Информационные технологии и информационные системы в управлении

Введение

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический  прогресс чрезвычайно ускорили темпы  внедрения во все сферы социально-экономической  жизни российского общества последних  достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания. Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две революции: в информационных технологиях и в бизнесе, взаимно помогая друг другу

 В данной  работе рассматривается влияние современных информационных технологий на организацию и методы менеджмента, здесь сделан упор на основные способы эффективного управления при помощи информационных технологий.

Целью данного исследования является исследование сущности, специфики и современного состояния информационного обеспечения в управлении организациями и разработка способов интеграции информационного обеспечения в управленческую деятельность, как важнейшего фактора повышения эффективности управления.

Достижение  поставленной цели возможно через решение  следующих задач:

1. Раскрыть сущность  и основные направления информационного  обеспечения организаций.

2. Определить  место информационного обеспечения  в управлении.

3. Проанализировать  основные виды систем автоматизации управления.

4. Изучить тенденции развития информационных технологий.

Объектом диссертационного исследования является информационное обеспечение управленческой деятельности организаций.

Предмет исследования - современное состояние, проблемы информационного обеспечения управленческой деятельности, способы интеграции информационного обеспечения в управленческую практику, как условие повышения эффективности деятельности организаций.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, трех глав, девяти подглав, заключения и списка использованной литературы.

При проведении данного исследования были использованы работы таких авторов, как: Акулов В.Б., Рудаков М.Н. Теория организации: Учебное пособие. Петрозаводск: ПетрГУ, 2002;  Герасимова Л.Н. Информационное обеспечение маркетинга Издательство: Маркетинг, 2004;  Прокушева А. П., Т. Ф. Липатникова, Информационные технологии в коммерческой деятельности Издательство: Маркетинг, 2001;  Ананькина Е.А., Данилочкин С. В. "Контроллинг как инструмент управления предприятием" - М.: Аудит, изд. " Юнити ", 1998;  Гаранин М.В., В.И. Журавлев, С.В. Кунегин Системы и сети передачи информации Издательство: Экзамен, 2003.

1. Информационные технологии и информационные системы в управлении

  1.1 Сущность информационного обеспечения и его классификация

Различные информационно-технические  новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства. При внедрении информационных технологий в организацию управления следует разработать последовательность действий, для принятия правильного решения. (Рисунок 1)

                      Рисунок 1 - Последовательность действий

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение. [24]

Процесс передачи и получения  информации представлен на схеме (Рисунок 2) Это простая схема передачи информации в одном направлении.

                  Рисунок 2 - Схема передачи данных

Рассмотрим, связь  между информационными системами  и  информационными технологиями.

Управление  – важнейшая функция, без которой  немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории). [30]

Систему, реализующую  функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление  связано с обменом информацией  между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Таким образом любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

 Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений. [30]

Автоматизированная  информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений. 

Информационные  технологии классифицируются по:

• Степени охвата задач  управления – электронная обработка данных, автоматизация функций управления, электронный офис;
• Способу реализации в ИС – традиционные, новые ИС;
• По классу реализуемых тех. операций – работа с текстовым редактором, работа с табличным процессором,  работа с СУБД, работа с графическим редактором;
• По типу пользовательского интерфейса – пакетные, диалоговые, сетевые;
• По способу построения сети – локальные, многоуровневые, распределенные;
• По обслуживаемым предметным областям – бухгалтерский учет, налоговая, страховая, банковская деятельности. [8]

По источникам поступления информацию можно разделить  на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства. Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой – с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них – техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Понимать информационные системы – это не означает быть грамотным в использовании компьютеров, менеджер должен более широко понимать сущность организации, управления и технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой окружающей среде.

1.2 Потенциальные потребители IT – решений

С точки зрения использования информационных технологий, практически всю совокупность представленных на рынке компаний можно разделить на четыре категории, в которых:

• в процессе развития внедрены различные, не связанные между собой системы для учета и управления предприятием по отдельным направлениям деятельности, таким, как продажи, закупки, склад, бухгалтерия, персонал и т.д.;
• внедрена интегрированная информационная система, разработанная «под заказ» и включающая в себя компоненты из перечисленного списка возможных модулей, но не соответствующая современному уровню и требованиям постоянно появляющихся новых стандартов;
• практически не используются информационные технологии (за исключением бухгалтерии) в управлении процессами и ресурсами;
• была предпринята попытка внедрить промышленную систему, характеристики которой соответствуют требованиям одного из принятых стандартов (MRP, MRPII, ERP и т.д.), но результат внедрения - неудовлетворительный.

