Инвентаризация. 16

                                                        Введение

Актуальной проблемой развития любого предприятия на современном  этапе является обеспечение сохранности  хозяйственных ресурсов, их рационального  и экономического использования, предотвращение непроизводственных расходов сырьевых, топливных и других материальных ценностей. А одним из наиболее важных средств контроля над сохранностью материальных ценностей является инвентаризация, в процессе которой проверяется сохранность ценностей и сличается фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация материальных ценностей компании представляет собой не только одну из необходимых процедур системы внутреннего контроля, но и является обязательным элементом учетной политики организации.

Инвентаризация позволяет проверить  соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, а также  в большой степени предотвращает  такое негативное явление, как хищение  имущества работниками организации.

Цель курсовой работы - является изучение инвентаризации вообще как процесса, правила отражения ее данных в бухгалтерском учете.

Для достижения поставленной цели, необходимо рассмотреть следующие задачи:

• раскрыть теоретические основы инвентаризации и учета и результатов.
• провести анализ проведения и оформления инвентаризации на примере организации.
• Найти пути совершенствования проведения инвентаризации.

Предметом исследования в работе является инвентаризация.

Объектом исследования является инвентаризация в ООО "Плюс".

При выполнении курсовой работы были использованы различные источники  информации: нормативно-законодательные  документы, научная и учебная  литература, статьи периодических изданий.

1. Инвентаризация материальных  ценностей организации.

1.1 Сущность, сроки и цели  проведения инвентаризации.

Инвентаризация - проверка наличия  и состояния материальных ценностей. Инвентаризация - один из важнейших  приёмов контроля сохранности собственности, качественного состояния сырья, материалов, готовых изделий, правильности ведения складского хозяйства и  текущего учёта. Различают инвентаризации полные и частичные, плановые и внезапные. Полная инвентаризация включает проверку всех видов средств предприятия  и всех его расчётных отношений. Цель полной инвентаризации - обеспечить реальность бухгалтерских балансов на конец года и тем самым реальность показанных в них финансовых результатов  работы предприятия. Она проводится также при организации и ликвидации предприятий. Частичные инвентаризации проводятся для проверки наличия  таких видов средств, которые  по их физическим свойствам могут  иметь естественную убыль при  хранении; при списании товаров, пришедших  в негодность; при приёме на работу материально ответственных лиц. Плановые инвентаризации проводятся в  течение всего года по календарному графику, утверждаемому руководителем  предприятия. Внезапные инвентаризации проводятся для предупреждения растрат  и хищений материальных и денежных средств и для установления размеров потерь, если хищение совершено. Сроки  инвентаризации и их количество в  течение года устанавливают применительно к отдельным видам средств. [14, с. 143]

Инвентаризация товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению  и материально ответственному лицу. [14, с.1] Как правило, она должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных  помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение. [14, с. 5]

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия  товарно-материальных ценностей; сопоставление  фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета.

В процессе инвентаризации проверяются:

- сохранность товарно-материальных  ценностей;

- правильность их хранения, отпуска;

- состояние весового и  измерительного инструмента;

- порядок ведения учета  движения товарно-материальных ценностей.

1.2 Порядок проведения  инвентаризации.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

• при смене материально ответственных лиц (на день приемки - передачи дел);

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации. [1, с.7]

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), более пятидесяти процентов его членов, а также  по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). [14, с. 2]

Несмотря на то, что порядок  проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей организации определяется Положением о бухгалтерском учете  и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина  России от 13 июня 1995 года № 49, организация  вправе также самостоятельно установить, в каких случаях инвентаризации могут проводиться в течение  года, периодичность их проведения, а также категории товарно-материальных ценностей, которые подлежат инвентаризации. [19, с. 178 - 179]

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия.

Персональный состав постоянно  действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение - это унифицированная  форма № ИНВ – 22 (см. приложение 1) регистрируют в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации - это унифицированная форма № ИНВ – 23(см. приложение 2).

