Исследование функций в системе управления в ОАО «Любимый сок»

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное  государственное бюджетное  образовательное учреждение

высшего  профессионального  образования

«Всероссийский заочный  финансово-экономический институт»

(ВЗФЭИ)

Филиал ВЗФЭИ в г.Туле

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

по  дисциплине  «Исследование систем управления»

на  тему: «Исследование функций в системе управления»

       

 

 

 

 

 

                                            Выполнил: студент ___ курса

                                                    факультета  ____

                                                    специализации ___

                                                    группы вечерней

                                                   

 

                                           Проверил: _________________

 

 

 

 

 

 

 

                                                 Тула 2012 г.

 

 

Содержание

 

 

Введение

 

Становление рыночных отношений  в России способствует появлению  новых, более сложных форм организации  управления, имеющих в отличие  от традиционных как вертикальные, так и горизонтальные связи, что  значительно усложняет систему  управления. В этих условиях необходимо разграничить функции и ответственность за выполнение конкретных заданий и работ, обусловленных как вертикальными, так и горизонтальными структурными связями. Правильное соотношение полномочий и ответственности, четкая регламентация деятельности руководителей и исполнителей в организации является непременным условием эффективного развития организаций.

Методика исследования и проектирования структур управления организациями, с одной стороны, должна основываться на научных принципах  управления, с другой — учитывать личные качества и опыт руководителей, хорошо знающих возможности организации и те требования, которые регламентируют деятельность каждого из подразделений.

Эти требования подчеркивают важность системного подхода к формированию либо совершенствованию организационных структур и к разработке методики с достаточной степенью детализации стадий управления.

Исследование и проектирование функций управления является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как  любое их изменение приводит к изменению структуры управления.

Исследовать функции  управления в конкретном подразделении  – значит определить, кто и что  делает, как связаны между собой  сотрудники в процессе управления, как связаны управленческие решения, почему именно эти, а не другие решения готовятся в этом конкретном подразделении. Знать это необходимо для того, чтобы обеспечить эффективное управление функциональных обязанностей аппарата управления в целом.

Целью данной курсовой работы является исследование и проектирование функций в системе управления.

Для достижения указанной  цели были поставлены следующие задачи:

1. Изучить понятия о функциях управления и подходы к классификациям функций управления, структурных подразделений организации;

2. Рассмотреть методику исследования и проектирование функций в системе управления

3. Проанализировать функции в ОАО «Любимый сок»

4. Дать рекомендации  по совершенствованию маркетинговой  системы компании;

5. Внести предложения по совершенствованию функциональных обязанностей.

Объектом исследования является ОАО «Любимый сок», а предметом исследования – функции в системе управления.

Теоретической и методологической основой исследования являются труды  отечественных авторов, таких как:  Гольдштейн Г.Я., Забелин П. В., Игнатьева А.В., Мильнер  Б.З.; материалы изданий периодической печати.

 

 

 

 

 

 

 

 

Теоретическая часть

 

1. Понятие о  функциях управления

 

Суть любого управления – это достижение организацией целей  при наиболее оптимальном использовании  ресурсов.

Достижение данных целей возможно в результате выполнения определенных действий, т.е. функций. Функция в переводе с латинского языка означает «совершение», «исполнение»  действий. Деятельность менеджеров можно представить как непрерывный процесс выполнения управленческих функций.

Функция управления представляет собой определенный вид трудовой деятельности, обособившийся в процессе специализации управленческого труда.

В общем виде функция  — это совокупность относительно однородных по некоторому признаку действий, направленных на достижение частной цели и в то же время подчиненных общей цели управления. [2, с. 37]

Функция управления — это однородный вид деятельности, объективно необходимой для реализации целей функционирования и выделенной по определенному признаку.

Такими признаками могут быть специфика и масштаб производства, формы организации производственных процессов, взаимосвязь структурных подразделений, их количество на уровнях управления и др.

Функции управления образуют единый процесс управленческой деятельности, где каждая функция относительно самостоятельна, имеет свои специфические методы, инструменты. Содержание каждой из функций также развивается.

Чтобы более четко  представить понятие функции  управления, необходимо также отметить двойственность, существующую в определении различными авторами разделения труда в управлении. С одной стороны, это специализация и обособление управленческих работ, а с другой стороны, их кооперация и комбинирование (рис. 1)

Рисунок 1 - Двойственность в выделении управленческих функций

 

Комбинирование и кооперация однородных работ предполагает их обособление,

В силу единства процесса и структуры управления функции  управления должны рассматриваться  в связи и во взаимоотношениях с функциями аппарата.

Практически реализация функций управления на конкретном экономическом объекте связана с выполнением задач, которые призван решать соответствующий аппарат управления. Более точно их следует определять как служебные задачи либо как функции-задачи аппарата управления. [4, с. 122]

Единство процесса и структуры управления выражается во взаимопроникновении функций управления и функций-задач, решаемых в управленческом аппарате: выполнение каждой функции-задачи предполагает осуществление всех функций управления, являясь, в свою очередь, способом их реализации.

 

 

 

2. Подходы к  классификациям функций управления, структурных подразделений организации

 

В определении функций  получил всеобщее распространение  подход, направленный на выделение  общих и конкретных или специальных  функций. Первые рассматриваются, как функции, обязательные к исполнению в любой организационной системе; вторые, как функции, отражающие специфику той или иной организационной системы.

Конкретные функции  управления представляют собой сочетание  общих функций управления с конкретным объектом управления. Выделение конкретных функций управления необходимо для организации управления, формирования штатов и организационной структуры.

Реальная классификация  общих функций во многом определяется целями исследования. Наиболее оптимальной  является классификация функций, предложенная Месконом. Данный автор принимает  подход, основанный на объединении существенных видов деятельности в небольшое число категорий, которые сейчас общепринято считать применимыми ко всем организациям. Автор полагает, что процесс управления состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля. Он также считает, что эти первичные функции объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений, и представляют собой деятельность по координации, а руководство (лидерство) он рассматривает как самостоятельную деятельность. [7, с. 85]

Планирование — вид  управленческой деятельности, направленной на постановку цели развития объекта  и разработку программы ее достижения. Данная функция считается ведущей в цикле управления, поскольку реализация других подчинена задаче достижения общих целей.

Планирование является важнейшим этапом и процесса управления, определяющим цели (предприятия, коллектива, личности), наиболее эффективные методы и средства, необходимые для достижения этих целей, и систему показателей, определяющих ход работ по достижению поставленных задач.

Содержание планирования включает:

• обоснование миссии и выработку целей организации;
• конкретизацию целей для структурных подразделений организации на плановый период;
• постановку конкретных задач, которые необходимо решить для достижения целей;
• обоснование критериев достижения системы целей, решения поставленных задач, системы ограничений: экономических, социальных, правовых, экологических;
• определение последовательности, сроков и способов решения задач;
• обоснование потребности в ресурсах - трудовых, материальных, финансовых, информационных.

Организация — вид  управленческой деятельности, направленной на обеспечение достижения целей. Это  процесс создания структуры организации, дающей возможность людям эффективно работать вместе и обеспечивать их работу всем необходимым (персоналом, материалами, оборудованием, помещениями, денежными средствами и т.п.). Организация включает разделение на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установление взаимосвязей между различными видами работ [7, с. 61].

Координация — вид  управленческой деятельности, обеспечивающей согласованное взаимодействие всех управленческих действий и функций, бесперебойность и непрерывность процесса управления.

Мотивация — вид управленческой деятельности, целью которой является активизация деятельности отдельного человека и группы людей, направленной на достижение целей организации.

Контроль — вид  управленческой деятельности, задачей  которой является учет результатов  работы организации, их количественная и качественная оценка.  Контроль как функция менеджмента —  это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.

Созданная в организации  система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, первоначальными планами и достигнутыми реальными показателями. При этом решаются следующие задачи:

• определение достигнутого уровня;
• анализ причин отклонения от намеченных ориентиров;
• решение о внесении необходимых изменений в деятельность организации;
• оценка роли контроля при принятии решений;
• анализ позитивных и негативных воздействий контроля;
• накопление опыта для последующей выработки целей.

Регулирование — вид  управленческой деятельности, посредством  которой осуществляется удержание  характеристик системы на определенной траектории. Регулирование направлено на предотвращение или исправление сбоев в процессе функционирования организации по отношению к цели.

Руководство — «надфункция», «сверхфункция» управления, представляющая собой определение общего замысла управления и обеспечение необходимой направленности развития организации.

Реализация каждой функции  управления осуществляется в соответствии с принципами системного подхода (рис. 1) [3, с. 51].

Помимо общих выделяются также специализированные функции  управления, обладающие специфическими характеристиками, индивидуальными для каждой конкретной организации:

Специальные (или конкретные) функции управления — это функции менеджмента, которые определяются по принадлежности управления к деятельности организации в целом или к конкретным стадиям производственного процесса.

Например, по воздействию  на отдельные стадии производственного процесса выделяют:

• управление технической подготовкой производства;
• организацию основного производства;
• организацию обслуживающего производства;
• маркетинг.

По признаку воздействия  на отдельные факторы производства различают:

• управление персоналом;
• управление организацией труда и заработной платой;
• материально-техническое снабжение;
• организацию финансовой деятельности.

Каждая специальная функция включает виды работ, соответствующие общим функциям.

Оригинальная классификация  дана в книге Казанцева А. К. Авторы выделяют три группы функций менеджмента, наиболее общих для всех видов организаций и условий функционирования: общие функции менеджмента, социально-психологические функции менеджмента, технологические функции менеджмента.

Общие функции отражают основные стадии процесса управления деятельностью организации: формирование целей (необходимо отметить, что все  функции формируют цели и этот процесс неразрывно связан с осуществлением функции управления), планирование, организацию, контроль.

Социально-психологические  функции менеджмента связаны  в основном с характером производственных отношений в коллективе (формируют  поведенческие аспекты реализации общих функций). К ним относят делегирование и мотивацию.

Технологические функции  менеджмента – виды деятельности, составляющие содержание технологии труда  менеджера: принятие решений и коммуникация.

 

3. Методика  исследования и проектирование функций в системе управления

 

Исследование и проектирование функций управления является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как любое их изменение приводит к изменению структуры управления.

Нечеткое распределение  функций неизбежно деформирует структуру и снижает качество и эффективность управления, именно поэтому функциональное содержание управления имеет первостепенное значение. Кроме того, с развитием новых форм экономического сотрудничества и расширением взаимосвязей управление дифференцируется, а функции управления развиваются, в частности, появляются функции технического, коммерческого управления и другие.

Следовательно, повышение  эффективности управленческой деятельности в значительной степени зависит от правильного понимания функций управления. Исследовать функции управления в конкретном подразделении — значит определить, кто и что делает, как связаны между собой сотрудники в процессе управления, как связаны управленческие решения, почему именно эти, а не другие решения готовятся в этом конкретном подразделении. Знать эго необходимо для того, чтобы обеспечить эффективное управление функциональных обязанностей аппарата управления в целом.

Сущность работы по управлению организацией (предприятием или компанией) заключается в том, чтобы исследовать каждую отдельно взятую функцию в каждом отдельно взятом подразделении. Взаимосвязь этих функций определяет функциональное содержание управления. О человеке, работающем в аппарате управления, мы знаем немного. Отсюда — необходимость комплексного изучения управленческой деятельности, его функционального содержания.

Именно эта важная задача - исследование каждой отдельной функции и их взаимосвязей — позволяет вскрыть существо работы по управлению в отдельных подразделениях и организации в целом.

Выделение функций управления вызвано еще и многообразием управленческой деятельности, т.е. процессами принятия решений. Поскольку каждая отдельная функция характеризует специфическую управленческую деятельность, то совокупность таких функций позволяет формировать конкретную систему управления: представить процесс управления вне функций управления невозможно. Именно поэтому к их определению предъявляются повышенные требования и определить однозначно, что понимается под функцией управления, весьма сложно.

На современном этапе  у ученых нет единого мнения о  трактовке и содержании функций управления. Это значительно затрудняет процесс проектирования систем управления на строго методологической основе. В самом деле, чтобы сформулировать управленческие решения, посредством которых мы управляем конкретной организацией и которые реализуют выбранные цели функционирования, неизбежно следует пройти по цепочке: цель — функции-решения. В этом случае набор решений непосредственно будет определяться набором (совокупностью) функций управления. Следовательно, состав решений, реализующих одну и ту же цель, может быть различным, что вряд ли объяснимо с точки зрения логики и здравого смысла. Отсюда повышение требований, которые предъявляются к трактовке функций управления. [7, с. 192]

Проектирование системы  управления, организации, в том числе и любого конкретного предприятия, невозможно без определения состава функций управления. При этом необходимо исследовать множество факторов:

1) характеристики организации  как системы — входа, самого  процесса, выхода;

2) стадии жизненного  цикла продукта;

3) цикл принятия решений;

4) содержание процесса  управления.

Рассмотрим, как учитываются  эти факторы при исследовании и проектировании функций управления.

Фактор «Характеристики  организации как системы» позволяет  выделить функции по управлению ресурсами, основными фондами (здания и сооружения), действующими производственными процессами и продуктом. К ним отнесены функции управления материально-техническими, трудовыми, энергетическими, информационными и другими ресурсами, а также управление производственными процессами - управление результатами деятельности предприятия (промышленной продукции и услугами).

Фактор «Стадии жизненного цикла продукта» предполагает исследование полного набора функций управления на всех стадиях жизненного цикла; заготовительной, обработочной, сборочной, испытательной.

Фактор «Цикл принятия решений» позволяет зафиксировать все стадии подготовки управленческого решения. К ним относятся:

1. Подготовка решения.

2. Утверждение решения.

3. Внедрение решения.

4. Оценка результатов внедрения решения.

Подготовка решения  — это обоснование, составление  и проверка правильности решения, которая  осуществляется аппаратом управления и заканчивается визированием вновь подготовленных документов.

Утверждение решения  — это фиксация факта принятия решения, его утверждение. Эту деятельность осуществляет руководитель подразделения или организации, ответственный за принятие данного решения.

Внедрение — деятельность, связанная с отдачей соответствующих распоряжений руководителями и исполнителями.

На этой стадии оценивается  результат, полученный после реализации принятого ранее управленческого решения; оценивается и само решение (необходимость его утверждения), и результаты внедрения управленческого решения.

Таким образом, порядок  формирования состава функций управления следующий:

1) выбор исследуемого  объекта;

2) формирование набора  специфических функций;

3) выбор конкретной  специфической функции, подлежащей исследованию;

4) исследование необходимости  применения общих функций управления в пределах выбранной специфической функции;

5) формирование конкретных  функций в терминах управленческих  решений.

Выберем, например, в качестве объекта исследования производственный отдел машиностроительного предприятия.

Исследованию подлежит специфическая функция «Управление основными производственными процессами». Для реализации данной функции необходимо применять полный набор общих функций, а именно по планированию, организации, регулированию, контролю и учету. Рассмотрим схему формирования функций управления (рис. 2).

Анализируя схему формирования состава функций управления, можем  сделать следующие выводы:

1. Для реализации выбранной  нами функции «Управление основными производственными процессами» необходимо применять полный набор общих функций управления, а именно: планирование основных производственных процессов, организация основных производственных процессов, регулирование основных производственных процессов, контроль основных производственных процессов, учет показателей деятельности основных производственных процессов. Полный набор общих функций управления также необходим и для реализации  остальных  четырех  специфических  функций, указанных в схеме.

 

 

Рисунок 2 - Фрагмент схемы формирования состава функций управления

 

2. В рамках каждой из перечисленных функций управления необходимо сформулировать полный набор управленческих решений, реализующих эти общие функции.

3. Поскольку управленческое  решение всегда конкретно, то наименования «Подготовка управленческих решений по планированию основного производства» или «Оценка управленческих решений по планированию основного производства» (как это указано в схеме) не характеризуют конкретное содержание управленческой деятельности и, следовательно, являются функциями управления, выраженными в терминах управленческих решений. [5, с. 196]

4. Предметное содержание  функций управления должно вестись  на уровне конкретных управленческих  решений.

5. Состав управленческих  решений должен быть определен на основе изучения практической деятельности работников каждого подразделения и регламентирующих документов, таких как Положение об организации, должностные инструкции и другие.

 

4. Пути совершенствования  функций управления в организации

 

На основании проделанной  работы следует разработать методы совершенствования функций управления.

Некоторые организации, как и индивиды, могут достичь  определенного уровня успеха, не затрачивая большого труда на формальное планирование. Более того, стратегическое планирование само по себе не гарантирует успеха. Организация, создающая стратегические планы, может потерпеть неудачу из-за ошибок в организации, мотивации и контроле. Тем не менее, формальное планирование может создать ряд важных и часто существенных благоприятных факторов для организации.

Современный темп изменения и увеличения знаний является настолько большим, что стратегическое планирование представляется единственным способом формального прогнозирования будущих проблем и возможностей.

Для совершенствования  планирования применимы следующие  методы:

1. Небольшой плановый отдел (менее 6 человек) корпорации дополняется планированием на низших уровнях.
2. Стратегические планы разрабатываются на совещаниях высшего руководства корпорации, проводимых ежегодно.
3. Годовой стратегический план объединяется с годовым финансовым планом.

В большинстве организаций  считают, что функция планирования может быть усовершенствована. [6, с. 99]

Организовать - значит создать некую  структуру. Организация – это  процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям  эффективно работать вместе для достижения его целей.

Структура организации не может  оставаться неизменной, потому что  меняется как внешнее, так и внутреннее ее окружение.

Поскольку чисто функциональные структуры оказались не слишком  эффективными, крупные организации перешли к использованию дивизиональных структур. Основными типами такой структуры являются дивизиональные структуры, ориентированные или на различные виды продукции, или на различные группы потребителей, или на различные регионы. Выбор в пользу той или иной структуры определяется важностью этого элемента в стратегических планах организации.

При планировании и организации  работы руководитель определяет, что  конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Для достижения мотивации  необходимо обеспечить воздействие  мотивирующих факторов - таких, как  ощущение успеха, продвижение по службе, признания со стороны окружающих, ответственность, рост возможностей. Объем затрачиваемых усилий зависит от оценки работником ценности вознаграждения и уверенности в том, что оно будет получено.

Для успешной реализации контроля, как функции управления, в организации необходимо сформировать службу контроллинга.

При создании службы контролинга  на предприятии необходимо учитывать  следующие основные требования:

1. Служба контролинга должна иметь возможность получать необходимую ей информацию из бухгалтерии, финансового отдела, планово-экономического отдела, службы сбыта и службы материально-технического обеспечения.
2. Служба контролинга должна иметь возможность и полномочия организовывать с помощью других экономических служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализов и выводов, но не содержащейся в существующих документах финанасово-экономических служб.
3. Служба контролинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе.
4. Служба контролинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия.
5. Служба контролинга должна быть не зависимой от той или иной финанасово-экономических службы.

Для совершенствования  выполнения всех функций управления необходимо на предприятии осуществлять тщательно продуманную организационную политику.