Информационные технологии в экономике. 8

СОДЕРЖАНИЕ

Техническое  задание ……………………………………………………………3

Введение …………………………………………………………………………..5

1.Разработка  базы данных первичного документа…………….………………..7

1.1.Логическая  схема базы данных первичного  документа ………………..…7

1.2. Таблицы  БД ПД………………………………………………………….…..7

1.3.Управляющие  формы БД ПД……………………………………………….14

1.4.Макросы БД ПД……………………………………………………………..15

1.5. Запросы, формы и отчеты БД ПД………………………………………....15

2.Анализ БД ПД …………………………………………………………………17

2.1.Анализ целостности  БД ПД………………………………………………..17

2.2.Анализ быстродействия  и зависимости объектов………………………..19

2.3.Анализ соответствия  логической схемы БД ПД ТЗ………………………21

Заключение……………………………………………………………………...23

Литература……………………………………………………………………….24

Приложение………………………………………………………………………25

ТЕХНИЧЕСКОЕ  ЗАДАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты – идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

В настоящей работе в качестве инструмента построения базы данных использован Microsoft Access. С самого начала эту СУБД отличала простота использования в сочетании с широкими возможностями по разработке законченных приложений. СУБД Access является системой управления базами данных реляционного типа. Данные хранятся в такой базе в виде таблиц, строки (записи) которых состоят из наборов полей определенных типов. С каждой таблицей могут быть связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Таблицы могут иметь однотипные поля (столбцы), и это позволяет устанавливать между ними связи, выполнять операции реляционной алгебры. Типичными операциями над базами данных являются определение, создание и удаление таблиц, модификация определений (структур, схем) существующих таблиц, поиск данных в таблицах по определенным критериям (выполнение запросов), создание отчетов о содержимом базы данных.

В  данной курсовой работе поставлена цель разработки базы данных первичного документа «Рапорт о работе строительной машины (механизма)».

Данный документ является существенным для первичного учета в строительной отрасли, т.к.  отражает фактический материал о работе широкого спектра строительных машин (механизмов), занятых в процессе строительно-монтажных работ (бульдозеров,  экскаваторов, погрузчиков, автобетоносмесителей, сваебойных установок и.т.д).  Работа данных машин занимает значительный объем в составе строительно-монтажных работ,  поэтом отражаемые в рапорте данные (как по объему выполненных  машиной работ,   так и  по объему израсходованного горючего и по объему отработанных машинистом часов (в том числе, подлежащих дополнительной оплате – ночных, сверхурочных,  праздничных),  имеют существенное значение для бухгалтерского учета в организациях строительной отрасли.

Для выполнения цели курсовой работы должны быть выполнены следующие задачи:

1. Изучение типовой формы рапорта строительной машины (механизма), предусмотренной Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997г. № 78
2. Разработка спецификаций таблиц базы данных,  предназначенной для формирования данного первичного документа.
3. Разработка  логической схемы базы  данных.
4. Разработка форм базы данных  для создания  данного первичного документа,  запросов и отчета для формирования данного документа.
5. Анализ разработанной базы данных.
6. Оценка эффективности управления с использованием базы данных

1.РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ ПЕРВИЧНОГО  ДОКУМЕНТА

1.1.Логическая схема базы данных  первичного документа 

Логическое проектирование представляет собой необходимый этап при создании БД. Основной задачей логического проектирования является разработка логической схемы,  ориентированной на выбранную систему управления базами данных. Процесс логического проектирования состоит из следующих этапов:

1).Выбор  конкретной СУБД;

2).Отображение  концептуальной схемы на логическую  схему.

В качестве базы данных  для создания первичного документа «Рапорт о работе строительной машины (механизма)» выбрана Microsoft Office Access 2007.

Логическую схему базы данных  отразим на рис.1.

