.4 Анализ материально-технического обеспечения 69 
3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ 77 
3.1 Пути сокращения управленческих затрат 77 
3.2 Улучшение сетевой организации предприятия 85 
3.3 Внедрение автоматизированной информационной системы 92 
3.4 Использование Интернет технологий 96 
4 ОРГАНИЗАЦИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНИДЕЯТЕЛЬНОСТИ 100 
4.1 Значение и задачи безопасности труда 100 
4.2 Характеристика условий и безопасности труда 101 
4.3 Пожарная профилактика 105 
4.4 Режимы труда и отдыха при работе с персональными компьютерами 106 
5 ОХРАНА ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ 110 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 115 
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 120 
Приложение А 122 
Приложение Б 123 
Приложение В 124 
Приложение Г 125 
Приложение Д 126

ВВЕДЕНИЕ

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся  экономическую ситуацию. Выбранная  мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее  информационное обеспечение это  не только залог успеха и конкурентоспособности  фирмы, но и порой выступает как  средство выживания в условиях жесткой  конкуренции.

Информационное  обеспечение управления – это  связь информации с системами  управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может  рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию  и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические  моменты, присущие информационному  обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время  его общие свойства, что позволяет  направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми  взаимосвязанными подразделениями  фирмы осуществляются на базе современной  электронно-вычислительной техники  и других технических средств связи.

Цель данной дипломной  работы становление качественного  информационного обеспечения подразделений  всех уровней, так как это основа эффективного управления предприятием. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.

Исходя из поставленной цели дипломной работы в исследуемой  организации необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач, позволяющие построить информационную систему, построенную на основе модели реально существующих и взаимодействующих бизнес-процессов всех структурных подразделений, а не отдельных групп пользователей.

Объектом исследования является открытое акционерное общество 
«Технический университет КубГТУ». В этой организации только происходит становление новой информационной системы на основе локальной вычислительной сети. Необходимо оценить уже достигнутые результаты, определить круг нерешённых задач и произвести расчёты экономической эффективности от предпринимаемых мероприятий.

При анализе существующей проблемы используются методы системного, структурного и факторного анализа  из учебника Савицкой «Анализ хозяйственной  деятельности».

В дальнейшем приводятся реальные предложения по улучшению  информационного обеспечения организации и проводится расчёт экономической эффективности.

Наметившийся в  России переход к рыночной экономике  требует новых подходов к управлению: на первый план выходят экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости. Научно- технический  прогресс и динамика внешней среды  заставляют современные предприятия  превращаться во все более сложные  системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения  управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при  наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс  управления производством. Такие системы  стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых  товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций  на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые  к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности  и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны соответствовать  бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.

Информация нужна  всем: управляющим структурам, коллективам  предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться  только на интуицию, на свой жизненный  и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся  информацию, помогающую решать возникающие  вопросы. Информация выступает сегодня  как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

 
1 Сущность, значение и особенности  информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения  эффективности производства в любой  отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов  управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего  развития информатики, занимающейся изучением  законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических  средств.

Различные информационно-технические  новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления  аппарата управления. Так, например, появление  телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к  совершенствованию системы информационного  обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано  с изменениями социально- экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула  информацию в качестве важнейшего фактора  производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное  условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка  успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования  информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия  расходов за счёт снижения

- фонда заработной  платы

- коммунальных услуг

- стоимости программного  обеспечения

- расходов на  почту

- расходов на  оформление договоров

- расходов на  перераспределение сырья

2) Устранение возможных  расходов в будущем

- избежание будущего роста численности персонала

- уменьшение требований  к обработке данных

- снижение стоимости  обслуживания

3) Возможные нематериальные  выгоды

- улучшение качества  информации

- повышение производительности

- улучшение и  ускорение обслуживания

- новые производственные  мощности

- более уверенные  решения

- улучшение контроля

- уменьшение просроченных  платежей

- полное использование  программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и  получения информации представлен  ниже на схеме 
(рисунок 1). Это простая схема передачи информации в одном напрвлении.

Рисунок 1. Процесс  передачи и получения информации

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а  это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и  искажение. Кроме того, информация может  преобразовываться в зависимости  от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения  информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или  от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным 
(между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 2).

Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых  решений по управлению влияет множество  показателей:

- Качество, достоверность  и оперативность получения информации

- Знания, опыт, личные  качества руководителя

- Квалификационный  состав подчинённых

- Ситуация на  рынке

где, Iвх – входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть

Iос – осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления

Iу – управляющая информация в результате сравнения

U – воздействие  исполнительного органа на объект  управления

V – отклонение  состояния объекта управления  под воздействием внешней среды

Рисунок 2. Система  управления объектом

Менеджмент в  полной мере использует объективную  и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно  трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера  о процессах или явлениях в  их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые  уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в  менеджменте — сумма нужных, воспринятых  и осознанных сведений, необходимых  для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной  оценки причин ее возникновения и  развития, позволяющая определить ряд  альтернативных решений, из которых  реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые  разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также  нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит  бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные  явления, процессы, их результаты. Своевременный  и полный анализ данных, которые  имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых  мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов  хозяйствования.

Данные статистического  учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и  процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и  отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или  бухгалтерским учетом обеспечению  анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия  для повышения эффективности  аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые  машинные источники информации. К  ним относятся данные, которые  содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также  выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также  данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1) Официальные документы,  которыми обязан пользоваться  субъект хозяйствования в своей  деятельности: законы государства,  указы президента, постановления  правительства и местных органов  власти, приказы вышестоящих органов  управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей  предприятия.

2) Хозяйственно-правовые  документы: договора, соглашения, решения  арбитража и судебных органов,  рекламации.

3) Решения общих  собраний коллектива, совета трудового  коллектива предприятия в целом  или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения  передового опыта, полученные  из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты  и т.д.).

5) Техническая и  технологическая документация.

6) Материалы специальных  обследований состояния производства  на отдельных рабочих местах (хронометраж,  фотография и т.п.).

7) Устная информация, которая получена во время  встреч с членами своего коллектива  или представителями других предприятий.

По отношению  к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система  внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные  на предприятии и т.д. Система  внешней информации - это данные статистических сборников, периодических  и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно- правовые документы и т.д.

По отношению  к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности  поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение  определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую  частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению  к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований 
(отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных  фирм передача информации является непременным  и первостепенным фактором нормального  функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение  оперативности и достоверности  сведений. Для многих фирм внутрифирменная  система информации решает задачи организации  технологического процесса и носит  производственный характер. 
Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные  знания, сведения об изобретениях, технических  новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий  фонд и потенциал знаний и технических  решений, практическое и своевременное  использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость  формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение  потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность,  правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и  непрерывность сбора и обработки  сведений.

Важную роль в  использовании информации играют способы  ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное  хранение и выдача информации в требуемой  форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

 
2 Технология информационной деятельности

Информатизация  менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании  вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей  технико-технологической базы (с  применением новейших информационных  технологий и современных электронно-вычислительных  и коммуникационных средств);

- организацию производства  и сферы распределения информационно-  вычислительных услуг;

- отработку механизма  информационного обслуживания и  создание действенной системы  управления данными процессами;

- внедрение и  эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает  возможности более экономичной  и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и  динамичности, расширения диапазона  анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса  преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно  уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

- создания самих  вычислительных машин;

- создания для  них программного обеспечения;

- подготовленности  среды применения.

Оснащение электронной  техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы:

- значительно повышает  эффективность проектно-конструкторских  работ;