Исследование целей управления. 8

 

 

 

 

Кафедра менеджмента

Курсовая работа

по дисциплине «Исследование систем управления»

на тему

« Исследование целей управления »

 

                                                           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 Введение                                                                                                                      3

Теоретическая часть                                                                                                     6

 I Понятие о целях организации и их роль в управлении                                         6     

   1.1 Понятие о целях организации                                                                            6

   1.2 Условия формирования целей                                                                            7

   1.3 Выявление и систематизация подцелей                                                             8

   1.4 Последовательная декомпозиция целей                                                          10

II    Понятие «дерева» целей организации                                                                12

   2.1 Сущность метода «дерева» целей                                                                     12

2. Порядок построения «дерева» целей                                                               14

   2.3 Полнота «дерева» целей и соответствие рангов подцелей                            15

III Глобальная цель организации и цель функционирования отдельных подразделений                                                                                                             18

IV Метод экспертных оценок                                                                                    21                                                          

 Практическая часть                                                                                                   25

 I Глобальная цель и краткая организационная характеристика                               ООО «Рэйд»                                                                                                                 25

II «Дерево» целей подразделения «отправка накладных»                                      27

III Мое место и роль в достижении глобальной цели подразделения «отправка накладных»                                                                                                                  30

IV  Действия менеджера для повышения эффективности функционирования в достижении поставленных целей                                                                              32                                                                              

 Заключение                                                                                                               33                                                                                                    

Список использованной литературы                                                                        35                                                          

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

        Любая система управления по определению есть целенаправленная система, имеющая иерархическое строение и организационная для достижения целей, называемых целями функционирования системы управления.

        Значение целей функционирования велико. Во-первых, потому, что в организациях должны приниматься только такие решения, которые реализуют ее цели функционирования.

        Во-вторых, во избежание «паразитной» деятельности организации, т. е. деятельности, мешающей достижению цели функционирования организации, глобальная цель должна быть доведена до каждого руководителя и исполнителя. Для этого необходим постоянный контроль реального состояния системы и сравнение его с целями, задачами функционирования системы.          

        Отсюда следует, что любая организационная деятельность в системе оправдана только в том случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся деятельность в системе реализовывала только те цели функционирования, для которых она создавалась.

    Цели – это конкретизация миссии организации в форме, доступной при управлении процессом их реализации. Для них характерны следующие черты и свойства:

• четкая ориентация на определенный интервал времени;
• конкретность и измеримость;
• непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;
• адресность и контролируемость [5, с.132].

      Предназначение  организации образует фундамент  для установления целей организации  в целом, ее подразделений и функциональных систем, каждая из которых ставит и реализует свои цели, логически вытекающие из общей цели предприятия. 

     Определение целей функционирования является одним из наиболее важных этапов в деятельности фирмы. От того, насколько правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит весь успех деятельности. Неправильное или нечеткое формулирование цели приведет к тому, что система управления, даже если она должным образом устроена, работает не с полной отдачей, неэффективно, так как усилия аппарата управления расходуются нецеленаправленно. В различных организациях приходиться иметь дело с совокупностью целей. Задача руководителя организации любого уровня – суметь учесть все многообразие факторов, влияющих на функционирование организации, правильно оценить ситуацию и выбрать оптимальные решения.

       Несомненно, что исследование целей является одним из важнейших аспектов теории и практики управления.

        Целью работы является исследование целей управления.

       Для  достижения поставленной цели  необходимо решить следующие  задачи:

• выявить роль целей в управлении;
• сформулировать глобальную цель исследуемой организации;
• построить дерево целей моего подразделения, доведенное до каждого исполнителя;
• указать мое место и роль в достижении глобальной цели подразделения;
• определить действия менеджера для повышения эффективности функционирования в достижении поставленных целей.

         Объектом исследования данной  работы является ООО «Рэйд». На примере данной организации  необходимо рассмотреть все выше перечисленные задачи, сделать краткие выводы.

