Использование возможностей электронного офиса в сфере искусства

ВВЕДЕНИЕ

Работа с приложениями офисного пакета  «Электронный офис»  значительно облегчается благодаря  тому, что во всех программах используются схожие команды, меню и панели инструментов.

Электронный офис - это  программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса  входят аппаратные средства:

• один или несколько персональных компьютеров, возможно объединенных в сеть;
• средства копирования документов;
• модем;

Программные продукты, которые обеспечивают информационные возможности в автоматизации  электронного офиса:

• электронная почта;
• системы управления базами данных;
• графические редакторы;
• программы презентаций;
• табличные программы;
• текстовые редакторы;

Характеристики программных продуктов, входящих в состав электронного офиса.

• Программа презентаций

Данная программа  позволяет создавать слайды и  прозрачные плёнки для проведения семинаров.

Эта программа  даёт возможность указать шаблон презентаций, т.е. однозначно определить её стиль: шрифты, фоновую заставку, цветовые эффекты и т.д.

• Электронная почта

Outlook - это система доставки электронной почты, планирования и управления контактами. С её помощью можно упростить расстановку приоритетов тех или иных задач и встреч, а также наладить отправку и получение электронных писем. Допускается создание любого количества папок для хранения сообщений  присвоение письмам различной маркировки, облегчающей работу с ними.

• Табличные программы

Подобные программы  позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Пользователь может вводить табличные данные. Обрабатывать их, проводить необходимые вычисления; автоматически формировать итоги, качественно оформлять табличные данные, а также проводить финансовые, инженерные и статистические расчёты и математическое моделирование.

• Системы управления базами данных

Назначение  любой системы управления базами данных - это создание, ведение и  обработка баз данных.

Система управления базами данных предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию.

Можно производить  обмен данными между компонентами СУБД и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.

• Текстовый редактор

С помощью текстового редактора, входящего в состав пакета Microsoft Word , можно создавать письма, уведомления, счета, доклады, бланки и т.д.

Данная программа позволяет  распечатывать текст, вставлять в него рисунки или отсканированные фотографии, форматировать текст и графические изображения.

Программа Word взаимодействует с другими приложениями Электронный офис: с её помощью можно просматривать табличные данные из Excel и Access или слайд из Power Point.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОГРАММЕ ПОДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

    1.1 Введение в программу подготовки презентаций

Программа Power Point  предназначена для создания и графического отображения презентаций в составе пакета Электронный офис.  При помощи Power Point  можно строить диаграммы и графики, готовить слайды, проспекты, служебные сообщения и практически любые материалы для презентации, а также организовывать показы слайдов.

Презентация - это  набор слайдов, раскрывающих определённую тему.

Допускается просмотр на экране компьютера или с использованием проектора. Кроме того, имеется возможность  устраивать показы слайдов в Web - сети.

Вместе с Power Point  поставляется  набор шаблонов, задействовав которые легко можно подобрать стиль оформления презентаций, как следствие, сконцентрировать внимание на содержательной стороне, то есть текстовых данных и прочее. Также в Power Point  включен комплект готовых форм, которые можно использовать при создании новой презентации.

В состав программы  входят такие элементы, как маркированные  текстовые слайды, таблицы, организационные  диаграммы, графические объекты  и инструменты рисования.

     1.2 Новые возможности программы PowerPoint 2007

Чтобы помочь в  создании профессионально выполненных презентаций, PowerPoint 2007 предоставляет полный набор возможностей, используемых для создания и форматирования сведений. Щелкнув мышью несколько раз, можно создать и добавить рисунки SmartArt с дизайнерским качеством.

Новый интуитивный вид.

Приложение Office PowerPoint 2007 имеет новый интуитивный интерфейс  пользователя, называемый лентой, позволяющий  быстрее создавать презентации  лучшего качества, чем в предыдущих версиях приложения PowerPoint. Приложение Office PowerPoint 2007 предоставляет новые и улучшенные эффекты, темы (тема-это набор унифицированных элементов, определяющих внешний вид документа с помощью цвета, шрифтов и графических объектов) и усовершенствованные параметры форматирования, которые можно использовать для создания великолепных динамических презентаций намного быстрее, чем раньше. Имеются следующие возможности:

• Средства и команды интуитивно распределены по вкладкам и связанным группам;
• При выборе легкодоступных параметров форматирования из коллекций типовых экспресс-стилей (быстрые стили, набор параметров форматирования, облегчающий форматирование документов и объектов), макетов, форматов таблиц, эффектов и других средств можно экономить время и создавать презентации лучшего качества;
• Режим динамического просмотра позволяет просмотреть форматирование перед его применением;

На следующей  иллюстрации приведен пример ленты.

