Информационные системы в экономике

 ФГОУ ВПО Саратовский государственный аграрный университет имени Николая Ивановича Вавилова

 

 

Курсовой проект по дисциплине:

«Информационные системы в экономике»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка 

6 курса спец-ти «Бухгалтерский  учет,

анализ и аудит» гр. Б-64

Сидорова Антонина Петровна

Шифр Б 2080233

 

 

2013 г. 
Содержание:

1. Введение.
2. Основы постоения баз данных.
1. Создание баз данных в Excel.
2. Сортировка и фильтрация.
3. Элементы управления.
4. Сводная таблица и диаграмма.
3. Заключение.
4. Список использованной литературы.
5. Приложения.

 

1. Введение.

 

 

Потоки  информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию  к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы – базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине.

Существует  много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т.д.

Для использования  столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных  устройств, средств передачи данных, памяти, необходимы средства обеспечения  диалога человек - ЭВМ, которые позволяют  пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать  решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций  созданы специализированные средства – системы управления базами данных (СУБД). Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

Современные СУБД обеспечивают:

-    набор средств для поддержки таблиц и отношений между связанными таблицами;

-    развитый     пользовательский    интерфейс,     который     позволяет     вводить    и модифицировать информацию, выполнять  поиск и представлять информацию  в графическом или текстовом  режиме;

-    средства   программирования   высокого   уровня,   с   помощью   которых  можно  создавать собственные приложения.

 

 

2. Основы постоения баз данных

 

Вычислительная  техника с каждым годом все  шире применяется в различных  сферах человеческой деятельности. Резкий рост объемов перерабатываемой информации и накопленный опыт пользования  электронно-вычислительной техникой в  различных областях человеческой деятельности приводят к необходимости пересматривать такую, традиционную область обработки  информации, как управление данными.

При создании баз данных (БД) необходимо уделить  особое внимание тому, чтобы данные можно было широко использовать в различного рода приложениях и чтобы способы использования данных можно было легко и быстро изменять. До появления БД было чрезвычайно трудно изменить способ организации используемых данных.

Для обеспечения  гибкости использования данных необходимо учитывать два аспекта разработки БД:

- во-первых, данные должны быть независимы  от программ для того, чтобы  данные можно было добавлять  или перестраивать без изменения  программ;

- во-вторых, должна быть обеспечена возможность  запрашивать и отыскивать нужную  информацию в БД без трудоемкого  написания программ на обычном  языке программирования. Таким образом,  проектирование БД должно основываться  на вполне определенной системе  положений - четко сформулированной  концепции.

Продолжающийся  значительный рост использования ЭВМ  в различных областях промышленности, в управлении и научных исследованиях  привел к автоматизации обработки  огромнейшего количества данных. В  конце 50-х начале 60-х годов XX века многие организации начали накапливать  и хранить данные в виде файлов, доступных ЭВМ. С течением времени  организации постепенно осознавали необходимость централизации управления данными и приложениями.

База  данных может быть определена как  совокупность предназначенных для  машинной обработки данных, которая  служит для удовлетворения нужд многих пользователей в рамках одной  или нескольких организаций. Основным моментом является то, что база данных предназначена для использования  всеми членами организации, которым  необходима информация, содержащаяся в базе данных. Информация хранится в базе данных, которая может включать много различных типов логических записей. База данных ориентирована  на интегрированные требования, а  не на одну программу, как было с  частными файлами данных.

Однако  наличие только базы данных само по себе не разрешает полностью проблем  организации в области обработки  данных и принятия решений. Управление базой данных, являющейся достоянием многих пользователей внутри организации, должно осуществляться с пользой  для всей организации и с точки  зрения организации в целом, а  не отдельных пользователей. Без  централизованного управления базой  данных ее полезность со временем снижается.

Для решения  проблемы регулирования и управления базами данных были развиты две концепции. Во-первых, программное обеспечение  развивалось в направлении, обеспечивающем поддержание общего интерфейса между  всеми пользователями и интегрированной  базой данных. Пользователи не могут  хранить информацию независимым  образом, они должны использовать и  обновлять информацию в соответствии с требованиями организации. Обеспечение, известное как система управления базами данных (СУБД), позволяет осуществить  контроль данных с использованием ЭВМ, СУБД - это специальный пакет программ, посредством которого реализуется  централизованное управление базой  данных и обеспечивается доступ к  данным.

