ВВЕДЕНИЕ

     На  предприятии постоянно происходит смена форм учета средств с  товарной на денежную и обратно. Обеспечение  сохранности хозяйственных ресурсов, их рационального и экономического использования, предотвращение непроизводственных расходов сырьевых, топливных и других материальных ценностей являются одними из актуальнейших проблем развития, как отдельных предприятий, так и социально-экономического развития общества. А одним из наиболее важных средств контроля над сохранностью хозяйственных средств является инвентаризация.

     Только  при сравнении документации с  реальным наличием материальных ценностей  можно определить правильно ли ведется  бухгалтерский учет и отчетность. Поэтому предприятия всех организационно-правовых форм и видов деятельности обязаны  в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. 

     С переходом на рыночные отношения, появлением собственников (учредителей) имущества, изменился подход к проведению инвентаризации. К инвентаризации следует подходить как к одному из методов средств контроля над сохранностью собственности, в которую вложены денежные средства акционеров. Поэтому формальный подход к проведению инвентаризации, когда данные бухгалтерского учета при любых обстоятельствах зачастую соответствовали фактическому наличию, уже не устраивает собственников этого имущества. Собственнику необходимо знать фактическое наличие имущества, его техническое состояние для определения способности приносить доход в будущем.

     Целью работы является получение общего представления  об инвентаризации. Основными задачами являются определение значения, целей  и задач инвентаризации, рассмотрение её видов, общая характеристика процедуры  проведения инвентаризации.

1. Общая характеристика инвентаризации

     Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны  проводить своевременную и качественную инвентаризацию основных средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов и финансовых обязательств организации, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

     Существует  множество определений понятия  инвентаризация.

     Термин  «инвентаризация» происходит от латинского слова «инвентарь» (лат. inventarium - роспись, опись) и означает опись имущества (вещественных ценностей и расчетов).

     Однако  в настоящее время в организациях возникли другие новые объекты бухгалтерского учета, которые не имеют натурально-вещественной формы, но подлежат также инвентаризации. К ним относятся нематериальные активы. Поэтому инвентаризация в современных условиях имеет иной смысл, так как инвентаризации подвергаются не только вещественные ценности и расчеты, но и такие новые объекты бухгалтерского учета как: нематериальные активы, ценные бумаги, финансовые вложения в паи, займы, уставные капиталы других организаций и др.¹

     Инвентаризация — это способ бухгалтерского учета, представляющий собой регламентную процедуру периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации, производимую для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

     Инвентаризация  - это документы, оформленные в соответствии с предъявленными к ним требованиями, обеспечивающие систематический контроль за состоянием и изменением хозяйственных средств (активов) и источников их формирования.

     Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления. 

     Инвентаризации  подлежит все имущество организации  независимо от его местонахождения  и все виды финансовых обязательств.

     Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

     Инвентаризация  имущества производится по его местонахождению  и материально ответственному лицу.

1. Цели и задачи инвентаризации

     Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.²

     В тех организациях где, эта работа проведена на должном уровне, реальность показателей баланса, как правило, не вызывает ни каких сомнений. Если же инвентаризация не проводится или ей не уделяется должного внимания, показатели баланса по отдельным его статьям бывают не реальны.

     Сущность  инвентаризации состоит в том, что  в наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентаризации данные наличия  хозяйственных средств фиксируется  в инвентаризационных описях и сличительных ведомостях сводятся с данными бухгалтерского учета с целью установления (выявления) недостач или излишков средств.

     Инвентаризации  подвергаются также дебиторские  и кредиторские задолженности организации  с целью установления их достоверности. При помощи инвентаризации устанавливают состояние и правильность оценки имущества в бухгалтерском учете и отчетности, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц. Практика показывает, что в отдельных организациях инвентаризацией охватываются не все имущественные ценности.

     Задачи  инвентаризации³:

• выявление фактического наличия основных средств, товарно-

материальных  ценностей и денежных средств, а также объемов незавершенного производства в натуре;

• контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных

средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

• выявления товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, и устаревших морально;
• выявление сверхнормативных и не используемых материальных

ценностей (так называемых «неликвидов») с  целью последующей реализации;

• реальности стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассах, на расчетном и других счетах в учреждениях банков, денежных средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;
• проверка резерва предстоящих расходов и платежей и других статей баланса.

     В.П. Астахов наряду с этими задачами выделяет и другие⁴:

• Установление отдельных наименований товарно-материальных

ценностей, не соответствующих своим потребительским  качествам согласно государственным  стандартам и техническим условиям:

• выявление неходовых, залежавшихся и неиспользуемых видов

имущества;

• подтверждение реальности оценки отдельных статей баланса;
• проверка обоснованности подбора материально-ответственных лиц и заключения с ними договора о полной материальной ответственности;
• проверка условий хранения производственных запасов в соответствии с их физическими характеристиками;
• установление состояния складского и весоизмерительного хозяйства.

     Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.⁵

     Проведение  инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при

преобразовании  государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи

имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ и

нормативными  актами Министерства Финансов Российской Федерации.⁶

2. Виды инвентаризации

     В основу классификации инвентаризаций положены два признака: полнота охвата ценностей, назначение и характер проверки.

     В зависимости от полноты охвата ценностей  инвентаризации подразделяются на полные, частичные, выборочные и сплошные.

     Полная  инвентаризация - это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Она проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и распространяется на все без исключения материальные ценности и денежные средства, расчеты и другие статьи баланса.

     Частичной инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов и охватывает какой-либо один вид имущества предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе.

     Выборочная  инвентаризация касается только части определенного вида имущества предприятия. Она может проводиться по переоценивающимся материальным ценностям. Выборочные инвентаризации снижают трудоемкость контрольных работ и позволяют сократить время проведения этих работ. Однако они не гарантируют безусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае причинения материального ущерба выборочные инвентаризации не позволяют определить полностью размер ущерба. В этих условиях необходимо проводить сплошную инвентаризацию.

     Сплошная  инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятия.

     В зависимости от назначения и характера  различают два вида инвентаризаций: плановые (периодические) и внеплановые. ⁷

     Плановые  инвентаризации проводятся в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству (например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации и т.д.).

     Внезапные (внеплановые) инвентаризации (проведение которых не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др.

     Необходимая - проводится при смене материально  ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

     Повторная проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

     Контрольно-перепроверочная  проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

     По  частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые  инвентаризации.

     Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

     Не  реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

     Наиболее  обширной и трудоемкой инвентаризацией  является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

     По  содержанию различают инвентаризацию ресурсов и инвентаризацию процессов.

     Инвентаризация  ресурсов означает проверку в натуре имущества организации.

     Инвентаризация  процессов означает проверку в натуре отдельных моментов процессов кругооборота средств организации. Например, в процессе производства в натуре могут быть проведены выполненные работы, отдельные затраты на материалы и т.д. В процессе реализации могут быть осмотрены в натуре расчетно-финансовые операции, а в процессе снабжения - расчетно-заготовительные операции.

     Следует также выделить и рассмотреть  текущие и перманентные инвентаризации. Текущие (постоянные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу.

     Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит  в том, что постоянно действующая  инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуре отдельные виды материальных ценностей в то время  когда их остаток является минимальным. Такая организация инвентаризации существенно снижает трудоемкость ее проведения и позволяет более оперативно выявлять естественную убыль и потери отдельных видов материальных ценностей. Ведь нередко в практике возникают такие ситуации, когда в натуре материальных ценностей уже нет, а по учету значится их остаток, представляющий собой естественную убыль или недостачу этих ценностей.⁸

     2. Проведение инвентаризации

     О том, как проводить инвентаризацию и как оформить ее результаты, подробно описано в Методических указаниях  по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.⁹  Результаты инвентаризации будут признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения.

     Процедура проведения инвентаризации слагается  из нескольких этапов.

     Этап  первый – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

     – подготовку приказа о проведении инвентаризации;

     – формирование инвентаризационной комиссии;

     – определение сроков проведения и  видов инвентаризуемого имущества;

     – получение расписок от материально  ответственных лиц и т.д.

     Второй  этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление  и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

     Третий  этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

     Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

1. Инвентаризационная комиссия

     Для проведения инвентаризации в организации  создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия.

     При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

     При малом объеме работ и наличии  в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

     Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документом о составе комиссии может быть приказ, постановление, распоряжение. Его регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.  

     В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

     В состав инвентаризационной комиссии можно  включать представителей службы внутреннего  аудита организации, независимых аудиторских  организаций.

     Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

     До  начала проверки фактического наличия  имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные  документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

     Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на дату, что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

     Материально ответственные лица дают расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

     Сведения  о фактическом наличии имущества  и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

     Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

     Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного  подсчета, взвешивания, обмера.

     Инвентаризационная  комиссия проводит осмотр всех объектов основных средств на предмет их технического состояния и пригодности к дальнейшей эксплуатации.¹⁰

     Руководитель  организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества  в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

     По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

     При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

     Проверка  фактического наличия имущества  производится при обязательном участии  материально ответственных лиц.

2. Инвентаризационные описи

     Опись инвентаризационная – это ведомость, предназначенная для отражения данных инвентаризации на три даты с целью сокращения объема работы бухгалтерии при ежегодном проведении инвентаризации.¹¹

     Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

     Описи заполняются чернилами или шариковой  ручкой четко и ясно, без помарок  и подчисток.

     Наименования  инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

     На  каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров  материальных ценностей и общий  итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне  зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

     Исправление ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми  членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

     В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки прочеркиваются.

     На  последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

     Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

     При проверке фактического наличия имущества  в случае смены материально ответственных  лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

     На  имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные  описи.

     Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

     В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после  инвентаризации ошибки в описях, они  должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

     Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям 6 - 18 к настоящим Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

     По  окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

     Результаты  контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются  актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

     В межинвентаризационный период в  организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.