Информация как ресурс менеджмента предприятия

Реферат

 

Курсовая работа состоит из 40 страниц, 8 рисунков, 1 таблицы и 19 использованных источников.

Перечень ключевых слов: информация, система управления, информационные потоки, ресурс управления, информационные системы, управленческий процесс, программное обеспечение.

Объект исследования – информационно–управляющие системы  и технологии ОАО «Элегант».

Цель курсовой работы – раскрыть информацию как  ресурс системы управления предприятия.

В работе применялись  следующие методы исследования: общенаучный  метод, методы статистического и структурно- функционального анализа - группировки, сравнения, обобщения.

Методической  основой ее выполнения явились труды  отечественных и зарубежных авторов  в области менеджмента, периодические  издания.

Проведенная оценка экономической эффективности внедрения проекта, учитывающего современные потребности всех групп потребителей, дает представление о предполагаемых затратах и доходах, рентабельности и сроках окупаемости подобных проектов.

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………….. 4

1 Информация как ресурс и продукт системы управления……………………. 6

1.1 Понятие информации, и ее виды в системе управления…………………...6

1.2 Информационная система и информационные технологии как средства информационного менеджмента ………………………………………………...8

2 Анализ информационных потоков в ОАО «Элегант»……………………… 16

2.1 Общая характеристика предприятия………………………………………. 16

2.2 Структура управления на предприятии, ее анализ………………………... 18

2.3 Анализ информационных потоков в ОАО «Элегант»……………………. 21

3 Предложения по совершенствованию процесса передачи и обработки информации в ОАО «Элегант»………………………………………………….26

3.1 Проблемы, связанные с информацией, используемой на предприятии… 26

3.2 Предложения по совершенствованию процесса передачи и обработки информации в ОАО «Элегант»………………………………………………….30

3.3 Расчетно-аналитическое обоснование предложений по совершенствованию процесса передачи и обработки информации в ОАО «Элегант»……………..34                                                                                                         

Заключение………………………………………………………………………. 38

Список использованных источников…………………………………………... 40

Приложение  А

Приложение  Б

Приложение  В

Приложение  Г

Приложение  Д

Приложение  Е

Приложение  Ж

 

Введение

 

В сегодняшней  социально-экономической и политической ситуации на этапе формирования информационного общества на первый план выходит информация, передача новых знаний, технических и научных идей. При этом возникает необходимость централизовать поставляемые информационные ресурсы.

Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно  возрастает, что связано с изменениями  социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области  техники и технологии, результатами научных исследований.

В XXI веке в конкурентной борьбе выигрывает тот, кто быстрее  завладел наиболее полной и достоверной  информацией. В связи с быстрым  ростом потребности общества в информации она стала превращаться в важнейший  стратегический ресурс производственной и коммерческой деятельности. Бурное развитие информационных технологий и создание информационного общество привели к тому, что информация стала использоваться и для управления деятельностью организации.

Информация  выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних, в значительной степени, зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и отдельными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Актуальность  темы исследования. Процессы глобализации развития мировой экономики и информатизации мирового сообщества предъявляют к действующим хозяйствующим субъектам всё более повышенные требования к их информированности в вопросах рынка, движения фондов, продвижения производимой продукции и услуг. В связи с этим, вопросы информированного обеспечения предпринимательской деятельности, наряду с налогообложением и законодательной базой, занимают ведущее место среди неотложных проблем развития бизнеса России.

Степень разработанности  проблемы. Нужно отметить, что данная тема ещё не исследована достаточно глубоко, хотя некоторые авторы, такие как профессор, доктор технических наук Костров А.В., специалисты в области управления информационными ресурсами Симонов Ю. Ф., Бормотов В. В., Бакут П.А. и некоторые другие, в своих статьях и научных трудах сделали попытку проанализировать бизнес информацию как объект управления.

Итак, проблемой  данного исследование является информация как ресурс менеджмента предприятия.

Решение данной проблемы предполагает решение следующих задач:

- дать определение информации и ее видам в процессе управления;

- охарактеризовать информационную систему и информационные технологии как средства информационного менеджмента;

- провести анализ информационных потоков в ОАО «Элегант»

- обозначить предложения по совершенствованию процесса передачи и обработки информации на данном предприятии.

Предмет исследования - процесс принятия управленческого  решения.

