Информационные технологии и их влияние на деятельность организации. 3

     КУРСОВАЯ  РАБОТА

     по  дисциплине «Теория  организации»

     на  тему:

     Информационные  технологии и их влияние  на деятельность организации 
 
 
 
 
 
 
 

     Оглавление

     Введение…………………………………………………………………….3

     Глава 1 Место информационных технологий в информационных системах……………………………………………………………………………4

1. Информационные системы: определение, структура, взаимосвязь с информационными технологиями…………………………………….4 
2. Информационные технологии: определение, значение, история развития………………………………………………………………....9

     Глава 2 Внедрение основных видов информационных технологий в организацию и их влияние на деятельность организации ................................15

     2.1 ИТ автоматизации офиса……………………………………………..15

     2.2 ИТ поддержки принятия решения………………………………….. 19

     2.3 ИТ экспертных систем………………………………………………. 26

     Глава 3 Перспективы развития и проблемы внедрения информационных технологий…………………………………………………..31

     3.1 Перспективы развития ИТ……………………………………………31

     3.2 Проблемы внедрения ИТ и информационная безопасность……….34

     Заключение………………………………………………………………..38

     Список  использованных источников……………………………………39 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     На  сегодняшний день информационные технологии – перспективная и динамично  развивающаяся отрасль. Интерес к этой отрасли возрастает день ото дня. Информационные технологии используются повсеместно: в быту, на производстве, в малых, средних и крупных компаниях. Научные исследования играют ведущую роль в создании информационных технологий, поэтому каждое открытие, сделанное в той или иной прикладной науке, открывает новые горизонты в развитии информационных технологий.

     Актуальность  данной темы заключается в том, что в наши дни информационные технологии находят широкое применение в организациях и позволяют значительно упростить некоторые виды деятельности, ускорить процесс принятия решений, сэкономить время и деньги. Поэтому современные менеджеры, идущие в ногу со временем, заинтересованы в развитии и внедрении информационных технологий в свои фирмы.  Развитие информационных технологий идет не первый год, и еще будет продолжаться длительный период, что так же подчеркивает актуальность выбранной темы.

     Целью данной работы является изучение информационных технологий и их влияния на деятельность организации.

     Основные  задачи:

      - рассмотреть понятие информационных технологий, их взаимосвязь с информационными системами;

     - рассмотреть основные виды внедряемых информационных технологий;

     - выявить тенденции развития и проблемы внедрения информационных технологий в организации.  
 
 

     Глава 1 Место информационных технологий в информационных системах 

1. Информационные системы: определение, структура,  классификация в организационном управлении

     Говоря  об информационных технологиях, нельзя обойти стороной такое явление, как  информационная система.  Понятия  «информационная технология» и  «информационная система» тесно  взаимосвязаны друг с другом, однако, это не одно и то же, между ними есть различия. Поэтому в этом разделе  будут рассмотрены основные характеристики информационных систем. Ниже представлено наиболее общее, широкое определение информационной системы.

           Информационная система  – это совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная  для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией. Так же в достаточно широком смысле трактует понятие информационной системы  Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств» [1].

     На  сегодняшний день под влиянием процессов  глобализации все больше и больше возникает компаний, представляющих собой сложные организационные  системы. Компоненты таких систем всегда находятся во взаимодействии как  друг с другом, так и с внешней  средой.

     Рыночная  экономика приводит к возрастанию  объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное  управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы.

     Главным условием обеспечения максимальной экономической эффективности от внедрения информационных технологий в сферу организационного управления является соблюдение принципа системного подхода, обеспечивающего учет всего  многообразия факторов, так или иначе  влияющих на реализацию информационных технологий. Воплощением этого принципа является создание информационной системы (ИС) объекта управления [6].

     Информационная  система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических  средств и специалистов, предназначенная  для обработки информации и принятия управленческих решений.

     Информационная  система управления должна решать текущие  задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета  и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем  вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым  дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и  сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д. [10].

     На  рисунке 1 представлена структура информационной системы предприятия.

     Рисунок 1 – информационная система предприятия 

     Рисунок 1 доказывает взаимосвязь информационных систем и информационных технологий. Исходя из схемы, изображенной на рисунке, мы видим, что информационная система  включает в себя информационные технологии, это более широкое понятие, возникшее  в результате развития и широкого применения информационных технологий.

     Информационная  технология является процессом, состоящим  из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над  данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

     Информационная  система является средой, составляющими  элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические  и программные средства связи  и т.д. Основная цель информационной системы - организация хранения и  передачи информации. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации [19].

     Информационные  системы управления позволяют:

- повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

- обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

- добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

- согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

- за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

     Классификация информационных систем управления зависит  от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его  организации, степени автоматизации  управления.

     Основными классификационными признаками автоматизированных информационных систем являются:

     - уровень в системе государственного управления;

     - область функционирования экономического объекта;

     - виды процессов управления;

     - степень автоматизации информационных процессов.