1.2. Таблицы БД ПД

Вторая фаза анализа предметной области состоит в выборе информационных объектов, задании необходимых свойств для каждого объекта, выявлении связей между объектами, определении ограничений, накладываемых на информационные объекты, типы связей между ним, характеристики информационных объектов.

При выборе информационных объектов необходимо ответить на ряд вопросов:

1. На какие таблицы можно разбить данные, подлежащие хранению в БД?
2. Какое имя можно присвоить каждой таблице?
3. Какие наиболее интересные характеристики (с точки зрения пользователя) можно выделить?
4. Какие имена можно присвоить выбранным характеристикам?

СУБД позволяет задавать типы данных и способы их хранения. Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, электронные таблицы). Можно задавать также форматы хранения предоставления этих данных при выводе на экран или печать.

 Ядро базы  данных Microsoft Access управляет данными, которые содержатся в таблицах, находящихся в базе данных.

В базу данных Microsoft Access входят такие компоненты, как: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, страницы и модули.

Таблица – это набор данных по конкретной теме. Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями).

В нашем случае предполагается создать следующие таблицы,  отражающие как данные для заполнения реквизитов разрабатываемого первичного документа,  так и непосредственно структуру оригинал-макета рапорта строительной машины (механизма),  создаваемого в базе данных.

Таблица 1

Организации

Таблица 2

Объекты

Таблица 3

Виды работ

Таблица 4

Этапы работ

Таблица 5

Машины

Таблица 6

Горючее

Таблица 7

Персонал

Таблица 8

Простои

   В  таблицах  9-12  отражены реквизиты оригинал-макета  разрабатываемого первичного документа.

Таблица 9

Рапорт (шапка первичного документа)

Таблица 10

Рапорт по дням

Таблица 11

Рапорт по машинистам

Таблица 12

Отработано по дням

1.3.Управляющие формы БД ПД

В качестве управляющих  форм базы данных  запроектирована главная кнопочная форма базы данных,  меню справочников запрос форм для заполнения рапорта и формирования готовой формы

1.4.Макросы БД ПД

Макрос — это средство для автоматизации задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления. Например, при добавлении командной кнопки в форму событие кнопки OnClick связывается с макросом, который содержит команды, выполняемые при каждом нажатии кнопки.

В приложении Access макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд для выполнения. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без необходимости написания кода в модуле Visual Basic для приложений (VBA). Макросы обеспечивают выполнение части команд, доступных в VBA, и для большинства пользователей создание макроса оказывается проще, нежели написание кода VBA.

            При разработке базы данных  первичного документа «Рапорт  строительной машины (механизма)»  макросы не применялись.

1.5. Запросы, формы и рапорты БД ПД

На данном этапе разработки  базы данных необходимо проанализировать запросы пользователей, выбрать информационные объекты и их характеристики и на основе анализа структурировать предметную область.

База данных  предполагает создание форм для заполнения документов.

Включенные в данную базу формы можно разделить на две группы:

-формы для  заполнения, просмотра и корректировки  справочников,  создаваемых  с  целью формирования первичного  документа «Рапорт строительной  машины» (таких как Объекты,  Этапы  работ, Машины, Персонал, Простои и  т.д.),

-формы для  формирования непосредственно разрабатываемого  первичного документа «Рапорт  строительной машины (механизма)»,  состоящей из главной формы (шапка  документа)  и подчиненных форм (отчет по дням, отчет по машинистам,  отработано по дням).

Формы для заполнения, просмотра и корректировки справочников могут быть вызваны из стартовой (главной кнопочной)  формы базы данных  по кнопке справочники,  вызывающей меню форм для работы со справочниками.

Форма для создания Рапорта строительной машины может быть инициирована из стартовой (главной кнопочной)  формы базы данных  по кнопке Рапорт.