В процессе рассмотрения данной темы нами были использованы следующие  методы: теоретический анализ литературы и вторичных данных; сравнительный метод.

Исследование  информации как ресурса управления на предприятии имеет практическое значение для моделирования эффективной  современной системы управления в организации.

1. Информация как ресурс и продукт системы управления

 

1.1 Понятие информации, и ее виды в системе управления

 

В информационном обществе акцент внимания и значимости смещается с традиционных видов  ресурсов на информационный ресурс, который, хотя всегда существовал, не рассматривался ни как экономическая, ни как иная категория; никто специально не говорил о нём и тем более не вводил никаких определений.

Одним из ключевых понятий при информатизации общества стало понятие «информационные ресурсы», толкование и обсуждение которого велось с того момента, когда начали говорить о переходе к информационному обществу. Этому вопросу посвящено довольно много публикаций, в которых отразились и разные мнения и определения, и разные научные школы, рассматривающие эти понятия.

Информация  – это внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации.

Если рассматривать  организацию как систему, то для  нее можно выделить следующие  виды информации[3, 14]:

1) входящая информация (поступающая из внешней среды) – ресурс системы;

2) исходящая информация – продукт системы.

Помимо этого, в каждой организации функционирует  масса информации в процессе ее преобразования из ресурса в продукт.

Информация  перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. [7, 415].

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается  в коммуникациях по восходящей. Например, банковский служащий может заметить, что новая ЭВМ иногда заставляет клиента ждать на несколько минут  дольше, чем прежде, поскольку машина периодически “занята” или отключается.

Таким образом, наиболее ярким примером движения информации по вертикали являются отношения  руководитель – подчиненный.

Кроме отношений  руководитель-подчиненный в организации  существуют отношения руководитель – рабочая группа. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Организации состоят  из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно  назвать каналом распространения  слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа “только между нами”[10, 159].

Обмен информацией между двумя или более людьми представляет собой коммуникационный процесс.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение  понимания информации, являющейся предметом  обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента[12, 528].

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение  и использовать канал для его  передачи таким образом, чтобы обе  стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование[1, 115].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Информационная система и информационные технологии как средства информационного менеджмента

 

В управленческой практике информационная система или  система информационного обеспечения  – это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.

В настоящее  время известно два подхода к  разработке системы обработки информации[18, 162]:

1. Функциональный подход.

Каждое подразделение  фирмы самостоятельно организует и  осуществляет операции по приобретению и обработке информации. Этот подход строится на том убеждении, что процесс подготовки и обработки информации неотделим от процессов производства и управления. Системы обработки информации, построенные на основе этого подхода, называются организационно-функциональными или линейно-функциональными.

Система имеет  свои «минусы»:

• Организационно-функциональные системы приводят к значительному дублированию информации;
• В проблемных ситуациях, которые требуют оперативного решения, информационная система не проявляет значительной гибкости;

- На управленческие структуры и каналы связи ложится значительная нагрузка.

- Между функциональными подразделениями отсутствуют горизонтальные связи и это затрудняет и увеличивает по времени процесс передачи и анализа информации[19, 250].

2. Системный подход.

Процессы сбора, обработки и передачи информации обособлены от процессов производства и управления. Процесс управления делится на работы творческие и работы технические. Отсюда происходит выделение  в особую группу технических работников аппарата управления.

Выявлены свои «плюсы»[9, 162]:

• Позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче информации пользователям. В качестве пользователей выступают руководители.
• Возможность многократного использования информации.
• Системы обработки информации, построенные на основе этого подхода, называются интегрированными. Любая интегрированная система включает три основных компонента:
• Банк данных;
• Подсистема планирования – обеспечивает все управленческие звенья информацией, которая необходима для корректировки и использования долгосрочных планов.
• Подсистема слежения – направлена на то, чтобы обеспечить управленческие звенья информацией о том, в какой мере фактическое состояние объекта соответствует запланированному.

Информационная система состоит из определённых компонентов:

• Компонент высококвалифицированных работников. Этот компонент включает инженерно-технический персонал, обслуживающий персонал, руководителей всех управленческих звеньев и уровней;
• Информационные ресурсы, используемые в управленческой деятельности;
• Материальные ресурсы – носители информации, технические средства сбора, обработки, хранения, передачи информации.
• Каналы циркулирования информации[5, 140].

Информационная  система – человеко-машинная система. Основные её показатели:

Данная система  характеризуется техническими показателями, по которым можно судить о её качестве (объём основных массивов информации, пропускная способность информационных каналов, способность хранения информации, быстродействие, надёжность).

Важное значение для обеспечения работы системы  имеет человеческий фактор. Именно человек обеспечивает окончательный  выбор. Человек – это и самый  надёжный и самый ненадёжный элемент  системы обработки информации.

Информационные  системы могут быть квалифицированы по различным признакам[6, 136]:

• Централизованные (например, интегрированная информационная система);
• Децентрализованные (организационно-функциональные).
• Комплексные (обеспечивают весь спектр информационных действий);
• Локальные (обеспечивают отдельные направления информационных потребностей фирмы).

Информационные  системы должны соответствовать  ряду требований:

• достоверность и точность информации;
• своевременность получения информации;
• полнота информации;
• полезность информации.

Эффективная СЛУВИ, в которой используется регламентированная информация, должны дополняться свободным обменом информации, то есть в данном случае имеется в виду свободное и относительно неупорядоченное распространение информации. Формальные информационные каналы должны быть дополнены каналом неформальных сообщений (канал распространения слухов)[2, 18].

В деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным, не всегда является искажённой. Наиболее высокий  уровень точности у слухов в отношении  непротиворечивой информации о самой фирме. В то же время данный уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и целенаправленно.

С помощью слухов информация передаётся гораздо быстрее, чем по каналам формальных сообщений;

Доведение сообщения  до заинтересованных лиц гарантировано;

Распространение информации в виде слухов построено  по принципу обратной связи. Поэтому  руководители имеют возможность  получить сведения о реакции коллектива на осуществляемые ими действия. Следовательно, руководители могут внести коррективы. Благодаря этому, руководители зачастую намеренно вводят в коллектив интересующие их сведения.

Опыт зарубежных специалистов показывает, что при  создании СЛУВИ возможны определённые проблемы. Эти проблемы носят типичный характер.

Различные службы, составляющие СЛУВИ, находятся на разном уровне: организационном и техническом.

Каждая из систем СЛУВИ успешно развивается и  функционирует в том случае, если она постоянно взаимодействует с внешней инфраструктурой. Уровень развития элементов инфраструктуры не всегда соответствует предъявляемым организации требованиям.

Отсутствие  строго разработанной теории управления информационного ресурса приводит к[8, 304]:

Руководители  организации не всегда адекватно  понимают значение информационной деятельности в целом и обеспечивающих её служб.

Препятствие тому, чтобы можно было сопоставить  результаты работы системы обработки  информации фирмы в целом и  отдельных подразделений этой системы.

Ключевым моментом всей СЛУВИ является обеспечение  свободы доступа к информации. То есть это возможность использования  информации, находящейся в распоряжении одного подразделения сотрудниками другого подразделения.

Сотрудники  каждого подразделения, выявляя информацию, затрачивают определённые силы и средства.

Нужно учитывать, что руководителя не очень охотно раскрывают источники получения  информации, а свобода доступа  предполагает и знание источников. Руководители подразделений в этом случае лишаются заинтересованности в том, чтобы поддерживать свои источники в рабочем состоянии.

Нарушение сложившейся  практики получения информации через  дополнительные источники может  привести к тому, что руководство  фирмы лишится возможности получать объективную информацию.

По мнению современных  специалистов, избегать перечисленных  проблем или уменьшить их влияние  можно в том случае, если СЛУВИ  будет создаваться при участии  всех руководителей организации  и при их взаимном согласии.

Переходя к  рассмотрению технологий информационной деятельности, определим, что же такое технология.

Технология  – это совокупность производственных процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.

При организации  сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные виды информационных технологий[14, 189]:

• cбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для агрегирования данных;
• получение сводного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.

Технология  информационной деятельности предполагает использование и создание различных  видов записей, пакетов прикладных программ и т.д[15, 104].

• Создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится технологическая документация, научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы:

Стратегические  отчётные показатели, а также текстовая  информация, которая характеризует  текущее состояние фирмы и  перспективы её развития;

Предложения и  рекомендации по вопросам совершенствования  управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.

• Использование форм в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Формы могут содержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации и перечень фактологической информации.

В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет  выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований.

Заполненные формы  хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Здесь как создание, так и распечатка новых форм. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.

• Формирование базы данных. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При создании базы данных должен быть решён ряд вопросов:

- Система хранения и обновления данных;

- Вопрос об основной увязке данных;

- Вопрос о возможности проведения сравнения хранения в базе данных.

Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. Базы данных должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание базы данных – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.

• Создание пакетов прикладных программ. Квалифицированное принятие управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной информационной системы – необходимое условие. Создание автоматизированной информационной системы – изменение методов и принципов работы:
• Принцип новых задач. Перекладывает на компьютерную технику приёмы управления. Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и приёмами техники.
• Принцип системного подхода. Цели и критерии деятельности фирмы, а также системы её обработки информации должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру.
• Принцип непрерывного подхода.
• Принцип автоматизации документооборота.
• Принцип единой информационной базы. В ней информация накапливается и обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого. Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные дублирования информации и возможность разночтения.

Вышеперечисленные факторы активизируют процесс дальнейшего  внедрения, развития и использования  современных автоматизированных технологий, а также способствует повышению  эффективности удовлетворения информационных запросов. [11, 181].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Анализ информационных потоков в ОАО «Элегант»

 

2.1 Общая характеристика предприятия

 

В качестве практического  примера для раскрытия нашей  темы рассмотрим предприятие г. Краснодара, относящееся к швейной промышленности – «Элегант», открытое акционерное общество, юридическое лицо.

ОАО «Элегант» начинает свою историю с 1936 года. 12 июня в здании настоящей Областной Филармонии была открыта швейная фабрика № 5 по производству мужского и женского ассортимента.

1941 год — образование Швейной Фабрики имени А. М. Горького, расположившейся на ул. Радищева, 39.

1966 год — создание Краснодарской швейной фирмы в результате объединения Швейной фабрики им. Горького, Швейного завода № 8, Барышской швейной фабрики.

1975 год — преобразование Краснодарской швейной фирмы в Краснодарское производственное швейное объединение, специализировавшееся на выпуске мужских костюмов, пиджаков, брюк.

1983 год — открытие фирменного магазина «Элегант» по продаже изделий фабрики: мужских костюмов, школьной формы для мальчиков, женских утепленных пальто, курток.

1993 год — преобразование Государственного предприятия Краснодарская швейная фабрика им. Горького в Акционерное общество открытого типа «Промышленно-торговая швейная фирма «Элегант».

Сегодня «Элегант» – крупнейшее в Краснодарском крае предприятие, занимающее одну из лидирующих позиций среди производителей мужской одежды. Фирма «Элегант» создает широкий спектр моделей современной классики, рассматривая сбалансированное сочетание цены и качества как приоритетное направление при удовлетворении потребностей своих покупателей. ОАО «Элегант» дорожит доверием своих клиентов, всегда открыты для новых тенденций рынка и стараются идти в ногу со временем.

В настоящее  время ОАО «Элегант» специализируется на пошиве верхней одежды и является крупнейшим производителем мужских костюмов в азиатской части России.

В настоящее  время ассортимент продукции  достаточно велик. Мужской ассортимент  включает: костюмы тройки, пальто, куртки, сорочки, брюки, пиджаки, жилеты, галстуки, кашне, кепи, бабочки – все это  из различных видов материала.

Женский ассортимент  составляют: зимние, утепленные, демисезонные пальто, жакеты, блузки, юбки, шляпы. Детский  ассортимент по разнообразию не уступает взрослому. Освоен курточно-плащевой ассортимент. Также имеется и побочное производство: тапочки комнатные, рукавицы, валики малярные, мешки для мусора. Принимаются спец. заказы.

Мисси организации: «Мы будем стараться обеспечить полное удовлетворение потребностей покупателей, ведь именно для них мы и работаем; будем работать во благо наших акционеров, доверившим нам свой капитал; во благо наших сотрудников, честно и преданно работающих на нашем предприятии; во благо всего общества».

Цели:

• Завоевание новых рынков;
• Снижение издержек производства по сравнению с основными конкурентами;
• Увеличение ежегодного объема продаж;
• Повышение качества продукции;
• Удовлетворение потребностей в одежде наших клиентов.