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители  администрации организации, работники  бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и  т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания  результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей  инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы  или отчеты о движении товарно-материальных ценностей. [14, с. 2]

1.3 Документальное оформление  результатов инвентаризации.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием  «до инвентаризации на «______________» (дата)», что должно служить бухгалтерии  основанием для определения остатков товарно-материальных ценностей к  началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию  или переданы комиссии все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны  в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы  на приобретение или доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

Сведение о фактическом наличии  товарно-материальных ценностей записываются в инвентаризационные описи или  акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах. [14, с. 2]

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (см. Приложение 3) применяется  для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая  продукция, товары, прочие запасы и  др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах  и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту  нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном  хранении которых находятся ценности.

Один экземпляр передается в  бухгалтерию для составления  сличительной ведомости, второй – остается у материально ответственного (ых) лица (лиц).

До начала инвентаризации, как уже  было описано выше, от каждого материально  ответственного лица или группы лиц  берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы  и готовые изделия составляются соответствующие акты.

При автоматизированной обработке  данных по учету результатов инвентаризации форма №ИНВ – 3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях  информации с заполненными графами  с 1 по 9. В описи ответственные  лица комиссии заполняют графу 10 о  фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется  на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись. [16, с. 8]

Руководитель организации должен создать условия , обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия  товарно-материальных ценностей в  установленные сроки (обеспечить рабочей  силой для перевешивания и  перемещения грузов, технически исправным  весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может  определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение  веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании  обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов  ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное  лицо. В конце рабочего дня (или  по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические  расчеты и ведомости отвесов  прилагаются к описи.

Инвентаризационные описи могут  быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и  ручным способом.

Описи заполняются чернилами или  шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименование инвентаризуемых  товарно-материальных ценностей, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров  товарно-материальных ценностей и  общий итог количества в натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких  измерениях (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены  и подписаны всеми членами  инвентаризационной комиссии.

В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи  должна быть сделана отметка о  проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку.

Описи подписывают все члены  инвентаризационной комиссии и материально  ответственные лица. В конце описи  материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией товарно-материальных ценностей  в их присутствии, об отсутствии к  членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия  товарно-материальных ценностей в  случае смены материально ответственных  лиц принявший товарно-материальные ценности расписывается в описи  в получении, а сдавший – в  сдаче этих товарно-материальных ценностей.

На товарно-материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении, арендованные или полученные для  переработки, составляются отдельные  описи.

Товарно-материальные ценности, поступающие  во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру  или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся  в отдельную опись под наименованием  «Товарно-материальные ценности, поступившие  во время инвентаризации». В описи  указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном  документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации»  со ссылкой на дату описи, в которую  записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации  в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную  опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с  документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению  члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих  счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в пути в момент инвентаризации в подотчете  материально ответственных лиц (в  пути, товары отгруженные и др.), могут  оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути – расчетными документами поставщиков или  другими их заменяющими документами, по отгруженным – копиями предъявленных  покупателями документов (платежных  поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам – с обязательным подтверждением учреждением банка; находящимся на складах сторонних  организаций – сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую  к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена  сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары  отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.д.), или суммы  за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной  отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании  которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета. [14, с.5]

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в  срок покупателями, по каждой отдельной  отгрузке приводятся наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся  в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей  на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, сорт, количество, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая  стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным  лицам, на хранении у которых они  находятся.

Инвентаризация проводится путем  осмотра каждого предмета. В описи  малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям  в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается  составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных  за эти предметы лиц, на которых открыты  личные карточки, с распиской их в описи.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования  этих предметов в хозяйственных  целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному  состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи. [14, с. 6]

Если инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в течение  нескольких дней, то помещения, где  хранятся материальные ценности, при  уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов  в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после  инвентаризации ошибки в описях, они  должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке. [14, с. 3]

По окончании инвентаризации могут  проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и  материально ответственных лиц  обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась  инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в журнале учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций. [2, с. 3]

Сличительные ведомости – форма  №ИНВ-19 составляются по товарно-материальным ценностям, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения  между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с  их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. [16, с. 8]

На товарно-материальные ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся  на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. [16, с. 9]

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй – передается материально  ответственному (ым) лицу (лицам). [14, с. 13]

Сличительные ведомости могут  быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и  вручную.

2. Бухгалтерский учет инвентаризации  в ООО «Плюс»

2.1. Планирование и организация  инвентаризации.

