Исследование роли неформальных отношений в повышении эффективности управленческой деятельности на предприятии

Введение

В трудах по управлению постоянно  подчеркивается важность гармоничного функционирования организации. По мнению многих авторов, если найти правильную формулу, то организация будет действовать  как хорошо смазанный механизм.

В недалеком прошлом конкурентная борьба была сосредоточена в области  технического прогресса, совершенствования  технологий, организационных структур, маркетинга, послепродажного обслуживания. Но сущность бизнеса определяют прежде всего люди.

 Руководящие работники  организации испытывают удовлетворение  в том случае, если организация  продолжает свое существование  как единый организм. Однако почти всегда реальные стереотипы поведения и отношений членов организации слегка или весьма далеко отходят от формального плана руководства организации.

 Неформальные группы, которые образуются в организациях, являются мощной силой, которая  при определенных условиях может  фактически стать доминирующей  в организации с сводить на нет усилия руководства. Неформальные группы могут также нести в себе и положительное влияние на деятельность формальной организации.

 Руководителям «среднего звена» необходимо примирять требования неформальных групп организации с требованиями стоящего над ними руководящего аппарата. Данная необходимость побуждает менеджеров к поиску нестандартных приемов управления людьми или использовать имеющиеся приемы более эффективно с целью использования потенциальных выгод и уменьшения отрицательного воздействия неформальных групп.

 Цель работы: обосновать способы более эффективного управления неформальными группами в процессе функционирования организации.

 Задачами работы  являются:

• сделать анализ неформальной группы. Для этого необходимо: дать общее понятие группы, рассмотреть отличия неформальных групп от формальных, а также характеристику неформальной группы, ее возникновение и роль в процессе функционирования организации;
• провести исследование процесса управления неформальными группами: исследовать механизм и рассмотреть методы эффективного управления данными группами а именно: консультации с группами, обучение и внушение, обеспечение лояльности руководящих работников, замена руководителя «среднего звена», перевод сотрудников на другое место работы, размещение кабинетов, признание естественных лидеров, обмен информацией в организации;
• показать возможность более эффективного использования методов влияния на неформальные группы на примере предприятия ООО «УРАЛ – АКВА»: проанализировать существующие методы управления неформальными группами на предприятии ООО «УРАЛ – АКВА» и выявить резервы повышения их эффективности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Неформальные группы

1.1. Общее понятие  группы и ее классификация

Не существует канонизированного  определения малой группы, так  как это достаточно гибкое и подверженное влиянию обстоятельств явление. Однако широко принят достаточно общий, устоявшийся взгляд на малую группу как относительно обособленное объединение  двух или более лиц, находящихся  в достаточно устойчивом взаимодействии и осуществляющих совместные действия в течение достаточно долгого  промежутка времени. Взаимодействие членов группы базируется на неком общем  интересе и может быть связано  с достижением общей цели. При  этом группа обладает определенным групповым  потенциалом, либо же групповыми возможностями, позволяющими ей вступать во взаимодействие с окружением и адаптироваться к  изменениям, происходящим в окружении.

 Характерными  особенностями группы является  следующее:

• члены группы идентифицируют себя и свои действия с группой в целом и тем самым во внешних взаимодействиях выступают как бы от имени группы;
• взаимодействие между членами группы носит характер непосредственных контактов, личного разговора, наблюдения поведения друг друга и т.п.;
• в группе наряду с формальным распределением ролей, если таковое существует, обязательно складывается неформальное распределение ролей, обычно признаваемое группой.

 Существует два типа  групп: формальные и неформальные. Оба эти типа групп имеют  значение для организации и  оказывают большое влияние на  членов организации.

 Формальные группы  обычно выделяются как структурные  подразделения в организации.  Они имеют формально назначенного  руководителя, формально определенную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи.

Неформальные  группы создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями, а членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями привычками и т.п. Данные группы существуют во всех организациях, хотя они не представлены в схемах, отражающих строение организации, ее структуру.

 Неформальные  отношения обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения, люди хорошо знают, кто входит в их неформальную группу, а кто нет. В неформальных группах складывается определенное распределение ролей и позиций. Обычно эти группы имеют явно или неявно выраженного лидера. Во многих случаях неформальные группы могут оказывать на своих членов влияние равное или даже большее, чем формальные структуры.

