Информационные системы в экономике. 2

Содержание

Введение …………………………………………………………………………. 3

Глава 1.  Организационно-экономическая сущность задачи ………………… 4

Глава 2. Описание входной - выходной информации ………………………… 6

Глава 3. Описание алгоритмов расчёта и схем документооборота ………… 17

Глава 4. Описание используемой условно-постоянной информации ……… 23

Заключение …………………………………………………………………….. 25

Список используемой литературы …………………………………………… 26

Введение

     Материалы - вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и

вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

В настоящее время определяющее значение приобретают качественные показатели, такие, как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Это значит, что необходимо увеличить применение прогрессивных конструкционных материалов, заменить дорогостоящие материалы более дешевыми, синтетическими без снижения качества продукции; сократить отходы производства.

     Занимаются этими вопросами технологические службы предприятия, материально-технического снабжения и бухгалтерского учета - как контролирующий орган. Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм (расхода, обеспечения надлежащего хранения материалов, их сохранности).

     В условиях автоматизированной системы управления и автоматизированного складского хозяйства, использования компьютерной техники, а также ограниченного количества номенклатурных номеров материалов возможно применение систематически составляемых ведомостей движения и остатков материалов, предназначенных как для оперативного руководства, так и контроля за состоянием и движением материалов на складах. В связи с этим целесообразно рекомендовать материально ответственным лицам отказываться от ведения карточек складского учета.

Исходя из выше сказанного и учитывая важнейшую необходимость правильного и точного ведения учета материально-производственных запасов, я выбрала данную тему для курсовой работы.

Глава 1.  Организационно-экономическая сущность задачи

     1.1 Наименование задачи:

· правильное и  своевременное  документальное  отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению,  поступлению и отпуску материалов;

· контроль за сохранностью материалов и в местах хранения и на всех этапах их движения;

· контроль за соблюдением установленных норм запасов;

· систематический контроль    за    использованием   материалов   в производстве и на базе технически обоснованных норм их расходования;

· своевременное выявление  ненужных  и  излишних  материалов для их реализации в соответствии с  существующим  порядком  и  мероприятиями, разрабатываемыми на предприятиях.

  1.2 Цель её решения:

- бесперебойная работа предприятия и избежание простоя;
- улучшение взаимоотношения с поставщиками материалов;
- точные и правильные бухгалтерские данные;
- контроль за эффективностью работы предприятия;
- своевременное и полное отражение на счетах бухгалтерского учета информации о наличии и движении материалов на складах организации.

1.3 Состав рабочих мест: кладовщик, АРМ бухгалтера, АРМ экономисты, АРМ руководителя. Кладовщик следит за движением материалов на складе и отвечает за его наличие; бухгалтерия  занимается полным учётом материалов; отдел экономистов рассчитывают нормы расхода материалов, составляют калькуляцию себестоимости продукции; руководитель выбирает того или иного способа аналитического учета на складах.

1.4 Периодичность и сроки решения задачи: месячный, квартальный, годовой. Раз в месяц производится инвентаризация материальных ценностей (в индивидуальных случаях обговаривается иной срок). Раз в квартал сдается поквартальная отчётность в налоговую. Раз в год сдается годовая отчётность в налоговую и подводятся итоги на самом предприятии по результатам работы.

1.5 Источники и адресаты данных: источник – приходные документы, адресат – кладовщик, а в последующем бухгалтер.

1.6 Схема взаимосвязей с другими функциональными задачами:

Глава 2. Описание входной - выходной информации

2.1 Входные показатели

Поступление материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:

 а) по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;

 б) путем изготовления материалов силами организации;

 в) внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;

 г) получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).

2.1.1 Описание показателей

Производится оценка материалов.

Материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

     Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

     Фактическая себестоимость материалов при их изготовлении силами организации определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством данных материалов. Учет и формирование затрат на производство материалов осуществляются организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции.                                          

     Фактическая себестоимость материалов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

     В случае, если расходы по доставке (транспортно-заготовительные расходы) берет на себя принимающая сторона, то фактическая себестоимость материалов увеличивается на сумму произведенных расходов.