      В современном  управлении понятие цели является  одним из основных. Без определения  этого понятия, без выявления  соотношения целей, средств достижения целей, оценки эффективности и путей достижения целей, нельзя решать проблему эффективного управления. Когда цель функционирования сформулирована нечетко, требовать четкой организации работ практически бесполезно, так как невозможно правильно выбрать средства достижения цели. Четкое же определение целей функционирования, доведенных до каждого сотрудника аппарата управления, повышает его производительность и способствует лучшей мотивации.

      Таким образом, учитывая вышеизложенное, полагаем, что исследование целей управления на примере конкретной организации является достаточно актуальным и требует своего рассмотрения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Теоретическая часть

I Понятие о целях организации и их роль в управлении

1.1 Понятие о целях организации

 
    Цель – это исходный пункт, определяющий отношения между субъектом и объектом управления. 
    Цель выступает как идеальное описание результата деятельности, а сама деятельность - как процесс достижения цели. Как содержание цели определяется объективно существующими вокруг объекта управления условиями, так и реализация ее осуществляется имеющимися в распоряжении субъекта управления средствами. Переход от цели к результату не является непосредственным. Средства достижения цели - это существующие в природе и обществе предметы или действия (для организации - ее структура и процессы), включенные в систему целенаправленной деятельности и обеспечивающие получение определенного результата. 
     Взаимоотношения цели и средства заключаются в том, что цель не только определяет тот или иной предмет или действие как соответствующее ей средство, но и сама выступает как нечто содержательное, конкретно. 
     Наличие целей является очень важным в организационном успехе. Они обеспечивают направленность действий, сплачивают людей, создают возможность для эффективной работы организации. Цели выполняют ряд полезных и практических функций, помогая управлению организацией и пониманию того, почему существует организация и почему люди в ней поступают так, а не иначе. 
      Цели оправдывают существование, законность организации как для работающих в ней людей, так и для общества.  
     Цели являются главным мотиватором, направляют поведение людей, удовлетворяя их потребности.

     Цели уменьшают неопределенность, разъясняя людям, что организация преследует в своей деятельности. 
      В современной управленческой литературе можно встретить ряд терминов, ассоциируемых или отождествляемых с понятием цели. Это такие термины, как миссия, стратегия, задача, политика. [2,с.22] 
     Миссией обычно называют общую цель, вызывающую у членов организации состояние устремленности к чему-то. Общий характер данной разновидности цели обусловлен двумя обстоятельствами. Первое - это дать руководству возможность широкого выбора альтернативных целей и стратегий, снять ограничения с самого управленческого творчества. Второе - это желание примирить иногда очень разные интересы всех участников процесса управления организацией. Эффективно сформулированная миссия рождает положительные чувства и эмоции в отношении организации, мобилизует организацию в целом на конкретные действия [6,с.169]. 
Формулирование миссии - это ответ на вопрос: почему организация делает то, что она делает? Однако это нечто большее, чем определение роли организации. Каждая целенаправленная система исполняет больше чем одну роль. Предприятие исполняет много ролей, например роли производителя, потребителя, поставщика, нанимателя и налогоплательщика. 
    Миссия - это цель, объединяющая все множество ролей организации. Без такой всеобъемлющей цели предприятие или любая другая организация не сможет консолидироваться и действовать как единое целое [1, с.127].

 

1.2 Условия  формирования целей

       При  формировании целей системы необходимо  выполнять следующие условия:

• совокупность всех частных целей системы (ее подцелей) должна быть выражена единой главной целью и формализована в виде целевой функции, чтобы служить критерием для сравнения вариантов решения проблемы;
• главная цель системы состоит в обеспечении наиболее эффективного ее функционирования. Под этим понимается наилучший компромисс между степенями достижения разных подцелей, определяемый на основании взаимного соизмерения полезности конечных результатов и их сопоставления с затратами ресурсов всех видов на получение всех результатов;
• цель решения отдельной проблемы является частным выражением цели  системы, учитывающим лишь те подцели, на степень достижения которых может повлиять решение данной проблемы;
• цель решения проблемы формулируется с учетом конкретных условий, в которых выбирается и реализуется решение. Эти условия задаются системой ограничений.