• Вкладки разработаны для обозначения конкретных задач;
• Группы внутри каждой вкладки разбивают задачу на подзадачи;
• Кнопки в каждой группе выполняют команду или отображают меню команд;

Темы  и экспресс-стили.

В PowerPoint 2007 предусмотрены новые темы (тема, сочетание цветов темы, шрифтов темы и эффектов темы, тему можно применить к файлу как единый элемент), макеты (макет-это оформление элементов, таких как заголовки, подзаголовки, списки, рисунки, таблицы, диаграммы, фигуры и видеофрагменты на слайде) и экспресс-стили (быстрые стили, набор параметров форматирования, облегчающий форматирование документов и объектов) с широким диапазоном параметров для форматирования презентаций. Раньше форматирование презентаций занимало больше времени, поскольку приходилось выбирать цвет и параметры стиля отдельно для таблиц, диаграмм и графики, чтобы они подходили друг другу. Темы упрощают процесс создания профессиональных презентаций. Достаточно выбрать нужную тему, и в приложении PowerPoint 2007 будет сделано все остальное. Один щелчок — и все изменится в соответствии с выбранной темой(фон, текст, графика, диаграммы и таблицы),причем в презентации будет соблюдена гармония всех элементов. А самое лучшее — это возможность применения темы презентации к документу Word 2007 или листу приложения Excel 2007.

После применения темы к презентации соответственно изменяются и коллекции экспресс-стилей. В результате любые новые рисунки SmartArt, таблицы, диаграммы, объекты WordArt и текст, вставляемые в презентацию, автоматически соответствуют существующей теме. С гармонирующими цветами темы(цвета темы, набор цветов, который используется в файле, цвета темы, шрифты темы и эффекты темы составляют тему)весь материал выглядит согласованно и профессионально.

Пользовательские  макеты слайдов.

В программе PowerPoint 2007 пользователь не ограничен типовыми макетами. Теперь можно создавать пользовательские макеты, содержащие необходимое количество прототипов. Поля с пунктирными границами, являющиеся частью макетов большинства слайдов. Эти поля содержат заголовки и основной текст либо такие объекты, как диаграммы, таблицы и рисунки. Диаграммы, таблицы, фильмы, рисунки, рисунки SmartArt, клипы и слайды из нескольких наборов образцов слайдов (образец слайдов, слайд, содержащий данные по примененному шаблону оформления, включая параметры шрифтов, размеры и размещение рамок, параметры фона и цветовые схемы) с пользовательскими макетами для различных тем слайда. Можно также сохранять настроенные и созданные макеты.

Рисунки SmartArt с  дизайнерским качеством.

Раньше для  создания диаграмм с дизайнерским качеством  могла потребоваться помощь профессионального  дизайнера. Однако полученные от него диаграммы были бы сохранены в виде изображений, не подлежащих редактированию. Теперь рисунки SmartArt позволяют без усилий и помощи профессионального дизайнера создавать изменяемые иллюстрации к сведениям в презентации  в программе PowerPoint 2007.

Новые и улучшенные эффекты.

Можно добавлять в презентацию, созданную при помощи программы PowerPoint 2007 эффекты, такие как тень, отражение, свечение, сглаживание, искривление, багетная рамка, поворот объемной фигуры, рисунки SmartArt, таблицы, текст и объекты WordArt. Больше не нужно нанимать дизайнера для создания этих эффектов. Используйте профессиональные, легко изменяемые эффекты приложения PowerPoint.

Новые параметры текста.

Можно создавать  профессионально выполненные презентации с широким диапазоном возможностей форматирования текста, включая перенос текста в пределах фигуры, текст в столбцах или отображающийся на слайде вертикально, а также линейки на уровне параграфа. Теперь можно также выбрать и разрывной текст.

Новые стили символов предоставляют дополнительный выбор для текста. В добавление ко всем стандартным стилям из предыдущих версий приложения PowerPoint в программе PowerPoint 2007 есть стили «Все прописные» и «Малые прописные», «Зачеркивание» и «Двойное зачеркивание», «Двойное подчеркивание» и «Цветное подчеркивание». К тексту добавляются заливки, линии, тени, свечение, кернинг (кернинг, корректировка расстояния между двумя знаками для создания впечатления равномерного распределения знаков, вписывания текста в область с ограниченными размерами и корректировки разрывов строк) и объемные эффекты.