 Неформальные группы  представляют собой спонтанно  (самопроизвольно) сложившуюся систему  социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или  менее длительного межличностного  общения. 

 Неформальная  группа проявляется в двух  разновидностях:

1. Представляет собой вне формальную организацию, в которой неформализованные служебные отношения несут функциональное (производственное) содержание и существуют параллельно с формальной организацией.
2. Представляет социально-психологическую организацию, выступающую в виде межличностных связей, возникающих на основе взаимного интереса индивидов друг к другу вне связи с функциональными нуждами, т.е. непосредственная, стихийно возникающая общность людей, основанная на личном выборе связей и ассоциаций между ними (товарищеские отношения, любительские группы, отношения престижа, лидерства, симпатий и т.д.)

В зависимости  от идейной и нравственной направленности, стиля поведения неформальные организации  можно классифицировать по трем группам:

1. Просоциальные, т.е. социально-положительные группы. Это общественно-политические клубы интернациональной дружбы, фонды социальных инициатив, группы экологической защиты и спасения памятников культуры, клубные любительские объединения и др.
2. Асоциальные, т.е. группы, стоящие в стороне от социальных проблем;
3. Антисоциальные. Эти группы – самая неблагополучная часть общества, вызывающая у него тревогу.

1.2. Характеристика  неформальной группы

Жизнь группы, ее функционирование находится под влиянием трех факторов:

1. Характеристики членов группы.
2. Структурные характеристики группы.
3. Ситуационные характеристики.

К характеристикам  членов группы, оказывающим влияние на ее функционирование, относятся личностные характеристики человека, а также способности, образование и жизненный опыт.

Структурные характеристики группы включают в себя:

• коммуникации в группе и нормы поведения (кто с кем и как контактирует);
• статус и роли (кто занимает какую позицию в группе и что делает);
• личные симпатии и антипатии между членами группы (кто кому нравиться и кто кого не любит);
• силу и конформизм (кто на кого оказывает влияние, кто готов слушать и кому подчиняться).

 Наличие симпатий в  отношениях между людьми, наличие  дружеских отношений между членами  группы оказывает огромное влияние  на настроение людей, на их  удовлетворенность своей работой,  своим членством в группе. Однако  нельзя однозначно сказать, что  дружеские отношения между членами  группы оказывают только положительное  влияние на результаты труда  и функционирования организации  в целом. Если люди, испытывающие  дружеские отношения друг к  другу, имеют высокую мотивацию  к трудовой деятельности, то наличие  взаимных симпатий и дружбы  способствует существенному повышению  результатов их труда и тем  самым положительно влияет на  функционирование группы в целом.  Если же люди слабо мотивированы  на работу, то результат будет  совершенно противоположным. Они  много времени будут проводить  в бесполезных для работы разговорах, перекурах, чаепитиях и т.п., постоянно  отвлекаться от работы и резко  снижая результативность своего  труда. При этом они могут  отвлекать от работы других, создавая  атмосферу безделья и расслабленности.

 Сила и конформизм  во взаимоотношениях между членами  группы проявляется в виде так называемого «общественного влияния» на человека. Группа оказывает давление на человека, требуя от него следования групповым нормам, правилам, требуя подчинение интересам группы. Человек может сопротивляться данному давлению, то есть проявлять нонконформизм, а может уступить группе – подчиниться, т.е. выступать конформистом.

 Характер решаемых  задач оказывает заметное влияние  на степень конформизма в поведении  человека. Если задачи четко не  определяемые, если они не имеют  однозначного ответа, то они заставляют  человека, выполняющего их, больше  поддаваться влиянию группы.

 Характеристика группы  также оказывает большое влияние  на развитие у человека конформизма  по отношению к требованиям  группы. Единодушие в групповом  поведении усиливает степень  влияния группы на человека. Человеку  легче возразить или не соглашаться,  если кто-то еще в группе  имеет мнение, отличное от группового. На конформизм в поведении человека в группе оказывает влияние число членов группы.

 Желание подчиняться  влиянию со стороны группы  напрямую зависит от личностных  отношений между членами группы, их симпатий и антипатий, дружбы  и т.п. Чем лучше личные отношения  между членами , тем выше степень конформизма в их поведении в группе и тем выше степень конформизма в их поведении в группе и тем выше возможность общественного влияния на членов группы.