План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с директором. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой  по месяцам исходя из сроков и результатов  осуществления предыдущих инвентаризаций и условий работы материально  ответственных лиц (сезонность, время  отпусков и т. д.), молодых специалистов. Ежемесячно план работы уточняется и  при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций. В первую очередь переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально  ответственную работу лиц, а также  у недостаточно квалифицированных  работников. При определении очерёдности  инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий по объёму товарооборота, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие  жалоб покупателей на обсчёт и  другие нарушения.

Один экземпляр плана  инвентаризационной работы представляется для утверждения контрольно-ревизионному отделу потребительского общества.

Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год в разрезе каждого месяца. В нём предусматривается участие  в инвентаризациях и контрольных  проверках специалистов (не менее 4-7 раз в год).

Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки, в планах могут предусматриваться внезапные  сплошные инвентаризации, охватывающие все торговые предприятия.

Контроль за выполнением  плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения – чаще всего начальником. В журнале  учёта проведения

инвентаризаций, центрируются данные по каждому магазину о времени  проведения инвентаризаций и составе  комиссий, даже контрольных проверок, результатах инвентаризаций, сведения о результатах инвентаризаций и  их качестве. Могут также указываться  данные о соблюдении норматива товарных запасов и о неполноценных  товарах.

Организация инвентаризации ценностей имеет большое и  возрастающее значение как в борьбе за сохранность собственности, так  и в деле управления хозяйственной  деятельности предприятий, так как  даёт возможность получить точную и  достоверную информацию о состоянии  товарных запасов, выявить неполноценные  товары, осуществить контроль за деятельностью  материально ответственных лиц, определение суммы недостач и  излишков товарно-материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности торговых предприятий. Что имеет  немаловажное значение в условиях создания рыночных структур в стране.

Организационная сторона  инвентаризации предусматривает различные  нарушения, например, в состав комиссий нередко назначаются малоопытные  продавцы, которые ограничиваются составлением описей без личной фактической проверки и подсчёта ценностей. Положение  об участии в проведении инвентаризации представителей общественности нередко  не выполняются, а если и выполняются, то носит лишь формальный характер. Иногда в качестве представителей общественности включаются сторожа, подсобные рабочие, уборщицы.

Также должна осуществляться совершенная организация деятельности инвентаризационной комиссии, которая  недостаточно освещена в экономической  литературе и практически не отражена в нормативных документах. Организационная  деятельность инвентаризационной комиссии включает получение распоряжение на проведение инвентаризации, инструктаж, изучение и соблюдение своих обязанностей, прав и ответственности и порядок  оплаты труда за выполненную работу. Документом на право проведения инвентаризации для инвентаризационной комиссии должно служить распоряжение, выданное на основании, по разработанной форме

Выдача такого распоряжения вызвана необходимостью обеспечить право комиссии на проведение инвентаризации и соблюдение принципа                                                 внезапности.

До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием руководителя, специалистов и представителя  инвентаризационной комиссии обязан провести инструктаж о порядке и технике  проведения инвентаризационной работы .[10, с. 103]

Например, изложение общих  правил и специфических особенностей методики инвентаризации конкретных объектов, определение круга

вопросов, на которые необходимо обратить более пристальное внимание, разъяснение порядка принятия решений  по результатам проведённых инвентаризаций.

Распоряжение является единым документом, который в комплексе  отразит организацию предварительной  инвентаризационной работы. Распоряжение о проведении инвентаризации регистрируется в книге учёта выданных распоряжений.

После регистрации и получения  распоряжения о проведении, инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к её выполнению.

Последовательность осуществления  этапов, из которых состоит инвентаризация отражается в сетевом графике  проведения инвентаризаций в розничной  торговле, который показывает, что  делается в определённый момент инвентаризации, кем, в каком порядке и как. Сетевой график представляет собой  графическую модель, наглядно изображающую технологию проведения инвентаризационной работы. Работы на сетевом графике  изображены стрелками, а их результаты кружками, направление стрелки показывает порядок следования событий (см. схема  № 1).

Схема 1.

                                                            11

Процесс  указания  выполняемых  процедур приводится в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Содержание работ, выполняемых  при проведении инвентаризации.