Как сделать делопроизводство эффективным

Министерство образования и  науки Российской Федерации

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Саратовский  государственный технический университет 

имени Гагарина Ю. А.»

 

Институт  развития бизнеса и стратегий

 

Кафедра «Менеджмент и логистика»

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Делопроизводство»

на тему: «Как сделать делопроизводство эффективным»

 

 

 

 

 

Выполнил: студент  IV курса,

группы МНЖ-41

Байрамов  Сердар Сейитмурадович

 

Проверил: канд. экон. наук, доцент

Кузнецова Инна Викторовна

 

 

 

Саратов – 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………...	3
I ТЕОРИЧИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ…………………………………………………	5
1.1 Проблемы управления документационной  деятельности на предприятии………….…………………………………………………………	5
1.2 Подходы и методы по улучшению  эффективного функционирования  документоведения на предприятии……………..……...	10
1.3 Ожидаемые результаты мероприятий  по улучшению эффективного функционирования  документоведения на предприятии…....	16
II ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ………………………………………………….	21
2.1 Штатное расписание организации…………………………………	21
2.2 Структура и штатная численность предприятия………………….	22
Заключение……………………………………………………………………..	28
Список использованной литературы и источников...……………………….	30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Проблемы  современного делопроизводства на предприятии  затрагивают одно из самых важных процессов любой организации, а  именно документирование управленческой деятельности. В настоящее время для повышения эффективности управления на предприятии необходимо совершенствование работы с документами, поскольку любое управленческое решение всегда основывается на информации, на служебном документе.

В современном  мире информация играет решающую роль в ведении бизнеса. Она позволяет  оперативно принимать управленческие решения, осуществлять коммерческую деятельность, извлекать прибыль и минимизировать расходы и потери. Поэтому вся  информация, необходимая для эффективного управления, должна быть полной, доступной  и достоверной. Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину. Между тем работа с документацией была и остается одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. И организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно, влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

Любая организация  не раз сталкивается с необходимостью представления информации в виде специальных документов, необходимых  для нормального функционирования всех управленческих процессов предприятия. Использование в управленческой деятельности информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

Правильно организованное делопроизводство –  это залог успешного бизнеса, поэтому повышение эффективности этой составляющей всегда уделяется большое внимание.

Целью данной курсовой является выявление предполагаемых путей развития эффективного делопроизводства на предприятии.

Для достижения поставленной цели сформированы следующие  задачи:

1. выявить проблемы управления документационной деятельности на предприятии;
2. определить подходы и методы по повышению эффективности работы с документами на предприятии;
3. оценить ожидаемые результаты внедрения мероприятий по улучшению эффективного функционирования документоведения на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I ТЕОРИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Проблемы  управления документационной деятельности  на предприятии

 

Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  являются источником, результатом и  инструментом этой деятельности. В  офисе производственного предприятия  технология работы с документами  может быть неразрывно связана с  технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок организации движения документов. В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Однако, обеспечение документационной деятельности не всегда успешно и эффективно функционирует  на предприятии, что приводит к нежелательным  задержкам в процессе управления организацией. В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. Проблемы документационной деятельности любой организации практически одинаковы:

1. потеря документов;
2. задержки прохождения и исполнения;
3. избыточность документооборота;
4. противоречивость принимаемых решений;
5. бесконтрольность исполнителей;
6. непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
7. избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного и того же документа;
8. невозможность восстановления истории работы с документами.

Все это  приводит к путанице и неразберихе, как следствие – к невозможности решения управленческих задач.

Согласно  статистическим исследованиям, секретарь-референт тратит около 80 % своего времени на работу с документами, у руководителя работа с документами занимает до 45 % рабочего времени, у рядовых сотрудников предприятия – до 30 % времени. При этом 30 % перемещений сотрудников по офису в той или иной степени связаны с задачей поиска нужных документов, в общем данный процесс отнимает у них около одного месяца в год. Около 15 % бумажных документов безвозвратно теряются, а на согласование документов уходит 60-70 % рабочего времени. Как следствие, 20-30 % поставленных задач вообще не решаются.