Разрабатываемая база данных  ориентирована на цель создания конкретного первичного документа  «Рапорт строительной машины (механизма),  поэтому включенные в состав базы запросы («Рапорт Запрос»  и «Рапорт по машинисту Запрос»)   не являются запросами для конечного пользователя разрабатываемой системы (бухгалтера,  прораба и т.п.), а выполняют служебные функции при создании отчета «Отчет по номеру рапорта».

Отчет базы данных «Отчет по номеру рапорта» может быть вызван по кнопке  Отчет по номеру рапорта главной кнопочной форме.  Данный  отчет позволяет отразить на мониторе конкретный рапорт.  Если при инициации кнопки «Отчет по номеру рапорта» не будет задан номер рапорта,  будут отражены все имеющиеся в базе данных рапорты в порядке возрастания номеров.

Скриншоты  форм,  запросов  и отчета приведены в  Приложении.

2.АНАЛИЗ БД ПД 

2.1.Анализ целостности БД ПД

При проектировании БД необходимо создать наиболее эффективную структуру данных. Признаками эффективности структуры БД считаются:

1). Обеспечение  быстрого доступа к данным  в таблицах.

2). Исключение  ненужного повторения данных, которое  может явиться причиной ошибок  при вводе и нерационального  использования дискового пространства  компьютера.

3). Обеспечение  целостности данных таким образом, чтобы при изменении одних  объектов автоматически происходило  соответствующее изменение других, связанных с ними объектов.

Чтобы информация, хранящаяся в базе данных, была однозначной и непротиворечивой, в реляционной модели устанавливаются некоторые ограничительные условия. Ограничительные условия - это правила, определяющие возможные значения данных. Они обеспечивают логическую основу для поддержания корректных значений данных в базе. Такие ограничения целостности позволяют свести к минимуму ошибки, возникающие при обновлении и обработке данных.

Важнейшими ограничениями целостности данных являются:

-  категорийная  целостность,

- ссылочная  целостность.

Ограничение категорийной целостности заключается в следующем.

Ни одна строка не может быть занесена в базу данных до тех пор, пока не будут определены все атрибуты ее первичного ключа. Это правило называется правилом категорийной целостности и кратко формулируется следующим образом: никакой атрибут первичного ключа строки не может быть пустым.

         Ссылочная целостность отражает  следующее.

Если две таблицы связаны между собой, то внешний ключ таблицы должен содержать только значения, уже имеющиеся среди значений ключа, по которому осуществляется связь. Если корректность значений внешних ключей не контролируется СУБД, то может нарушиться ссылочная целостность данных. Например, в данной базе имеются п две связанные таблицы «Рапорт»  и «Рапорт по дням», которые связаны по полю Номер рапорта. Если удалить из таблицы Рапорт строку, имеющую хотя бы одну связанную с ней строку в таблице Рапорт по дням, то это приведет к тому, что в таблице Рапорт по дням останутся записи работах, не относящихся ни к одному рапорту. Ограничения категорийной и ссылочной целостности поддерживаются СУБД  Access. Для соблюдения целостности таблицы достаточно гарантировать отсутствие в любой таблице полей с одним и тем же значением первичного ключа.

Критерии целостности:

1) Каждой записи  основной (главной, родительской) таблицы  соответствует нуль или более  записей дополнительной (подчинённой, дочерней) таблицы.

2) В дополнительной  таблице нет записей, которые  не имеют родительских записей  в основной таблице.

3) Каждая запись  дополнительной таблицы имеет  только одну родительскую запись  основной таблицы.

При обновлении ссылающегося отношения (при вводе новых кортежей или модификации значения внешнего ключа в существующих кортежах) достаточно следить за тем, чтобы не появлялись некорректные значения внешнего ключа. А при удалении кортежа из отношения, на которое имеется ссылка, можно использовать один из трех подходов, обеспечивающих ссылочную целостность:

- запрещается  производить удаление кортежа, на  который существуют ссылки, нужно  сначала либо удалить ссылающиеся  кортежи, либо соответствующим образом  изменить значения их внешнего  ключа;