Информационные технологии и автоматизация управления современным предприятием

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ                             ГУО  «МИНСКИЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  КОЛЛЕДЖ»

Предметная комиссия планово-экономических  дисциплин

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: Экономика  организации

на тему: Информационные технологии и автоматизация управления современным предприятием

Выполнила учащаяся

Руководитель

Преподователь                                                                                    

МИНСК 2012

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………….3

1.Теоретические основы  автоматизации управления предприятием…………….5

1.1.Основные понятия автоматизации  управления предприятием………...5

1.2.Автоматизированные информационные технологии………………..…7

2.Сущность проблемы автоматизации  управления предприятием……………..11

2.1.Общие проблемы автоматизации  управления предприятием………...11

2.2.Проблемы и задачи  при внедрении автоматизированных систем управления………………………………………………………………..….20

3.Экономическая эффективность  АСУП………………………………………….26

3.1.Понятие экономической  эффективности АСУП……………………....26

3.2.Показатели экономической  эффективности АСУП……………….…..28

Заключение…………………………………………………………………...31

Список использованных источников……………………………………….32

ВВЕДЕНИЕ

   В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов.    Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы, выполняющие вышеуказанные функции. Однако в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности, связанные с отсутствием на рынке адекватного предложения.

   В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество  задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников можно выделить следующие:

• Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.
• Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.
• Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.
• Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

   С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.

   Тема становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности.

   Целью написания моей курсовой работы является раскрытие темы автоматизации управления современным предприятием, а также рассмотрение проблем, связанных с автоматизацией управления предприятием.

   Задачи данной работы:

• Рассмотрение основных понятий автоматизации управления предприятием.
• Выявление и анализ проблем при автоматизации управления предприятием и при внедрении автоматизированных систем управления.
• Заострение внимания на экономической эффективности автоматизированных систем управления предприятием.

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

1.1 Основные  понятия автоматизации управления

   Автоматизированная система управления предприятием (АСУП) - это система управления, построенная на основе применения средств вычислительной техники, экономико-математических методов и информационных технологий. Автоматизация управления направлена прежде всего на интеграцию, которая в современных производственных системах является одним из наиболее важных свойств.

   АСУП состоит, в свою очередь, из подсистем. Цель разбиения АСУП на подсистемы - выделение крупных неоднородных элементов для упрощения процессов проектирования, внедрения и эксплуатации АСУП. Все подсистемы принято делить на две группы - функциональные и обеспечивающие подсистемы.                                                                                         

   Функциональные подсистемы выделяются в соответствии с управленческими функциями, осуществляемыми на предприятии. В АСУ промышленным предприятием входят следующие подсистемы: управление технической подготовкой производства, основным производством, вспомогательным производством, материально-техническим снабжением, технико-экономическим планированием производства, бухгалтерским учетом, сбытом, кадрами, качеством выпускаемой продукции и услуг, финансами.

   Обеспечивающие подсистемы предназначены для обеспечения решения комплекса задач функциональных подсистем. В состав обеспечивающих входят подсистемы технического, информационного, математического, программного и организационного обеспечения. 
   Подсистема технического обеспечения представляет собой комплекс технических средств, в который входят средства вычислительной техники, оборудование для организации локальных сетей и подключения к глобальным сетям, устройства регистрации, накопления и отображения информации.

   Подсистема информационного обеспечения включает в свой состав внешнее информационное обеспечение в виде входных и выходных документов (в том числе и в электронном виде), используемых при решении функциональных задач, и внутреннее, ориентированное на организацию базы данных предприятия.

   Подсистема математического обеспечения включает математические методы, модели, алгоритмы, используемые при решении задач управления.

   Подсистема программного обеспечения включает системное программное обеспечение, прикладные программы для решения задач управления, а также другие программы, используемые на предприятии. 
   Организационное обеспечение состоит из набора правил, инструкции, положении и других документов, регламентирующих функционирование АСУП.