Структура базы данных должна быть хорошо спланированна  и продумана, так как после  ввода данных изенения в столбцах может привести к порче и даже потери некоторых данных.

Сбор  информации – это сбор документов по которым будут вестись учеты. Прежде чем начать сбор информации нужно определить необходимые данные для решения поставленных задач.

Перед созданием  базы данных определяют задачи:

1. Цель создания БД;
2. Характиристика задачи;
3. Обеспечение автоматизированного учета.

База  данных– это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.

База  данных – это список заданной структуры, которая определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в базе. Программное обеспечение  баз данных позволяет выполнять по меньшей мере две операции: упорядочивать или сортировать данные в определённом порядке и выделять или фильтровать данные для поиска нужной информации.

При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных.

Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данных и т.п.

Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных.

База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

Например, можно создать базу данных с названими сортов вин, их качествах, информацию о покупателях и поставщиках, так как наша база даннях должна решать вопросы экономического и аналитического характера.

База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Создание базы данных.

Для базы данных выполненой мной для курсового  проекта была выбрана тема: «Коллекция вин».

При открытии программы Microsoft Office Excel пред нами открывается рабочая область с пустыми столбцами и строками. Их нам первоначально и нужно заполнить.

Ставя курсор в нужную ячейку, мы определяем место  нужной нам записи.Курсор можно установить в необходимой ячейке как при помощи мыши так и при помощи кавиш навигации на клавиатуре.

После заполнения необходимых данных, для удобства использования таблицы, необходимо применить ФОРМАТ для данных, группа функции ФОРМАТ находится на вкладке  ГЛАВНАЯ. Для выполнения этих задач  необходимо выделить область применения нужных функций. Для нашей таблицы  я использовала пакет ФОРМАТ ЯЧЕЙКИ. Использовала изменения высоты трок и ширины столбца, так как названия вин, небходимые данные могли скрыться при заполнении соседних ячеек в  строке.

Для того, что бы назания заголовков на смешались с данными таблицы их необходимо выделить шрифтом другого формата. Что мы и продемонстрировали, а для эстетической стороны заголовки выделили цветом морской волны. Это зрительно разделило таблицу на рабочую плоскость и «администратиную». Для этого строку с заголовками я выделила и, на панели задач ГЛАВНАЯ, нажала левой клавишой мыши кнопку ЦВЕТ ЗАЛИВКИ и выбрала наиболее понравившийся мне цвет. Надписии заголовков тоже прошли свою обработку. После выделения всех необходимых названий столбцов, там же на вкладке ГЛАВНАЯ имеется панель по форматированию надпесей, группа ВЫРАВНИВАНИЕ и кнопка ОРИЕНТАЦИЯ. По прошествии всех необходимых манипуляций, мы получили такую таблицу. (Приложение 1)

Это и есть База данных о которой велась речь выше. Здесь представленны данные которые отражаются в документах по приходу и расходу товарно-материальных ценостей, в нашем случае поставки-продажи вина французких производителей на/с оптового скада.

Для показания  границ Базы Данных необходимо выделить область таблицы, на вкладке ГЛАВНАЯ  выбрать группу функций ШРИФТ, нажав  флажок раскрытия ФОРМ ГРАНИЦ, выбрать  необходимый вариант, для нас  оптимальные вариант ВСЕ ГРАНИЦЫ.

Одни из самых  применимых функций в программе  Microsoft Office Excel является СУММА и СРЕДНЕЕ, МИНИМУМ и МАКСИМУМ (Приложение 2). Для суммирования данных необходимо выделить ячейки в столбце, числовые показатели. В правой части вкладки ГЛАВНАЯ имеется группа функций РЕДАКТИРОВАНИЕ и клавиша ∑ - сумма, нажав на флажок раскрытия, выскочат варианты функций СРЕДНЕЕ, МИНИМУМ и МАКСИМУМ и др. Здесь и выбираются те необходимые варианты математических функций для решения поставленной задачи.

В условиях курсового проекта указано о  необходимости применения данных функций. Так как наша база данных выполняет  экономические задачи то и функции  мы применим к полю Суммы Поставки и Цена за 1 л.

Выделяем  столбец Суммы поставки и в  самой нижней строке под этим столбцом будет сумма всего столбца, после выполнения команды ∑.

Так же поступаем  и при выявлении минимальной  и максимальной цены и среднее  показание. На Приложении 2-5 представленны  результаты этих манипуляций.

