Исследование внешней и внутренней среды организации

Содержание

Введение

Глава 1 Основы внешней  и внутренней среды организации

1. Организация как открытая система
2. Анализ внешней и внутренней среды организации
3. Методы анализа внешней и внутренней среды организации

Глава 2 Исследование внешней  и внутренней среды ООО «Мечел – Сервис»

2.1.   Характеристика организации ООО «Мечел - Сервис»

2.2.    Анализ и оценка внешней среды ООО «Мечел - Сервис»

2.3.     Анализ и оценка внутренней среды ООО «Мечел - Сервис»

Глава 3 Направления совершенствования  деятельности ООО «Мечел - Сервис» с учетом факторов внешней и внутренней среды

3.1.   Рекомендации по выбору стратегии развития ООО «Мечел - Сервис»

3.2.    Экономическое обоснование стратегических решений

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания.

В настоящее  время менеджерам необходимо учитывать  действие факторов, находящихся вне  организаций, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей. Менеджер должен уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию, подбирать методы и способы реагирования на внешние воздействия. Организации вынуждены приспосабливаться к среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.

Внутренняя среда организации  зависит от внешней среды, получая  из нее все необходимое для  того, чтобы реализовывать свое предназначение, и предлагает ей результаты своих усилий по преобразованию ресурсов в продукцию и услуги.

Анализ состояния компании позволяет обеспечить баланс рыночных запросов и реальных возможностей самой компании, получить необходимую информацию для принятия обоснованных управленческих решений и разработки рыночной стратегии и политики.

Тема курсовой работы «Исследование внешней и внутренней среды организации».

Актуальность темы обусловлена  тем, что задача стратегического  управления состоит в обеспечении  такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе. При этом и внутренняя среда, и внешнее окружение изучаются в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

Цель исследования –  на основе исследования внешней и  внутренней среды ООО «Мечел-Сервис»  разработать направления совершенствования деятельности организации с учетом факторов среды.

Объект исследования - ООО «Мечел-Сервис».

Предмет исследования - внутренняя и внешняя среда организации.

Для реализации поставленной цели в дипломном проекте будут  решены следующие задачи:

- рассмотреть теоретические  аспекты организации и ее среды;

- проанализировать внутреннее  состояние и внешнюю среду  организации ООО « Мечел-Сервис».

- разработать направления  совершенствования деятельности  ООО «Мечел-Сервис» с учетом  факторов внешней и внутренней среды.

Глава 1 Основы внешней и внутренней среды организации

1.1  Организация как открытая  система

Термин «организация» происходит от греческого слова «органон» (organon), что означает устройство, сочетание, объединение чего-либо или кого-либо в единое целое; приведение в стройную систему.

Система - это совокупность из двух или более элементов, удовлетворяющих следующим условиям:

- поведение каждого  элемента влияет на поведение  целого;

- поведение элементов  и их взаимодействие на целое взаимозависимы;

- если существуют подгруппы  элементов, то каждая из них  влияет на поведение целого и ни одна из них не оказывает такого влияния независимо».

Таким образом, из этого  следует, что «система» представляет собой некое единство, а не простую совокупность составляющих ее частей.

Организация представляет собой открытую целостную систему.   Многочисленными нитями она связана с внутренней и внешней средой, изменения которой оказывают на деятельность организации позитивное и негативное воздействия. Чем сложнее, масштабнее организация, тем больше предпринимателям и менеджерам приходится уделять внимания анализу окружающей среды и учету ее влияния на эффективность управления.

Черты модели организации как открытой системы:

• компоненты системы - система состоит из некоторого количества частей, называемых компонентами или элементами; они необходимы для достижения целей системы;
• связи системы - компоненты системы связаны между собой,  
  что обеспечивает непрерывность протекающих в системе процессов;
• структура системы - форма связи организационно закреплена 
  в структуре, что обеспечивает устойчивость и придает системе стабильность; для систем характерна иерархичность построения структур, т. е. наличие в них подсистем;
• взаимодействие системы - компоненты воздействуют друг на 
  друга своим нахождением в системе и выходом из нее, и только во взаимодействии всех элементов и связей возможны процессы, с помощью которых возникает результат;
• процесс системы - в системе одновременно осуществляется 
  ряд процессов, каждый из которых связан с какими-либо изменениями. Процессы изменяют ресурсы, входящие в систему, превращают их в продукты и услуги;
• целостность и эмерджентные свойства системы - система - целостность (англ. holism, от греч. hobs - целое), проявляющая свойства, возникающие только в результате взаимодействия ее компонентов;
• идентификация системы - свойства системы, на основании которых ее можно идентифицировать, т. е. отличить от других явлений, не входящих в систему; для этого надо определить границы, отделяющие систему от окружающей среды;
• окружение системы - явления и факторы, которые, не являясь частью системы, существенно влияют на нее. Они образуют окружающую среду системы и своим воздействием могут менять ее проведение;
• концепция системы - система - это концепция, ее особая форма отражает цели и ценности людей, которые являются ее неотъемлемыми элементами и реализуют собственные идеи о том, какой должна быть система.