   Проектирование, внедрение и эксплуатация АСУП на предприятии ведутся с помощью инструментальных программных средств. Современные инструментальные программные средства являются сложными многофункциональными системами. Они содержат в своем составе пакеты прикладных программ для решения задач управления, средства комплексирования задач в требуемые конфигурации, средства сопряжения АСУП с другими системами, например с системой автоматизированного проектирования(САПР), и многое другое. Такие системы можно назвать базовыми. Следует подчеркнуть, что базовая система является средством создания АСУП, но не является законченной АСУП или ее фрагментом. Она позволяет в конечном итоге создавать для предприятия гибкую модифицируемую АСУП, в которой сочетаются типовые подходы к решению задач управления и специфические особенности предприятия. 
Базовые системы обычно ориентированы на определенный класс предприятий. Структуры и составы базовых систем отличаются друг от друга и от требуемой функциональной структуры АСУП на предприятии. Эти отличия накладывают серьезный отпечаток на выбор базовой системы и процесс проектирования АСУП.

1.2. Автоматизированные  информационные технологии, их развитие  и классификация

   Создание и функционирование информационных систем в управлении процессами тесно связаны с развитием информационной технологии – главной составной части автоматизированных информационных систем (АИС).

   Автоматизированная информационная технология (АИТ) – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

   Появление  электронно-вычислительных машин (ЭВМ) и стремительное совершенствование их эксплуатационных возможностей создало реальные предпосылки для автоматизации управленческого труда, формирования рынка информационных продуктов и услуг. Развитие АИТ шло параллельно с появлением новых видов технических средств обработки и передачи информации, совершенствованием организационных форма использования ЭВМ и персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ), насыщением инфраструктуры новыми средствами коммуникаций.

   АИТ в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в АИС, степени охвата АИТ задач управления, классом реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ.

   По способу реализации АИТ в АИС выделяют традиционно сложившиеся и новые информационные технологии. Если традиционные АИТ прежде всего существовали в условиях централизованной обработки данных, до массового использования ПЭВМ были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости при формировании регулярной отчетности, то новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

   Новая информационная технология - это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком использовании пакета прикладных программ общего и проблемного назначения, доступе пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ.

   По степени охвата АИТ задач управления выделяют электронную обработку данных, когда с использованием ЭВМ без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач, и автоматизацию управленческой деятельности. Во втором случае вычислительные средства используются для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. К этой же группе могут быть отнесены АИТ поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам, явлениям производственно-хозяйственной практики.

   Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, привела к появлению АИТ электронных офисов.

   По классам реализуемых технологических операций АИТ рассматриваются по существу в программном аспекте и включают: текстовую обработку, электронные таблицы, автоматизированные банки данных, обработку графической и звуковой информации, мультимедийные и другие системы.

   Перспективным направлением развития компьютерной технологии является создание программных средств для вывода высококачественного звука и видеоизображения. Такую технологию реализуют специальные программные средства, имеющие встроенную поддержку мультимедиа и позволяющие использовать её в профессиональной деятельности, учебно-образовательных, научно-популярных и игровых областях. При применении этой технологии в экономической работе открываются реальные перспективы использовать компьютер для озвучивания изображений, а также понимания им человеческой речи, ведения компьютером диалога со специалистом на родном для специалиста языке. Способность компьютера с голоса воспринимать несложные команды управления программами, открытием файлов, выводом информации на печать и другими операциями в ближайшем будущем создаст самые благоприятные условия пользователю для взаимодействия с ним в процессе профессиональной деятельности.

   По типу пользовательского интерфейса можно рассматривать АИТ с точки зрения возможностей доступа пользователя к информационным и вычислительным ресурсам. Так, пакетная АИТ исключает возможность пользователя влиять на обработку информации, пока она производится в автоматическом режиме. Это объясняется организацией обработки, которая основана на выполнении программно-заданной последовательности операций над заранее накопленными в системе и объединенными в пакет данными. В отличие от пакетной диалоговая АИТ предоставляет пользователю неограниченную возможность взаимодействовать с хранящимися в системе информационными ресурсами в реальном масштабе времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач и принятия решений.

   Интерфейс сетевой АИТ предоставляет пользователю средства доступа к территориально распределенным информационным и вычислительным ресурсам благодаря развитым средствам связи, что делает такие АИТ широко используемыми и многофункциональными.