      Цель  и условия решения проблемы  должны быть определены и формализованы  уже на первом этапе ее проработки. Этот этап предусматривает следующие  основные процедуры:

• выявление и систематизации подцелей системы, выбор показателей, количественно характеризующих достижение подцелей;
• уточнение условий решение проблемы и формирование ограничений, уточнение состава варьируемых аргументов целевой функции с учетом принятых ограничений;
• формирование целевой функции, т. е. Конкретизации ее зависимости от аргументов на основе соизмерения подцелей [4, с.181].

 

1.3 Выявление и систематизация подцелей

      Для  многоцелевого функционирования  системы характерно не только  то, что система имеет несколько  подцелей, но и то, что эти подцели взаимосвязаны и образуют единую систему целей. Нетрудно убедиться, что система целей имеет иерархическую структуру. Последовательное разбиение подцелей, переход от более укрупненного их представления к более дифференцированному, называют декомпозицией. В результате декомпозиции получается «древовидная» иерархическая структура целей, которую именуют часто «деревом целей». В отличие от привычного представления эта структура напоминает дерево, перевернутое кроной вниз, а корнем (которым служит главная цель) обращенное вверх. Исходя из этой же аналогии, метод формирования структуры последовательной декомпозиции называют методом ветвления.

Состав подцелей

      Разбору  подлежат две основные ситуации.

      Первая  из них возникает, когда анализируется крупная проблема, в разработке реализации которой участвует несколько ведомств или несколько организаций. В этой ситуации каждая организация прорабатывает свою группу подпроблем. Именно в такой ситуации конкретизация целей понимается как построение иерархии «целей-средств», а сам этап не подчинен вопросам уточнения целевой функции.

     Другая  ситуация возникает, когда масштабы  проблемы меньше, а ее системный  анализ ведет, как правило,  одна организация, одна группа  специалистов.

       В  этих условиях не только оправдано, но и целесообразно строить самостоятельные «деревья» собственно целей (подцелей) и пути достижения целей; в пользу этого можно указать, по крайней мере, два соображения.

       Во-первых, в состав целевой функции должны  войти лишь собственно цели (подцели), непосредственно определяющие эффектность функционирования системы, участвующие в количественной оценке этой эффективности. Исходя из этого, собственно цели должны быть выявлены и выделены самостоятельно.

       Во-вторых, систематизировать собственно цели и пути их достижения методически удобные на отдельных графиках. В самом деле, большинство подпроблем направлено на достижение нескольких подцелей.

     Если системный анализ проблемы осуществляется одним коллективом, в состав дерева целей системы следует включать лишь собственно цели, непосредственно определяющие показатели эффективности ее функционирования, и не включать пути достижения этих целей, выявление и систематизация которых должны рассматриваться как  информационно связанная, но самостоятельная процедура.

     Построение дерева целей выполняется главным образом для того, чтобы полнее выявить и систематизировать все те факторы, которые должны быть учтены при построении целевой функции и ограничений [9, с.238].

1.4 Последовательная декомпозиция целей

       Посредством  «дерева целей» описывается их  упорядоченная иерархия, для чего  осуществляется последовательная  декомпозиция главной цели на  подцели по следующим правилам:

• общая цель, находящаяся на вершине графа, должна содержать описание конечного результата;
• при развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;
• при формулировании целей разных уровней необходимо  описывать желаемые результаты, но не способы их получения;
• подцели каждого уровня должны быть  независимы друг от друга и не  выводимыми друг от друга;
• фундамент «дерева целей» должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки.

      Количество  уровней декомпозиции зависит  от масштаба и сложности поставленных  целей, принятой в организации  структуры, иерархичности построения ее системы управления.

    Строгое соблюдение последовательной декомпозиции целей методом ветвления позволяет избежать  появления сложных показателей в составе дерева. При этом важно подчеркнуть, что под термином «сложные» понимаются показатели, функционально зависящие от нескольких простых, но, отнюдь, не агрегированные показатели, представляющие лишь совокупность более детализированных. Всякая подцель старшего ранга представляет собой агрегированную совокупность ее подцелей младшего ранга.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II Понятие дерева целей организации

2.1 Сущность метода «дерева» целей

       Результаты  взаимодействия всех элементов  в системе управления прямо  связаны с поставленными целями.