Рассматривая организацию  как систему, необходимо учитывать  все составляющие ее подсистемы, их взаимодействие между собою и взаимоотношения с внешним и внутренним окружением. Внешняя среда организации как системы характеризуется как совокупностью переменных (элементов), которые находятся за границами организации и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны ее менеджмента, окружающих ее и оказывающих на ее деятельность заметное влияние.  Внутренняя среда организационной системы формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на осуществляемые здесь процессы. Именно они предопределяют структуру организации, необходимые ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты внутренней среды.

Таким образом,  следует  сделать вывод о том, что все организации являются системами, так как система – это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Организация представляет собой систему, предназначенную для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью решения проблем и осуществления операций. Организация, будучи целостным образованием, всегда стремится воспроизводить себя, восстанавливать утраченное равновесие, преодолевать сопротивление, в частности внешней среды.

1.2 Анализ внешней и внутренней среды организации

Выделяют  следующие основные характеристики внешней среды:

• взаимосвязанность факторов внешней среды — уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обуславливать изменение других;
• сложность внешней среды — число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;
• подвижность среды — скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения;
• неопределенность внешней среды - соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

Под внешней деловой окружающей средой понимается совокупность социально-эколого-экономических факторов, воздействующих на предприятие и оказывающих влияние на эффективность его функционирования.

Внешнюю деловую окружающую среду обычно подразделяют на:

• общую (дальнюю) окружающую среду;
• специфическую (ближнюю) окружающую среду.

Анализ общей (дальней) окружающей среды включает в себя экономические, социополитические  и технологические прогнозы (так  называемая система PEST) для определения долгосрочных возможностей предприятия в условиях прогнозируемых возмущений среды.

Анализ специфической (ближней) окружающей среды обычно ассоциируют с анализом рыночного окружения. Процедура такого анализа предполагает изучение производственных трендов (направлений возможного развития и некоторые количественные характеристики), структурные сдвиги в промышленности, а также конкуренцию при производстве отдельных групп товаров (конкурентный анализ). Крупные предприятия, имеющие сильные отделы маркетинга, имеют возможность проводить самостоятельный анализ отраслей-поставщиков и отраслей-потребителей.

Факторы внешней среды влияют на деятельность фирмы, и организация должна быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям среды, чтобы выживать и достигать поставленных целей. Факторы внешней среды прямого воздействия непосредственно влияют на действие организации и испытывают на себе прямое воздействие деятельности организации. К этим факторам относятся поставщики, трудовые ресурсы, законы, учреждения государственного регулирования, потребители и конкуренты. Факторы внешней среды косвенного воздействия могут не оказывать прямого немедленного воздействия на действия организации, но, тем не менее, сказываются на них — это состояние экономики, уровень научного и технического прогресса, социально-культурные и политические перемены, влияние национальных, групповых интересов и существенные для организации события (войны, кризисы) в других странах. Эти факторы предопределяют стратегически важные решения, принимаемые менеджментом организации.

Ситуационные  факторы внутри организации составляют внутренние переменные, которые в основном, являются результатом управленческих  решений, однако, не все и не всегда могут полностью контролироваться  руководителями. Основные переменные, которые требуют внимания руководства, -  это цели, структура, задачи, технология, люди.

Т.к. организация - это  объединение группы людей с осознанными общими целями, то  ее можно  рассматривать как средство достижения целей, которые могут быть осуществлены  только в процессе коллективной, совместной деятельности.

Цели - это  конкретные конечные состояния или результаты, которых стремится достигнуть  группа в процессе совместной работы. Цели разрабатываются руководством в ходе  процесса планирования и сообщаются членам организации, что является важнейшим  фактором координирования деятельности группы [5, с.218].

Организации различных  типов ставят перед собой и  различные цели. Ориентация, задаваемая ясно сформулированными целями, определяет  все последующие решения руководства.

В каждом  подразделении организации также необходима выработка своих целей. Цели сходных подразделений в различных  организациях могут быть гораздо ближе друг другу, чем даже цели различных  подразделений в рамках одной организации, поэтому особенно необходима их  координация. Цели подразделений должны удовлетворять деятельности организации  как целого, а не входить в противоречия с целями других  подразделений.

Структура организации - это логические  взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в  такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей  организации.

Характерной особенностью  современных организаций является специализированное разделение труда -  закрепление определенной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен ее  выполнить лучше других. Например, разделение управленческого труда: эксперты по  маркетингу, финансам, производству и т.п. Или разделение производственной  деятельности на многочисленные малые операции, что рассматривается как  конкретная специализация труда.

Фактически, во всех организациях имеет место  горизонтальное разделение труда по специальностям. В достаточно больших  организациях специалистов группируют вместе в пределах функциональной области.  Выбор функциональных областей определяет  основную структуру организации и возможности ее успешной  деятельности.

Вертикальное разделение труда - отделение  работы по координации трудовой деятельности от работы по непосредственному  выполнению трудовых заданий - необходимо для успешной групповой работы.  Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает иерархию  управленческих уровней. Важнейшая характеристика этой иерархии - формальная  подчиненность лиц на каждом уровне.

При строгом разделении труда по горизонтали и вертикали  особо  важной становится координация деятельности. Необходимо создание формальных  механизмов координации, в противном случае совместная деятельность окажется  невозможной, а отдельные функциональные области или лица будут сосредотачиваться  на обеспечении своих интересов, а не всей организации в целом.

Одним из  механизмов координирования является формулирование и сообщение всем сотрудникам  целей организации в целом, а также каждого из ее подразделений в связи с этими  общими целями.

Еще одной формой разделения  труда в организации является формулирование задач. Задача - это предписанная  работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее  установленным способом и в заранее оговоренные сроки. С технической точки  зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности.

Задачи организации  традиционно делятся на три категории: работа с людьми; работа с предметами (машины, сырье, инструменты) и работа с информацией. Другими важными характеристиками задач являются: частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения [5, с.220].

Изменения в характере  и содержании задач были тесно  связаны с эволюцией специализации.

Технология, четвертая  важная переменная внутренней среды организации, имеет более широкое значение, чем обычное ее понимание как того, что связано с изобретениями и машинами. Социолог Ч.Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги. Л.Дейвис дает такое описание технологии: это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Задачи и технология тесно связаны между собой, поскольку  выполнение задачи включает использование  конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.

Люди являются центральным  фактором в любой модели управления. Существует три основных аспекта  человеческой переменной, которые рассматриваются  в моделях управления: поведение отдельных людей, поведение людей в группах и характер поведения руководителя, его функционирование в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей или групп.

Устойчивый набор индивидуальных характеристик, внутренне относительно согласованных, определяет личность. Можно  сказать, что личность проявляется  через характеристики отдельного человека и его поведения, которые в своем единстве отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде.

Руководители должны совершенствовать свою способность  направлять поведение рабочих таким  образом, чтобы добиться целей организации, используя людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи, и в то же время создать рабочую среду, которая способствовала бы поддержанию этих черт.

Рабочая среда - это некая совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации. Два аспекта окружающей среды особенно сильно влияют на характер поведения работника - это группы и управленческое лидерство.

Группы могут оказывать  значительное влияние на поведение конкретных людей. Признание эффекта воздействия группы на поведение человека на рабочем месте, которое было сделано Элтоном Мэйо, часто рассматривается как начало бихевиористической (поведенческой) школы в управлении [21, с.75].

Многообразные социальные взаимодействия приводят к спонтанному формированию групп. Конечно, и сама организация и ее подразделения по определению также являются группами. Члены группы формируют разделяемые ими установки, ценности и ожидания, связанные с пониманием поведенческой нормы. Нормой называются стандарты поведения, признаваемые приемлемыми в данных условиях. Чем в большей степени человек ценит свою принадлежность к группе, тем в большей степени его поведение будет совпадать с групповыми нормами.

Групповые нормы могут способствовать или противодействовать достижению формальных целей организации. Примером нормы, способствующей достижению целей формальной организации, является высокая ценность коллективизма внутри группы.

Лидерство - это средство (способ поведения), с помощью которого руководитель влияет на поведение других людей, заставляя их вести себя определенным образом. Можно выделить несколько аспектов лидерства в организации. Одним из них является стиль лидерства или руководства.

Стиль руководства отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и особенности его личности. Эффективность конкретного стиля руководства зависит от ситуации, которая включает в себя содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики подчиненных.

Эффективность и возможные  пределы избранного стиля руководства  определяются тем, насколько хорошо сможет менеджер направить усилия работников на достижение целей, решить конфликтную  ситуацию, создать коллектив для  работы и управлять стрессовыми  ситуациями.

В заключение следует  отметить, что в управленческой практике внутренние переменные никогда не могут  рассматриваться независимо друг от друга. Значительные изменения одной  переменной будут в определенной степени влиять на все остальные  переменные. Каждая из школ управления внесла заметный вклад в понимание различных внутренних переменных, однако именно развитие теории систем помогло создать концепцию организации как целостности, состоящей из взаимозависимых частей. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные). Изменение одной из подсистем в определенной степени влияет и на все другие. Совершенствование одной переменной, например, технологии, не обязательно может привести к повышению производительности, если эти изменения сказываются  отрицательно на другой переменной, например, людях.

1.3 Методы анализа внутренней  и внешней среды организации

Анализ среды организации  — это процесс определения критически важных элементов внешней и внутренней сред, которые могут оказать влияние на способности фирмы в достижении своих целей.

Анализ состояния предприятия (фирмы) включает в себя [6, с.81]:

- внутренний  анализ (управленческий анализ);

- оценку конкурентоспособности  предприятия (сопоставление с  основными конкурентами).

Возможны различные подходы к проведению управленческого анализа:

- SWOT-анализ;

- определение стратегического  потенциала фирмы;

- «цепочка ценностей»  Портера;

- система McKincey и др.

При этом внутренние ресурсы  и потенциал их развития сравнивают с аналогичными характеристиками конкурентов.

SWOT – это акроним слов Strengts (силы), Weaknesses (слабости), Opportunities (благоприятные возможности) и Тhreats (угрозы). Внутренняя обстановка фирмы отражается в основном в S и W, а внешняя – в О и Т.

SWOT-анализ является  этапом разработки маркетинговой стратегии .Методология SWOT-анализа предполагает, во-первых, выявление внутренних сильных и слабых сторон фирмы, а также внешних возможностей и угроз, и, во-вторых, установление связей между ними.

SWOT-анализ помогает  ответить на следующие вопросы:

- использует ли компания  внутренние сильные стороны или отличительные преимущества в своей стратегии? Если компания не имеет отличительных преимуществ, то какие из ее потенциальных сильных сторон могут ими стать? 
- являются ли слабости компании ее уязвимыми местами в конкуренции и/или они не дают возможности использовать определенные благоприятные обстоятельства? Какие слабости требуют корректировки, исходя из стратегических соображений?

- какие благоприятные  возможности дают компании реальные  шансы на успех при использовании  ее квалификации и доступа к ресурсам? (благоприятные возможности без способов их реализации – иллюзия, сильные и слабые стороны фирмы делают ее лучше или хуже приспособленной к использованию благоприятных возможностей, чем у других фирм).

- какие угрозы должны  наиболее беспокоить менеджера и какие стратегические действия он должен предпринять для хорошей защиты?

В таблице 2 представлены примеры основных факторов, которые  целесообразно учитывать в SWOT-анализе [17, с.64].

Таблица 2 - Основные факторы  в SWOT-анализе

Классический SWOT–анализ  предполагает определение сильных  и слабых сторон в деятельности фирмы, потенциальных внешних угроз  и благоприятных возможностей и их оценку в баллах относительно среднеотраслевых показателей или по отношению к данным стратегически важных конкурентов. Классическим представлением информации такого анализа являлось составление таблиц сильных сторон в деятельности фирмы (S), ее слабых сторон (W), потенциальных благоприятных возможностей (О) и внешних угроз (Т).

По итогам SWOT-анализ составляется матрица стратегических мероприятий:

SO – мероприятия, которые необходимо провести, чтобы использовать сильные стороны для увеличения возможностей компании;

WO – мероприятия, которые необходимо провести, преодолевая слабые стороны и используя представленные возможности;

ST – мероприятия, которые используют сильные стороны организации для избежания угроз;

WT – мероприятия, которые минимизируют слабые стороны для избежания угроз.

 Под стратегическим потенциалом предприятия (фирмы) (СПФ) понимается совокупность имеющихся ресурсов и возможностей (способностей) для разработки и реализации стратегии предприятия.

В отличие от принятого  ранее понятия «производственная мощность», СПФ — категория более широкая, раскрывающая не только предельные объемы производства той или иной продукции при наиболее полном использовании ресурсов. Это и способность предприятия анализировать ситуацию, складывающуюся во внешней среде, и способность оценивать конъюнктуру на товарных рынках и рынках факторов производства и т.п.; внешняя и внутренняя гибкость предприятия.

Поэтому СПФ - понятие относительное: для одних целей, при одних первичных условиях, складывающихся на рынках, он может быть достаточно высоким, при других – низким [17, с.69].

Определение и оценку стратегических ресурсов предприятия, его сильных  и слабых сторон можно проводить  на основе специальной таблицы, в  которую включаются количественные либо качественные показатели. На основе данной таблицы можно оценить существующий и требуемый в перспективе стратегический потенциал предприятия.

Необходимо учесть, что  заполнение таблицы, как по составляющим стратегического потенциала, так  и по ресурсам, может существенно меняться при изменении экономической ситуации в стране, отраслевой сферы анализа, изменении целей фирмы и других факторов.

При этом надо помнить, что  субъективные оценки могут противоречить  реальности. Так, предприятие может  считать, что оно выпускает качественную продукцию и что все потребители об этом знают, однако опрос покупателей может показать, что многие об этом и не подозревают.