Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета. Организация и техника проведения инвентаризации

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………….3

1. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАК  ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА

БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА……………………………………………………4

1.2 Количество проводимых  инвентаризаций………………………….5

1.3 Основные цели инвентаризации…………………………………….6

1.4 Причины проведения  инвентаризации……………………………...7

1.5 Классификация инвентаризаций…………………………………….8

2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНИКА  ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ…………………………………………………………….9

2.1 Последовательность  выполнения работ при инвентаризации…...10

2.2 Инвентаризация денежных средств в кассе……………………….14

2.3 Сроки инвентаризации………………………………………….......15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………….17

Список используемой литературы……………………………………..18

ВВЕДЕНИЕ

Главными задачами бухгалтерского учета являются:

• обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с установленными нормами, нормативами, сметами;
• формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимый для оперативного руководства и управления, а также для использования инвесторами, поставщиками, кредиторами, налоговыми и банковскими органами;
• выявление внутрипроизводственных резервов, их мобилизация и эффективное использование, своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно–финансовой деятельности.

Указанные задачи решаются при ведении бухгалтерского учета  с помощью различных способов и приемов, совокупность которых  называется методом бухгалтерского учета. Он включает отдельные элементы, из которых главными являются: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, баланс, отчетность, оценка и калькуляция.

В данной работе рассматривается  один из важнейших элементов метода бухгалтерского учета – инвентаризация.

1. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА

БУХГАЛТЕРСКОГО  УЧЕТА

Инвентаризация (от лат. Inventarium-нахожу, обнаруживаю)-один из обязательных приемов бухгалтерского учета, проведение которого в России регламентируется Федеральным законом о бухгалтерском учете № 129-ФЗ, 
Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Роль инвентаризации менялась во времени. В эпоху Древнего Рима инвентаризация применялась при оценке наследуемого имущества (по цене возможной продажи) для закрепления его за новым владельцем (наследником) и определения размера налогов (на наследство, а впоследствии — на имущество).

Почти (а может быть, и более чем) пятисотлетняя практика статического бухгалтерского учета выделяла на первый план физическую инвентаризацию имущества и долговых обязательств как основной этап выявления имущественного положения собственников, т. е. построения баланса фиктивной или реальной ликвидации.

Идеи Жака Савари о контрольной функции инвентаризации (обеспечение сохранности имущества собственника через обеспечение соответствия фактически наличного имущества данным бухгалтерского учета), изложенные в 1673г., нашли преломление спустя многие годы в период динамической бухгалтерской практики, когда одновременно со сплошной перманентной инвентаризацией свершившихся фактов хозяйственной жизни (отражение в первичных документах и в бухгалтерских регистрах последствий этих ФХЖ) периодически проводятся физические сплошные или тематические инвентаризации.

Сегодня инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия средств данным бухгалтерского учета. Она позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены документально и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые исправления и уточнения.

1.2 Количество  проводимых инвентаризаций.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;
• при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

1.3 Основные  цели инвентаризации.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все  виды финансовых обязательств (основные средства; товарно-материальные ценности и денежные средства; незавершенное  производство; расходы будущих периодов; средства в расчетах; документы строгой отчетности; а также ценности, которые не принадлежат данному предприятию).

Основными целями инвентаризации являются:

1. выявление фактического  наличия имущества; 

2. проверка правильности  данных текущего учета и выявление  допущенных ошибок;

3. отражение неучтенных  хозяйственных и финансовых операций;

4. контроль сохранности  имущества;

5. контроль за полнотой  и своевременностью расчетов  по хозяйственным договорам и  обязательствам, по уплате налогов  и сборов;

6. проверка условий  и порядка хранения товаров;

7. выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров;

8. проверка состояния  учета и организация движения  товарных запасов;

9. проверка отражения  всех хозяйственных операций  в документах и в бухгалтерском  учете и т. д.

1.4 Причины проведения инвентаризации.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными  из которых являются:

1. Выявление возможных  ошибок в учете, которые могут  привести к серьезным материальным  потерям - штрафам за сокрытие  прибыли.

2. Изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т. д.) или просто приходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально.

3. Стихийные бедствия, пожар, авария и т. д.

4. Кражи, злоупотребления.

5. Недоверие к материально  ответственному лицу.

6. Проведение ревизий,  аудиторских проверок.

7. В случае смены бригадира при бригадной материальной ответственности.

8. По требованию судебно-следственных  органов.

1.5 Классификация  инвентаризаций.

При полноте проверки имущества инвентаризация бывает:

• Полная - проверка охватывает все средства без исключения (как правило, такая проверка проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчётности);
• Частичная - охватывается один вид средств или обязательств.

По своему характеру  инвентаризации делят на:

• Плановая - в утверждённые сроки;
• Внеплановая (внезапная) - проводят по распоряжению руководителя, вышестоящих органов и по требованию органов дознания судебных органов, прокуратуры;
• Повторные - может быть проведена в случае сомнений в качестве проведённой инвентаризации;
• Контрольно – перепроверяемая - такого рода инвентаризация проводится в том случае, если руководитель даёт задание проверить работу лиц, которые проводили инвентаризацию (как правило, проверяется 10 % имущества).

2. ОРГАНИЗАЦИЯ  И ТЕХНИКА ПРОВЕДЕНИЯ

ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Для проведения инвентаризации создаётся специальная инвентаризационная комиссия. При большом объёме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объёме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на неё. Персональный состав рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации.

В состав комиссии включаются представители администрации организации, работники, главный бухгалтер или его заместитель, другие специалисты. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

К началу инвентаризации должна быть закончена обработка  приходных - расходных первичных документов, сделаны все записи в аналитическом, синтетическом учёте и выведены остатки, все ценности должны быть разложены по названиям, сортам, размерам и т.д.

При инвентаризации фактическое  наличие имущества определяют путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества.

Инвентаризация проводится по каждому  материально - ответственному лицу и  месту хранения (складу), обязательно  в присутствии материально - ответственного лица. Все данные о выявленных и подсчитанных данных заносят в инвентаризованные описи. Материально - ответственное лицо даёт расписку, что все ценности, отмеченные в описи, приняты им на ответственное хранение и никаких претензий к комиссии у него нет. По окончанию инвентаризации описи передают в бухгалтерию для сопоставления с данными бухгалтерского учёта.

Инвентаризация расчётов проводится путём сопоставления выписок  из лицевых счетов с бухгалтерскими записями по счетам.

Комиссия высылает дебиторам  или кредиторам выписки из счетов и просит подтвердить в кратчайшие сроки.

2.1 Последовательность  выполнения работ при

инвентаризации.

1. Издаётся приказ  о проведении инвентаризации (форма  приложения 1 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств), в котором указывается состав инвентаризационной комиссии (председатель, члены), что конкретно подлежит инвентаризации, сроки начала завершения работ, сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерию.

2. Делается запись в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма приложения 2 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств) о начале проведения инвентаризации. При этом заполняются графы: дата и номер приказа, состав инвентаризационной комиссии, расписка в получении приказа (согласно приказу и фактически). Все последующие графы книги о результатах проведения инвентаризации заполняются после её завершения.

3. Проводится инвентаризация, и составляются соответствующие инвентаризационные описи и акты по каждому виду инвентаризуемого имущества и обязательств.

4. По отдельным объектам  имущества и обязательств при  необходимости делаются контрольные  проверки правильности проведения  инвентаризации, и составляется акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей по форме приложения 3 к методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. В акте отмечаются фактические суммы инвентаризации и контрольной проверки и фиксируются расхождения (плюсовые и минусовые).

5. О выявленных результатах  контрольных проверок делаются  записи в книге учёте контрольных  проверок правильности проведения  инвентаризации по форме 4 к  Методическим указаниям по инвентаризации  имущества и финансовых обязательств. В книге фиксируются все выявленные отклонения при контрольных проверках и принятые решения администрации по результатам контрольных проверок.

6. Составляются сличительные  ведомости результатов инвентаризации: ф. № Инв. - 18 Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств и ф. № Инв. - 19 Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей, в которые из соответствующих инвентаризационных ведомостей заносятся, развёрнуто выявленные результаты инвентаризации: суммы излишков и недостач.

7. Делаются итоговые  записи в книге контроля за  выполнением приказов о проведении  инвентаризации по форме приложения 2 к Методическим указаниям по  инвентаризации имущества и финансовых  обязательств: заполняются графы 11-22 книги (дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам - погашение недостач либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков).

8. Подводятся итоги  инвентаризации, и составляется  сводная ведомость результатов  по форме приложения 5 к Методическим  указаниям по инвентаризации  имущества и финансовых обязательств, в которой указываются: наименования и номер счетов, по которым выявлены недостачи и излишки, фиксируются суммы недостач и излишков и суммы, установленных норм имущества, после чего определяются направления списания недостач и потерь (зачёт по пересортице, списание в пределах норм убыли, отнесение на виновных лиц, списание на убытки).

9. Отражение результатов  инвентаризации по соответствующим  счетам бухгалтерского учёта.

 Суммы, выявленные  по инвентаризации излишков приходуют  по дебету соответствующих счетов, по которым они выявлены, и относят в кредит счёта 91 "Прочие доходы и расходы".

 Суммы выявленных  в ходе инвентаризации недостач  ценностей списывают с кредита  счетов соответствующих ценностей  в дебет счёта 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По кредиту 94 учитывают списание недостач и потерь в зависимости от причин их возникновения.

Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого  имущества, а также порча сверх  норм естественной убыли (с учётом зачтённых  излишков по пересортице) относятся  со счёта 94 на виновных лиц (дебет счёта 73 "Расчёты с персоналом по прочим операциям", субсчёт 2 "Расчёты по возмещению материального ущерба", кредит счёта 94). В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются со счёта 94 в дебет счёта 91 "Прочие доходы и расходы".

2.2 Инвентаризация денежных средств в кассе.

Производится в соответствие с порядком ведения кассовых операций. При инвентаризации денежных знаков и др. ценностей в кассе предприятия принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги, почтовые марки.

Наличные деньги определяются фактически наличием денежных знаков при полистном пересчете и  сверке с учётными данными.

Проверка ценных бумаг  и бланков производится по видам бланков. Проверка ценных бумаг производится с учетом начала и конца номеров бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм с данными квитанций сопроводительных документов.

Инвентаризация средств  на соответствующих счетах производится путем сверки остатков сумм, числящихся на счетах с данными выписок банков из этих счетов.

Инвентаризация денежных средств в кассе оформляется  актом, где перед проведением инвентаризации кассир дает расписку в том, что к началу проверки все соответствующие документы сданы в бухгалтерию предприятия и все поступившие денежные средства оприходованы, а выбывшие списаны.

При инвентаризации ценных бумаг и бланков составляется соответствующая инвентаризационная опись, в которой также сначала дается расписка кассира.

В инвентаризационные описи  включаются все ценные бумаги с указанием  наименования, кода, номера серии, указывается  номинальная стоимость, количество и сумма, выводится результат инвентаризации. В описи дается итог количества порядковых номеров, приводится прописью сумма фактически; в конце ведомости дается расписка кассира, что, проверка проведена в его присутствии и что к комиссии претензий нет, все ценные бумаги приняты на ответственное хранение.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учёте и  отчётности того месяца, в котором  была закончена инвентаризация, а  по годовой инвентаризации - в годовом  бухгалтерском отчёте.

2.3 Сроки инвентаризации:

• Основные средства - не менее раза в 2-3 года.
• Капвложения - не менее 1 раза в год перед составлением годового отчета, но не ранее 1 декабря отчетного года.
• Незавершенное производство и полуфабрикаты собственного производства - перед составлением годового отчета, но не ранее 1 октября отчетного года, и, кроме того, в сроки, установленные вышестоящей организацией.
• Незавершенный капремонт и расходы будущих периодов - не менее 1 раза в год.
• Готовая продукция на складах - не менее раза в год перед составлением годового отчета, но не ранее 1 октября.
• Малоценные и быстро изнашивающиеся предметы - не менее раза в год.
• Нефть и нефтепродукты - не реже раза в месяц.
• Сырье и прочие материалы - не реже раза в год перед составлением годового отчета, но не ранее 1 октября отчетного года.
• Денежные средства, документы строгой отчетности - не менее раза в месяц.
• Расчеты с банками - по мере получения выписок из банков, а по переданным в банк расчетным документам - на первое число каждого месяца.
• Расчеты по платежам в бюджет - не менее раза в квартал.
• Расчеты с дебиторами и кредиторами - не менее 2 раз в год.
• Остальные статьи баланса - на первое число месяца, следующего за отчетным годом.

Все решения инвентаризационной комиссии протоколируются. Протоколы  в зависимости от размера и характера недостач утверждаются руководителем предприятия или вышестоящей организацией по ходатайству руководства предприятия. На основании утверждённых протоколов бухгалтерия производит записи по счетам, проводя тем самым в соответствие данные инвентаризации и текущего учёта.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По ряду причин не все  явления хозяйственной деятельности могут быть зарегистрированы в момент их совершения (хищения, убыль). Такие  операции выявляют путем инвентаризации, с помощью результатов которой документально оформляют неучтенные операции для обеспечения соответствия учетных и фактических данных.

Инвентаризация преследует ряд задач и целей. Существуют случаи, когда инвентаризация должна проводится в обязательном порядке. Как мы видим, роль инвентаризации очень велика - с ее помощью проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц.

Инвентаризация имеет  большое значение для правильного  определения затрат на производство продукции, выполненных работ и  оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т.п. Инвентаризация содействует укреплению предприятия, предупреждает возможные имущественные потери. Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при помощи инвентаризации контролируется не только сохранность материальных ценностей, но и проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

Только благодаря этому  методу бухгалтерского учета можно  установить соответствие между количеством и качеством имущества указанного в бухгалтерском балансе и имущества в действительности находящимся на предприятии.

Список используемой литературы.

1. Астахов В.П. Теория  бухгалтерского учета, Москва: ИКЦ  «МарТ», 2003.

2. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета, (учебник для ВУЗов): Москва: Юнити - Дана, 2003.

3. Брыкова Н.В. Основы  бухгалтерского учета, Москва: ИЦ  «Академия», 2006.

4. Гомола А.И. Бухгалтерский  учет, Москва: ИЦ «Академия», 2006.