Как видим, проблем очень даже немало, а результатом  их является фактическая неуправляемость  организации, которая выражается в  том, что руководители не могут ответить даже на такие общие вопросы по документам и исполнителям:

1. какие документы и по каким проблемам находятся в работе;
2. какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;
3. чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.

Источник  причин большинства проблем ДОУ – изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении[1]. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре[2]. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии[3].

Руководители, конечно, хотят навести порядок  в сфере делопроизводства с использованием компьютерных технологий, но применяют  такие простые организационные  решения, лишь минимально соответствующие  уровню задач компании. Например, часто  используемый подход – создание и  поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма  совместной работы, использование электронной  почты как средства передачи документов и контроля исполнения[4].

Данные  меры работают, но только до определенного  момента. Как только решаемые компанией  задачи усложняются, увеличиваются  ее размеры, возможностей указанных  решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому  хаосу.

Единственный  путь решения – автоматизация  делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной  информационной системы документационного  обеспечения управления (сокращенно ИСДОУ).

Еще один альтернативный путь увеличения эффективности делопроизводства – просто упростить задачу, сократив документооборот за счет делегирования и децентрализации прав работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами, включая их учет и контроль, не только противоречит отечественным нормам и традициям, но и сегодняшним мировым тенденциям, поскольку ведет к снижению качества управления организацией в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления.

В России еще в 1980-гг. многие предприятия требовали  от своих программистов создать  для своего вычислительного центра Автоматизированную Систему Контроля Исполнения Документов. И программисты честно трудились, и создавали умные  программы, и деньги для этого  выделялись немалые. Но как только умная  машина попадала в руки чиновнику, начиналось непонятное: весь чиновничий аппарат  объявлял тихую и негласную забастовку по отношению к ПК: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей  значимости и незаменимости. С одной  стороны, чиновника обязывали предоставлять  системе информацию, обладателем  которой традиционно был он и  только он. С другой стороны, получалось, что теперь по простому запросу к  базе данных руководитель получал справку  о состоянии дел, минуя его, чиновника, из рук какого-то оператора ЭВМ. Более  того, система регулярно оповещала  о его нерасторопности и забывчивости как исполнителя.

Конечно, помимо субъективных, существовали и  объективные факторы, сдерживающие автоматизацию делопроизводства. Главным  из них был крайне неудобный способ передачи информации между компьютерами – на магнитных носителях, а также  крайне небольшой объем памяти, но определяющим был, безусловно, фактор субъективный.

Мало  что изменилось и сегодня: любое  уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, в любой момент их можно  объединить в локальную или корпоративную  сеть, что обеспечит полную технологическую  поддержку электронного документооборота, а дальше использования компьютеров Pentium для подготовки документа в редакторе Word с последующей его распечаткой на лазерном принтере дело не идет.

Если  рассматривать проблему с другой стороны, то источник возникновения  большинства проблем лежит в  том, что уже изначально существует противоречие – всюду требуется  централизованное управление документацией, а сама технология учета ведется  децентрализовано. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения.

Для того же, чтобы обеспечить эффективное  централизованное управление по какой-либо совокупности документов, необходимо тщательно и своевременно отслеживать  и дублировать информацию из подразделений  в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные  нормативно-методические документы  и подготовленный персонал. Сегодня  практически ни одна организация  не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

К сожалению, опыт истории не раз показывал, что  прогресс не всегда приводит к устранению проблем, иногда он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это  относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают  не только новые перспективы, но и новые «подводные камни», дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для незаконного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Потерять можно не только информацию, существует возможность расстаться с большим капиталом [5].

Но трудности  существуют и на государственном  уровне: пока государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать автоматизированные системы документационного обеспечения  управления (АС ДОУ) только для поддержки  оперативной деятельности.

 

Не установлен и порядок признания юридической  силы электронных документов государственными органами и судами; отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы; отсутствуют  методики экспертизы ценности электронных  документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с грифованными электронными документами, и т.д.

 

1.2 Подходы и методы по улучшению эффективного функционирования документоведения на предприятии

 

Наше  время, насыщенное информационными  технологиями, предъявляет новые  требования к документам и службам, ответственным за их создание, обращение  и хранение. Компьютер позволяет  не только быстро и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету и контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному работнику не нужно ждать, пока помощник или секретарь-делопроизводитель отыщет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость принятия решения и, соответственно, эффективность управления. Поэтому, можно отметить, что сетевой компьютерный контроль над документами и исполнителями является принципиальным решением проблемы управления документационной деятельности предприятия. Это компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации[6].

Для организации  такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные  программы, называемые обычно системами  автоматизации делопроизводства и  документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые  из них позволяют как отслеживать  бумажный документооборот, так и  организовать перемещение по сети и  работу с электронными документами.

Выбор программного обеспечения зависит от масштаба компании. Для крупных предприятий  требуются мощные программные комплексы, такие, как например Documentum специализированные разработки на базе Lotus Notes. Средний  бизнес успешно использует целый  ряд решений: Optima Workflow, ЭОС «Дело», «ЕВФРАТ-Документооборот», DocsVision, «Инталев: Документооборот 2005». Для небольших компаний создано довольно много небольших программ: «ФЛАГМАН», «Документооборот», «SQ -контроль дел». При этом каждая организация должна наметить цели внедрения системы электронного документооборота:

1. автоматизация делопроизводства;
2. автоматизация потоков документов;
3. автоматизация контроля исполнения документов и поручений;
4. повышение исполнительской дисциплины;
5. наведение порядка в работе с документами;
6. сокращение времени на операции с документами;
7. переход к безбумажным технологиям.

Чем большее  число рабочих мест, связанных  с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее  осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и  контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места  сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

Внедрение этих программ обеспечит предприятию  несколько видов эффектов, среди  которых выделяют:

1. экономический;
2. финансовый;
3. ресурсный;
4. научно-технический;
5. социальный.

Экономический – его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени.

Финансовый – расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами.

Ресурсный – его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов.

Научно-техничекий – включает новизну, простоту, полезность СЭД.

Социальный – его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом[7].

Еще один вариант в рамках данной концепции  является разработка единого хранилища бланков и шаблонов документов. Это может быть просто каталог на сетевом сервере, доступных со всех ПК компаний, и содержащий шаблоны документов (.doc для Word и .xls для Excel). Для этого не требуется покупки программного обеспечения (ПО), достаточно Word и Excel, но также в пакет Microsoft Office входит программа InfoPath для организаций коллективной работы с документами. Существует решение SharePoint, но его нужно покупать отдельно.

Имеются следующие рекомендации, позволяющие избежать типовых ошибок, при выборе необходимой АС:

1. необходимо определить уровень задач, решение которых будет возложено на будущую информационную систему;
2. определив класс будущей системы, необходимо изучить по возможности все предложения, остановив выбор на системе с необходимым функционалом, но с возможностью расширения в дальнейшем новыми функциями;
3. необходим анализ программно-аппаратной платформы, на которой будет эксплуатироваться система;
4. будущая система должна быть легко настраиваемой, расширяемой и масштабируемой, удобна в использовании, обладать эргономичным интерфейсом;
5. необходимо внимательно анализировать предложения по организации проекта внедрения, уровень и качество услуг, предоставляемые при обучении персонала, качество и объем консалтингового и технического сопровождения системы на этапах ее промышленной эксплуатации;
6. желательно проверить систему в действии путем установки и эксплуатации демо-версий предполагаемых для внедрения информационных систем;
7. не следует сразу приобретать мощную дорогую систему. Лучше проводить процесс внедрения поэтапно, двигаясь от более простой системы к ее дальнейшему развитию за счет масштабирования и добавления новых возможностей. Весьма распространенное неверное использование терминов поставщиками математического обеспечения может привести к крупным неприятностям и финансовым потерям, если компания, не разобравшись, закупит систему, не соответствующую ее потребностям.