Есть еще  две категории, но представляющие их компании, скорее всего, уже не являются потенциальными потребителями новых решений. Одни из них - это те, которые уже сделали свой выбор и находятся в процессе его реализации, другие - в которых успешно внедрена какая либо из известных ERP-систем (В России, к сожалению, их почти нет, однако в условиях кризиса необходимость их внедрения резко возросла). [15]

Несмотря на достаточно высокий уровень предложения  и потенциально высокий уровень  спроса, лишь немногие топ-менеджеры решаются на проведение такого рода изменений:

• менеджеры, у которых уже работают какие-либо информационные системы, стоят перед дилеммой: либо потратить немалую сумму на «интегрированное решение», эффект от которого далеко не очевиден, и при этом выбросить на свалку «старые добрые» программы, которые, не соответствуют современному уровню реализации, но проверены временем и «работают»; либо оставить все как есть, и забыть про современные концепции ERP, e-business и прочие достижения в области менеджмента и, соответственно, потерять определенные конкурентные преимущества.
• менеджеры компаний, в которых до сих пор, в лучшем случае, автоматизирована лишь работа бухгалтерии - вообще плохо представляют технологию внедрения IT-решений и объемы требуемых ресурсов.
• наконец, менеджеры, которые уже приобрели опыт неудачного внедрения одной из известных систем, имеют особое мнение на этот счет, и представляется достаточно сложной задачей найти доводы и аргументы, которые заставили бы их поверить в возможность успешного проведения изменений и повторить попытку. [4]

Всего же выделяют 6 групп заинтересованных лиц:

• высшее руководство, которое должно управлять ИТ. как стратегическим потенциалом предприятия;

• специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

• менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

• менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:

• поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

• собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере. В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. [17]

1.3 Технология информационной деятельности

 Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

- организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

- отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

- внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий. [31]

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления. Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

- создания самих вычислительных машин;

- создания для них программного обеспечения;

- подготовленности среды применения.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации. [27]

Пользование банками  данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем. Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

Об автоматизации  деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно  и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

• оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;
• жесткий контроль над деятельностью дочерних предприятий;
• настраиваемую систему разработки отчетной документации;
• переход на новые технологии и методы работы;
• улучшение условий труда;
• и гибкость управления. [14]

2 Анализ информационных  технологий и информационного  обеспечения предприятия

2.1 Критерии  выбора и проблема выбора информационных систем

Сталкиваясь с  потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что. Объективно оценивая вероятность самостоятельной разработки современной системы управления, можно смело сказать, что она равна нулю. Российским разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, они несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии, они только пытаются двинуться в направлении производства, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учетом. То, что разработано или разрабатывается сейчас на российских предприятиях, является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс.

 Если предприятие решило ориентироваться на готовые системы - то ему нужно решить, с кем ему работать, какую систему выбрать - с российскими разработчиками или с поставщиков готовых систем ведущих западных производителей.

Для российского  пользователя выбор таких систем ограничен. Не так уж много западных фирм вышли на российский рынок. Реально  это SAP, Computer Associates, BAAN и ISF. Попытки выйти  делали ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA и QAD. Причем реальные внедрения имеются только у продуктов SAP и Computer Associates. Кроме того, различные системы предназначены для разных предприятий. Одни, такие как SAP или CA-Masterpiece, ориентированы на корпоративный рынок, другие, как BAAN или MK Enterprise (ранее MANMAN/X) на рынок промышленных предприятий или компаний. [23]

Систему стоит  выбирать по следующим критериям:

• по функциональным возможностям - под функциональными возможностями системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже существуют или только планируются к внедрению в организации. Например, если целью организации является снижение финансовых потерь за счет уменьшения брака, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса контроля качества. Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций.
• по совокупной стоимости владения - под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период ее жизненного цикла.  Необходимо четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и  сумму всех прямых и косвенных затрат;
• по перспективе развития - Перспективы развития закладываются в систему поставщиком системы и  комплексом стандартов, которым она удовлетворяет. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке.
• по техническим характеристикам. К техническим характеристикам относятся: масштабируемость, архитектура системы, - средства защиты от технических нападений, - способность к восстановлению и др.;
• по минимизации рисков - под риском обычно понимается некая вероятность того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, так и долгосрочная и постоянная утечка средств. Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности и решение модифицируется определенным образом. [26]

2.2 Анализ систем  автоматизации управления

В условиях кризиса  данный подход актуален как никогда. В условиях кризиса предприятия заинтересованы в их жестком контроле. В последнее время заказчики обращаются к нам с тем, чтобы автоматизировать именно эти процессы. Для этого в некоторых компаниях существуют специальные решения: модули «Платежный календарь», «Управление бюджетом», «Финансовый анализ». Самой выгодной системой в такой ситуации становится система Галактика ERP — наличие необходимого функционала при более низкой стоимости владения, чем у конкурентов, а также оперативная реакция на происходящие у заказчиков перемены. [19]

Существует  несколько типов систем автоматизации  управления.

1. Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов предприятия. Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга по целевому назначению: сюда можно отнести как бухгалтерские, так и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы имеют много общих черт:

• невысокая требовательность  к выделяемым ресурсам. Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД, однако могут эксплуатироваться и на небольших предприятиях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков.

• подразумевается, что пользователь может приобрести, установить и начать эксплуатацию самостоятельно, однако разработчики стараются делать программы с как можно более широкими возможностями, что позволяет интегрировать такие системы с другими системами этого и более высокого классов.

2. Системы среднего уровня. Появление систем среднего уровня обусловлено потребностью в программном продукте с более широкими возможностями, нежели системы начального уровня. Таким образом, некоторые производители на основе современных способов и средств разработки создали готовые решения для довольно широкого круга потребностей предприятия. В состав таких систем обычно входят следующие подсистемы:

• бухгалтерский учет
• управление производством
• материально-техническое снабжение и сбыт
• планирование
• производство.

Несмотря на способность таких систем вести  учет практически по всем направлениям деятельности предприятия, некоторые  подсистемы реализованы в них в весьма усеченном виде. Тем не менее, количество различных параметров настройки у такой системы достигает значительного числа, что приводит потребителя к неспособности самостоятельно установить продукт. Зачастую, большую часть стоимости программного продукта среднего уровня составляют услуги по установке и настройке системы, сервисное обслуживание. Дороговизна таких систем делает их недоступными для небольших фирм. Немаловажным минусом подобной системы является то, что успех внедрения системы среднего уровня во многом зависит от качества выполнения анализа деятельности предприятия.

3. Системы высшего класса. Современные версии систем высшего уровня обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами организации. Количество различных параметров настроек достигает десятков тысяч. Однако одновременно возрастает и стоимость внедрения подобной системы.

Следует также  учитывать следующий набор минусов, возникающих при введении в строй подобной системы:

• может потребоваться привлечение внешних консультантов, что приведет к значительному росту затрат;
• внедрение сложной системы зачастую требует некоторой реорганизации деятельности;
• необходимо наличие специального подразделения, которое бы перенастраивало систему под требования бизнеса.

С другой стороны, руководители организации и ее персонал получают великолепный инструмент, позволяющий  планировать и управлять производством. [9]

2.3 Анализ функциональных изменений в сфере IT

Рассмотренные изменения требований к группам  интересов в сфере ИТ обусловлены  динамикой развития предприятий  и внешней среды. Основные аспекты  этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем.

Ориентация  на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому  росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно. [29]

Использование ИТ призвано нивелировать организационную  сложность предприятия. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых в свою очередь постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.

Ранее на предприятиях устанавливались мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас вопрос стоит о том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.

Уже давно отпала необходимость рассматривать ИТ как средство обработки данных. С помощью этой технологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема "информационных перегрузок" требует массивных средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных интерфейсах и сжатии внутрифирменной и внешней информации, а также о трансфере совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.

Быстрое развитие сетей локальных систем с сверхрегиональной  и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных "виртуальных предприятий" относятся к задачам информационного менеджмента, так же как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но ирациональном распределении знаний. [10]

Кроме того, организация  должны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для  ИТ аспекты. Примером может служить  вопрос о технологическом и хозяйственном значении системы "Интернет". Именно на информационно-технологической службе лежит ответственность за создание здесь платформы, на которой станет возможной квалифицированная психологическая подготовка персонала, включая общефирменный менеджмент.