С помощью тем можно изменить вид презентации одним щелчком мыши. Выбрав другой параметр, можно изменить шрифты темы (шрифты темы, набор шрифтов, который состоит из основного и дополнительных шрифтов и применяется к файлу, шрифты темы, цвета темы и эффекты темы составляют тему), цвета темы (цвета темы, набор цветов, который используется в файле, цвета темы, шрифты темы и эффекты темы составляют тему) и эффекты.

Дополнительные  параметры таблиц и диаграмм.

В программе  подготовки презентаций PowerPoint 2007 таблицы  и диаграммы были модернизированы, чтобы облегчить редактирование и работу с ними. На ленте есть много легкодоступных параметров для  редактирования таблиц и диаграмм. Коллекции экспресс-стилей  представляют все эффекты и параметры форматирования, требующиеся для создания профессионально выполненных таблиц и диаграмм. Усовершенствован процесс вырезания и вставки данных, диаграмм и таблиц из приложения Электронного офиса Excel 2007. Темы  могут придать презентации вид листов.

Средства проверки правописания.

Средство проверки орфографии в приложениях Выпуск 2007 системы Электронный офис стало более совместимым.

Некоторые параметры  средства проверки орфографии стали  общими. Если изменить такой параметр в одном приложении Электронного офиса, он изменится во всех остальных  приложениях офиса.

• Кроме использования общих вспомогательных словарей, все приложения могут управлять ими с помощью одного диалогового окна;
• Средство проверки орфографии приложений Выпуск 2007 системы Электронный офис включает новый французский словарь. В Электронном офис 2003 этот словарь был надстройкой, которую нужно было устанавливать отдельно;
• При первом использовании какого-либо языка для него автоматически создается словарь исключений. Словари исключений дают команду средству проверки орфографии помечать слова, которые не нужно использовать. Они удобны для исключения неприличных слов или слов, не соответствующих руководству по стилю;

Режим докладчика.

При использовании  двух мониторов можно запустить  презентацию  в программе PowerPoint 2007 на одном мониторе (например, на сцене), а зрители будут видеть ее на другом мониторе. Режим докладчика предусматривает следующие средства для облегчения предоставления сведений.

• Использование эскизов для выбора слайдов из их последовательности и создания настраиваемой презентации;
• Предварительный просмотр текстовых показов (например, нового слайда или следующего маркера в списке), которые будут выведены на экран следующим щелчком мыши;
• Отображение заметок докладчика крупным и четким шрифтом, чтобы они могли служить сценарием презентации;
• Можно затемнить экран во время презентации, а затем продолжить с того места, где она была остановлена. Например, нет необходимости в отображении содержимого слайдов во время перерыва или ответов на вопросы;

          1.3 Защита и управление сведениями

При совместном использовании презентации нужна  уверенность в том, что к ней не получат доступ люди, которым не следует ее смотреть. Также нужно удостовериться, что презентация не включает несанкционированное содержимое, личные сведения и редакторские правки, содержащие слова, которые не распознает словарь получателя. Более того, может возникнуть необходимость в ограничении доступа к содержимому презентации, чтобы потенциально секретные сведения открыто не распространялись.

Программа PowerPoint 2007 предоставляет много способов защиты и управления сведениями.

Обеспечение безопасности презентаций.

Программа PowerPoint 2007 имеет ряд новых средств  защиты, обеспечивающих безопасность управления презентацией после ее выпуска  путем скрытия имени автора, удаления всех комментариев и ограничения  числа лиц, которые могут вносить  в нее изменения.

Поиск и удаление скрытых метаданных и личных сведений в документах.

Перед предоставлением  доступа к презентации другим пользователям применяйте инспектор  документов для поиска в презентации  скрытых метаданных, личных сведений и содержимого, которое может храниться в презентации. Инспектор документов находит и удаляет такие сведения, как комментарии, рукописные примечания, свойства документа, сведения о сервере управления документами, невидимые объекты, содержимое вне слайда, заметки к презентации и настраиваемые XML-данные. Инспектор документов поможет убедиться, что презентации, к которым предоставляется доступ другим пользователям, не содержат личных сведений или скрытого содержимого, которое организация не желает распространять. Кроме того, организация может настроить инспектор документов так, чтобы добавить проверки на дополнительные типы скрытого содержимого.

Добавление цифровой подписи к презентации.