При внедрении  системы особое внимание следует  обратить на процесс обучения персонала, по возможности не экономя на нем  средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная  система, идеально подходящая организации, будет малоэффективна[8].

Автоматизированная  система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

1. после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;
2. документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);
3. система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица – сотрудники служб ДОУ или ИТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Задача  перехода от бумажного к электронному документообороту стоит сегодня  перед многими организациями, как  коммерческими, так и государственными. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повысить эффективность управления. Это важно для бизнеса и не менее важно для государства. Большое внимание стало уделяться и внедрению электронной подписи (ЭЦП), которая позволяет вступить документу в юридическую силу.

ЭЦП получает все большее распространение  в организациях, ее в основном используют для сдачи различного рода отчетности. При переходе на электронное согласование процедуры согласования и ознакомления ускоряются в десятки раз. Однако, необходимо отметить, что создание документов, поддерживающих ЭЦП, – задача дорогостоящая и сложная. Если обратиться к зарубежному опыту, то американские архивисты рекомендуют для обеспечения сохранности такой документации:

1. обеспечивать миграцию документов на новые приложения и носители на протяжении срока хранения;
2. сохранять, где возможно, программное обеспечение и оборудование для поиска и извлечения документов;
3. предотвращать неавторизованный физический доступ к помещению, где хранятся документы;
4. использовать носители, ожидаемый срок жизни которых составляет как минимум 20 лет и которые выпускаются и поддерживаются несколькими производителями;
5. мигрировать документы со старых носителей на новые каждые 10 лет;
6. контролировать отсутствие изменений в документах;
7. осуществлять перевод документов на технологически нейтральные форматы, такие как XML и RTP,
8. ежегодно проводить статистические выборки и тестирование носителей, чтобы убедиться в сохранности документов;
9. протоколировать все действия с документами.

ЭЦП, как  и любое другое средство автоматизации  делопроизводственных процессов, способно принести немалую пользу при правильном использовании. Но в каждом конкретном случае необходимо анализировать выгоды от использования ЭЦП и риски, связанные с ее применением. Для  успешной и эффективной работы в  электронной среде организациям необходимо использовать весь имеющийся  арсенал информационных технологий, в том числе и электронно-цифровую подпись.

Сама  технология электронной подписи  осуществляется с помощью идентификации  пользователя путем сличения реальной подписи с подписью в компьютерной системе, где создается ее электронный  шаблон. Ввод подписей производится при  помощи сканера или электронного пера. Электронная подпись, как и  отпечатки пальцев, квалифицируются  как уникальный показатель личности.

Экспресс-анализ подписи имеет большое значение во множестве задач банковского  дела, управления финансами, предприятиями[9].

 

1.3 Ожидаемые  результаты мероприятий по улучшению  эффективного функционирования  документоведения на предприятии

 

Применение  новых информационных технологий в  области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а  как к эффективному и гибкому  инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

АС ДОУ  позволяет решить ключевой вопрос делопроизводства. Она позволяет реализовать любую  степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении  централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и направлять их для  дальнейшей работы (в пределах своей  компетенции, конечно), находясь при  этом под полным контролем своих  руководителей. Таким образом, организация  может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости.

Создаются предпосылки к реализации более  эффективных схем документационного  управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются по цепочке от руководителя к руководителю до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого  уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные  и зачастую формальные цепочки резко  снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ  позволяет направлять документы  непосредственно лицам, которые  будут исполнять поручения, при  этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются  предпосылки для организации  электронного документооборота в том  объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная АС ДОУ  должна работать как с данными  о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или  электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных  документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно  новый уровень эффективности  работы с документами, поскольку  технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование  и др.) принципиально более эффективны[10].