Ситуационные  характеристики группы мало зависят от поведения членов группы и группы в целом. Эти неформальных групп эти характеристики связаны с ее размером и ее пространственным расположением.

  К особенностям  характеристики неформальных групп  относятся:

1. Социальный контроль.

 Неформальные организации  осуществляют социальный контроль за своими членами. Первым шагом к этому является установление и укрепление норм – групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения.

 Социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать влияние и направить  к достижению целей формальной  организации. Он также может  повлиять на мнение о руководителях  и справедливости их решений.

2. Сопротивление переменам.

 Люди используют неформальную  организацию для обсуждения предполагающихся  или фактических перемен, которые  могут произойти в их организации.  В неформальных организациях  наблюдается тенденция к сопротивлению  к переменам. Частично это объясняется  тем, что перемены могут нести  в себе угрозу дальнейшему  существованию неформальной организации.  Реорганизация, внедрение новой  техники, расширение производства  и, следовательно, появление большой  группы новых сотрудников и  т.п. может привести к распаду  неформальной группы.

3. Неформальные лидеры.

Неформальные организации, также как и формальное организации, имеют своих лидеров. Неформальный лидер приобретает свое положение, добиваясь власти и применяя ее по отношению к членам группы. В своих действиях он делает ставку на людей и их взаимоотношения. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации.

 Существенные факторы,  определяющие возможность стать  лидером неформальной организации,  включают: возраст, должностное положение,  профессиональную компетентность, расположение рабочего места,  свободу передвижения по рабочей  зоне и отзывчивость.

1.3. Возникновение  неформальной группы и ее роль  в процессе функционирования  организации

Причиной возникновения  неформальной группы в формальной организации  является неизбежная ограниченность формальной организации, которая не может охватить и регулировать все процессы функционирования социальной организации.

Если люди вступают в формальные организации для осуществления  целей организации, либо им нужно  вознаграждение в виде дохода или  ими руководят соображения престижа, то принадлежность к неформальной группе может дать людям психологические  выгоды не менее важные для них, чем  получаемая зарплата.

По мнению Майкла Мескона важнейшими причинами вступления в группу являются:

• чувство принадлежности;
• взаимопомощь;
• взаимозащита;
• тесное общение;
• заинтересованность.

Некоторые руководители считают, что неформальная группа – это результат неэффективного управления, однако возникновение данных групп явление естественное и весьма распространенное, – они есть в каждой организации.

Неформальные группы несут  в себе как отрицательное, так  и положительное влияние на деятельность формальной организации.

Случаи отрицательной реакции иногда мешают руководителям видеть многочисленные потенциальные выгоды от неформальных организаций.

Не находя способов эффективного взаимодействия с неформальными  организациями, или пытаясь подавить их, руководители часто упускают эти  потенциальные выгоды. В любом  случае, независимо от того, является ли неформальная организация вредной  или полезной, она существует, и  с ней нужно считаться. Даже если руководство и разрушит какую-то группу, на ее месте обязательно  возникнет другая, у которой, возможно, сложиться заведомо отрицательное отношение к руководству.

 

2. Управление неформальными группами

2.1. Механизм управления  неформальными группами

 Механизм управления  неформальными группами можно  представить в виде определенного  набора правил , которых необходимо придерживаться руководителю какой-либо организации.

Основными из них  являются:

1. Признать существование неформальной организации.
2. Изучить факторы, влияющие на эффективность функционирования неформальных групп. Группа сможет идти к достижению своих целей в зависимости от размера группы, состава группы, групповых норм (в каком направлении будет работать группа), сплоченности группы, конфликтности (различии во мнениях), статуса членов группы (должностной иерархии, образования, накопленного опыта и т.д.), функциональной роли членов группы.
3. Перед тем, как предпринять какие-либо действия, просчитайте их возможное отрицательное воздействие на неформальную организацию.
4. Разработать и применять на практике методы управления неформальными группами с целью использования их потенциальных выгод и уменьшения отрицательного воздействия.

2.2. Методы управления  неформальными группами

Руководством организации  при управлении неформальными группами в процессе функционирования организации  могут применяться различные  методы воздействия.

Основные из них:

1. Консультации с группами.

Консультации с группой  вместо попытки навязать ей произвол, говорят об уважении к достоинству  группы и отдельного человека, а  также ослабляют сопротивление  переменам со стороны неформальной организации.

2. Обучение и внушение.

Организации необходимо сформировать у своих служащих лояльность посредством  обучения или пропаганды. Для этой цели необходимо «рекламироваться» перед всеми ее членами либо с помощью специальных учебных курсов и общих собраний, либо другими способами.

3. Обеспечение лояльности  руководящих работников.

Высшее руководство обычно старается завоевать преданность  руководящего состава – начальников подразделений, филиалов, отделов и бюро, – или, другими словами, добиться их самоотождествления с организацией.

4. Замена руководителя  «среднего звена».

Если добиться лояльности главы подразделения не удалось, то учреждение может заменить его  и порой заменяет тем, кто ему  предан.

5. Перевод сотрудников  на другое место работы.

Многообещающим механизмом укрепления лояльности членов организации  и усиления их самоотождествления с организацией в целом служит практика частых переводов сотрудников из подразделения в подразделение. Подобная практика, если ей строго и разумно следовать, вероятно, приведет к появлению в организации значительного числа людей, обладающих весьма разнообразным опытом, что способствует самоидентификации с более крупными структурными подразделениями, - хотя нет никаких оснований полагать, что такая практика полностью уничтожит преданность работников неформальным группам.

6. Размещение кабинетов.

Еще один механизм воздействия  заключается в правильном распределении  кабинетов. Формированию настоящего руководящего аппарата отдела или управления может способствовать размещение руководителей в одном месте или на одном этаже.

7. Признание естественных  лидеров.

Один из современных теоретиков Девис, развивая эту мысль, пишет: «Каждому руководителю надлежит знать, кто является лидером в каждой неформальной группе и работать с ним, поощряя тех, кто не мешает, а способствует достижению целей организации».

8. Обмен информацией в  организации.

Гибкое использование  развитой системы формальной и, что  особенно важно, неформальной передачи информации дает возможность организации  выполнять свои задачи быстро и оперативно. При этом сотрудники могут достичь  полноты понимания, а руководству  организации добиться большего влияния  на неформальные группы, что было бы невозможно при наличии лишь формальной системы.

 

 

 

3. Применение данных  методов для повышения эффективности  управления неформальными группами  на предприятии ООО «УРАЛ – АКВА»

Одним из вариантов проведения исследования эффективности управления неформальными группами является опрос  руководства организации. Данный метод  был использован на предприятии ООО «УРАЛ – АКВА».

 

Анкета

1. Знаете ли Вы о  существовании в вашей организации  неформальных групп:

1. Да;

2. Нет.

2. Причиной возникновения  неформальных групп является:

1. Результат неэффективного  управления организацией;

2. Естественное стремление  человека к объединению с другими  людьми.

3. Ограниченность формальной  организации;

1. 1 и 2;

2. 2 и 3;

3. 1 и 3;

4. 1,2,3.

3. Считаете ли Вы, что  для того чтобы справиться  с неформальной группой необходимо:

1. Уничтожить ее;

2. Не обращать на нее  внимания;

3. Взаимодействовать с  ней.

4. Какие из нижеперечисленных  характеристик, по Вашему мнению, отражают особенности неформальной  группы:

1. В основе ее лежит  принцип целесообразности, сознательного  движения к известной цели;

2. Наличие своих лидеров;

3. Сопротивление переменам,  которые могут произойти в  их организации;

4. Осуществление социального  контроля за своими членами;

5. Все вышеперечисленные.

5. Какое, по Вашему мнению, неформальные группы несут в  себе влияние на деятельность  формальных групп:

1. Положительное;

2. Отрицательное;

3. И то и другое;

4. Никакого.

5. Считаете ли Вы, что  неформальные группы могут помочь  формальной организации в достижении  ее целей:

1. Да;

2. Нет. 

6. Перед тем, как принимать  какие-либо действия, просчитываете  ли Вы их возможное отрицательное  воздействие на неформальные  группы:

1. Да;

2. Нет. 

7. При принятии каких-либо  решений, привлекаете ли Вы  членов организации к обсуждению  данных вопросов:

1. Да, привлекаю;

2. Нет, не привлекаю;

3. Привлекаю, когда считаю  это необходимым для себя.

8. Устраиваются ли в  Вашей организации вечеринки,  клубы, спортивные соревнования  или какие-нибудь другие мероприятия,  в которых участвуют весь коллектив  предприятия: 

1. Да;

2. Нет, я не вижу в  этом никакой необходимости;

3. Нет, но считаем это  необходимым и планируем в  будущем.

9. Существуют ли у Вас  на предприятии клубы руководящих  работников, специально отведенные  места в столовых учреждения, проводятся ли официальные обеды  и конференции для руководителей  «среднего звена», или существуют какие-нибудь другие «льготы» для данной группы сотрудников:

1. Да;

2. Нет. 

10. Если Вам не удалось  добиться лояльности руководителя  «среднего звена», считаете ли Вы необходимым заменить его тем, кто Вам предан:

1. Да, считаю;

2. Да, если из-за этого  не возникнут новые трудности; 

3. Нет, не считаю.

11. Является ли, по Вашему  мнению, перевод сотрудников из  одного места работы на другое  место одним из методов эффективного  управления неформальными группами:

1. Да;

2. Нет;

3. Не только неэффективный, но и вредный для организации.

12. Применяется ли данный  метод в Вашей организации:

1. Да, применяется;

2. Нет, не применяется.

13. Может ли, по Вашему  мнению, правильное размещение кабинетов  повлиять на поведение членов  неформальной группы:

1. Да;

2. Нет.

14. Применяется ли данный  метод в Вашей организации:

1. Да, применяется;

2. Нет, не применяется.

15. Считаете ли Вы, что  выявление естественных лидеров  и управление ими – решающий административный механизм контроля за групповым поведением:

1.Да;

2.Нет.

16. Знаете ли Вы естественных  лидеров Вашей организации и  принимаете ли Вы какие-нибудь  методы управления ими:

1. Да;

2. Нет;

3. Знаю, но ничего не  предпринимаю.

17. Возможно ли, по Вашему  мнению, при гибком использовании  различных каналов передачи информации  усилить свое влияние на неформальные  группы:

1. Да;

2. Нет.

18. Используете ли Вы  каналы неформальной передачи  информации для влияния на  неформальные группы:

1. Использую 

2. Не использую.

 При проведении  данного опроса ставились следующие  задачи:

1. Получить данные о  том, какой информацией о своих  неформальных группах обладает  руководство предприятия.

2. Получить объективную  информацию об положительных  и отрицательных сторонах управления  неформальными группами на данном  предприятии.

3. Предложить способы  более эффективного управления  неформальными группами.

В исследовании приняло участие  восемь человек. Результаты опроса свидетельствуют  о том, что руководство фирмы  знает о наличии неформальных групп на предприятии, имеет правильное представление о причинах их возникновения, а также считает необходимым  взаимодействовать с ними. На вопросы  об особенностях характеристик неформальной группы и их влиянии на деятельность формальных групп получены правильные ответы.

Проведенный на предприятии  опрос показал, что управление неформальными  группами в данной организации имеет  следующие положительные стороны:

1. Руководство предприятия  считает, что неформальные группы  могут помочь формальной организации  в достижении ее целей.

2. Перед тем, как принять какое-либо управленческое решение подавляющее большинство опрошенных просчитывают возможность отрицательного воздействия на неформальные группы и принимают решения в соответствии с этим.

3. На предприятии существуют клубы руководящих работников, для них проводятся конференции и собрания по различным вопросам. К руководителям «среднего звена» отношение начальства несколько «мягче», чем к остальной части персонала предприятия.

4. Руководство предприятия  считает, что только из-за того  что лояльности руководителя  «среднего звена» не удалось добиться, нет необходимости его заменять. В практике руководства данной проблемы еще не стояло. Однако, если лояльность руководителя «среднего звена» к своим подчиненным будет мешать деятельности предприятия, руководство организации посчитает нужным заменить его.

5. Руководство предприятия  считает, что перевод сотрудников  из одного места работы на  другое является одним из методов  эффективного управления неформальными  группами. Данный метод на предприятии  применяется.