Путем добавления невидимой цифровой подписи к  презентации обеспечивается уверенность  в подлинности, целостности и происхождении презентации. Цифровая подпись — это запись, точно воспроизводящая написанное, подпись можно проверить в будущем.

Управление правами  на доступ к данным.

Может возникнуть необходимость контроля доступа  к сведениям компании, особенно при создании презентаций, содержащих строго конфиденциальные сведения. С помощью приложений Выпуск 2007 Office и службы управления правами Microsoft Windows для операционной системы Windows Server 2003 можно давать разрешения, это вводит запрет на копирование, печать и изменение презентации для других пользователей.

Управление свойствами документа в области сведений о документе.

Область сведений о документе облегчает просмотр и изменение свойств документа  при работе над презентациями  приложения Электронного офиса PowerPoint 2007. Область сведений о документе отображается в верхней части документа в программе PowerPoint 2007. Область сведений о документе служит для просмотра и изменения как свойств обычных документов Электронного офиса, так и свойств файлов, хранящихся на сервере управления документами. При использовании области сведений о документе для изменения свойств серверного документа обновленные свойства будут сохранены непосредственно на сервере.

Центр диагностики  Электронного офиса.

Центр диагностики Microsoft Office — это ряд диагностических тестов, позволяющих выяснить причину сбоев в работе компьютера. Диагностические тесты могут сразу решить одни проблемы и определить пути решения других проблем. Центр диагностики Электронного офиса заменяет следующие средства Microsoft Office 2003: «Найти и восстановить» и «Восстановление приложений Microsoft Office».

Восстановление  приложений.

В программе  подготовки презентаций PowerPoint 2007 имеются  улучшенные возможности, помогающие избежать потери данных при аварийном завершении работы приложения. При любой возможности  программа PowerPoint 2007 пытается восстановить свое состояние после перезапуска.

Например, выполняется  работа сразу над несколькими  файлами. Каждый файл открыт в отдельном  окне, в котором отображаются данные конкретного файла. Возник сбой программы PowerPoint 2007. При перезапуске программы PowerPoint 2007 оно открывает файлы и восстанавливает окна до сбоя программы PowerPoint 2007.

Обзор макетов.

Макеты применяются  для упорядочения объектов и текста на слайде. Макет является частью образца слайдов, представляющей информацию о расположении элементов слайда.

 Прототипы  нельзя добавлять прямо на  слайд, но в то же время  текст и прототипы объектов  можно добавлять в макет или  на образец слайдов.

Сами макеты только определяют расположение и форматирование содержимого, которое впоследствии отобразится на слайде.

Приложение Электронного офиса программа подготовки презентаций PowerPoint 2007 содержит пять встроенных стандартных  макетов. Можно создавать новые пользовательские макеты, соответствующие конкретным корпоративным требованиям. Сотрудники, работающие в одной организации, могут затем с помощью встроенных или пользовательских макетов создавать собственные презентации.

На приведенной  ниже диаграмме представлены все  элементы макета, которые можно добавлять  на слайд в программе PowerPoint 2007.

Презентация содержит один или несколько образцов слайдов. Каждый образец слайдов содержит один или несколько макетов, вместе образующих. Каждый шаблон содержит сведения для темы , а также сведения по умолчанию, описывающие способ применения данной темы и форматирования к содержимому слайдов.

Стандартные макеты.

Стандартные макеты программы  PowerPoint 2007 имеют сходство с макетами приложения PowerPoint 2003 и более ранних версий.

При открытии пустой презентации в приложении PowerPoint отображается макет по умолчанию Титульный слайд, но можно использовать и другие стандартные макеты.

Стандартным макетом  приложения PowerPoint по умолчанию является макет «Титульный слайд».

Пользовательские  макеты.

Если ни один из стандартных макетов не подходит пользователю или корпоративному разработчику презентаций, можно создать пользовательский макет.

Пользовательские  макеты можно создавать для многократного  применения с указанным количеством, размером, расположением рамок и  фоновым содержимым, а также необязательными  свойствами уровня слайда и прототипа. Также можно распространять пользовательские макеты, входящие в шаблон, чтобы не тратить время на копирование и вставку старых макетов в новые слайды или удаление содержимого старого слайда, который нужно заполнить новым содержимым.

Для создания пользовательского  макета можно применять следующие текстовые и объектные прототипы:

• Содержимое;
• Текст;
• Рисунок;
• Диаграмма;
• Таблица;
• Схема;
• Клип мультимедиа;
• Клип;

2 УКАЗАНИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

          2.1 Программа подготовки презентаций

В данном курсовом проекте  была использована программа презентационной графики Power Point, являющаяся составной частью  Электронного офиса.

При помощи программы PowerPoint можно создавать слайды. В PowerPoint включён набор масштабируемых иллюстраций, разбитых по тематике (их можно совмещать и редактировать).

Компьютерная презентация- это представление рекламной  и прочей информации с помощью  компьютера, состоящей в смене  слайдов с использованием эффектов мультимедиа.

 Мультимедиа - это технология, позволяющая совмещать вывод разнотипной информации:

• Символьной;
• Графической;
• Видеоизображения;

Увидеть все  преимущества программы Power Point  можно при показе презентаций. Можно создавать различные слайды и служебные документы, а также электронную презентацию. Существует возможность воспользоваться специальными телевизионными эффектами и переходами; обеспечить звуковое сопровождение.

Также можно  высылать свои презентации вместе с PowerPoint Viewer – программой просмотра подобных файлов. Ничто не мешает размещать свои слайды в корпоративной сети или в  Internet.

          2.2 Основные этапы создания презентаций

Запуск программы PowerPoint производится с помощью меню Пуск и нажатия вкладки Программы.

Для того чтобы создать  новый файл, необходимо произвести следующие операции:

1. Щёлкнуть вкладку Создать слайд и Макет. Выбрав необходимый макет можно приступить к созданию содержимого слайда.
2. Для заполнения макета различными объектами можно воспользоваться библиотекой: Вставка-Рисунок (Клип, Фотоальбом, Диаграмма и т.д.)

Если слайд  содержит тестовую информацию, то после вставки какого-либо объекта следует нажать на панели задач вкладку На задний план.

Также можно  выбрать стиль рисунка. Для этого  необходимо щёлкнуть вкладку Стили  рисунков. Также есть возможность  применить различные эффекты, форматы  и границы рисунков. Для этого имеются соответствующие вкладки:

1. Для того чтобы приступить к заполнению следующего слайда необходимо щёлкнуть вкладку Создать слайд-Макет.
2. Выбор оформления.

Для этого следует  перейти в режим Сортировщика слайдов, затем щёлкнуть вкладку Дизайн. На панели задач появятся различные темы для оформления слайдов. Чтобы выбрать какую-либо из тем, нужно выделить слайд и щёлкнуть по нужной теме. Также можно выбрать различные шрифты, эффекты, цвета и стили фона: выделить слайд и щёлкнуть по необходимой вкладке (например, Цвета-Трек).

Для оформления текстовой информации следует произвести следующие действия:

• Выделить текст и щёлкнуть Стили фигур (выбрать подходящий стиль)
• Затем Заливка фигуры (выбрать цвет)
• Контур фигуры (выбрать цвет)
• Эффекты для фигур, например Отражение

Также можно  использовать стили WordArt:

• Экспресс-стили (выбрать стиль)
• Настройка режима смены слайдов:
• Анимация - выбрать необходимый режим;
• Настройка анимации: Добавить эффект (например Вход-Жалюзи)
• В поле Звук перехода выбрать, например Проектор.
• В поле Скорость перехода - Средне
• В поле Смена слайда - Автоматическое после 7 секунд
• Выбрать действие - Применить ко всем

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данном курсовом проекте были рассмотрены возможности  и все составляющие программного пакета данных Электронный офис.

В проекте представлены сведения о программах, входящих в  Электронный офис, их взаимодействие и условия выполнения различных  операций с их помощью.

В практической части работы была создана обучающая  презентация по дисциплине « Бухгалтерский учёт» в приложении Электронного офиса программы презентационной графики PowerPoint 2007с целью продемонстрировать различные анимационные, графические, дизайнерские и другие возможности данной программы.

Использование программы презентационной графики PowerPoint 2007 в создании презентаций облегчает работу пользователя и помогает создавать наиболее эффектные слайды.

В презентации  задействованы такие средства программы PowerPoint, как:

• анимационные эффекты
• звуковые эффекты
• различные макеты
• фоновые темы
• цифровые фотографии
• экспресс-стили  и т.д.

Новые возможности  программы PowerPoint 2007 позволили создать более современную презентацию слайдов при помощи профессиональных дизайнерских макетов оформления. Также были применены профессиональные, легко изменяемые эффекты, такие как: тень, отражение, свечение, таблицы. Это позволило без дополнительных программ создать более красочные слайды.