Информационные технологии для развития организации

     Содержание

     Введение

       1 Теоретические подходы к  рассмотрению информации и информационных технологий  в организации.                                                    5

     1.1 Понятие информации, классификация информации в деятельности организации                                                                                                             5    

     1.2 Роль информационных технологий в развитии организации         10

     1.3 Сущность понятия «организация»                                                     14

     2    Информационные технологии управления                                       18

     2.1 Характеристика и назначение информационных технологий и информации                                                                                                           18

     2.2 Принципы выбора вариантов внедрения информационной технологии в фирме                                                                                              23

       2.3 Информационные технологии как средства повышения эффективности управления                                                                                 25

     Заключение                                                                                                  31     

     Использованная  литература                                                                       32

     Введение

     Термин  «информация» происходит от латинского слова «informatio» - разъяснение, осведомление. Мы вкладываем в это слово весьма широкий смысл и часто можем  пояснить его только на интуитивном  уровне. Говоря «информация», мы имеем в виду и сообщения по радио и телевидению, и содержание газет, книг, баз данных, библиотек, и знания, почерпнутые из общения с людьми и полученные в научных журналах. Информацию хранят в книгах, библиотеках, в базах данных, на бумаге и машинных носителях. Информацию передают устно и письменно, с помощью электрических сигналов и радиоволн; получают с помощью органов чувств, электрических датчиков фото- и видеокамер.

     Отдельные данные и сообщения обрабатывают, преобразовывают, систематизируют, сортируют и получают новую информацию или новые знания.

     В широком смысле информация - это  сведения, знания, сообщения, являющиеся объектом хранения, преобразования, передачи и помогающие решить поставленную перед  человеком задачу.

     Данная тема является актуальной, так как на современном этапе развития важнейшую роль для функционирования организации играет информация и информационные технологии, которые обеспечивают циркуляцию информации внутри предприятия и вне его, а также защиту данных.

     Цель  работы: обоснование принципов  применения информационных технологий для развития организации.

       Для достижения поставленной  цели в курсовой работе необходимо  решить следующие задачи:

     -  теоретические рассмотреть информацию и информационные технологии  в организации.

     - определить являются ли  информационные  технологии  и информация факторами  повышения эффективности организации.

     В данной работе использованы труды отечественных  авторов, таких как Лойко В.И., Исаев Г.Н, Богданов А. А.. Труды зарубежных авторов таких как, Мескон Майкл, Альберт Майкл, Хедоури Франклин и Интернет источники.

     Объект  исследования - современные организации

     Предмет исследования - информационные технологии в  организациях.

     Методы  исследования - анализ,  обобщение.

     Структура курсовой работы: введение, две главы, заключение, список использованной литературы.

       В первой главе рассмотрены теоретические подходы к  рассмотрению информации и информационных технологий  в организации.

     Во  второй главе рассмотрены  информационные технологии управления.

     Информация  сегодня превратилась в важнейший  ресурс социально - экономического, технического, технологического развития любой организации, она является как бы катализатором  научно - технического прогресса. Известное  изречение «кто владеет информацией, тот владеет миром» приобретает все более глубокий смысл. Особенностями информации как ресурса являются ее неисчерпаемость, сохраняемость, возможность параллельного использования, легкость передачи.

      1 Теоретические подходы к  рассмотрению информации и информационных технологий  в организации.

     1.1 Понятие информации, классификация информации  в деятельности  организации

     Информация - сведения (отображение) о событии или состоянии реальной действительности, позволяющие принимать решения, ведущие к достижению цели предметной деятельности. Сведения (отображение) о событии или состоянии реальной действительности, представленные в виде фактов или данных. Данные, оказывающие влияние на поведение системы, используемые в процессе принятия решений или в связи с осуществлением тех или иных действий.

     Информационное  обеспечение - полный набор показателей, документов, классификаторов и кодификаторов информации, файлов, баз данных, баз знаний, методов их использования в предметной деятельности, а также способы представления, накопления, хранения, преобразования, передачи информации, принятые в конкретной системе для удовлетворения информационных потребностей пользователей в нужной форме и в требуемое время.

     Информационное  обеспечение организации - регулярная деятельность по получению информационного продукта или оказанию информационных услуг.