      Развитие рыночных отношений привело к появлению новых видов предпринимательской деятельности и, прежде всего, к созданию фирм, занятых информационным бизнесом, разработкой информационных технологий, их совершенствованием, распространением компонентов АИТ, в частности программных продуктов, автоматизирующих информационные и вычислительные процессы. К их числу относят также вычислительную технику, средства коммуникаций, офисное оборудование и специфические виды услуг – информационное, техническое и консультативное обслуживание, обучение и т.п. Это способствовало быстрому распространению и эффективному использованию информационных технологий в управленческих и производственных процессах, практически к повсеместному их применению и большому многообразию.

2.СУЩНОСТЬ ПРОБЛЕМЫ  АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

2.1. Общие проблемы автоматизации управления предприятием

   Довольно часто организации, которые уже попытались внедрить автоматизированную систему управления предприятием (АСУП), сталкиваются с определенными проблемами:

• в купленной АСУП нет одной, двух, трех… очень важных функций;
• внедрение превратилось в бесконечный процесс;
• фирма, которая разработала АСУП, закрылась (как вариант — уволился ведущий сотрудник отдела автоматизации), сопровождать систему некому;
• купили АСУП, а потом оказалось, что для ее внедрения нужно полностью модернизировать все компьютеры и/или сетевое оборудование;
• приобрели дорогую мощную АСУП, но используют ее только на 50% (30, 20 10%…);
• увеличился объем операций (количество рабочих мест, например), и система стала медленно работать…

К сожалению, этот перечень можно продолжать и продолжать.

   Возникает вопрос: "Так как же все-таки внедрить автоматизированную систему управления и потратить на это ровно столько средств и времени, сколько необходимо?".

   Может показаться странным, но ключ к ответу кроется в самом вопросе. Внедрение АСУП — это проект, т. е. деятельность, направленная на достижение определенной цели в рамках временных и бюджетных ограничений. Причем проект не столько технический, сколько организационный, так как предусматривает перестройку (иногда значительную) бизнес-процессов и всей системы управления предприятием. От того, учтете ли вы при реализации проекта все его особенности, и зависит, будет он успешным или нет.

Инициатор проекта.

   Главным участником любого проекта является его инициатор — заказчик.

Очень часто инициаторами проекта являются сотрудники функциональных подразделений (бухгалтерии, отдела сбыта  и пр.) или отдела АСУ. Но даже в  том случае, когда подобная инициатива исходит от владельцев или дирекции предприятия, как правило, функции заказчика делегируются руководством сверху вниз настолько, насколько это позволяет организационная структура. Поэтому заказчиком выступает либо пара "функциональное подразделение предприятия — отдел АСУ", либо кто-то один из них.

Это неправильный подход, так как сотрудники данных подразделений  зачастую видят проблему "узко" — в рамках своей предметной области, поэтому интересы одного отдела могут  расходиться с интересами других, а также всего предприятия  в целом. В результате "такой" автоматизации могут быть автоматизированы все службы по отдельности, но будет  отсутствовать единая информационная система.

   Функции заказчика нецелесообразно делегировать ниже уровня руководителя предприятия либо его заместителей, потому что это ставит под угрозу реализацию проекта.

   В международной практике, как правило, в штате любой организации предусмотрена должность заместителя руководителя по информационным технологиям, который отвечает за разработку и реализацию информационной стратегии в рамках общей программы развития предприятия. В наших условиях это может быть пара "Директор (или один из его заместителей) — Начальник отдела АСУ".

   Более того, внедрение автоматизированной системы управления должно проводиться по инициативе сверху, поскольку этот процесс требует изменения сложившегося порядка ведения дел, стереотипов сотрудников предприятия. Если заинтересованность в проекте со стороны руководства отсутствует, то вероятность его успеха стремится к нулю.

Начало  проекта.

   Немаловажный вопрос: "Что считать началом проекта?".

Заказчик склонен  считать началом проекта момент заключения контракта с поставщиком программного обеспечения (ПО).