    Фактическая себестоимость материалов, полученных организацией по договору дарения или безвозмездно, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету. Сумма расходов по доставке учитывается аналогично порядку, изложенному в пункте 65 настоящих Методических указаний.
Фактической себестоимостью материалов, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, признается стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией. Стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных активов.

     При невозможности установить стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией, стоимость материально-производственных запасов, включая материалы, полученные организацией по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, определяется исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах приобретаются аналогичные материально-производственные запасы. 

Фактическая себестоимость материалов, приобретенных за плату, включает:

 стоимость материалов по договорным ценам;

 транспортно-заготовительные расходы;

 расходы по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в предусмотренных в организации целях.

     Стоимость материалов по договорным ценам представляет собой сумму оплаты, установленную соглашением сторон в возмездном договоре непосредственно за материалы.

     Расходы по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в предусмотренных в организации целях, включают в себя затраты организации по переработке, обработке, доработке и улучшению технических характеристик приобретенных материалов, не связанные с производственным процессом.

Фактическая стоимость каждого конкретного вида поступивших материалов рассчитывается по следующему алгоритму:

1) рассчитывается коэффициент товарно-заготовительных расходов

2) рассчитывается доля ТЗР для конкретного вида материала

3) рассчитывается фактическая стоимость конкретного вида материала

Если учёт материалов ведётся в учетных ценах, то фактическая стоимость материалов рассчитывается по формуле:

Разрешается в аналитическом бухгалтерском учете и местах хранения материалов применять учетные цены.

Учетные цены - цены, которые организация условно устанавливает самостоятельно для упрощения учета затрат на производство.

В качестве учетных цен на материалы применяются:

 а) договорные цены. В этом случае другие расходы, входящие в фактическую себестоимость материалов, учитываются отдельно в составе транспортно-заготовительных расходов;

 б) фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца или отчетного периода (отчетного года). В этом случае отклонения между фактической себестоимостью материалов текущего месяца и их учетной ценой учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов;

 в) планово-расчетные цены. В этом случае отклонения договорных цен от планово-расчетных учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов. Планово-расчетные цены разрабатываются и утверждаются организацией применительно к уровню фактической себестоимости соответствующих материалов. Они предназначены для использования внутри организации;

 г) средняя цена группы. В этом случае разница между фактической себестоимостью материалов и средней ценой группы учитывается в составе транспортно-заготовительных расходов. Средняя цена группы - разновидность планово-расчетной цены. Она устанавливается в тех случаях, когда производится укрупнение номенклатурных номеров материалов путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов, видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах. При этом на складе такие материалы учитываются на одной карточке.

При существенных отклонениях планово-расчетных цен и средних цен от рыночных они подлежат пересмотру. Такие отклонения не должны превышать, как правило, десять процентов.

2.1.2 Описание  документов носителей этих показателей

     Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

     Первичным документом, оформляющим операцию приходования материалов на складе, является приходный ордер (ф. №М-4). Приходный ордер выписывается материально-ответственным лицом на фактически принятое количество ценностей в день поступления ценностей на склад на основании документов, подтверждающих приемку ценностей от поставщика. Приходный ордер подписывается материально-ответственным лицом, передавшим ценности на склад, и материально-ответственным лицом, принявшим ценности на складе (с указанием его должности).

     Приходный ордер (ф. №М-4) используется при поступлении материалов на склад от поставщиков, от подотчетных лиц, из переработки. Если по поступившим от поставщиков ценностям данные накладной соответствуют фактическому количеству и качеству ценностей, то приходный ордер по данной форме может не выписываться. В целях сокращения количества документов на накладной ставится штамп, на котором указываются реквизиты приходного ордера, после чего накладная является эквивалентом приходного ордера.