     Рассмотрим  более подробно 3 признака классификации: по области функционирования экономического объекта, видам процессов управления и степени автоматизации информационных процессов.

     Классификация по области функционирования экономического объекта ориентирована на производственно-хозяйственную  деятельность предприятий и организаций  различного типа. К ним относятся  автоматизированные информационные системы  промышленности и сельского хозяйства, транспорта, связи, банковские информационные системы и др. [10].

     По  видам процессов управления информационные системы  делятся на:

     - информационные системы управления  технологическими процессами.   Они предназначены для автоматизации  различных технологических процессов  (гибкие технологические процессы, энергетика и т. д.);

     - информационные системы управления  организационно-технологическими процессами - представляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые  сочетают в себе ИС управления  технологическими процессами и  ИС управления предприятиями; 

     - информационные системы организационного  управления, которые предназначены  для автоматизации функций управленческого  персонала. Учитывая наиболее  широкое применение и разнообразие  этого класса систем, часто различные  информационные системы понимаются  именно в этом толковании. К  этому классу ИС относятся  информационные системы управления  как промышленными фирмами, так  и непромышленными экономическими  объектами — предприятиями сферы  обслуживания. Основными функциями  таких систем являются оперативный  контроль и регулирование, оперативный  учет и анализ, перспективное  и оперативное планирование, бухгалтерский  учет, управление сбытом и снабжением  и решение других экономических  и организационных задач;

     - интегрированные информационные  системы предназначены для автоматизации  всех функций управления фирмой  и охватывают весь цикл функционирования  экономического объекта: начиная  от научно-исследовательских работ,  проектирования, изготовления, выпуска  и сбыта продукции, анализа  эксплуатации изделия;

     - корпоративные информационные системы  используются для автоматизации  всех функций управления фирмой  или корпорацией, имеющей территориальную  разобщенность между подразделениями,  филиалами, отделениями, офисами  и т. д. ;

     - информационные системы научных исследований обеспечивают решение научно-исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.

     - обучающие информационные системы  используются для подготовки  специалистов в системе образования,  при переподготовке и повышении  квалификации работников различных отраслей экономики.

     По  степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на:

     - ручные информационные системы,  которые характеризуются отсутствием  современных технических средств  обработки информации и выполнением  всех операций человеком по  заранее разработанным методикам. 

     - автоматизированные информационные  системы — человеко-машинные  системы, обеспечивающие автоматизированный  сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих  решений в организациях различного  типа.

     - автоматические информационные  системы характеризуются выполнением  всех операций по обработке  информации автоматически, без  участия человека, но оставляют  за человеком контрольные функции [10].  
 

2. Понятие, назначение и эволюция информационных технологий

     Информация  является одним из ценнейших ресурсов общества, наряду с такими традиционными  материальными видами ресурсов, как  нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки  по аналогии с процессами переработки  материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо  следующее определение.

     Информационная  технология (ИТ) - совокупность средств  и методов сбора, обработки и  передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

     Цель  информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком  и принятия на его основе решения  по выполнению какого-либо действия.

     Практическое  приложение методов и средств  обработки данных может быть различным, поэтому целесообразно выделить глобальную, базовые и конкретные информационные технологии.

     Глобальная  информационная технология включает модели, методы и средства, формализующие  и позволяющие использовать информационные ресурсы общества.

     Базовая информационная технология предназначена  для определенной области применения (производство, научные исследования, обучение и т.д.).

     Техническими  средствами производства информации являются аппаратное, программное и математическое обеспечение процесса. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а  для большей четкости можно его  конкретизировать, назвав программным  инструментарием информационной технологии.

     Инструментарий  информационной технологии - один или  несколько взаимосвязанных программных  продуктов для определенного  типа компьютера, технология работы в  котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

     В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных  продуктов для персонального  компьютера: текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные  таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д. [25]. 

     Выделяют  следующие виды информационных технологий:

     - информационная технология обработки  данных;

     - информационная технология управления;

     - информационная технология поддержки  принятия решений;

     - информационная технология экспертных  систем[10].

     Более подробно о видах информационных технологий будет рассмотрено в  главе 2 данной работы.

     Перейдем  к эволюции информационных технологий. Существует несколько подходов к рассмотрению эволюции информационных технологий, поэтому выделяют несколько признаков, по которым формируются этапы развития информационных технологий. 

     Рассмотрим  первый признак деления – по видам  инструментария технологии.

     Начальный этап в эволюции информационных технологий – ручная сборка и обработка информации или «ручная» технология. Началом  его можно считать возникновение  письменности. Как только человек  научился записывать издаваемые звуки, появилась необходимость фиксировать  и систематизировать отображаемую информацию. Инструментами являются стеки, перья, чернила, карандаши, простейшие счетные устройства, например счеты. Средствами передачи данных служат почта, курьеры, а в некоторых регионах и бой барабанов, слышимый жителями соседних племен. Этот период продолжался  до второй половины XIX в.

     Второй  этап – этап «механической» технологии. Он возник в  начале XIX века вместе с  изобретением пишущей машинки, телеграфа  и телефона.  На данном этапе предоставление информации стало происходить в  более удобной форме. Структура  предприятия терпит изменения, возникает  необходимость включения новых  звеньев. Появляются специалисты, владеющие  навыками, не доступными для большинства  населения. Примером таких специалистов могут служить машинистки. 

     Третий  этап проходит в 40 - 60-е гг. XX в. Он получил название «электрическая» технология, инструментарий которой составляли: большие ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны.

     Создание  «электронной» технологии характеризует 4 этап, берущий начало в 70-х гг. Основным инструментарием становятся большие  ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые  системы (ИПС), оснащенные широким спектром базовых и специализированных программных  комплексов. Центр тяжести технологии еще более смещается на формирование содержательной стороны информации для управленческой среды различных  сфер общественной жизни, особенно на организацию аналитической работы. Множество объективных и субъективных факторов не позволили решить стоящие  перед новой концепцией информационной технологии поставленные задачи. Однако был приобретен опыт формирования содержательной стороны управленческой информации и подготовлена профессиональная, психологическая  и социальная база для перехода на новый этап развития технологии [18].

     С середины 80-х годов формируется 5-й  этап, получивший название "компьютерная" технология, основным инструментарием  которой является персональный компьютер  с широким спектром стандартных  программных продуктов разного  назначения. На этом этапе происходит процесс персонализации АСУ, который  проявляется в создании систем поддержки  принятия решений определенными  специалистами. Подобные системы имеют  встроенные элементы анализа и интеллекта для разных уровней управления, реализуются  на персональном компьютере и используют телекоммуникации. В связи с переходом  на микропроцессорную базу существенным изменениям подвергаются и технические  средства бытового, культурного и  прочего назначений. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети.

     Другие  признаки деления, по которым выделяют развитие информационных технологий, например,  такие как задач  и процессов обработки информации, проблемы, стоящие на пути информатизации общества, связаны, в основном, с появлением ЭВМ и персональных компьютеров. Однако на одном признаке деления нужно остановиться более подробно - признак по преимуществу, которое приносит компьютерная технология. С помощью этого признака можно проследить, насколько информационные технологии облегчили процесс обработки информации и насколько важный вклад они внесли в функционирование организаций.

     Ниже  представлены основные этапы развития информационных технологий, основывающихся на признаке по преимуществу, которое приносит компьютерная технология.

     1-й  этап (с начала 60-х гг.) характеризуется  довольно эффективной обработкой  информации при выполнении рутинных  операций с ориентацией на  централизованное коллективное  использование ресурсов вычислительных  центров. Основным критерием оценки  эффективности создаваемых информационных  систем была разница между  затраченными на разработку и  сэкономленными в результате  внедрения средствами. Основной  проблемой на этом этапе была  психологическая - плохое взаимодействие  пользователей, для которых создавались  информационные системы, и разработчиков  из-за различия их взглядов  и понимания решаемых проблем.  Как следствие этой проблемы, создавались системы, которые  пользователи плохо воспринимали  и, несмотря на их достаточно  большие возможности, не использовали  в полной мере.

           2-й этап (с середины 70-х гг.) связан с появлением  персональных компьютеров. Изменился  подход к созданию информационных  систем - ориентация смещается в  сторону индивидуального пользователя  для поддержки принимаемых им  решений. Пользователь заинтересован  в проводимой разработке, налаживается  контакт с разработчиком, возникает  взаимопонимание обеих групп  специалистов. На этом этапе используется  как централизованная обработка  данных, характерная для первого  этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

     3-й  этап (с начала 90-х гг.) связан с  понятием анализа стратегических  преимуществ в бизнесе и основан  на достижениях телекоммуникационной  технологии распредеґленной обработки  информации. Информационные системы  имеют своей целью не просто  увеличение эффективности обработки  данных и помощь управленцу. Соответствующие  информационные технологии должны  помочь организации выстоять  в конкурентной борьбе и получить  преимущество[14].  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2 Внедрение основных видов информационных технологий в организацию и их влияние на деятельность организации

     2.1 Информационные технологии автоматизации офиса

     Основная  цель автоматизации офисной деятельности — повышение эффективности управления компанией, обеспечение отлаженной работы всех служб офиса. Автоматизация  офиса приводит к:

     - созданию качественно нового  уровня управления;

     - обеспечению максимальной прозрачности  деловых процессов;

     - повышению контроля реализации  деловых процессов;

     - сокращению временных и организационных  затрат на осуществление того  или иного бизнес-процесса;

     - унификации и упорядочиванию  организации бизнес-процессов. 

     Автоматизированный  офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в организации не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением [6] .

     Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

     Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями  и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют  повысить производительность труда  секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться  с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования  автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами  решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

     В настоящее время известно несколько  десятков программных продуктов  для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса. К ним относят: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники. Ниже рассмотрены основные компоненты информационных технологий автоматизации офиса.