     Цели исследования  тесно связаны с целеполаганием, т. е. с их установлением. Целеполагание – одна из важнейших, первостепенных и ответственных функций исследования системы управления.

     При этом  следует иметь в виду, что основные  функции целеполагания обусловливают  необходимость:

• определять и формулировать цели, что позволяет представить желаемые конечные результаты исследования;
• концентрировать усилия по поиску путей проведения исследовательских работ;
• определять критерии оценки достижения целей;
• обеспечивать возможность оценки достижения целей и служить базой для сравнения желаемых результатов с достигнутыми.

     Выполнение  этих функций во многом зависит  не только от опыта и знаний  исследователей и заказчиков, но  и от инструмента, с помощью  которого осуществляется установление  целей.

    Эффективным  инструментом установления целей системы управления, как показывает опыт, выступает метод структуризации, более известный как метод «дерева» целей. Он позволяет выявить количественные и качественные взаимосвязи и отношения между целями, увязать их разные уровни с конкретными средствами и сроками достижения.

       «Дерево»  состоит из целей нескольких  уровней: генеральная цель, цели 1-го уровня (главные цели), цели 2-го уровня, цели 3-го уровня и так до необходимого уровня декомпозиции. Достижение генеральной цели предполагает реализацию главных целей, а реализация каждой из главных целей – достижение соответственно своих конкретных целей 2-го уровня и т. д.

       Вместе  с тем этот метод может использоваться  при решении ряда других задач  в области управления, а также  в других областях, в том числе  при прогнозировании в науке  и технике, разработке сложных  программ создания крупных сложных  проектов и т. п.

       Понятие «дерева» целей имеет ряд определений:

• граф, схема, показывающая деление общих (генеральных) целей плана или программы на подцели, последний – на подцели следующего уровня и т. д.;
• граф, т. е. схема, выражающая соподчинение и взаимосвязи элементов;
• графы, показывающие, как генеральная цель проекта разбивается на подцели следующего уровня и т. д. («дерево» - это связанный граф, выражающий соподчинение и взаимосвязь, элементов – целей и подцелей);
• «дерево», выражающее отношение между вершинами – этапами или проблемами достижения некоторой цели;
• интерпретация целей в виде «дерева» задач, т. е. связанного незамкнутого графа, не имеющего циклов;
• специальный вид «дерева», в котором одна или несколько вершин соответствуют целям, а остальные вершины – подцелям этих целей, а дуги показывают, как декомпозируются цели в подцели;
• схема, выражающая соподчинение и внутренние взаимосвязи целей;
• упорядочение, взаимная согласованность и распределение целей и подцелей по степени важности.

      Структурированные  цели системы чаще представляют графически в виде «дерева» целей, отображающего связи между ними и средства их достижения. Построенное на основе дедуктивной логики с использованием эвристических процедур «дерева» состоит из целей нескольких уровней: генеральная цель – главная цель нулевого уровня, цели 1-го уровня, подцели 2-го уровня, субподцели 3-го уровня и так до требуемого уровня. При этом в понятие целей на различных уровнях «дерева» вкладывается различное содержание.

           Для  достижения генеральной цели необходимо реализовать главные цели (эти цели выступают по отношению вышележащей цели как средства); для достижения каждой из главных целей необходимо реализовать более конкретные цели 2-го уровня и т. д. обычно для построения «дерева» целей используются процедуры классификации, декомпозиции и ранжирования [8, с.167].

 

2.2 Порядок построения «дерева» целей

         Порядок построения «дерева»  целей организации может быть  следующим:

1. определение генеральной цели организации;
2. составления банка целей, обеспечивающих достижение генеральной цели;
3. оценка каждой цели банка и их отбор для построения «дерева»;
4. определение входимости целей одна в другую;
5. построение исходного «дерева» целей;
6. определение коэффициентов относительной важности и взаимной полезности целей;
7. построение окончательного варианта «дерева» целей (для каждого из уровней).

       Приведенный порядок построения «дерева» является примерным, так как в каждом случае приходится проявлять творческий подход.

       Рассмотренный  метод может использоваться на  различных стадиях исследования. При этом его применение возможно  в следующих случаях:

• для проверок правильности формирования, формулирования и последовательных оценок на соответствие предъявляемым к целям требованиям, что позволяет провести их корректировку; оценку целей на соответствие требованиям можно проводить с использованием матрицы, где следует отражать характеристики цели по определенным градациям;
• для постановки и формулирования целей во вновь создаваемых системах управления;
• для постановки формулирования целей исследования систем управления.

 

                                                                                                             

 

        Рис.1 «Дерево» целей  [ 2, с.  22 ]

Цель 1 - Глобальная цель организации.

Цель 1.1 и Цель 1.2 -  Цели первого уровня.

Цель 1.1.1 и Цель 1.1.2 –  Цели второго уровня.

Цель 1.1.1.1, Цель 1.1.2.1. и  Цель 1.2.1.1 – Цели третьего уровня.

 

2.3 Полнота «дерева» целей и соответствие рангов подцелей

     Полнота «дерева целей» обеспечивается путем:

• разбиение исходной цели или очередной промежуточной  подцели n-го ранга на наиболее укрупненные, однородные составляющие подцели (n + 1)-го ранга. Обычно удается выделить от 2 до 5 таких подцелей;
• если нет уверенности, что они полностью исчерпывают разделяемую (декомпозируемую) подцель старшего n-го ранга, то кроме выделенных, следует ввести еще одну (резервную) подцель (n + 1)-го ранга, содержащую «прочие», т. е. Неучтенные подцели. В ходе дальнейшей проработки проблемы такие прочие составляющие будут либо конкретизированы, либо исключены из состава дерева целей.

    Под нарушением рангов подразумеваются такие ошибки, при совершении которых в одном ряду (под одним рангом) оказываются фактически неравноценные подцели, т. е. Несоответствующие одна другой по степени агрегирования элементарных подцелей, по масштабу значимости в общей системе целей.

      Проверка соответствия рангов подцелей  состоит в следующем: из выделенных подцелей (n + 1)-го ранга надо попытаться найти две или несколько таких, которые можно объединить по некоторому  общему принципу, но в то же время к этому объединению нельзя отнести остальные подцели. Если такая попытка увенчается успехом, это будет означать, что однородность подцелей будет нарушена и требуется корректировка рангов подцелей.

      Хороших  результатов по полноте выявления  подцелей и соответствию их рангов удается достигнуть, привлекая к составлению дерева целей нескольких специалистов (экспертов), каждый из которых строит дерево самостоятельно, а затем участвует в совместном обобщении и уточнении результатов.

      Обобщая процесс формирования целей можно сделать следующие выводы:

• совокупность целей проблемы имеет иерархическую структуру, построение и анализ которой следует осуществлять методом последовательного разделения (декомпозиции) более общих целей на их составляющие, обеспечивая полноту выявления подцелей и их взаимное соответствие по уровню в иерархии (по рангам);
• результаты декомпозиции удобно фиксировать в виде так называемого «дерева целей», которое оформляется либо в виде графа иерархической структуры, либо в виде таблицы, обозначение строки которой определяет место подцели в иерархии;
• для проблем, проработка которых осуществляется силами одной организации, декомпозиция целей выполняется главным образом, чтобы обеспечить полное выявление аргументов целевой функции. В таких случаях в состав «дерева целей» следует включать только собственно цели. Выявление и систематизацию путей достижения целей целесообразно выделить в качестве самостоятельной процедуры, выполняемой после построения «дерева целей» и при условии его использования;
• в составе «дерева целей» следует избегать сложных показателей, представляющих собой отношение или другую функцию более простых показателей [10, с. 1567].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

III Глобальная цель организации и цель функционирования определенных подразделений