В случае провозки материалов автотранспортом применяются товарно-транспортные накладные (Ф. №М-5 и №М-6).

     Если при приемке ценностей выявлены расхождения между данными накладной и фактическим количеством, качеством, ассортиментом поступивших ценностей, то созданная для приемки ценностей комиссия оформляет Акт о приемке материалов (ф. №М-7) в двух экземплярах. Акт о приемке материалов составляется только на те ценности, по которым установлены расхождения. Акт о приемке материалов составляется также в случае неотфактурованных поставок.

     В акте о приемке материалов указывается: наличие ценностей согласно сопроводительным транспортным документам, дата и время прибытия на станцию (пристань, порт) назначения, дата и время выдачи груза органом транспорта либо доставки на склад получателя, условия хранения продукции на складе получателя, состояние тары и упаковки в момент осмотра ценностей, фактическое наличие ценностей, брак и бой, недостачи, излишки и другие данные.

     Акт о приемке материалов подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации-получателя. Лицо, не согласное с содержанием акта, подписывает его с данной оговоркой и излагает свое мнение. После приемки ценностей один экземпляр акта с приложением товарно-транспортных документов поставщика передается в бухгалтерию как основание для приходования материальных ценностей.

     Второй экземпляр акта передается в подразделение логистики (снабжения) и вместе с претензионным письмом направляется поставщику (отправителю). Акт является документом, на основании которого предъявляется претензия.

2.1.3 Контроль и достоверность

     Контроль за достоверностью показателей по учету материалов производится с помощью сличительной ведомости.

     Ведомость сличительная - представляет собой документ, в котором данные из инвентаризационных ведомостей сопоставляют ("сличают") с соответствующими данными бухгалтерского учета. В этой ведомости выводятся результаты инвентаризации - излишки или недостатки.

2.2 Выходные показатели

2.2.1 Описание показателей       

2.2.2 Описание  документов носителей этих показателей

     Отпуск материалов в производство осуществляется в строгом соответствии с нормами (лимитами) расхода ресурсов. Материалы отпускаются по весу, объему, площади или счету с указанием кодов заказов, объектов, видов работ, для производства которых они отпущены. Операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей со склада в структурные подразделения организации, оформляются лимитно-заборными картами (ф. №М-8), требованиями-накладными (ф. №М-11) и другими документами.

     Для сокращения количества первичных документов рекомендуется там где это целесообразно, оформлять отпуск систематически потребляемых материалов непосредственно в карточках учета материмое (ф. №М-17) В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска указывается в самой карточке.

     Лимитно-заборные карты (ф №М-8) предназначены для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды. Лимитно-заборные карты являются оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

     Лимитно-заборные карты выписываются подразделением логистики на одно или несколько наименований взаимозаменяемых материалов (номенклатурных номеров) в двух экземплярах. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца передается потребителю материалов – цеху (участку), второй экземпляр – складу или кладовой цеха (участка).

Движение материалов внутри организации оформляется требованием-накладной (ф №М-11), если соответствующие операции не носят регулярного характера. Требованием-накладной могут быть оформлены следующие операции:

        получение материальных ценностей со склада или из кладовой;

        сдача из производства на склад или в кладовую остатков неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию;

        сдача на склад отходов и брака;

        перемещение ценностей со склада на склад или из цеха в цех;

        передача материальных ценностей одним материально-ответственным лицом другом) внутри одного структурного подразделения.

     Требование-накладная составляется в двух экземплярах материально-ответственным лицом подразделения, сдающего ценности. Один экземпляр предназначен для сдающего подразделения (материально-ответственного лица) и является основанием для списания ценностей, второй экземпляр предназначен для принимающего подразделения (материально-ответственного лица) и является основанием для оприходования ценностей. Требование-накладная по выполнении соответствующих операций подписывается материально-ответственными лицами сдатчика и получателя. Требования-накладные сдаются в бухгалтерскую службу вместе с отчетом о движении материалов, как правило, в конце каждого месяца.