     Информационная  потребность:

     - определенное состояние субъекта предметной деятельности, возникающее в связи с необходимостью получения данных, обеспечивающих принятие решений в предметной деятельности (эффективное функционирование организации);

     - осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

     Информационная  технология - совокупность знаний о способах и приёмах труда по переработке информации, его материально-вещественных компонентах и способах их соединения для получения информационного продукта или оказания информационных услуг.

     Сотрудник организации, имеющий потребность  в наличии значимых для предметной деятельности сведений, должен осуществлять практическую активность по получению, обработке и использованию информации, т.е. по устранению информационной неопределенности.

     Информационная процедура - набор однородных в функциональном отношении действий (операций), регулярно осуществляемых сотрудниками организации с целью:

     - перемещения информации в пространстве (сбор, распределение, передача, коммутация информационных потоков и т.п.);

     - преобразования её во времени (ввод, вывод, хранение, обработка информации и т.п.) инвариантно к способу реализации процедуры и используемым ресурсом.

     Информационный процесс - совокупность логически упорядоченных, взаимосвязанных и организованных информационных процедур (функций), ведущая к достижению цели информационного обеспечения предметной деятельности

     В ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закреплено понятие информации. Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.[20]

       Информационные технологии рассматривают информацию в качестве объекта в целях получения и использования её наиболее эффективным способом. Технология - это совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы чего-либо, осуществляемых в процессе производства.

     Под экономической информацией понимают совокупность сведений, отображающих состояние или определяющих изменение и развитие народного хозяйства, всех его звеньев и элементов. Внутри общего понятия «экономическая информация» выделено понятие товарная информация - сведения о товаре, предназначенные для пользователей - субъектов коммерческой деятельности. К субъектам коммерческой деятельности относятся изготовители товаров, продавцы и потребители. В зависимости от назначения товарная информация подразделяется на три вида: основополагающая, коммерческая и потребительская. Основополагающая товарная информация - это основные сведения о товаре, имеющие решающее значение для идентификации и предназначенные для всех субъектов рыночной деятельности. Коммерческая информация - это сведения о товаре, дополняющие основную информацию и предназначенные для изготовителей, поставщиков и продавцов, но малодоступные потребителю. Потребительская товарная информация - это сведения о товаре, предназначенные для создания потребительских предпочтений, показывающие выгоды от применения конкретного товара и адресованные потребителям. Сведения о товарах могут быть доведены до субъектов различными средствами. Они подразделяются на группы: информационные ресурсы, специальная литература, маркировка и реклама. Группы подразделяются на подгруппы, а подгруппы - на виды носителей информации.[1, с.477 ]

     Классификация - это распределение множеств объектов на подмножества в соответствии с признаками их сходства и различия. Классифицируемым понятиям присваиваются различные наименования: класс, подкласс, группа, подгруппа, вид, подвид. При классификации экономической информации достигается ее упорядочение, возможность одинакового обозначения и однозначного толкования.

              Экономическая информация может быть классифицирована по нескольким признакам. По временной направленности она подразделяется на прогнозную, плановую, учетную. По истинности: достоверная и недостоверная; по полноте: достаточная, избыточная и недостаточная; по своевременности: своевременная, преждевременная и устаревшая; по стадиям возникновения: первичная и вторичная; с позиций релевантности: релевантная и релевантная (т.е. не отвечающая потребностям пользователя). В соответствии с данными критериями экономическая информация должна быть достоверной, достаточной, своевременной и релевантной.

     Классификаторы  подразделяются на международные и  национальные. Стандартная международная  классификация всех видов экономической  деятельности ООН (International Standard Industrial Classification of all Economic Activities) была разработана в 1948 г. В этой классификации выделяются в отдельные категории те отрасли хозяйства, которые есть во всех странах или имеют большие значение для экономики. Классифицируемое множество имеет четыре уровня деления: раздел (1 знак), подраздел (2 знака), группа (3 знака), подгруппа (4 знака). Классифицируемой единицей является предприятие, организация, объединение. В классификаторе используется десятичный код, построенный по иерархическому принципу. [7,с.463 ]

     В 1971 году при ООН была разработана  стандартная международная классификация  товаров и услуг. В ней отрасли  определены по 157 группам. Классифицируемыми  единицами были товар и услуга.

     При ООН с 1950 г. Разработана и периодически пересматривается стандартная международная торговая классификация (Standard International Trade Classification). Ее объектом являются все товары международной торговли. Структура кода этого классификатора пятизначная.

     Национальные  классификаторы существенно отличаются от международных. В СССР существовал Общесоюзный классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции. Классификатор представляет собой 10-разрядный десятичный код, где первые 6 разрядов определяют классификационную часть, а остальные 4 разряда - ассортиментную часть.

     С 1 июля 1994 г. В Российской Федерации действует Общероссийский классификатор продукции ОК 005-93 (утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. №301). Общероссийский классификатор продукции входит в состав Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. Он разработан и введен в действие взамен Общесоюзного классификатора промышленной и сельскохозяйственной продукции. В ОКП предусмотрена пятиступенчатая иерархическая классификация с цифровой десятичной системой кодирования. На каждой ступени классификации деление осуществлено по наиболее значимым экономическим и техническим классификационным признакам. На первой ступени классификации располагаются классы продукции (XX OOO), на второй - подклассы (XX XOOO), на третьей - группы (XX XXOO), на четвертой - подгруппы (XX XXXO) и на пятой - виды продукции (XX XXXX).

     Широкое применение средств вычислительной техники потребовало маркировки товаров кодами, считываемыми машиной. Наиболее надежным оказался способ чтения штрихового кода ручным лазерным сканером. Штриховые коды начали использоваться в начале 1970-х гг. В 1977 г. Была создана Европейская предметная нумерикационная организация, которая разработала единый код для товаров, производимых в Европе и любой страной мира для Европы: 13-разрядный код EAN - 13.

     СССР  вступил в EAN в 1987 г. и получил соответствующие позиции кода, эта группа кодов впоследствии перешла к России. Штриховой код EAN - 13 содержит цифровое обозначение кода для чтения маркировки человеком. Характерными признаками кода являются: тринадцать знаков в коде; первая цифра вынесена за левый край штрихового кода; последний штрих - двойной. Используется также EAN - 8, который характеризуется следующими признаками: последний двойной штрих, все цифры находятся под кодом. На американском рынке получил распространение код UPC, который в сою очередь, подразделяется на 8-разрядный код.

     В различных ссылках на страны в  информационных таблицах, базах данных, обозначения домена в сети Интернет кроме полного наименования страны используется ее сокращенные или кодовые обозначения. Для сокращенного обозначения страны ее наименование кодируется двумя символами. В других случаях применяется условное трехсимвольное обозначение. Важно представлять, что понимается под организацией.

     1.2 Роль информационных технологий в развитии организации

     Рост организации является результатом ее успешной деятельности, а также правильного и эффективного управления. Информация является тем активом, который помогает руководителю управлять компанией. Но просматривать всю оперативную информацию неэффективно и возникает потребность в инструменте, который обеспечит удобный доступ к информации в режиме реального времени и предоставит возможность ее анализа. Таким инструментом и является информационная система управления бизнесом. Каждой компании для выхода на новый уровень развития и прибыльности нужно недорогое, но мощное решение, которое позволит сотрудникам получать информацию наглядно, доступно и в режиме реального времени. Тогда место отдельных средств управления финансами, складом и продажами займет единое интегрированное решение, обеспечивающее должный уровень. Выбор системы управления предприятием, которая соответствовала бы сегодняшним потребностям вашей компании и обладала бы достаточным потенциалом роста, представляет собой непростую задачу. Для ее решения стоит оценить каждую из предлагаемых систем по следующим критериям:

     Позиции поставщика на рынке и перспективы развития продукта.

     Простой и понятный интерфейс системы.

       В системе управления бизнесом  должен присутствовать модуль  управления отношениями с клиентами,  тесно интегрированный с остальными  функциями системы. 

