Исследование функций систем управления

Содержание.

Введение. 3

1. Теоретические аспекты системы  управления. 4

1.1 Сущность понятия управления  как системы.

1.2 Основные функции управления.

1.3 Метод исследования функций  управления как элементы системы  управления

2. Характеристика  предприятия ООО «Глобус» 16

2.1 Характеристика  предприятия

2.2. Структура  управления предприятием

Заключение 19

Список использованной литературы 20

Введение.

Организация в  менеджменте - это объединение людей, совместно реализующих некоторую  программу или достигающих определенной цели и действующих на основе определенных процедур и правил. В общем смысле под организацией имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп. В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Система управления - одно из ключевых понятий теории организации, которое связанно с целями, функциями, процессом управления, квалификацией менеджеров, распределением полномочий для достижения определенных целей.

В рамках этой системы  протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры  всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда становится очевидной актуальность темы исследования и то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих.

Объектом исследования данной работы является общество с  ограниченной ответственностью «Глобус».

Целью курсовой работы является изучение функций управления в организации в современных условиях, а также выявление имеющихся недостатков в процессе управления и определение путей его совершенствования.

В соответствии с указанной целью были поставлены следующие задачи:

- раскрыть сущность понятия управления как системы;

- дать  характеристику  ООО «Глобус»;

- изучить систему  управления в ООО «Глобус».

1. Теоретические  аспекты системы управления.

1.1 Сущность  понятия управления как системы.

Любая организация, вне зависимости от ее конкретного  назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются: цели организации, ее организационная структура, внешняя и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика процесса функционирования, система социальных и экономических отношений и, наконец, организационная культура.

Каждая организация  имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему  управления можно только на основе выбранной научной концепции. Концепция «системы» используется как средство для изучения характеристик объекта управления. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик изучаемой системы и процесса функционирования организации как системы.

Любой вид управленческой деятельности связан с управлением  людьми, объединенными в рамках предприятия  в отделы, подразделения, службы и  т.д. Следовательно, управленческая деятельность — это, прежде всего, управление социальными  коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, предприятие, цеха, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.

Система управления любой организации является сложной  системой, созданной для сбора, анализа  и переработки информации с целью  получения максимального конечного результата при определенных ограничениях.

Как правило, представление  объекта в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями  из-за наличия множества определений  системы и трудностью выбора единого  определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.

В настоящее  время можно выделить, по крайней  мере, пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное. Каждое из указанных представлений  системы отражает определенную группу ее характеристик.

Микроскопическое  представление системы основано на понимании ее как множества  наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно  неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые  необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.

Макроскопическое  представление характеризует систему  как единое целое, находящееся в  «системном окружении» (среде). Это  означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда  представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии  «подсистема» и рассматривает всю  систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

Процессуальное  представление характеризует состояние  системы во времени. Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками: состоит  из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; система — это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

Изучая систему  управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые  к системам управления, по которым  можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

• детерминированность элементов системы;

• динамичность системы;

• наличие в  системе управляющего параметра;

• наличие в  системе контролирующего параметра;

• наличие в  системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение  этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак  организованности системы) проявляется  в организации взаимодействия подразделений  органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием  системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в  определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия  среды оказывают возмущающее  действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут  появиться возмущения, которые стремятся  разрушить ее «изнутри». Например, в  организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться  к изменившимся условиям.

С целью обеспечения  быстрого перестроения системы в  условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим  параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы — позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение  данного требования, т.е. наличия  управляющего параметра, приводит к  принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым  требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него управляющего воздействия.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

Достижение  цели фирмы обеспечивается через реализацию функций управления. Функция управления – это часть процесса управления, полученная в результате разделения всего процесса управления по характеру и содержанию связанного с ним труда. Эффективное выполнение функций управления предполагает распределение прав и обязанностей между подразделениями и персоналом. Нечеткое распределение функций неизбежно деформирует структуру и снижает качество и эффективность управления, именно поэтому функциональное содержание управления имеет первостепенное значение. Кроме того, с развитием новых форм экономического сотрудничества и расширением взаимосвязей управление дифференцируется, а функции управления развиваются, в частности, появляются функции технического, коммерческого управления и другие.

Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности в значительной степени зависит от правильного понимания функций управления. Исследовать функции управления в конкретном подразделении — значит определить, кто и что делает, как связаны между собой сотрудники в процессе управления, как связаны управленческие решения, почему именно эти, а не другие решения готовятся в этом конкретном подразделении. Знать эго необходимо для того, чтобы обеспечить эффективное управление функциональных обязанностей аппарата управления в целом.