 

 

 

2.  Сортировка и фильтрация

Иногда таблицы могут содержать  довольно большое количество данных, причем эти данные зачастую будут  представлены в виде списка. В таком  случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация. Но, при  этом список должен быть оформлен определенным образом, в противном случае инструменты  сортировки и фильтрации работать не будут.

Как правило, список состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы  должны содержать однотипные данные. Список не должен содержать пустых строк или столбцов. Если в списке присутствуют заголовки, то они должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка.

Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает  поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).

Для выполнения сортировки данных необходимо выделить тот столбец который необходимо отсортировать, в нашем случае это поле «Объем поставки в литрах». На вкладке ДАННЫЕ в группе СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР есть кнопка СОРТИРОВКА, здесь при нижатии выскочит диалоговое окно, где надо выбрать «предполагаемое действие «автоматически расширить выделенные диапазон»» → ОК. Выбрать нужные показатели СОРТИРОВКИ, ЗНАЧЕНИЯ и ПОРЯДОК, все можно ввести в ручную. При выделении нужного столбца сортировки в значении СОРТИРОВАТЬ ПО сразу укажится значение. Мы сортируем нашу базу по содержанию алкоголя, что бы смочь предложить покупателям разные варианты для покупки, не ищя их долго по всему списку.

Если этой сотрировки не достаточно можно добавить уровень сортировки. Ставим курсор в любую ячейку рабочей  таблицы проделавыем манипуляции описанные выше, когда подойдем к месту выбора уровней сортировки, нажимаем клавишу ДОБАВИТЬ УРОВЕНЬ. При нажатии «флажок раскрытия списка» выйдут показатель сортировки - названия всех столбцов нашей рабочей таблицы. Мы выбрали сортировку по Объему поставки, это отсотрирует данные таблицы по алкогольному соотношению и объему имеющихся вин. Что облегчит нам работу с покупателями, мы можем не задерживаясь на полном изучении списка по критериям покупателя, найти все варианты пожеланий  не тратя на это драгоценное время. (Приложения 6-8)

Основное отличие фильтра от упорядочивания - это то, что во время  фильтрации записи, не удовлетворяющие  условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.

Фильтры бывают двух типов: ОБЫЧНЫЙ ФИЛЬТР (его еще называют автофильтр) и РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР.

Для применения автофильтра нажмите  ту же кнопку, что и при сортировке – «СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР»  и выберите пункт «ФИЛЬТР» (конечно же, перед этим должен быть выделен диапазон ячеек).

В столбцах списка появятся кнопки со стрелочками, нажав на которые можно  настроить параметры фильтра. (Приложения 9-11) Поля, по которым установлен фильтр, отображаются со значком воронки. Если подвести указатель мыши к такой воронке, то будет показано условие фильтрации.

Для формирования более сложных  условий отбора предназначен пункт «ТЕКСТОВЫЕ ФИЛЬТРЫ» или «ЧИСЛОВЫЕ ФИЛЬТРЫ». В окне «ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ АВТОФИЛЬТР» необходимо настроить окончательные условия фильтрации.

Так мы выбрали из всех заказаных  сортов магазином Wine-Butik только те сорта объем поставки, которых превышает 50 литров. Это может пригодится при начислении бонусов по продаже или покупке.

 

3. Элементы управления

 

Для того чтобы было удобнее работать с  программой функций нужно включить вкладку РАЗРАБОТЧИК. Для этого в меню ФАИЛ выбираем ПАРАМЕТРЫ, открываем диалоговое окно,  далее вкладу НАСТРОЙКА ЛЕНТЫ. Нам откроется ВКЛАДКА СПИСОК в поле ОСНОВНЫЕ ВКЛАДКИ, надо поставить галочку где виден РАЗРАБОТЧИК, нажимаем ОК, данная вкладка появляется в меню. Щелкаем по РАЗРАБОТЧИКУ, группа функций ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ, кнопка ВСТАВИТЬ в столбце L организуем список с линией прокрутки. Далее в рамке на поле с прокруткой открываем диалоговое окно нажатием правой кнопкой мыши по центру этого поля. Выскачившее окно предлагает нам много возможностей для форматирования. Нас интересует позиция ФОРМАТ ОБЪЕКТА. Здесь в диалоговом окне выбираем ДИАПАЗОН (выделяем столбец по годам урожая) и СВЯЗЬ С ЯЧЕЙКОЙ L4, нажимаем ОК, далее выберем любую позицию показателем номер строки.