     SAP Business One вводит единые правила  игры для крупных корпораций  и малых предприятий, предоставляя исчерпывающий набор бизнес функций в одном интегрированном решении, цена которого в первую очередь ориентирована на малые и средние предприятия. Минимальные сроки внедрения, удобство в использовании и абсолютная прозрачность на стройки все это делает решения SAP превосходным средством оптимизации управленческих процессов, торгово-закупочных операций, автоматизации складского и управленческого учета, а также многих других сфер деятельности предприятия. Решение SAP Business One представляет собой идеальное решение для компаний среднего и малого бизнеса, имеющих следующий профиль: область деятельности предоставление услуг, оптовая торговля распространение, а так же простые производственные процессы (например, сборка), высокие темпы развития организации, активное практическое участие руководства в работе предприятия дочерние предприятия крупных корпораций, которые, возможно, уже используют традиционные решения компании SAP в своей работе SAP Business One не только способствует повышению общей эффективности предприятия, но и открывает новые конкурентные преимущества. Интуитивно понятный интерфейс решения SAP Business One обеспечивает мгновенный доступ к критически важным данным в режиме реального времени, гарантируя беспрецедентный уровень качества и точности принимаемых управленческих решений. SAP Business One поддерживает большинство стандартных бизнес процессов, включая финансовый менеджмент, оперативное управление складскими запасами, закупки, учет товаров, работу с банком и управление взаимоотношениями с клиентами. Используя единый источник данных о клиентах, компании могут применять инструменты управленческого контроля для повышения эффективности и прозрачности процесса продаж. Более того, эти управленческие инструменты в сочетании с удобным доступом к информации позволяют менеджерам удерживать доходных клиентов, определять новые возможности для развития и сосредотачивать ресурсы на решении важнейших вопросов в работе предприятия. Решение SAP Business One обладает двухуровневой клиент серверной архитектурой, в основе которой лежит технология Win32. Продукт совместим с операционной системой Windows 2002 и поддерживает работу с СУБД Microsoft SQL Server. Решение компании SAP в полной мере реализует преимущества интеграции с Microsoft Office. В состав SAP Business One входит набор инструментов разработчика Software Developer Kit (SDK), облегчающий интеграцию с программами и службами сторон них разработчиков.

     Компания SAP  предоставляет всему миру  бизнес решений компаниям любого размера. Используя знания, собранные при обслуживании этих организаций, компания SAP предлагает небольшим компаниям доступные по цене, легко внедряемые, масштабируемые решения. Небольшим компаниям нужны именно такие экономически эффективные решения, которые могут быть быстро внедрены в промышленную эксплуатацию и могут свободно масштабироваться по мере расширения и развития компании. Благодаря широкой сети высококвалифицированных бизнес партнеров, которые хорошо понимают специфические запросы малого и среднего бизнеса, организации получают обслуживание и поддержку мирового класса. Благодаря решению SAP Business One менеджеры и рядовые сотрудники получают более эффективный и полный доступ к актуальной, проверенной информации, что позволяет им принимать обоснованные бизнес решения. SAP Business One является единственным решением, предлагающим в качестве неотъемлемой части базового предложения средства управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Компания SAP предлагает весь спектр решений, рас считанных на автоматизацию бизнес процессов любого уровня сложности. При этом все решения отличаются превосходной масштабируемостью и широкими возможностями интеграции. Среди ключевых функций решения SAP Business One можно указать следующие: One содержит инструменты, помогающие упорядочить производственные и управленческие процессы, в том числе средства рассылки сообщений, уведомляющих о нарушении установленных бизнес правил, а также средства для управления торговыми скидками, управления в исключительных ситуациях и контроля над документооборотом. Используя патентованную функцию Drag&Relate, менеджеры смогут создать неограниченное число отчетов различных типов, которые помогут им сосредоточить свое внимание на наиболее перспективных клиентах и сделках.

     Специалисты выполнили первое внедрение SAP Business One в России, выполнили проект по интеграции решения с 1С, настроили отчетность по GAAP для своих заказчиков. Накоплен необходимый опыт адаптации решений на российском рынке. SoftLine Solutions разрабатывает собственные решения, дополняющие и расширяющие функциональность SAP Business One (Web интерфейс к ERP системе, модуль логистики и ряд других модулей). Это позволяет значительно расширить круг клиентов и наиболее полно удовлетворить потребности их бизнеса.[21]

     Анализируя  деятельность динамично растущей компании, руководство пришло к выводу, что для дальнейшего успешного развития и достижения лидирующих позиций на рынке необходимо повысить эффективность управления бизнесом путем внедрения надежных механизмов обработки и анализа данных. Используемая система семейства 1С уже не справлялась с объемом новых данных. Причина выбора решения SAP Business One функциональность, интегрированность, многоязычность, поддержка разных валют, наличие инструмента для доработки функциональности. Возможность интеграции с системой R/3, которая установлена в головной компании, окончательно определила выбор. 

     1.3 Сущность понятия « организация»

     Постараемся разобраться в смысловом определении  самого понятия «организация». Это  имеет очень важное научное и  практическое значение, ибо организация как специфическое явление окружающей действительности выступает в названной теории не только в качестве объекта исследования, но и как методологическая основа организационных методов познания закономерностей развития природных и экономических процессов.

     Многообразие  трактовок термина «организация»  подвигает к необходимости их осмысления, анализа и обобщения.

     Определяя семантическое значение слова «организация», основоположник организационной науки А.А. Богданов в своем фундаментальном произведении «Тектология». Всеобщая организационная наука» писал: «Всякая человеческая деятельность объективно является организующей или дезорганизующей...». В обыденной речи словам «организовать», «организация», «организаторская деятельность» придается смысл более узкий, более специальный... Всего чаще термин «организовать» - значит сгруппировать людей для какой-нибудь цели, координировать и регулировать их действия в духе целесообразного единства». [2, кн. 1, с. 69] Но при более глубоком анализе, как отмечает А.А. Богданов, это понятие становится намного шире и относится, по его выражению, «не только к человеческим активностям», к рабочей силе, к средствам производства, но и к живой и неживой природе во всех ее проявлениях. «Природа - великий первый организатор; и сам человек - лишь одно из ее организованных произведений».[2,кн. 1, с. 71]

     Исходя из этого сущность понятия «организация» в более широком смысле можно определить: во-первых, как «внутреннюю упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленную ее строением»; во-вторых, как «совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязи между частями целого», и. в-третьих, как «объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил». [2, с. 473]

     Если  первые два определения взаимодополняют  друг друга и характеризуют организацию  как всеприродное явление, отражая  некоторое состояние и процесс, то последнее имеет более узкое, социальное приложение применительно к человеческим организациям. Таким образом, в самом общем случае под организацией следует понимать упорядоченное состояние элементов целого и процесс по их упорядочению в целесообразное единство.

     Рисунок 1.1. Структурное представление понятия  «организация»

Как видно  из приведенной схемы (рис. 1.1), организация может рассматриваться в статике и динамике. В статике - это некоторое целостное образование (социальное, техническое, физическое, биологическое), имеющее вполне определенную предназначенность. В динамике она представляется в виде разнообразных процессов по упорядочению элементов, формированию и поддержанию целостности вновь создаваемых или функционирующих природных объектов. Эти процессы могут состоять из целенаправленных действий людей, и тогда можно говорить об организации как функции управления, либо состоять из естественных физических процессов, т.е. иметь самоорганизующее начало.

     Организация, рассмотренная в приведенной  интерпретации, носит всеобъемлющий характер. Присущие ей проявления находят свое реальное воплощение и в творениях человеческих рук, и в творениях природы. Примерами рукотворных организаций могут служить простые и сложные механизмы и машины, используемые человеком в качестве орудий труда, социальные организации различного типа в виде предприятий, учебных заведений, политических, религиозных, научных, культурных учреждений, реализующие многообразные задачи общественного бытия. Со своей стороны и мир природы демонстрирует огромное количество форм и типов организованности, стирая, с организационной точки зрения, грань между живой и неживой ее составляющими. Есть много общего в ведении социального хозяйства у человека и высших насекомых, особенно при разделении общественных и трудовых обязанностей. Много организационных аналогий можно заметить в конструкциях сложных жилищ, создаваемых муравьями, термитами, пчелами, которые отражают общеприродный организационный опыт. Организованность, целесообразный порядок, устойчивость наблюдаются и в строении клетки, и в структуре атома, и в сменяемости времен года, и в поведении планет и звездных галактик. что подтверждает целесообразное обустройство всего мироздания, в котором полная неорганизованность, по сути, не имеет смысла.

     Всеобщая  упорядоченность во Вселенной достигается  через непрерывное протекание организационных  процессов. Человек своим воздействием на природу подчиняет ее стихийные силы собственным интересам, преобразуя мир ради своего выживания и развития. В природе происходит то же самое. Образование новых звезд, возникновение и эволюция жизни на Земле и, вполне вероятно, в других частях Вселенной, биохимические, биофизические, тектонические и другие процессы, происходящие в окружающем нас мире, предопределяют возникновение новых и крушение старых форм организации, несут в себе организующее и дезорганизующее действие, созидание и разрушение, через которые достигается глобальное равновесие в мире. Так, исходя из фактов окружающей нас реальности, их осмысления и систематизации можно придти к целостному пониманию сущности организации как всеприродного явления.