Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего  профессионального образования

«ИЖЕВСКИЙ государственный  ПОЛИТЕХНИческий  колледж»

(ФГБОУ СПО «ИГПК») 
 
 
 
 

курсовая  РАБОТА

по дисциплине

документационное  обеспечение управления 

На тему «Информационные системы и информационные технологии в ДОУ» 
 
 
 
 

Выполнила студентка

3 курс, ДОУ-091

Шифр  000146

Антонова  А.С.

   

Проверил  преподаватель:

Кузнецова Е.Н.

Дата______________________

Оценка ___________________

Подпись___________________ 
 
 
 
 
 

Ижевск

2011

Содержание

1. Введение
2. Информационные системы
1. Основные понятия
2. Структура информационных систем
3. Автоматизированные системы обработки документов
3. Информационные технологии
1. Основные понятия
2. Виды информационных технологий
4. Соотношение информационных технологий и информационных систем
5. Заключение
6. Список используемых источников и литературы

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

     Актуальность  изучения данной темы является в том, что огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организациях.

     Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой  управления информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

     Цель данной курсовой работы – рассмотреть основные информационные системы 
и технологии в управлении.

     Для решения поставленной цели необходимо решение  следующих задач:

1. охарактеризовать основные понятия информационных систем и их структуру;
2. рассмотреть и сравнить автоматизированные системы обработки документов;
3. раскрыть основные понятия информационных технологий и их видов;
4. соотнести информационные системы и технологии.

При написании курсовой работы использована следующай литература:

     В.В. Годин и И.К. Корнеев в учебнике «Информационное обеспечение управленческой деятельности» рассказывают о основных понятиях информационных систем и их структуре.

     Автор Андреева В.И. в книге «Делопроизводство. Организация и ведение» рассматривает автоматизированные системы обработки документов.

     ********* дает основные понятия и виды  информационных технологий. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Информационные  системы

Основные  понятия

     Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

     В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.

     Добавление  к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решении задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

     Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

     Современное понимание информационной системы  предполагает использование в качестве денежного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление. 

 

Структура информационных систем

Типы  обеспечивающих подсистем

     Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема – это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

     Общую структуру информационной системы  можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем [Рис. 1].

Рис. 1.              Структура информационной системы как совокупность 
обеспечивающих подсистем

     Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное  обеспечение

     Назначение  подсистемы информационного обеспечения  состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

     Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

• к унифицированным системам документации;
• к унифицированным формам документов различных уровней управления;
• к составу и структуре реквизитов и показателей;
• к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Техническое обеспечение

Техническое обеспечение –  комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические, процессы.

     Комплекс технических средств составляют:

• компьютеры любых моделей;
• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
• устройства передачи данных и линий связи;
• оргтехника и устройства автоматического съема информации;
• эксплуатационные материалы и др.

     Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

• общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;
• специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;
• нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

     К настоящему времени сложились две  основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

     Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

     Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

     Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход – организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Математическое  и программное  обеспечение

Математическое и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

     К средствам математического обеспечения относятся:

• средства моделирования процессов управления;
• типовые задачи управления;
• методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

     В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

     К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

     Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

     Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

Организационное обеспечение

Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

     Организационное обеспечение реализует следующие функции:

• анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;
• подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;
• разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

     Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования на 1-м этапе построения баз данных, с целями которого вы познакомились при рассмотрении информационного обеспечения.

Правовое  обеспечение

Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

     Главной целью правового обеспечения  является укрепление законности.

     В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, аедомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить &бщук> часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.

     Правовое  обеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями  разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

     Правовое  обеспечение этапов функционирования информационной системы включает:

• статус информационной системы;
• права, обязанности и ответственность персонала;
• правовые положения отдельных видов процесса управления;
• порядок создания и использования информации и др.

Автоматизированные  системы обработки  данных

     Хотелось бы отметить что существуют специальные программы, предназначенные для автоматизированной системы обработки данных. Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

     Автоматизированная система обработки данных – это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе автоматизированных систем обработки данных просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала [Таблица 1].

 
 
 

     Таблица 1. Основные возможности систем электронного документооборота

      

     Как показано в таблице, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти  всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.

Информационные  технологии

Основные  понятие информационных технологий

     Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессомследует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

     Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта [Рис. 2].

Рис. 2.          Информационная технология как аналог технологии 
переработки материальных ресурсов

     Информация  является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.

Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

     Цель  технологии материального производства — выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы.

     Цель  информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

     Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для технологии переработки информации.

 

 Новая информационная технология

     Информационная  технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из синонимов: "новая", "компьютерная" или "современная".

     Прилагательное "новая" подчеркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии. Ее внедрение является новаторским  актом в том смысле, что она  существенно изменяет содержание различных  видов деятельности в организациях. В понятие новой информационной технологии включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, а именно — телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др. В [Таблица 2] приведены основные характерные черты новой информационной технологии.  

Таблица 2.          Основные характеристики новой информационной технологии

 

 

     Новая информационная технология — информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства.

     Прилагательное "компьютерная" подчеркивает, что основным техническим средством ее реализации является компьютер.

     Три основных принципа новой (компьютерной) информационной технологии:

• интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;
• интегрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными продуктами;
• гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

     По-видимому, более точным следует считать  все же термин новая, а не компьютерная информационная технология, поскольку он отражает в ее структуре не только технологии, основанные на использовании компьютеров, но и технологии, основанные на других технических средствах, особенно на средствах, обеспечивающих телекоммуникацию.

Инструментарий  информационной технологии

     Реализация  технологического процесса материального  производства осуществляется с помощью различных технических средств, к которым относятся: оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т.п.

     По  аналогии и для информационной технологии должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового качества. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием информационной технологии. Определим это понятие.

Инструментарий  информационной технологии — один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Виды информационных технологий

Информационная  технология обработки  данных

Характеристика  и назначение

     Информационная  технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности [Рис. 3] персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

     На  уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

• обработка данных об операциях, производимых фирмой;
• создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
• получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.