Также для более удобного поиска данных при помощи функции ПРОКРУТКИ можем использовать функцию ИНДЕКС. Например, нам надо, чтобы при выборе определенного года отображалось название вина, для этого используем команду ИНДЕКС, при выборе ИНДЕКСА выбираем: ССЫЛКА, номер строки, номер столбца, выбираем ту позицию по которой нам надо чтобы была видна информация, делаем привязку к пустой ячейке L4, теперь при выборе товара, нам будет отображаться его название, такая же операция производится и по другим показателям.(Приложение № 12)

 

4.  Сводная таблица и диаграмма

Сводные таблицы  обеспечивают очень удобный интерфейс  к хранилищам данных различной сложности  и разного объема. Сводная таблица  – это динамическая таблица специального вида, построенная на базе одной  или нескольких исходных таблиц и  содержащая сводную информацию по этим таблицам. Базами данных для сводных  таблиц могут быть списки, таблицы, расположенные на рабочих листах Excel, либо внешние источники данных (например, базы данных Access).

 При создании  сводной таблицы пользователь  распределяет информацию, указывая, какие элементы и в каких  полях сводной таблицы будут  содержаться. Поле – это некоторая  совокупность данных, собранных  по одному признаку. Элемент –  отдельное значение, содержащееся  в поле. Сводная таблица является многомерной и всегда связана с источником данных. Сама она предназначена только для чтения, а изменения нужно вносить в исходные таблицы. При этом можно изменять форматирование сводной таблицы, выбирать различные параметры вычислений.

 Для работы в Excel со сводными  таблицами существует команда  ВСТАВКА – ТАБЛИЦЫ – СВОДНАЯ ТАБЛИЦА. После ее активизации в появившемся окне СОЗДАНИЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ нужно указать исходные данные и размещение итогов сводной таблицы. После этого при помощи МАСТЕРА Список полей сводной таблицы необходимо заполнить макет таблицы. В результате будет получена сводная таблица, после вставки которой на ленте меню появляется контекстный инструмент РАБОТА СО СВОДНЫМИ ТАБЛИЦАМИ, имеющий вкладки ПАРАМЕТРЫ – для изменения структуры сводной таблицы, и КОНСТРУКТОР – для ее форматирования. (Приложение 13)

Зачастую  для большей наглядности числовые данные лучше представлять в графическом  виде. Это позволяет решать самые  разнообразные задачи. На диаграммах легко просматривается тенденция  к изменению, при этом можно определять скорость изменения этой тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязь  процессов – все это легко  можно увидеть на диаграммах.

Excel обладает  довольно обширными возможностями  по графическому представлению  информации. В его составе имеются  несколько типов плоских и  объемных диаграмм, разбитых, в свою  очередь, на ряд форматов. Если  пользователю их не достаточно, то возможно создание собственного  пользовательского формата диаграммы.

Процедура построения графиков и диаграмм в Excel 2007 отличается как более широкими возможностями по сравнению с  предыдущими версиями, так и легкостью.

Для построения диаграммы в меню ДАННЫЕ выбираем функцию ВСТАВКА, выбираем СВОДНУЮ ДИАГРАММУ. Отмечаем поля ДАННЫХ по которым нам надо построить диаграмму, например по названию вина, его цвете и объеме поставки. (Приложение № 14).

При изменени данных в сводной таблице наша диаграмма тоже изменит свой образ.

 

 

 

 

 

3. Заключение.

Программа MS Excel, представляет собой не просто удобное  средство для создания списков и  баз данных на рабочем листе, а  так же мощный инструмент по анализу  данных и выбору оптимального решение  на основе имеющихся данных. При  представлении информации на листе  рабочей книги очень часто  используются списки, так как это  удобный способ представления данных и возможность использования  целого ряда мощных инструментов MS Excel по обработке и анализу данных.

 

 

 

Список использованной литратуры:

1. Информатика. Лабораторный практикум для студентов 2 курса всех специальностей. - М.: ВЗФЭИ, 2009 г.
2. http://www.microsoft.com/rus/ - Российская страница компании Microsoft.
3. Заболотнова Е.Ю. Организация данных в виде таблиц. Практическая работа с программой Microsoft Excel. - http://www.nbuv.gov.ua/books/ /2007/excel/
4. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. - М.: Нолидж, 2012. - 643с.
5. http://pivot-table.ru
6. http://www.on-line-teaching.com