Сущность работы по управлению организацией (предприятием или компанией) заключается в  том, чтобы исследовать каждую отдельно взятую функцию в каждом отдельно взятом подразделении. Взаимосвязь  этих функций определяет функциональное содержание управления.

Выделение функций  управления вызвано еще и многообразием  управленческой деятельности, т.е. процессами Принятия решений. Поскольку каждая отдельная функция характеризует  специфическую управленческую деятельность, то совокупность таких функций позволяет формировать конкретную систему управления: представить процесс управления вне функций управления невозможно. Именно поэтому к их определению предъявляются повышенные требования и определить однозначно, что понимается под функцией управления, весьма сложно.

На современном  этапе у ученых нет единого  мнения о трактовке и содержании функций управления. Это значительно  затрудняет процесс проектирования систем управления на строго методологической основе. В самом деле, чтобы сформулировать управленческие решения, посредством которых управляют конкретной организацией и которые реализуют выбранные цели функционирования, неизбежно следует пройти по цепочке: цель – функции - решения. В этом случае набор решений непосредственно будет определяться набором (совокупностью) функций управления. Следовательно, состав решений, реализующих одну и ту же цель, может быть различным, что вряд ли объяснимо с точки зрения логики. Отсюда повышение требований, которые предъявляются к трактовке функций управления.

Функция управления — это однородный вид деятельности, объективно необходимый для реализации целей функционирования и выделения по определенному признаку.

Такими признаками могут быть специфика и масштаб  производства, формы организации  производственных процессов, взаимосвязь структурных подразделений, их количество на уровнях управления и др. В связи с этим выделяются общие и специфические функции управления.

К общим функциям управления относятся: планирование, организация, регулирование, контроль, учет, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.

К специфическим функциям управления относят управление:

• основными  производственными процессами;

• вспомогательными и обслуживающими процессами;

• оперативное (производством);

• технической  подготовкой производства;

• сбытом продукции  и др.

Проектирование  системы управления, организации, в  том числе и любого конкретного  предприятия, невозможно без определения  состава функций управления. При  этом необходимо исследовать множество  факторов:

• характеристики организации как системы — входа, самого процесса, выхода;

• стадии жизненного цикла продукта;

• цикл принятия решений;

• содержание процесса управления.

Рассмотрим, как  учитываются эти факторы при  исследовании и проектировании функций  управления.

Фактор «Характеристики организации как системы» позволяет выделить функции по управлению ресурсами, основными фондами (здания и сооружения), действующими производственными процессами и продуктом. К ним отнесены функции управления материально-техническими, трудовыми, энергетическими, информационными и другими ресурсами, а также управление производственными процессами - управление результатами деятельности предприятия (промышленной продукции и услугами).

Фактор «Стадии жизненного цикла продукта» предполагает исследование полного набора функций управления на всех стадиях жизненного цикла: заготовительной, обработочной, сборочной, испытательной.

Фактор «Цикл принятия решений» позволяет зафиксировать все стадии подготовки управленческого решения. К ним относятся:

• подготовка решения;

• утверждение  решения;

• внедрение  решения;

• оценка результатов  внедрения решения.

Подготовка  решения — это обоснование, составление и проверка правильности решения, которая осуществляется аппаратом управления и заканчивается визированием вновь подготовленных документов.

Утверждение решения — это фиксация факта принятия решения, его утверждение. Эту деятельность осуществляет руководитель подразделения или организации, ответственный за принятие данного решения.

Внедрение —  деятельность, связанная с отдачей соответствующих распоряжений руководителями и исполнителями.

На этой стадии оценивается результат, полученный после реализации принятого ранее  управленческого решения; оценивается  и само решение (необходимость его  утверждения), и результаты внедрения управленческого решения.

Таким образом, порядок формирования состава функций  управления следующий:

• выбор исследуемого объекта;

• формирование набора специфических функций;

• выбор конкретной специфической функции, подлежащей исследованию;

• исследование необходимости применения общих  функций управления в пределах выбранной  специфической функции;

• формирование конкретных функций в терминах управленческих решений.

Методология исследования функций управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия  по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Методология и организация  исследования функций управления требует  учета ряда системных характеристик, к которым относятся:

• потребность  в исследованиях;

• объект и предмет исследования;

• ресурсы для проведения исследований;

• эффективность исследований; результаты исследований.

