Информация как ресурс менеджера

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра организации и управления  
  

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине: Менеджмент

на тему: Информация как ресурс менеджера 

Студентка: Волк Светлана Васильевна

4 курс ФМ, ЗФО,  группа РКП-2  
 

Руководитель:      Лаврова Елена Валентиновна  
  
  
  
  
  
  
 
 
 
 
 

МИНСК 2010 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение……………………………………………………………………3

1.Потребность  информации……………………………………………….5

2 Анализ предприятия ОАО "МАЗ……………………………………….10"

2.1 Организационно-экономические характеристики предприятия

ОАО "МАЗ"………………………………………………………………………………10

2.2 Управление информацией на  предприятии ОАО "МАЗ…………….13

Заключение…………………………………………………………………..24

Список использованных источников………………………………………27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ

     Инфopмaция - этo cвeдeния oб oкpyжaющeм миpe (oбъeктax, явлeнияx, coбытияx, пpoцeccax и т.д.), кoтopыe yмeньшaют имeющyюcя cтeпeнь нeoпpeдeлeннocти, нeпoлнoты знaний, oтчyждeнныe oт иx coздaтeля и cтaвшиe cooбщeниями (выpaжeнными нa oпpeдeлeннoм языкe в видe знaкoв, в тoм чиcлe и зaпиcaнными нa мaтepиaльнoм нocитeлe), кoтopыe мoжнo вocпpoизвoдить пyтeм пepeдaчи ycтным, пиcьмeнным или дpyгим cпocoбoм (c пoмoщью ycлoвныx cигнaлoв, тexничecкиx cpeдcтв, вычиcлитeльныx средств и т.д.)

     Нaм  интepecнa yпpaвлeнчecкaя и экoнoмичecкaя  инфopмaция. Инфopмaция oблaдaeт cлeдyющими cвoйcтвaми: дocтoвepнocть и пoлнoтa; цeннocть и aктyaльнocть; яcнocть и понятность.

     Цeннocть инфopмaции зaвиcит oт тoгo, кaкиe зaдaчи peшaютcя c ee пoмoщью. Актyaльнyю инфopмaцию вaжнo имeть пpи paбoтe в пocтoяннo мeняющиxcя ycлoвияx. Еcли цeннaя и aктyaльнaя инфopмaция выpaжeнa нeпoнятными cлoвaми, oнa мoжeт быть бecпoлeзнoй. Инфopмaция cтaнoвитcя яcнoй и пoнятнoй, ecли oнa выpaжeнa языкoм, нa котором говорят те, кому предназначена эта информация.

     Инфopмaция, кoтopaя oбcлyживaeт пpoцeccы пpoизвoдcтвa, pacпpeдeлeния, oбмeнa и пoтpeблeния мaтepиaльныx блaг и oбecпeчивaeт peшeниe зaдaч opгaнизaциoннo-экoнoмичecкoгo yпpaвлeния нapoдным xoзяйcтвoм и eгo звeньями, нaзывaeтcя управленческой.

     Управление  без информации невозможно. Без обладания  ею, без прочных и глубоких знаний затруднительно ориентироваться в окружающем мире и принимать обоснованные управленческие решения.

     Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении. Обладание ими помогает руководителю ориентироваться в обстановке и принимать правильные решения. Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления, переработки и осмысления информации.

     Владение  информацией означает обладание  реальной властью – ведь нехватка информации, как впрочем и избыток  ненужной, дезориентирует любую хозяйственную  деятельность. Без информации невозможна совместная работа.

     Каждый  руководитель компании хотел бы иметь дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий важнейшее организация внутренних и внешних связей (коммуникаций). 
         Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует , руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание. 
Коммуникации рассматриваются как явление и как процесс. Как явление коммуникации представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организационных форм. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности отношений между людьми. 
            Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные это сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения, результаты мыслительной деятельности. А часть данных, несущих в себе новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного решения, является управленческой информацией. 
             Управленческая информация должна, в свою очередь, рационально собираться и использоваться. Именно вопрос эффективности использования информации в деятельности организации и описывается законом информированности упорядоченности. 
         Исследования показывают, что от 50 до 90 % рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящей в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и пр. И это – жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейшие условие развития любой организации.

     Существует  прямая связь между информированность  и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой в 7 случаях  из 10, а в плохо информированные  – только в 4. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.ПОТРЕБНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ

       Потребность в управленческой  информации определяются содержанием  решаемых задач; пониманием и  людьми; уровнем опыта и образование  последних – чем они выше, тем  меньше сотрудники и нуждаются  в дополнительной информации.

     Информацию  можно рассматривать с разных точек зрения:

     -по  месту возникновения она бывает  внешней и внутренней;

     - по направлению  движения -  входной и исходящей;

     - по содержанию – экономической,  правовой, технической и пр.;

     - по возможностям применения выделяют одноцелевую информацию, позволяющую решить только одну проблему, и многоцелевую, пригодную для нескольких различных;

     - по назначению информация может  быть оперативной, которая служит  для корректировки деятельности  организации, и отчетной, предназначенной для анализа итогов её деятельности;

     -по  возможности закрепления и хранения  выделяют нефиксированную информацию, которая содержится некоторая  время в памяти людей, а затем  постепенно забывается, и фиксируемую  на носителях, хранящуюся практически бесконечно (свидетельством этому являются наскальные надписи и рисунки). На сегодняшней день существует такие носители как вещественные, магнитные электронные.

     - по роли в управлении информация  подразделяется на основную, необходимую  для разработки важнейших решений, и вспомогательную, самостоятельного значения не имеющую;

     - по степени готовности для  использования информация бывает  первичной, исходной (совокупность  несистематизированных данных, полученных  непосредственно из их источника  и содержащих много лишнего, ненужного) и конечной производной, дающей принимать обоснованные управленческие решения);

     - по степени значимости информация  подразделяется на важную и  желательную, без которой можно  обойтись (об итогах работы, внутренней  жизни и т.п.)

     - по полноте охвата объекта выделяют частичную информацию, которая может использоваться лишь вместе с другой, и комплексную, содержащую всесторонние сведения о нем, что позволяет принимать любые решения;

     - по степени применения информация  бывает универсальной (пригодна для решения любых проблем); функциональной – для родственных; индивидуализированная – содержит сведения только о данной проблеме;

     - по степени надежности различают  достоверную и вероятную информация. Характер последней может быть  обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения, поскольку, например, имеющиеся методы не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при их передаче, заведомым распространением изначально  ложных сведений;

     - по способам распространения информация бывает устной, письменной и комбинированной. Нужно иметь в  виду, что форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие на людей. С этой точки зрения, например, устная, как правило, эффективнее письменной.

     Управленческая информация – совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в её окружении.

     Управленческая  информация различается по месту  возникновения, направлению движения, содержанию возможности применения, назначению, возможности закрепления, носителям, роли в управлении, степени готовности для использования, важности, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

     Сообщение. Это информация, которую источник передает получателю. Большинство сообщений  передается в вербальной (словесной) форме, но сообщение может быть и невербальным (жесты, мимика, графические изображения). Идея, которую хочет отправитель передать, кодируется, т.е. преобразуется в слова, жесты, интонацию. Кодирование превращает идею в сообщение.

     Канал. Это средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю. Общеизвестные каналы- передача речи и письменных материалов, электронная почта, видеоленты и т.д. Важно правильно выбрать канал. Чтобы обмен информацией был эффективным, канал должен соответствовать идее, зародившейся на первом этапе, быть совместимым с типом символов, используемых для кодирования.

     Примеры неправильного выбора руководителя каналов:

     а) Руководитель хочет указать подчиненному на его плохую работу, допускаемые  им ошибки и нарушения и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или посылает ему записку. Понятно, что по этим каналам передать идею о серьезности нарушений подчиненному не удастся. Здесь следует выбрать другие каналы, как официальное письмо или совещание.

     б) Руководитель желает отметить особые достижения подчиненного  и направляет ему служебную записку. В этом случае эффективными каналами будут другие: разговор с подчиненным, а затем официальное письмо с выражением благодарности.

     Получатель. Лицо, которому предназначена информация. Ради получателя и происходит коммуникация. Получатель декорирует сообщение. Декорирование- это перевод символов отправителя в мысли получателя. Есть символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то он будет знать, что именно имел в виду отправитель. Если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель, обмен информацией эффективен. Это и есть обратная связь.

     Обратная  связь. Это реакция получателя на сообщение источника, а также источником реакции получателя на сообщение. Обратная связь делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Чем активнее используется в коммуникационном процессе обратная связь, тем он эффективнее.

     Положительная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут. Отрицательная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут не был.

     Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к  объекту управления, и наоборот, без правильного понимания и получаемой информации управленческая работа невозможна. В менеджменте коммуникации- это обмен информацией между людьми.

     Рисунок 1 Коммуникационный процесс.

     Коммуникационный  процесс можно разделить также  на составляющие его взаимосвязанные этапы. Они таковы:

1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декорирование.

      На каждом этапе из этапов  процесса смысл может быть  искажен или даже полностью  утрачен.Причины искажения могут  быть самыми разными и варьировать от языка 9в вербальном и невербальном оформлении) до различной в восприятии, а также в организационном статусе между руководителем и подчиненными.

        Менеджер должен стремиться к  упорядочению коммуникаций с  точки зрения их регламентации:

• кто кому дает информацию;
• какого содержания;
• в какой форме
• по какому каналу связи;
• с каким эффектом.

     Коммуникации  в организации делятся на формальные и неформальные (официальные) и неформальные.

     Формальные  коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляется по формальным каналам. Среди формальных коммуникаций выделяют:

     Вертикальные, когда информация перемещается с  одного уровня иерархии на другой;

     Горизонтальные  между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности и различных подразделений.

       Вертикальные  коммуникации, в свою очередь подразделяются на: восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней  на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую менеджерам для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

       Нисходящие, осуществляются сверху вниз.Этот тип  коммуникации непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

       Неформальные  коммуникации не следуют общим правилам данной организации и происходят по неформальным каналам, которые существуют в силу личных отношений между членами организации.

       В организационных коммуникациях  могут быть преграды, снижающие их эффективность. Под эффективностью коммуникаций понимают быстроту прохождения информации до адресата и сохранение её адекватности. Это могут мешать:

       1) информационные перегрузки (преграды  из-за большого объема информации, неумение менеджера отбирать  действительно нужную и важную  информацию).

       2) неудовлетворительная структура организации (если структура организации неоправданно усложнена, то информация как бы «запутывается» при прохождении по ней, искажается, или неправильно трактуется).

       3) неудовлетворительный кадровый  состав.

       4) неудовлетворительный способ организации власти и распределения задач.

       5)конфликты  между разными группами и подразделениями.

       Каковы  же способы преодоления преград?

       Это:

       -регулирование  информационных потоков. Именно  это направление вызвало необходимость  создания на предприятии системы информационного менеджмента, что в свою очередь повлекло создание системы knowledge- менеджмента (управление знаниями);

       -управленческие  действия. Они включают в себя  планирование, организацию, мотивацию,  контроль;

       -системы  обратной связи. Если они не  отработаны, то теряется смысл в самом коммуникационном процессе;

       -системы  сбора предложений. Это могут  быть анонимные ящики и звонки;

       -информационные  бюллетени, публикации и видеозаписи  организации; 

       -современные  информационные технологии. Оснащение  предприятий персональными компьютерами, а также это электронная почта, Интернет, видеоконференции и т.п.

       Несколько слов о проблеме слухов в организации.

       Проблема  слухов связана с существованием неформальных коммуникаций.

       Слухами называется любая информация, которая получена по неофициальным каналам коммуникации. Слухи возникают, если сотрудники испытывают недостаток информации, предоставляемой по каналам формальных коммуникаций, если информация поставляется нерегулярно, с запозданием.

       Типичная  информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

• предстоящие сокращения работников;
• новые меры по наказаниям за опоздание;
• изменения в структуре организации;
• грядущие перемещения и повышения;
• подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;
• кто кому назначает свидания после работы.

     Существует  две точки зрения, каким образом  свести к минимуму эти слухи:

     -распространение  максимально возможной информации  через каналы формальной коммуникации;

     -поощрение  сетей неформальных коммуникаций  и включение менеджеров в эти сети для обратной связи.

     На  коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. Руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных  отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять  
 
 
 
 
 
 

     2.АНАЛИЗ  ПРЕДПРИЯТИЯ ОАО «МАЗ»

2.1 Организационно-экономические характеристики предприятия

     ОАО "МАЗ"

     Открытое акционерное общество «Минский автомобильный завод» является одним из главных экспортеров Республики Беларусь и одним из ведущих предприятий автомобильной промышленности. Деятельность предприятия по реализации продукции направлена в основном на зарубежные рынки.

     Минский автомобильный завод (МАЗ) является государственным предприятием и  находится в ведении Министерства промышленности Республики Беларусь.

     Завод является самостоятельным хозяйствующим субъектом с правом юридического лица и осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом предприятия, входит в качестве головного предприятия в состав ПО «БелавтоМАЗ».

     В настоящее время МАЗ - крупнейшее предприятие Республики Беларусь по выпуску автомобильной техники. Гамма выпускаемых автомобилей включает седельные и бортовые магистральные автопоезда колесных формул 4х2, 4х4, 6х4, 6х6 самосвалы, лесовозы, шасси под комплектацию в количестве 25 моделей. Кроме того, заводом выпускаются прицепы и полуприцепы к грузовым автомобилям порядка 10 моделей и прицепы к легковым автомобилям 2-х моделей.

     Наряду  с автомобильной техникой, завод  выпускает запасные части к ней, готовые узлы, детали и заготовки по межзаводской кооперации, специальное технологическое оборудование, инструмент, товары народного потребления, оказывает услуги населению и сторонним организациям.

     Начиная с 1993 года, заводом освоен выпуск автобусов для городских и междугородних перевозок по лицензии немецкой фирмы "Неоплан".

     Научно-исследовательский  сектор завода объединяет 4  конструкторско-технологических  подразделения, экспериментальный  цех, ряд центральных заводских  лабораторий. Свыше 500 специалистов завода, среди которых 2 доктора и 9 кандидатов наук, непосредственно участвуют в проведении исследований, самостоятельно решают ряд научно-технических проблем.

     Завод тесно сотрудничает и с большой  наукой. Специалисты завода поддерживают связи с 50 научными организациями  РБ и стран СНГ. Наибольший объем  научных исследований на хоздоговорной основе выполняется с институтами Академии наук Беларуси и Политехнической академией.

     Минский автомобильный завод имеет у  себя все виды действующих производств, свойственные современным крупным  машиностроительным заводам. Среди  них литейное, кузнечное, прессовое, сварочное, механообрабатывающее, термическое, окрасочное,  сборочное,  инструментальное  и  собственное  станкостроительное производства. Больше всех снизило объем литейное производство из-за снижения поставок литья.

     Уровень механизации и автоматизации рабочих мест составляет около 84 %. Вместе с тем следует отметить большой удельный вес оборудования со сроком службы свыше 10 лет. Он составляет более 38 % от общего состава установленного оборудования.

     Несмотря  на непростую экономическую ситуацию, вызванную общими для всей республики проблемами, завод продолжает уделять серьезное внимание социальному развитию коллектива. Продолжается строительство жилья, снята с повестки дня проблема бытовых помещений на заводе.

     Основной  стратегической целью Минского автомобильного завода на ближайшие годы  является  повышение  конкурентоспособности продукции  и  увеличение объемов  реализации выпускаемой заводом автотранспортной техники.

       Экспортные  возможности велики, но не раскрыты до конца. Каждый год разрабатывается экспортная программа предприятия, составляемая планово-экономическим отделом. Она основывается на производственном плане, информации о действующих контрактах, на данных о поставках за предыдущий год, а также на полученных (наиболее реально выполнимых) запросах. Выполнение поставленного плана зависит от изменения экономической обстановки как в стране-экспортере, так и странах-импортерах, от политической ситуации.

       Планово-экономический  отдел разрабатывает общий план экспорта, основываясь на производственной программе; экспортный отдел разбивает составленный план по странам; начальник экспортного отдела распределяет контракты по инженерам; инженеры - по конкретным фирмам.

     Цены  по экспортируемой продукции устанавливаются  исходя из существующей рыночной конъюнктуры. Определение цен идет по затратному методу (отправной точкой служит себестоимость изготовления продукции). Расчет себестоимости проводит Отдел маркетинга и цен. В начале года рассчитываются плановые показатели (исходя из данных за истекший год), а затем ежемесячно производится перерасчет (отличия факта от плана могут достигать 10-20%).

     Заключение  экспортной сделки сопровождается подписанием  контракта купли- продажи после  проведения переговоров, позволяющих  уточнить все точки зрения, устранить сомнения и противоречия на основе согласованного всеми сторонами окончательного  варианта всех позиций  контракта.

     При подготовке к переговорам специалисты  подготавливают необходимые справочные материалы, четко сформулированные доказательства, сгруппированные по проблемам перечни вопросов.

     Выясняют  информацию об особенностях индивидуальных качеств партнеров, особенности  их характера, личные наклонности, национальные особенности.

     До  ведения переговоров подготавливаются узловые вопросы, намечается кто и в какое время их будет задавать, продумываются вопросы контрагентов и ответы на них, распределяются обязанности по работе на переговорах, назначается секретарь.

     Умело проведенные переговоры позволяют  добиться максимально возможного экономического эффекта.

     С каждым из клиентов заключается контракт, представляющий собой договор в  письменной форме, фиксирующий коммерческие отношения между сторонами, являющимися  субъектами разных стран. В контракте  отражены права и обязанности  сторон, состоящие из договорных условий, порядка их выполнения и ответственности. Контракт составлен на двух языках.

       Контракт состоит из следующих  разделов: преамбула, предмет контракта,  цена и общая сумма контракта,  сроки поставки, качество товара, упаковка и маркировка, сдача и приемка товаров, платежи, рекламации, ответственность сторон, арбитраж, форс-мажор, другие условия, сведения о регистрации, юридические адреса и подписи сторон.

     Содержание  разделов соответствует общепринятым правилам и стандартам. В преамбуле указан номер контракта, дата и место заключения и определение сторон, заключивших сделку. Предмет контракта определяет условия поставки, количество и стоимость приобретаемого товара. Описание товара (с технической точки зрения, цены, ассортимент) указывается в прилагаемой спецификации. Указывается, что товар приобретается с целью вывоза его за пределы РБ. В разделе “цена и общая сумма контракта” оговаривается валюта платежа (Евро) и общая сумма контракта (включая упаковку и маркировку). Сроки поставки  товара согласовываются дополнительно в спецификации сторонами на каждую партию подшипников. Датой поставки считается дата коносамента. Оговаривается возможность досрочной поставки с условиями принятия и оплаты её со стороны покупателя. Извещение покупателя о готовности товара к отгрузке производится по факсу. По взаимному согласию сторон условия поставки могут быть пересмотрены. При этом все условия поставки и отгрузки, сокращения или ссылки должны соответствовать “Инкотермс”, издание 2000г. Качество товара должно соответствовать сертификату качества или техническим требованиям, которые являются неотъемлемой частью контракта. Упаковка и маркировка должна обеспечивать сохранность груза. Упаковка производится в соответствии с техническими условиями. Маркировка производится несмываемой краской и на английском языке указывается: тип подшипника, количество штук, вес брутто и нетто и другие реквизиты, заранее оговоренные продавцом и покупателем.