     Отпуск материалов сторонним организациям или обособленным хозяйствам оформляется накладной на отпуск материалов на сторону (ф. №М-15). Данный документ выписывается в двух экземплярах на основании нарядов, договоров (контрактов), приказов (распоряжений) руководителя и других документов. В накладной на отпуск материалов на сторону:

        содержится перечень разрешенных к отпуску ценностей с указанием их количества, цены и общей суммы;

        указывается структурное подразделение (склад), которое должно произвести отпуск;

        указывается организация-получатель ценностей;

        содержится разрешительная подпись уполномоченных лиц.

В зависимости от принятого графика документооборота, накладная на отпуск материалов на сторону может выписываться следующим образом-

        подразделение логистики (снабжения) на основании представленных документов выписывает накладную на отпуск материалов на сторону на данном документе проставляется разрешительная надпись уполномоченного на то лица, после чего накладная передается на склад;

        подразделение логистики оформляет приказ (распоряжение, наряд) на отпуск материальных ценностей и передает его на склад (в кладовую), где на основании приказа выписывается и подписывается уполномоченным лицом накладная на отпуск.

     Отпуск ценностей уполномоченному представителю получателя, указанного в накладной, производится при предъявлении представителем доверенности на получение ценностей (ф. №М-2). Фактический отпуск материалов по накладной подтверждается подписью работника склада и подписью представителя получателя, после чего накладная считается погашенной. Первый экземпляр погашенной накладной остается на складе и является основанием для списания материалов с учета. Второй экземпляр передается представителю организации-получателя. Одна накладная может быть оформлена сразу на несколько наименований материальных ценностей. Подразделение логистики (снабжения) также выдает получателю материальных ценностей пропуск на их вывоз или вынос с территории организаци. При фактическом вывозе (выносе) данный пропуск забирается работником службы охраны.

Глава 3. Описание алгоритмов расчёта и схем документооборота

3.1 Алгоритм расчёта  выходной информации

Выходная информация в учёте материалов рассчитывается разными способами, в зависимости от выбранного данным предприятием:

 а) по себестоимости каждой единицы;

 б) по средней себестоимости;

 в) по способу ФИФО (по себестоимости первых по времени приобретения материалов);

     Применение какого-либо из перечисленных способов по группе (виду) материалов должно производиться в течение отчетного года и отражается в учетной политике организации, исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

     При списании (отпуске) материалов по себестоимости каждой единицы запасов могут применяться два варианта исчисления себестоимости единицы запаса:

 включая все расходы, связанные с приобретением запаса;

 включая только стоимость запаса по договорной цене (упрощенный вариант).

     Применение упрощенного варианта допускается при отсутствии возможности непосредственного отнесения транспортно-заготовительных и других расходов, связанных с приобретением запасов, на их себестоимость (например, при централизованной поставке материалов).

     В этом случае величина отклонения (разница между фактическими расходами по приобретению материала и его договорной ценой) распределяется пропорционально стоимости списанных (отпущенных) материалов, исчисленной в договорных ценах.

     Оценка отпущенных материалов по себестоимости каждой единицы запаса должна применяться организацией в случае, если используемые запасы не смогут обычным образом заменять друг друга или подлежат особому учету (драгоценные металлы, драгоценные камни, радиоактивные вещества и тому подобное).

     При списании (отпуске) материалов, оцениваемых организацией по средней себестоимости, последняя определяется по каждой группе (виду) запасов как частное от деления общей себестоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в этом месяце.

     Списание (отпуск) материалов по способу ФИФО производится в оценке, рассчитанной исходя из допущения, что запасы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), т.е. запасы, первыми поступающие в производство (продажу), должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретения с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца. При применении этого способа оценка материалов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретения материалов, а в себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость ранних по времени приобретения.

     Применение способов средних оценок фактической себестоимости материалов, отпущенных в производство или списанных на иные цели может осуществляться следующими вариантами: