Исследование внутренней среды организации. 5

 

 

 

Администрация городского округа Самара  
АМОУ ВПО САМАРСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ 
Факультет управления и информационных технологий 
Кафедра «Управление персоналом»

 

 
Курсовой проект

На тему:

«Исследование внутренней среды организации»

 

                                                                          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                       

 

 

 

                                              Самара 2012 г.

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………...3-4

1. Понятие "организация"

1.1 Организация…………………………………………………………………..5

1.2 Переменные внутренней среды организации…………………………5-13

2. Анализ внутренней среды

2.1 Анализ использования трудовых ресурсов………………………….14-15

2.2 Анализ производства и реализации продукции……………………..15-17

2.3 Анализ маркетинговой деятельности……………………………..…17-22

2.4 Анализ финансовых результатов……………………………………..22-24

3. Анализ внутренней среды гостиницы

3.1 Характеристика отеля "Атлантик"…………………………………...25-28

3.2Исследование управления персонала во внутренней среде организации отеля "Атлантик"……………………………………………………………29-33

3.3 Рекомендации и предложения управляющему персоналу отеля "Атлантик"………………………………………………………………………34

Заключение……………………………………………………………………...35

Список использованной литературы………………………………………...36

Приложения………………………………………………………………….37-38

 

Введение

 

Важнейшим понятием в менеджменте  является организация. Любая организация  находится и функционирует в  среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том  случае если, среда допускает его  осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она  заключает в себе потенциал, необходимый  для функционирования организации, но в это, же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера.

В новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные  управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние  факторы является залогом успеха предприятия.¹

В первой главе данной работы будет рассмотрено понятие "организация", её виды и основные черты. А также  будут охарактеризованы основные составляющие организации, такие как кадры, технология, структура, цели и задачи. Далее будет  подчеркнута взаимосвязанность  всех элементов организации и  влияние на них факторов внешней  среды.

В следующей главе будет  рассмотрен такой важнейший элемент  стратегического планирования, как  анализ внутренней среды. Анализ среды  нужен для определения стратегии  поведения предприятия и проведения этой стратегии в жизнь. Будет  проведен анализ внутренней среды организации  на примере гостиничного предприятия - отеля "Атлантик" компании "УралОтель".

Целью данной работы является изучение внутренней среды организации  для более эффективного принятия управленческих решений, необходимых  для успешной деятельности компании.

Основные задачи данной курсовой работы:

1) Рассмотрение элементов  внутренней и внешней среды  организации, находящихся в постоянном  взаимодействии.

2) Оценка и анализ внутренней  среды организации.

3) Рекомендации и предложения  управляющему персоналу отеля  "Атлантик" для улучшения внутренней  среды организации.

Объектом исследования является отель "Атлантик", а предметом - внутренняя среда организации.

 

1. Понятие "организация"

1.1 Организация

Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.² Группа может считаться организацией, если она соответствует следующим требованиям:

1) наличие, по крайней  мере, двух людей, которые считают  себя частью этой группы;

2) наличие общей для  всех членов группы цели - желаемого  конечного состояния или результата;

3) наличие членов группы, которые сознательно работают  вместе для достижения значимой  для всех цели.

Выделяют формальные и неформальные организации. Приведённое выше определение дано для формальной организации. Существуют и неформальные организации, группы которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

1.2 Переменные  внутренней среды организации

 

Менеджер формирует и  изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных.³ Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. ⁴Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто “данное”, что руководство должно преодолеть в своей работе.

Основные переменные в  самой организации, которые требуют  внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.⁵

Цели

Организация, по определению, это, по крайней мере, 2 человека с  осознанными общими целями. Организацию  можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет  людям выполнить коллективно  то, чего они не могли бы выполнить  индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей  и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что  он дает возможность членам организации  знать, к чему они должны стремиться.

У организации могут быть разнообразные цели, особенно это  касается организаций различных  типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или  услуг в рамках специфических  ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные институты и некоммерческие больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений. Однако лежащие в их основе этические понятия в сочетании с острым чувством социальной ответственности зачастую являются скорее философией конкретных организаций, чем следствием их природы как коммерческих или некоммерческих организаций.

Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку  крупные организации имеют много  целей. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор  руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации  также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять  внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает  все последующие решения руководства.

В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей. Например, целью  финансового подразделения может  быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году.

Цели подразделений в  различных организациях, которые  имеют сходную деятельность, будут  ближе между собой, чем цели подразделений  в одной организации, занимающихся различными видами деятельности.⁶

Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Прибыль это  ключевой показатель организации. Выделяют три основных типа ориентации организации  на прибыль:⁷

ее максимизацию;

получение “удовлетворительной" прибыли. Т.е. суть, состоит в том, что при планировании прибыли  она считается “удовлетворительной”, если будет учитываться степень  риска;

минимизацию прибыли. Этот вариант  обозначает максимизацию минимума ожидаемых  доходов наряду с минимизацией максимума  потерь.

Но не у всех организаций  получение прибыли является главной  целью. Это касается некоммерческих организаций, например церквей, благотворительных  фондов. Однако, как и в предыдущих случаях, фирма может существовать только в условиях ее прибыльности. Только вместо максимизации дохода рост нормы прибыли выражен в других показателях:

удовлетворение потребителя  или пользователя услуг;

позиция на рынке, часто связанная  с желанием рыночного лидерства;

условия благосостояния работающих и развитие хороших отношений  среди персонала;

публичная ответственность  и имидж организации;

техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, придание особого внимания научным  исследованиям и разработкам;

минимизация издержек производства и т.д.

Структура

Структура организации отражает сложившееся в организации выделение  отдельных подразделений, связи  между этими подразделениями  и объединение подразделений  в единое целое.

Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре  является специализированное разделение труда. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного разделения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. В пример можно привести разделение труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству.

Задачи

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Технология

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо  большее значение. Большинство людей  рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и  машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о  влиянии технологии на организацию  и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и  услуги.

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию. То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

В начале века появилось такое  понятие как сборочные конвейерные  линии. Сейчас этот принцип используется почти повсеместно, и очень сильно повышает производительность предприятий.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность, требует тщательного изучения и  классификации.

Существует несколько  способов классификации, я опишу классификацию по Томпсону и по Вудворд.⁸

Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят три  категории технологий:

Единичное, мелкосерийное  или индивидуальное производство, где  одновременно изготавливается только одно изделие.

Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.

Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Примеры - переработка нефти, работа электростанций.

Социолог и теоретик организации  Джеймс Томпсон предлагает другие три  категории технологий не противоречащие трем предыдущим:

Многозвенные технологии, характеризуемые серией независимых задач, которые должны выполняться последовательно. Типичный образец - сборочные линии массового производства.

Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.

Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

Эти две категории не так  уж расходятся друг с другом. Например, многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового производства, а посреднические технологии занимают промежуточное место между индивидуальными  технологиями и технологиями массового  производства. Различия в этих классификациях в первую очередь вызваны разными  областями специализации авторов. То есть Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий, а Томпсон же обхватывал все виды организаций.

Нельзя назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае может быть более  приемлем один тип, а в другом более  подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации  люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям.

Никакая технология не может  быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

Люди

Люди являются основой  любой организации. Без людей  нет организации. Люди в организации  создают ее продукт, они формируют  культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения люди для менеджера являются “предметом номер один”. Менеджер формирует  кадры, устанавливает систему отношений  между ними, включает их в созидательный  процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению  по работе.

Внутренняя жизнь организации  состоит из большого количества различных  действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные  процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые  же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в  очень небольшом размере. Однако, несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые  охватывают деятельность любой организации  и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. Данными  функциональными группами процессов  являются следующие:

производство;

маркетинг;

финансы;

работа с кадрами;

эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).

Управление производством состоит в осуществлении управления процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде. Для этого менеджер осуществляет следующие операции: управление разработкой и проектированием продукта; выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта; управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов; управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции; контроль качества.⁹

Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как: изучение рынка; реклама; ценообразование; создание систем сбыта; распределение созданной продукции; сбыт.

Управление финансами состоит в том, что менеджер осуществляет управление процессом движения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется: составление бюджета и финансового плана; формирование денежных ресурсов; распределение денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации; оценка финансового потенциала организации.

Управление персоналом связано с обеспечением производственной и других сфер людскими ресурсами (найм, подготовка и переподготовка). Также предполагает выполнение всех управленческих действий, связанных с социальной сферой: оплатой, благосостоянием и условиями найма.

Управление эккаунтингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической деятельности организации с ее возможностями, а также с деятельностью других организаций. Это позволяет организации вскрыть проблемы, на которые она должна обратить пристальное внимание, и выбрать лучшие пути осуществления ее деятельности.

2. Анализ внутренней  среды

2.1 Анализ использования  трудовых ресурсов

К трудовым ресурсам относится  та часть населения, которая обладает необходимыми физическими данными, знаниями и навыками труда в соответствующей  отрасли. Достаточная обеспеченность предприятий нужными трудовыми  ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов продукции  и повышения эффективности производства.¹⁰ В частности, от обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, эффективность использования оборудования, машин, механизмов и как результат - объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей.

Если фактический средний  тарифный разряд рабочих ниже планового  и ниже среднего тарифного разряда  работ, то это может привести к  выпуску менее качественной продукции. Если средний разряд рабочих выше среднего тарифного разряда работ, то рабочим нужно производить  доплату за использование их на менее  квалифицированных работах.

Административно-управленческий персонал необходимо проверить на соответствие фактического уровня образования каждого  работника занимаемой должности  и изучить вопросы, связанные  с подбором кадров, их подготовкой  и повышением квалификации. Квалификационный уровень работников во многом зависит  от их возраста, стажа работы, образования  и т.д. Поэтому в процессе анализа  изучают изменения в составе  рабочих по возрасту, стажу работы, образованию. Поскольку они происходят в результате движения рабочей силы, то этому вопросу при анализе уделяется большое внимание.¹¹

Напряжение в обеспечении  предприятия трудовыми ресурсами  может быть несколько снято за счет более полного использования  имеющейся рабочей силы, роста  производительности труда работников, интенсификации производства, комплексной  механизации и автоматизации  производственных процессов, внедрения  новой более производительной техники, усовершенствования технологии и организации  производства. В процессе анализа  должны быть выявлены резервы сокращения потребности в трудовых ресурсах в результате проведения вышеперечисленных  мероприятий.

Если предприятие расширяет  свою деятельность, увеличивает производственные мощности, создает новые рабочие  места, то необходимо определить дополнительную потребность в трудовых ресурсах по категориям и профессиям и источники  их привлечения.

2.2 Анализ производства  и реализации продукции

Одной из основных задач предприятий  является наиболее полное обеспечение  спроса населения высококачественной продукцией. Темпы роста объема производства продукции, повышение ее качества непосредственно  влияют на величину издержек, прибыль  и рентабельность предприятия.¹²

Поэтому анализ работы промышленных предприятий начинают с изучения показателей выпуска продукции. Его основные задачи:

оценка степени выполнения плана и динамики производства и  реализации продукции;

определение влияния факторов на изменение величины этих показателей;

выявление внутрихозяйственных  резервов увеличения выпуска и реализации продукции;

разработка мероприятий  по освоению выявленных резервов.

Объем производства промышленной продукции может выражаться в  натуральных, условно-натуральных и  стоимостных измерителях. Обобщающие показатели объема производства продукции  получают с помощью стоимостной  оценки - в оптовых ценах. Основными показателями объема производства являются товарная и валовая продукция. Валовая продукция - это стоимость всей произведенной продукции и выполненных работ, включая незавершенное производство. Выражается обычно в сопоставимых ценах.

Товарная продукция отличается от валовой тем, что в нее не включают остатки незавершенного производства и внутрихозяйственный оборот. Выражается она в оптовых ценах, действующих в отчетном году. По своему составу на многих предприятиях валовая продукция совпадает с товарной, если нет внутрихозяйственного оборота и незавершенного производства.

Объем, реализации продукции определяется в действующих ценах (оптовых, договорных). Включает стоимость реализованной продукции, отгруженной и оплаченной покупателями.

Важное значение для оценки выполнения производственной программы  имеют и натуральные показатели объемов производства (штуки, метры, тонны и т.д.). Их используют при анализе объемов производства по отдельным видам однородной продукции.

Условно-натуральные показатели, как и стоимостные, применяются для обобщенной характеристики объемов производства продукции, например, на консервных заводах используется такой показатель, как тысячи условных банок, на ремонтных предприятиях - количество условных ремонтов.

Важным показателем деятельности промышленных предприятий является качество продукции. Ее повышение обеспечивает экономию не только трудовых и материальных ресурсов, но и позволяет более  полно удовлетворять потребности  общества. Высокий уровень качества продукции способствует повышению  спроса на нее и увеличению суммы  прибыли не только за счет объема продаж, но и за счет более высоких цен.

Качество продукции - это понятие, которое характеризует параметрические, эксплуатационные, потребительские, технологические, дизайнерские свойства изделия, уровень его стандартизации и унификации, надежность и долговечность. Различают обобщающие, индивидуальные и косвенные показатели качества продукции.¹³

2.3 Анализ маркетинговой  деятельности

 

Целенаправленное осуществление  производственно-сбытовой деятельности предприятия на основе изучения рынка  и приспособления к нему производства продукции обеспечивает самостоятельное  структурное подразделение предприятия - служба маркетинга.¹⁴ Ее деятельность концентрируется на решении четырех взаимосвязанных задач:

организации процесса создания конкурентоспособной продукции;

проведении гибкой ценовой  политики;

организации эффективной  системы сбыта;

управлении продвижением товаров на рынке.

Кроме того, маркетингу отводится  ведущая роль в определении требований, предъявляемых к качеству продукции, жизненному циклу товара.

Единый подход к решению  маркетинговых задач обеспечивают скоординированные целевые установки  предприятия в области реализации продукции, задаваемые важнейшими экономическими показателями - объемом продаж, массой прибыли, уровнем рентабельности, размером рыночной доли предприятия и т.п. Для их достижения разрабатывается и проводится маркетинговая политика. Ее основу составляют цели маркетинговой деятельности предприятия.

Формулирование целей  маркетинга целесообразно начинать с уточнения основных приоритетов  предприятия на рынке производимой продукции. Для этого необходимо ответить на ряд частных вопросов, которые помогают выделить основные ориентиры производственно-хозяйственной  деятельности предприятия в создавшихся  рыночных условиях:

Какие изменения произошли  на рынке производимой продукции?

Получить ответ на данный вопрос можно на основе ревизии процесса реализации продукции и методов  маркетинга. Необходимо уточнить:

изменился ли рынок по объему, структуре, географическому расположению и характеру реализации товаров;

появились ли ниши на рынке  и используются ли они;

что предпринимают конкуренты и что в их деятельности отличается от деятельности анализируемого предприятия;

как изменилось распределение  долей рынка между предприятиями;

насколько точно известны потребности покупателей;

соответствует ли маркетинговая  деятельность предприятия реально существующему рынку.¹⁵

Уточнить изменения, происшедшие  на рынке, поможет общая характеристика элементов маркетинговой среды  предприятия.

2. В каком направлении должно развиваться предприятие?

Ответ на этот вопрос необходимо начать с формулировки общих целей  предприятия на ближайшую перспективу. В результате необходимо иметь четкое представление о том:

в чем состоят приоритеты развития и какой вид деятельности в общей специализации предприятия  выполняет роль:

а) основного, приносящего  основную массу дохода;

б) наиболее обещающего с  точки зрения возможных

инвестиций;

в) буфера при непредвиденных ухудшениях условий

деятельности по другим направлениям;

г) кандидата на постепенное  сворачивание;

на какие условия реализации (объемы продаж, ассортимент, условия  оплаты и др.) необходимо ориентировать  маркетинг предприятия;

на основе какого типа стратегии  должна строиться маркетинговая  деятельность (насыщение рынка, развитие рынка и его изменение, разработка новых товаров, диверсификация).

похожих на приемы конкурентов. Это заставляет искать новые, оригинальные пути выделения своей продукции  и приносит на рынок разнообразие. Имитация - губительный путь при реализации данной стратегии.¹⁶

Вместе с тем, как показывает опыт, одновременное использование  нескольких способов дифференциации может  привести к попытке сделать "все  для всех", то есть перейти на путь унификации и, таким образом, испортить  имидж, который создает предприятие  на рынке. Наиболее типичное направление  использования стратегии дифференциации состоит в сосредоточении усилий на одном из мотивов приобретения продукции потребителями и развитии своих возможностей с целью более полного и качественного удовлетворения специфических потребностей.