1. Потребность  в исследовании предопределяет  масштаб и глубину исследования  системных характеристик, реализация  которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

2. Объектом исследований  является система управления  конкретной организации. Для ее  изучения необходимо знать утвержденные  схемы управления, должностные инструкции, Положение о подразделениях. Предметом исследования являются взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы управления. При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований. Среди этих проблем могут быть следующие:

• развитие структуры управления;

• мотивация  персонала;

• мотивация  техники и информационных систем управления;

• разработка управленческих решений;

• подготовка персонала  и др.

Выбор основной проблемы организации, сдерживающей ее развитие, ее всестороннее исследование и анализ — это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации.

3. Ресурсы —  это комплекс средств, обеспечивающих  успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные  ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

4. Эффективность  исследований требует соизмерения  затрат на проведение исследований  и полученных результатов.

5. Результаты  исследований могут быть представлены  в различных формах. Это может  быть новая модель системы  управления, новые регламентирующие  документы, скорректированные расчетные  формулы, новая корпоративная  культура.

С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раздела: теоретический, методический, организационный.

В теоретическом  разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования.

Методический  раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение  трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении исследования систем управления.

При проведении системного анализа важное значение приобретает коллектив исполнителей. В состав группы по проведению системного анализа должны входить:

• специалисты  в области системного анализа  — руководители группы и будущие  руководители проектов;

• инженеры по организации производства;

• экономисты, специализирующиеся в области экономического анализа, а также исследователи  организационных структур и документооборота;

• специалисты  по использованию технических средств  и компьютерной техники;

• психологи  и социологи.

В общем виде организацию проведения исследования можно представить следующим  образом:

• подготовка исследования, т.е. разработка программы, определение единиц наблюдения, определение методов сбора информации, проведение пробного (пилотажного) исследования:

• сбор необходимой  информации с учетом ее синтаксических, семантических и прагматических аспектов;

• подготовка информации к обработке;

• обработка  информации и ее анализ;

• подготовка результатов  исследования.

Сбор данных является основным этапом исследования. Для этих целей используется ряд  методов, среди которых наиболее эффективными являются:

• беседы со специалистами аппарата управления;

• изучение технико-экономических  и статистических сведений о развитии производства рассматриваемого предприятия;

• изучение опыта  развития родственных предприятий.

Особое значение в исследовании имеют беседы с  персоналом аппарата управления, которые в короткие сроки позволяют получить сведения о положительных и отрицательных факторах в развитии объекта, проанализировать и обобщить эти данные, а также наметить конкретные направления работ. Во многих случаях сведения по определенной группе факторов легче и быстрее получить в ходе беседы с работниками предприятия.

Результаты  анализа представляют на рассмотрение руководства предприятия или  специальной экспертной комиссии. Обсуждение результатов целесообразно организовать с участием представителей всех подразделений системы управления. Итоги обсуждения фиксируют в специальном документе и используют при разработке текущих и перспективных планов развития предприятия или рассматриваемой организации.

С точки зрения организации проведения исследования можно выделить следующие формы:

• индивидуальные и коллективные исследования;

• исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами;

• централизованная и децентрализованная организация;

• специальные  отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения;

• привлечение  специализированных консалтинговых организаций.

Таким образом, рассмотрев требования, предъявляемые  к системе управления как объекту  исследования, можно выделить основные моменты:

1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.

2. Чтобы совершенствовать  систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.

3. Необходима  персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.

4. Необходима  информационная проработка системы  на уровне управленческих решений.

5. Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.

6. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации.

7. Конечным продуктом  системы управления является  управленческое решение. 

2. Характеристика  предприятия ООО «Глобус».

2.1 Характеристика  предприятия.

Компания «Глобус» успешно работает на рынке рекламных и туристских услуг города Озерска с 2006 года. В молодой команде только специалисты, профессионалы в своем деле. Творческий подход, нестандартное мышление в сочетании с целеустремленностью и организованностью - вот, что определяет лицо компании. Успех и процветание наших клиентов – первоочередная и главная задача. Рекламная компания «Глобус» против скучной и неинтересной рекламы. Опыт показывает, что эффективна лишь та реклама, которая эмоциональна, затрагивает «струны души», вызывает в ней радость. Разрабатывая рекламную кампанию, дизайн упаковки, полиграфическую продукцию, мы подчеркиваем уникальность, особенность и неповторимость. Следует заметить, компания "Глобус" работает не только с предприятиями своего региона. ООО «Глобус» специализируется на оказании туристских услуг населению.

ООО «Глобус» возглавляет  директор, который организует всю  работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния  и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом, заключает договоры, издает приказы, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников.