Калькуляция блюд ресторана

ВВЕДЕНИЕ

Потоки информации, циркулирующие в мире, который  окружает людей, огромны. Во времени  они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Большинство предпочитают компьютеризированные способы – базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. Сегодня без баз данных  невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций.

Существует  много  веских причин  перевода информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах на компьютере дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент-серверных технологий позволяют сберечь значительные средства и время для получения необходимой информации, упрощают доступ и ведение.

Для использования  столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти необходимы средства обеспечения диалога человек-компьютер, которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства – системы управления базами данных (СУБД).

Цель данного  курсового проекта – Проектирование и разработка базы данных для калькуляции блюд в ресторане для упрощения, оптимизации и модернизации работы с информацией для повышения эффективности работы всего предприятия в целом, закрепление и расширение теоретических знаний и практических навыков по специальности и применение их при решении технического задания.

В практической части курсового проекта для  создания модели и базы данных ресторана использованa программa Microsoft Access.

1. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

1. Основание для разработки

Проектирование  и разработка базы данных для калькуляции блюд в ресторане.

Организация общественного  питания осуществляет деятельность по приготовлению различных блюд. Продажная цена  блюд должна рассчитываться из учета трех элементов:

• стоимости сырья, использованного для изготовления;
• торговой наценки, покрывающей расходы организации;
• планируемой прибыли.

           Часто расчет цен в организациях  общественного питания осуществляется  посредством калькуляции цены. При этом расчет ведется на основе нормативов, установленных Сборниками рецептур. Сборники рецептур являются специальными нормативными документами, используемыми в общественном питании. Они содержат данные о расходе сырья для изготовления какого-либо блюда (причем нормы указаны в граммах веса). Кроме того, эти сборники устанавливают нормы выхода готовых изделий с указанием массы отдельных составляющих и приводят общий вес готового блюда. При этом расчет должен производиться в калькуляционной карточке по каждому блюду. Пример заполнения калькуляционной карточки (цифры условные) приведен в таблице 1.

Таблица 1- Калькуляционная карточка на салат  из свежей свеклы

Ежедневное  составление плана-меню – это  дело заведующего производством (шеф-повара). В плане-меню указываются наименования и номера блюд по карточкам или Сборнику рецептур с указанием их количества. Группировка блюд в плане-меню осуществляется по видам (холодные закуски, первые, вторые, третьи блюда и так далее). На основании плана-меню составляется меню непосредственно для посетителей. Меню для посетителей содержит наименование блюда, его стоимость (на основании калькуляционной карточки) и массу блюда в готовом виде.

Необходимо  разработать базу данных, содержащую сборник рецептур и позволяющую  формировать план-меню и меню для  посетителей ресторана.

2. Нормативы и принцип составления калькуляции блюд

1. Сборник рецептур блюд: принцип построения и основные разделы

Сборники рецептур блюд и кулинарных изделий являются нормативными документами, в которых указаны расход сырья, выход полуфабрикатов и готовых блюд, приведены правила подготовки сырья к производству, технология приготовления блюд и мучных кондитерских изделий. Основным действующим сборником для всех типов предприятий общественного питания является Сборник рецептур блюд и кулинарных изделий для предприятий общественного питания  (М.: ИКТЦ «Лада», 2008).

Рассмотрим Сборник. Рецептуры в нем даны в 2-3 вариантах, различающихся ассортиментом сырья, нормами его вложения и выходом блюд и готовых изделий. Первый вариант с повышенной закладкой сырья предназначен для предприятий люкс, высшей и 1-й категории, второй - для предприятий 2-й категории и третий - для заводских и студенческих столовых.

В рецептурах первого варианта (колонки) по сравнению с рецептурами второго и третьего вариантов предусматриваются более широкий спектр сырья, повышенные нормы вложения компонентов, а также более сложное оформление блюд.

Для более рационального использования продовольственных ресурсов, приготовления более простых блюд предприятиям разрешается пользоваться другими вариантами рецептур. При наборе сырья на блюдо не допускается пользоваться одновременно двумя вариантами (колонками), а также заменять компоненты одного варианта рецептуры аналогичными продуктами другого варианта.

Для более полного удовлетворения спроса потребителей, приготовления более разнообразных и экзотических блюд высококвалифицированные повара могут разрабатывать новые рецептуры блюд. Они должны быть рассмотрены кулинарным советом и утверждены вышестоящей организацией.

В каждой рецептуре Сборника даны нормы вложения сырья по массе брутто и нетто в граммах и нормы выхода готовых изделий с указанием массы готовых компонентов (фарша, полуфабриката, гарнира и т.д.) и массы (в граммах) всего блюда в целом.

Рецептуры некоторых салатов, супов, гарниров, многих сладких блюд и напитков рассчитаны на 1 кг выхода. Во вводной части соответствующих разделов Сборника рекомендованы наиболее рациональные нормы отпускаемых потребителям блюд в зависимости от их спроса.

В рецептурах предусмотрена закладка маргарина столового различных видов (столовый молочный, сливочный, столовый «Эра», столовый «Новый», бутербродный и др.). Для жаренья во фритюре рекомендованы специальные жировые смеси, которые выдерживают длительное нагревание до высоких температур без существенного изменения своего качества.

Нормы вложения сыра в рецептурах приведены на сыр голландский.

При использовании сырья других кондиций или способов промышленной обработки расход сырья определяется по таблицам Сборника.

Нормы вложения нового вида сырья в блюда (на которые нет утвержденных норм отходов и потерь при их обработке) устанавливаются непосредственно на предприятии путем контрольных проработок каждой поступившей партии сырья с участием представителей вышестоящей организации. Контрольные проработки оформляются специальными актами.

В рецептуры блюд включены основные виды продуктов, ассортимент которых может быть расширен в соответствии с таблицами, приведенными в приложении.

Нормы выхода полуфабрикатов и готовых блюд даны с учетом потерь при их изготовлении, охлаждении, порционировании.

Расход специй, соли и зелени в рецептурах отдельных блюд не указан. Нормы расхода этих продуктов на одно блюдо даны в вводной части соответствующих разделов Сборника. В Сборнике приводятся рекомендации по отпуску и оформлению блюд.

В Приложении к Сборнику приводятся расчеты расхода сырья, выхода полуфабрикатов и готовых изделий, правила и последовательность обработки мяса, разделки туш, характеристика отрубов и их назначение. Пользуясь таблицами, рассчитывают, какое количество тех или иных блюд и полуфабрикатов можно приготовить из имеющегося мяса с целью рационального его использования, так как блюда из натуральных полуфабрикатов ценятся дороже.

2. Порядок составления план-меню

Заведующий производством ежедневно составляет план-меню, в котором указываются наименования и номера блюд по карточкам или по Сборнику рецептур, а также количество намеченных к приготовлению блюд. План-меню составляется накануне дня приготовления кухонной и другой продукции.

Группировка блюд в плане-меню осуществляется по видам (холодные закуски, первые, вторые, третьи блюда и т.д.). При этом учитывается фактическое наличие продуктов и сырья в кладовых, а также спрос покупателей, производственная мощность, наличие посуды, квалификация работников и т.д. Используя план-меню и учитывая остаток сырья на производстве (кухне), определяется суточная потребность в продуктах, на основании которой выписывается требование. В требовании указываются наименование затребованных продуктов, единицы измерения, их количество. Данный документ служит основанием для получения сырья из кладовой, поэтому оформляется подписью заведующего и утверждается директором предприятия.

План-меню так же, как и оформленное на его основании требование, составляется в одном экземпляре, подписывается заведующим производством и утверждается руководителем предприятия. На основании плана-меню в бухгалтерии составляются калькуляции и устанавливаются розничные цены на блюда, а также составляется меню непосредственно для посетителей, т.е. меню торгового зала. В нем, кроме наименования блюда и его стоимости, указывается также масса блюда в готовом виде.

На основании плана-меню с учетом остатка продуктов на складе выписывается требование. Для составления требования необходимо по рецептурам подсчитать, какое количество продуктов нужно для приготовления запланированного количества блюд. Расчеты сведем в таблицу.

При составлении плана-меню на предприятиях закрытого типа (столовые домов отдыха, школ, оздоровительных учреждений, больниц и т.д.) можно использовать меню-требование, так как количество потребителей точно известно, и, следовательно, количество порций определено. Для обслуживающего персонала учет ведется по отдельной графе, так как обеды отпускаются по льготной стоимости и не в полном объеме.

3. Составление калькуляции

Исчисление продажных цен на кухонную продукцию, реализуемую в розницу, производят в калькуляционных карточках отдельно на каждый вид блюда (порцию). Калькуляцию можно составить из расчета стоимости сырья на 100 блюд или на одно блюдо, на 1 кг салата, соуса или гарнира или на одну порцию.

Продажные цены рассчитываются в калькуляционной карточке отдельно на каждое блюдо или изделие кухни. Перед составлением карточки необходимо знать ассортимент выпускаемых блюд, кулинарных изделий, а также нормы закладки сырья по Сборнику рецептур, а также цены на продукты и сырье.

Составление калькуляционного расчета (карточки) и определение продажной цены блюда производится в следующем порядке:

• определяется ассортимент блюд (по плану-меню), на которые необходимо составить калькуляционный расчет;
• устанавливаются нормы вложения сырья на каждое отдельное блюдо (на основании Сборника рецептур);
• определяются подлежащие включению в калькуляцию продажные цены на сырье;
• исчисляется стоимость сырьевого набора блюда (порции) путем умножения количества сырья каждого наименования на продажную цену и суммирования полученного результата (сырьевой набор конкретного блюда берется из Сборника рецептур, в котором на каждое блюдо показываются следующие данные: наименование продуктов, из которых приготовлено блюдо (порция); норма вложения сырья но массе брутто; норма вложения по массе нетто; норма выхода — масса отдельной порции (блюда) в целом);
• устанавливается продажная цена одного блюда (порции) делением продажной стоимости сырьевого набора блюд (порций) на 100.

Калькуляционные карточки регистрируют в специальном реестре после подписи их лицами, которые несут ответственность за правильность установления продажных цен.

Исчисленные продажные цены необходимо сопоставить с ранее действующими ценами на такие же блюда и тщательно проанализировать причины возможных отклонений.

Следует отметить, что цены на полуфабрикаты и кулинарные изделия также исчисляются методом калькуляции исходя из стоимости сырьевого набора продукции по продажным ценам. Составим несколько калькуляционных карточек. При составлении карточек следует обратить внимание на следующее:

• если в рецептуру блюда входит какой-либо полуфабрикат (желе, соус, заправка и т.д.), то на него (полуфабрикат) составляется отдельно калькуляция, из которой берется цена полуфабриката, но без наценки, так как наценка не должна производиться дважды;

• если кондиции сырья отличны от тех, на которые приведена закладка в Сборнике рецептур, перерасчет делается с использованием Приложений и таблиц в конце Сборника;
• если картофель используют не в период с сентября по октябрь, а морковь и свеклу после января, следует увеличивать расход сырья по массе брутто;
• нормы закладки специй приведены в начале каждого раздела Сборника.

3. Требования к программе

База данных предназначена  для организации занимающейся организацией общественного питания. Она должна содержать калькуляционные карты и формировать необходимые отчеты, а также план-меню для посетителей. Главным назначением базы данных является организация автоматизации данных процессов. База данных разрабатывается для работы под управлением операционной системы Windows ХР с установленным программным комплексом Microsoft Office, включая базу данных Access. Данная база данных должна быть построена по технологиям и в полном соответствии с идеологией пакета Microsoft Office, что позволит пользователям свободно наращивать её функциональность. База данных должна работать на одном компьютере или в локальной сети. Основной режим работы – диалоговый, т.е. пользователь работает с базой данный, используя объекты форм поля, кнопки, списки, получая при этом необходимые отчеты в Access, используя для этого специальные шаблоны. Программа должна иметь простой и понятный рядовому пользователю интерфейс. Число объектов в формах должно быть минимальным, чтобы обеспечить быструю загрузку данных. База данных должна поставляться в открытом для изменений формате.

2. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ ДЛЯ КАЛЬКУЛЯЦИИ БЛЮД В РЕСТОРАНЕ В СРЕДЕ MS ACCESS

1.  Разработка таблиц и установка связей в базе данных для калькуляции блюд

Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access (далее - просто Access) - это система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций.

