Исследование целей управления. 7

Исследование  целей управления

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине "Исследование систем управления " на тему:

"Исследование  целей управления"

Содержание

Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Понятие о целях организации  и их роль в управлении

1.2 Глобальная цель организации  и цель функционирования определенных  подразделений

1.3 Понятие дерева целей  организации

1.4 Применение метода экспертных  оценок для построения дерева  целей

2. Практическая часть

2.1 Организационно-экономическая  характеристика предприятия

2.2 Дерева целей компании ООО "Рапира"

2.3 Мое место и роль  в ООО "Рапира" в достижении  глобальной цели компании

2.4 Действия менеджера  для повышения эффективности  функционирования в достижении  поставленных целей

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Любое начинание должно иметь  какую-нибудь цель. Для организации  процесс выбора миссии и формирования целей является очень важным фактором на пути к успеху. Целевое начало в деятельности организации возникает  отнюдь не только потому, что ей нужно  иметь ориентиры, чтобы не погибнуть  в изменяющемся окружении. В первую очередь целевое начало в деятельности организации возникает потому, что организация — это объединение людей, преследующих определенные цели.

Люди создают организации  для того, чтобы с их помощью  решать свои проблемы. Это значит, что  с самого начала организации имеют  определенную целевую ориентацию. Люди входят в организации для того, чтобы за счет этого получать для  себя определенный результат. И это  также придает организации определенную целевую ориентацию. Наконец, люди из внешнего окружения (покупатели, общественность, деловые партнеры и т.п.) так же, как и те, кто являются хозяевами  организации или работают в организации, преследуя свои собственные цели при взаимодействии с организацией, придают ее существованию определенную направленность и тем самым развивают  целевое начало в деятельности организации.

Когда идет речь о целевом  начале в поведении организации  и соответственно о целевом начале в управлении организацией, то обычно говорят о двух составляющих: миссии и целях. Установление того и другого, а также выработка стратегии  поведения, обеспечивающей выполнение миссии и достижение организацией своих  целей, является одной из основных задач  высшего руководства и соответственно составляет очень важную часть стратегического  управления.

Определение цели системы  является одним из наиболее важных, сложных и трудно разрешаемых  вопросов. Его важность не вызывает сомнений – неправильное или недостаточно четкое определение цели приводит к  весьма серьезным последствиям для  системы в целом, обрекает ее на "слепое" блуждание в динамически изменяющихся условиях внешней среды.

Цель курсовой работы – раскрытие темы Исследование целей управления на примере ООО "Рапира".

Задачи курсовой работы:

- Рассмотреть основные  понятия о целях организации  и их роль в управлении;

- Сформулировать глобальную  цель и построить дерево целей  на конкретном предприятии ООО "Рапира";

- Внести рекомендации  по действиям менеджера для  повышения эффективности функционирования  в достижении поставленных целей  на предприятии.

 
Теоретическая часть

Понятие о целях  организации и их роль в управлении

Любая система управления по определению есть целенаправленная система, имеющая иерархическое  строение и организованная для достижения целей, называемых целями функционирования системы управления.

Значение целей функционирования велико. Во-первых, потому, что в организациях должны приниматься только такие  решения, которые реализуют ее цели функционирования.

Во-вторых, во избежание "паразитной" деятельности организации, т.е. деятельности, мешающей достижению цели функционирования организации, глобальная цель должна быть доведена до каждого руководителя и  исполнителя. Для этого необходим  постоянный контроль реального состояния  системы и сравнение его с  целями, задачами функционирования системы.

Отсюда следует, что любая  организационная деятельность в  системе оправдана только в том  случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе  говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся организационная деятельность в системе реализовала только те цели функционирования, для которых  она создавалась.

Цели - это конкретизация  миссии организации в форме, доступной  при управлении процессам их реализации. Для них характерны следующие черты и свойства:

• четкая ориентация на определенный интервал времени;

• конкретность и измеримость;

• непротиворечивость и  согласованность с другими целями и ресурсами;

• адресность и контролируемость.

Предназначение организации  образует фундамент для установления целей организации в целом, ее подразделений и функциональных систем (маркетинг, нововведения, производство, персонал, финансы, менеджмент), каждая из которых ставит и реализует  свои цели, логически вытекающие из общей цели предприятия.

Определение целей функционирования является одним из наиболее важных этапов проектирования системы управления. От того, насколько правильно выбрана  цель функционирования, насколько четко  она сформулирована, зависит весь успех организационно-административной деятельности. Неправильное или нечеткое формулирование цели функционирования приведет к тому, что система управления, даже если она должным образом  устроена, работает не с полной отдачей, не эффективно, так как усилия аппарата управления расходуются не целенаправленно. В реальных организациях, как правило, приходится иметь дело с целой  совокупностью целей. Задача руководителя организации любого уровня - суметь учесть все многообразие факторов, влияющих на функционирование организации, правильно оценить ситуацию и  выработать оптимальные решения.

В ряде случаев для характеристики целей функционирования употребляется  совокупность параметров, что затрудняет оценку степени достижения цели и  требует выбора критериев, по которым  можно судить о степени достижения цели. Если нет критериев выбора или оценки степени достижения целей  функционирования, нет и самих  целей функционирования.

Как правило, организации  ставят и реализуют не одну, а  несколько целей, которые важны  для их функционирования и развития. Наряду со стратегическими целями и  задачами приходится решать огромное количество текущих и оперативных. Кроме экономических — стоят социальные, организационные, научные и технические задачи. Наряду с регулярно повторяющимися, традиционными проблемами менеджеры должны принимать решения по непредвиденным ситуациям и т.д. Классификация целей позволяет конкретизировать задачу целеполагания и использовать соответствующие механизмы и методы, наработанные для разных групп целей. Один из возможных вариантов классификации целей представлен в табл. 1

Таблица 1

Классификация целей

Существует два типа целей  с точки зрения периода для  их достижения: долгосрочные и краткосрочные. В основе разделения целей на эти  два типа находится временной  период, связанный с продолжительностью производственного цикла. Цели, достижение которых предполагается к концу  производственного цикла, можно  отнести к долгосрочным. Отсюда следует: в различных отраслях должны быть различные временные промежутки для краткосрочных и долгосрочных целей. Однако на практике обычно краткосрочными считаются цели, которые достигаются в течение одного года, соответственно долгосрочные цели достигаются через два-три года.

Разделение на долгосрочные и краткосрочные цели имеет принципиальное значение, так как эти цели существенно  различаются по содержанию. Для краткосрочных целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, конкретизация и детализация в таких вопросах, как кто, что и когда должно быть выполнено. Если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями, устанавливаются еще и промежуточные цели, которые называются среднесрочными.

В зависимости от специфики  отрасли, особенностей состояния среды, характера и содержания миссии в  каждой организации устанавливаются  свои собственные цели, особенные  как по набору параметров организации (желательное состояние которых  выступает в виде общих целей  организации), так и по количественной оценке этих параметров. Однако, несмотря на ситуационность в выборе целей, выделяются четыре сферы, применительно к которым организации устанавливают цели, исходя из своих интересов. Этими областями являются:

доходы организации;

работа с клиентами;

потребности и благосостояние сотрудников;

социальная ответственность.

Краткосрочные цели выводятся  из долгосрочных, являются конкретизацией и детализацией долгосрочных целей. Они "подчинены" им и определяют деятельность организации в краткосрочной  перспективе. Краткосрочные цели как  бы устанавливают вехи на пути достижения долгосрочных целей. Именно через достижение краткосрочных целей организация  шаг за шагом продвигается в направлении  достижения своих долгосрочных целей.

В любой крупной организации, имеющей несколько различных  структурных подразделений и  несколько уровней управления, складывается иерархия целей, представляющая собой  декомпозицию целей более высокого уровня в цели более низкого уровня. Особенность иерархического построения целей в организации состоит  в том, что, во-первых, цели более  высокого уровня всегда носят более  широкий характер и имеют более  долгосрочный временной интервал достижения. Во-вторых, цели более низкого уровня выступают своего рода средствами для  достижения целей более высокого уровня. Иерархия целей в организации  играет очень важную роль, так как  она устанавливает структуру  организации и обеспечивает ориентацию деятельности всех подразделений организации  на достижение целей верхнего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение, достигая своих  целей, вносит необходимый вклад  в деятельность организации по достижению ею целей организации в целом.

Одними из самых важных целей для стратегического управления являются цели роста организации. Данные цели отражают соотношение темпа  изменения объема продаж и прибыли  организации, темпа изменения объема продаж и прибыли по отрасли в  целом. В зависимости от того, каково это соотношение, темп роста организации  может быть быстрым, стабильным или  может наблюдаться сокращение. Соответственно эти темпам роста могут устанавливаться  цель быстрого роста, цель стабильного  роста и цель сокращения.

Цель быстрого роста является очень привлекательной, однако, и очень сложной для достижения. Организация, если у нее для достижения данной цели есть все необходимые предпосылки, следует отдавать предпочтение именно этой цели роста. Чтобы справится с быстрым ростом, руководство организации должно обладать такими качествами, как глубокое понимание рынка, умение выбрать наиболее подходящую часть рынка и сконцентрировать свои усилия на этой части рынка, умение хорошо использовать имеющиеся у организации ресурсы, умение четко ощущать ход времени и хорошо контролировать во времени протекающие в организации процессы. В случае быстрого роста организации, необходимо иметь опытных менеджеров, умеющих рисковать. Стратегия организации должна быть сформулирована очень ясно.

Цель стабильного  роста предполагает, что при её достижении организация развивается примерно таким же темпом, как и отрасль в целом. Данная цель не предполагает экспансии организации, а означает, что организация стремится сохранить неизменной свою долю рынка.

Цель сокращения ставится организацией тогда, когда по целому ряду причин она вынуждена развиваться более медленными темпами, чем отрасль в целом, либо даже в абсолютном выражении сокращать свое присутствие на рынке. Постановка такой цели отнюдь автоматически не означает, что у организации протекают кризисные явления. Например, после периода быстрого роста может возникнуть необходимость сокращения. Здесь проявляется одна из интересных особенностей трех данных целей роста. Являясь совершенно различными по своей направленности, они могут спокойно, последовательно совмещаться во времени, сменяя одну другую. При этом отсутствует какой-либо обязательный порядок в следовании этих целей одна за другой.

Можно выделить также следующие  требования к целям:

цели должны быть достижимыми. Конечно, в целях должен быть заключен определенный вызов для сотрудников организации. Они не должны быть слишком легкими для достижения. Но они также не должны быть нереалистичными, выходящими за предельно допустимые возможности исполнителей. Нереальная для достижения цель приводит к демотивации работников и потере ими ориентира, что очень негативно сказывается на деятельности организации;

цели должны быть гибкими. Цели следует устанавливать таким образом, чтобы они оставляли возможность для их корректировки в соответствии с теми изменениями, которые могут произойти в окружении. Менеджеры должны помнить об этом и быть готовыми внести модификации в установленные цели с учетом новых требований, выдвигаемых к организации со стороны окружения, либо же новых возможностей, появившихся у организации;

цели должны быть измеримыми. Это означает, что цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы их можно было количественно измерить, или можно было каким-то другим объективным способом оценить, была ли цель достигнута. Если цели неизмеримы, то они порождают разнотолки, затрудняют процесс оценки результатов деятельности и вызывают конфликты;

цели должны быть конкретными, обладающими необходимой специфичностью, помогающей однозначно определить, в каком направлении должно осуществляться функционирование организации. Цель должна четко фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки её следует достичь и кто должен достигать цель. Чем более конкретна цель, тем легче выразить стратегию её достижения. Если цель сформулирована конкретно, то это позволяет добиться того, что все или подавляющее большинство сотрудников организации будут легко понимать её, а, следовательно, знать, что их ожидает впереди;

цели должны быть совместными. Совместность предполагает, что долгосрочные цели соответствуют миссии, а краткосрочные цели – долгосрочным. Но временная совместимость не является единственным направлением установления совместности целей. Важно, чтобы не противоречили друг другу цели, относящиеся к прибыльности и к установлению конкурентной позиции, или цели усиления позиции на существующем рынке и цели проникновения на новые рынки, цели прибыльности и благотворительности. Также важно всегда помнить, что совместности требуют цели роста и цели поддержания стабильности;

цели должны быть приемлемыми для основных субъектов влияния, определяющих деятельность организации, и в первую очередь для тех, кому придется их достигать. При формулировании целей очень важно учитывать то, какие желания и потребности имеют работники. Учитывая интересы собственников, занимающих ведущую роль среди субъектов влияния на организацию и заинтересованных в получении прибыли, менеджер, тем не менее, должен стараться избегать при выработке целей ориентации на получение большой краткосрочной прибыли. Он должен стремиться к установлению таких целей, которые бы обеспечивали большую прибыль, но желательно в долгосрочной перспективе. Так как покупатели (еще один субъект влияния на организацию) играют в настоящее время ключевую роль для выживания организации, менеджеры при установлении целей должны учитывать их интересы, даже если они ведут к сокращению прибыли за счет уменьшения цены или увеличения издержек для повышения качества продукта. Также при установлении целей необходимо учитывать интересы общества, такие, например, как развитие условий среды проживания в местном масштабе и т.п.

На каждом уровне организации  возникают частные цели, причем только их совокупность необходимо рассматривать  как некоторую цель определенного  уровня управления. Отсюда возникает  необходимость структуризации целей  и построения дерева целей.

Следовательно, в теории организации понятие цели является одним из основных. Без определения  этого понятия, без выявления  соотношений цели, средств достижения целей, оценки эффективности путей  достижения целей нельзя решать проблему проектирования организации. Это означает, что без четкого формулирования целей функционирования нельзя комплексно решить ни одной проблемы, связанной  с построением организации, с  планированием их деятельности, оценкой  эффективности.

Таким образом, проектирование целей организации является обязательным и важным этапом процесса проектирования общей системы управления.

Рисунок 1

Исследование  и проектирование целей организации.

Рассмотрим эти этапы.

Этап 1. Исследуется предназначение организации, общая цель системы, определяемая ее назначением. При анализе важно  не смешивать понятия целевого назначения системы и критерия эффективности. В отличие от цели организации, определения  направления и смысла функционирования системы, основной ее задачи, критерий эффективности является показателем, определяющим степень достижения этой цели.

Этап 2. Формируются качественные цели организации, осуществляемые в  две стадии. Вначале формируются  качественные цели функционирования организации, вытекающие из Положения данной организации, регламентирующего ее деятельность, а затем выбираются качественные характеристики цели. Формулировка цели должна быть предельно четкой и указываться  в повелительном наклонении.

Этап 3. Производится ранжирование целей функционирования организации, осуществляемое для обоснования  выбора целей функционирования, положенных в основу дальнейшего проектирования организации. Поскольку все реальные организации - многоуровневые, ранжирование целей должно осуществляться на всех выбранных Уровнях управления. Ранжированные  цели не возникают сами по себе. Они  вытекают из глобальных целей функционирования, которые, в свою очередь, регламентируются решениями вышестоящих организаций, постановлениями, положением об организации.

Роль целей  в управлении организаций.

Наличие целей является очень  важным в организационном успехе. Они обеспечивают направленность действий, сплачивают людей, создают возможность  для эффективной работы организации. Цели выполняют ряд полезных и  практических функций, помогая управлению организацией и пониманию того, почему существует организация и почему люди и ней поступают так, а не иначе.

Цели оправдывают существование, законность организации как для  работающих в ней людей, так и  для общества. Через цели люди определяют, подходит ли им организация или нет. Уход работников с обанкротившегося предприятия ликвидирует это  предприятие. Цели нередко помогают предприятию избежать закрытия или  ликвидации в условиях быстро меняющейся конъюнктуры общественного мнения (например, экологически вредные предприятия).

Цели не только привлекают людей в организацию, но и ограничивают деятельность членов организации, регулируют их поведение. Такая цель рабочей  группы, как повышение качества, требует соблюдения технологической  дисциплины, определенного отношения  к работе.

Цели определяют природу  организации для ее членов и тем  самым заставляют их брать на себя соответствующие обязательства. Так, работа в угольной шахте подвергает жизнь человека определенному риску.

Цели являются главным  мотиватором, направляют поведение людей, удовлетворяя их потребности. Так, выход предприятия на лидирующие позиции в отрасли удовлетворяет и материальные (максимальная прибыль), и моральные потребности (гордость за организацию) работников.

Цели уменьшают неопределенность, разъясняя людям, что организация  преследует в своей деятельности. Ставя цель — обойти конкурентов, организация устраняет неопределенность в своей организационной миссии, а ее члены получают четкое представление  о том, за какие действия они будут  вознаграждены.

Цели помогают организации  познавать и приспосабливаться  к окружающей действительности. По целям можно ориентироваться  в движении, сравнивать себя с другими, определять соответствие требованиям.

Цели обеспечивают основу для конструирования организации. Многое другое тоже влияет на это, но цели — в первую очередь. Так, цель укрепить позицию компании на рынке ведет  организацию к созданию нового подразделения (например, НИОКР, маркетинг и т. п.).

1.2 Глобальная  цель организации и цель функционирования  определенных подразделений

Основная цель организации  – четко выраженная причина ее существования – обозначается как  миссия. Цели вырабатываются для осуществления  этой миссии.

Значение соответствующей  миссии, которая формально выражена и эффективно представлена сотрудникам  организации, невозможно преувеличить. Выработанные на ее основе цели служат в качестве критериев для всего  последующего процесса принятия управленческих решений. Если руководители не знают, какова основная цель их организации, то у них не будет логической точки отсчета для выбора наилучшей альтернативы.

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление  и ориентиры для определения  целей и стратегий на различных  организационных уровнях.

Формулировка миссии организации  должна содержать следующее:

1. Задача фирмы с точки зрения ее основных услуг или изделии, ее основных рынков и основных технологий. Проще говоря, какой предпринимательской деятельностью занимается фирма?

2. Внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы фирмы.

3. Культура организации. Какого типа рабочий климат существует внутри фирмы? Какого типа людей привлекает этот климат?

Установление целей, ради достижения которых формируется, функционирует  и развивается организация как  целостная система - это исходный момент в деятельности управленца, приобретающий все большее значение в условиях развивающейся рыночной экономики. В результате разгосударствления и демонополизации, законодательного закрепления многообразия форм собственности, децентрализации и регионализации управления экономикой в ней с  каждым годом увеличивается число  вновь образуемых объектов управления. Каждый из них начинает свой жизненный  цикл со стадии создания, на которой, прежде всего, определяются цели и задачи организации, ее специализация, размеры, ресурсы, рынки  потребителей продукции или услуг. Целевая функция начинается с  установления общей цели предприятия, выражающей причину его существо. В ней обычно детализируется статус предприятия, декларируются принципы его работы, заявления и действительные намерения руководства, дается определение  самых важных характеристик организации.

В прежних условиях хозяйствования наши предприятия не определяли свою миссию, так как при централизованном управлении цели и задачи каждого  управляемого объекта устанавливались  и жестко диктовались сверху. Как  правило, они раскрывались через  систему плановых заданий и показателей  использования выделенных центральными органами ресурсов. Сейчас вступив  в силу, законы рыночной экономики  требуют определенных правил поведения  хозяйствующих субъектов. Среди  них - обнародование миссии организации, дающей представление о ее назначении, необходимости и полезности для  окружающей среды, сотрудников, общества в целом.

Наукой менеджмента не выработаны какие-либо универсальные  правила, применяемые при формулировании миссии. Поэтому существует множество  самых разнообразных подходов к  определению миссии и к ее содержанию, отражающие оценку роли и значения организации, в первую очередь, со стороны  руководителей, принимающих решения. Центральным моментом миссии является ответ на вопрос: какова главная цель организации? На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности потребителей (покупателей производимой продукции), причем не только в настоящее время, но и в перспективе.

Этапы формирования целей

Процесс формирования целей  укрупнено представляется тремя этапами:

1. Анализ исходной информации. Анализу подлежат, нормативные документы,  различные государственные программы,  дынные о территории, схемы развития  и размещения производительных  сил, мировой и отечественный  опыт и т.д.;

2. Написание сценария. Сценарий  представляется как инструмент  упорядоченности нашего представления  о будущем. Систематизация черт  этого будущего в едином документе.  Систематизация черт этого будущего  в едином документе. Сценарий  как модель содержит два важных  аспекта:

а) описание существующих позитивных и негативных тенденций, т.е. разрабатывается  модель современного состояния;

б) разрабатывается модель будущего состояния. Это анализ тенденций  будущего в зависимости от ситуаций, которые могут возникнуть и оказать

влияние на развитие системы. Общесистемные цели задаются в качественном виде и определяются, какими видами деятельности будет заниматься организация. Рассматриваются два варианта представления  о будущем:

опорное представление, на основе экстраполяции и факторного анализа;

целевое представление. То есть, то чего хочет добиться компания в  будущем.

При этом целевое отношение  рассматривается в трех аспектах: пессимистическом, реалистическом и  оптимистическом.

Задача сценария состоит  в анализе всевозможных ситуаций, выборе наиболее вероятного состояния  и путей его достижения.

3. Декомпозиция целей.  Основываясь на главных свойствах  целей, развертываемости и подчиненности, конечная цель раскладывается на составляющие подцели таким образом, чтобы конъюнкция этих подцелей определялась в конечную цель.

Инструментом, с помощью  которого осуществляется систематизация целей является модель - "дерево целей".

Понятие дерева целей

В организационной системе  управления с иерархической структурой цели подсистем разного уровня исследуются  и формируются в соответствии с выполняемыми ими функциями. При  этом совокупность целей подсистем  одного уровня должна обеспечивать выполнение цели той подсистемы более высокого уровня, которой они подчинены.

Совокупность последовательно  дробящихся целей в соответствии с понижающимся уровнем подсистем  называют деревом целей. Таким образом, цели отдельных подсистем увязываются  в схеме дерева целей, которое  является наглядной графической  моделью иерархической взаимосвязи  целей системы в целом и  отдельных ее подсистем.

При построении дерева целей  важная роль принадлежит эвристическим  методам, экспертным оценкам, необходимость  использования которых обусловлена  большой неопределенностью в  решении этих задач. Сложный характер формирования дерева целей не позволяет  построить достаточно строгую математическую модель целеобразования. Однако накопленный опыт формирования и использования деревьев целей при построении систем управления организациями различного назначения позволил сформулировать следующие общие правила и средства реализации процедуры целеобразования.

Ни одна цель высших уровней  иерархии не достигается непосредственно, а лишь посредством достижения подцелей, на которые она распадается. В  то же время это не обычное сложение подцелей, так как каждая из подсистем  может обладать дополнительными  подцелями, не взаимосвязанными с глобальной целью системы.

Средства к достижению общей (глобальной) цели являются ее подцелями.

Цели нижних ярусов всегда являются средствами достижения целей высших ярусов и дерево целей реализуется наиболее эффективно, если каждая подсистема стремится достичь своей подцели, имея в виду общую цель всей системы.

В системе существуют состязательность целей и их взаимоподдержка, которые проявляются на всех ярусах дерева целей.

Состязательность целей  выражается в том, что иногда приходится поступаться степенью реализации одной  цели во имя другой. Взаимная поддержка  целей выражается в том, что нередко  достижение одной цели способствует реализации другой. На более низких ярусах дерева целей очень часто  наблюдается взаимопереплетение целей. Выявление, анализ и учет, как состязательности, так и взаимосвязи и переплетение целей дают важный материал для принятия обоснованных решений и оценки их последствий.