Этапы диагностики  проблем предприятия и планирования проекта "выпадают" из внимания заказчика. Необходимо отметить, что в рамках крупных проектов, как правило, поставщик ПО самостоятельно проводит предварительное обследование, а планирование осуществляют его внутренние службы. Но парадокс в том, что две первые фазы и определяют выбор поставщика, и от того, насколько эффективно они будут проработаны, зависит успешное завершение всего проекта в целом.

   Область информации, связанная с построением ИС предприятия, очень обширна и специфична, поскольку лежит на стыке управленческих, учетных и информационных технологий. Кроме собственно информационных систем, она включает в себя управление ресурсами предприятия, проектами, моделирование бизнес-процессов, бухгалтерский учет и многое другое.

В международной, как правило, привлекают внешних независимых (от определенного поставщика ПО) консультантов, так как они могут предложить альтернативные пути решения.

Цель  проекта

   Важнейшей чертой проекта является наличие четко сформулированной цели. Цель любой автоматизации — решение каких-то проблем, поэтому их точное определение и есть та отправная точка, с которой начинается автоматизация.

Приведем пример из жизни. С чего начинается лечение? С покупки лекарств? Нет! С постановки диагноза. Если врач поставит неправильный диагноз, то следствием этого будет  неправильное лечение… Если провести аналогию, то АСУП — те же таблетки или микстуры.

   Как не существует лекарств от всех болезней, так нет и АСУП, которые устраняют абсолютно все проблемы. Часто полагают, что внедрение автоматизированной системы управления — это всегда хорошо, это прогресс, и, следовательно, эффективность управления должна автоматически вырасти. К сожалению, так не бывает. Более того, существует правило: "Автоматизация эффективных операций повышает их эффективность, а автоматизация неэффективных операций повышает их неэффективность".

Как показывает практика, часть проблем, которые пытаются решить автоматизацией, вообще связаны  с организацией работы на предприятии, и справиться с ними можно только организационными и административными  мерами. Рациональный документооборот, распределение загрузки между сотрудниками, повышение квалификации, освоение смежных  специальностей, перераспределение  ответственности и полномочий —  вот далеко не полный перечень инструментов для увеличения эффективности работы предприятия. АСУП дополняют их, но никак не заменяют.

   Проведение комплексного обследования организации помогает выявить причины проблем и пути их решения. Его масштабы определяются масштабами предполагаемого проекта. Помимо построения модели процессов на предприятии, обследование позволяет определить психологический климат и сложившиеся взаимоотношения в коллективе. Полученные результаты помогают проанализировать риски и разработать оптимальные методы воздействия на персонал для повышения его заинтересованности в достижении целей проекта.

   Упрощает задачу проведение так называемого "целевого внедрения". Для этого нужно внедрять АСУП не с целью получить глобальный результат, а для того чтобы решить ряд локальных задач. Такие проекты лучше поддаются денежной и качественной оценке, проще в реализации и позволяют распределить денежные затраты на больший отрезок времени.

Цели проекта  должны быть четко сформулированы и  иметь количественное выражение: например, увеличить объем продаж на X%, уменьшить  складские запасы на Y%, снизить производственные затраты на Z% и т. д. Это позволит точно определить "момент" завершения проекта и поможет избежать ситуации, когда проект "нельзя закончить, а можно лишь прекратить".

Стратегическое  планирование.

   Следующим шагом будет определение класса необходимой вам АСУП, а для этого следует сформулировать требования к ней. "Зачем это нужно?" — спросит читатель. Когда вы выбираете себе костюм, то уже заранее знаете его размер и стиль — деловой или спортивный, летний или демисезонный. Кроме того, вы рассчитываете, что этот костюм будет гармонировать с той одеждой, которая уже есть в вашем гардеробе, и, что самое важное, он будет вам по карману. Как это ни банально, но при выборе программы нужно использовать примерно тот же подход.

   Автоматизация управления предприятием основывается на трех китах:

• технология бизнес-процессов;
• программные средства;
• технические средства.

   Технология бизнес-процессов обеспечивает полноту формирования первичных данных, достоверность и оперативность учетной информации в рамках хозяйственной деятельности предприятия, правильность оформления и учета хозяйственных операций, выбор наиболее рациональных форм и методов управления и определяет конечные требования к организации всего управленческого процесса на предприятии.

   Программные средства предназначены для автоматизации управленческого процесса, а технические — являются необходимыми для работы программ.

Поэтому для того, чтобы сформулировать требования к  программе, нужно построить модель бизнес-процессов, которая включает в себя описание стандартов: финансового, материального, производственного  учетов и документооборота.

   Модель бизнес-процессов определяет требования к программе, а не наоборот. Более того, говоря о внедрении АСУП, мы говорим о внедрении нового бизнес-процесса (группы процессов), а сама АСУП рассматривается как инструмент, который этот процесс поддерживает.

   Вы вряд ли найдете два предприятия (даже работающих в одной отрасли), имеющих одинаково организованные бизнес-процессы, а внедрение АСУП предусматривает ее настройку под особенности конкретного предприятия.

Важно учесть то, что  бизнес-процессы будут меняться по мере развития предприятия, и АСУП, на основе которой проводится автоматизация, должна быть гибкой и легко перенастраиваемой. Поэтому внедрять целесообразно  только ПО, допускающее такую модификацию.

Экономический анализ.

   Несмотря на все многообразие задач, стоящих в данный момент перед тем или иным предприятием (снижение издержек, захват новых рынков, выпуск новой продукции и т. д.), в любом случае важно помнить, что автоматизация — это инвестиционный проект, основная цель которого — увеличение прибыльности предприятия!

   Одну и ту же проблему можно решить совершенно разными средствами. Поэтому на следующем этапе необходимо определить экономическую эффективность инвестиций в построение информационной системы (ИС) предприятия.

   ИС — это такой же инструмент, как новая производственная линия, оффшорная фирма или "сотрудники с калькуляторами".

Нужно всегда задавать себе вопрос: "Увеличивает ли то, что вы делаете, эффективность вашего бизнеса?".

   АСУП сама по себе не повышает прибыльности предприятия. Она может повысить эффективность и ускорить процесс обработки данных, может предоставить информацию для принятия решений. Увеличивают прибыльность эффективные решения на основе этой информации.

   "Автоматического управления", к сожалению, не бывает. Поэтому если руководство организации не получает новых данных после внедрения АСУП или не может правильно их использовать, то информация остается невостребованной, а это не приводит к повышению эффективности решений.

Таким образом, необходимо сравнивать, во-первых, эффект от внедрения  АСУП с альтернативными вариантами, во-вторых — эффекты от внедрения  различных АСУП.

   Методика используется та же, что и, например, при сравнении технологических линий двух разных производителей. Если у вас есть требования к системе, то вы можете определить, насколько та или иная функция в различных АСУП соответствует этим требованиям. Сопоставить функциональные возможности с совокупной стоимостью владения АСУП (т. е. со стоимостью ПО, стоимостью его внедрения, необходимого оборудования, сопровождения и т. п.). Кроме того, если цели уже поставлены, то вы точно знаете, какой результат вас устраивает, а какой — нет.

   Чем точнее определены цели проекта, тем легче выбрать "инструмент" для их достижения.

Выбор поставщика.

   На следующем этапе предприятие должно для себя решить вопрос: купить готовую АСУП, поручить разработку системы сторонней организации или выполнить эту работу силами собственного отдела автоматизации?

Как правило, в большинстве  случаев на рынке можно найти  программу, в которой уже реализовано  не меньше 80% всех необходимых предприятию  функций. А остальные 20% могут доработать либо сами поставщики, либо служба автоматизации, так как практически все программы  предусматривают настройку под  особенности бизнес-процессов конкретного  предприятия. А в некоторых даже есть возможность расширения их функциональности.

Основные "плюсы" построения системы управления посредством  покупки готового решения:

• программа является тиражируемым продуктом, поэтому количество ошибок в ней минимально;
• разработчики регулярно выпускают обновления ПО, добавляют в него новые функции (которые часто предоставляются пользователям бесплатно или за символическую плату);
• существует разветвленная сеть организаций, которые занимаются внедрением и сопровождением данной программы.