Как реляционная  СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач.

Создание базы данных начинается с создания таблиц, в которых и хранится информация о предметной области. База данных обычно включает несколько взаимосвязанных таблиц.

Создать таблицу можно в разных режимах: режиме таблицы, конструктора, мастера таблиц, импорта таблиц и связи с таблицами. Самый используемый режим - режим конструктора. В режиме конструктора открывается окно для описания структуры таблицы и других ее характеристик.

Для создания таблицы  необходимо открыть вкладку «Создание» и из меню «Таблицы» выбрать подходящую таблицу. В новом окне появится таблица, далее производится переход в режим «Конструктора» и осуществляется наполнение таблицы необходимой информацией, такой как: имена полей, тип данных для этих полей, ограничения на ввод данных и маски ввода и прочее.

Имя поля должно быть уникальным в пределах таблицы. И хотя система не запрещает использование  одинаковых имен полей в разных таблицах, избегается использование одинаковых имен для обозначения разных по смыслу атрибутов.

После задания  имени нужно выбрать тип поля. Если щелкнуть мышью по свободной  ячейке графы «Тип поля», то высветится список допустимых типов полей, из которого и следует выбрать подходящий для описываемого поля тип. Имя и тип поля должны задаваться обязательно.

Графа «Описание» может не заполняться. Эта графа  используется в целях документирования проекта.

В списке допустимых типов полей имеется строка «Мастер подстановок». При его использовании можно создать поле, содержание которого формируется путем выбора значений из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы или запроса. Если источником для подстановки выбран столбец другой таблицы, то тип и длина поля, созданного таким способом, будут определяться типом и длиной элементов, служащих источником для подстановки значений.

Каждая реляционная таблица по определению имеет ключ. Access позволяет задавать ключ при описании таблицы, но также разрешает и отказаться от этой возможности. По ключу система автоматически выполняет индексирование, а также проверяет уникальность значений ключа при вводе новых записей или их корректировке. Создание таблиц базы данных ресторана показано в приложении А.

После создания таблиц осуществляется их связывание. Схема данных базы данных ресторана отображена ниже на рисунке 1.

База данных для калькуляции блюд в ресторане  содержит следующие таблицы:

Рисунок 1 –  Схема данных калькуляции блюд в  ресторане

2.  Разработка запросов в базе данных для калькуляции блюд запросов в базе данных ресторана

Запросы занимают особое место в управлении данными. Они позволяют выводить сводную  информацию из нескольких таблиц, анализировать  ее, можно даже изменять и удалять определенные данные.

Запрос в Access может быть использован в качестве источника данных для создания форм и отчетов, обеспечивает эффективный доступ к данным (уже не требуется открывать одновременно несколько форм или таблиц и подолгу выбирать нужные сведения – с этой работой быстро справиться заранее подготовленный запрос).

В Access предусмотрены следующие типы запросов:

1. простой запрос на выборку из определенных полей - запрос с простыми условиями, включающими только один аргумент поиска. При создании простого запроса условие отбора записывается в соответствующий столбец бланка запроса. В Access при задании запроса ограничители можно не ставить. В зависимости от типа поля, которое вводится в выражение, определяющее условие отбора, ограничители добавляются системой автоматически: прямые кавычки (" ") вокруг строковых значений; символы (#) вокруг дат. В столбце можно записывать не только значение атрибута, но и знак операции сравнения; по умолчанию принимается знак равенства (=). Если в условии отбора должны использоваться операции сравнения, отличные от знака равенства, то их надо указывать в явном виде;
2. сложный запрос. Если в условиях отбора используется несколько полей, то они могут соединяться оператором «и» или «или», а ответ зависит от взаимного расположения аргументов поиска относительно друг друга;
3. перекрестный, выводящий данные в компактном формате, подобном формате электронной таблицы. В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы. Первый набор выводится в левом столбце и образует заголовки строк, а второй - выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов. При создании перекрестного запроса в качестве источника данных можно задать только одну таблицу. Если для реализации запроса требуются поля из разных таблиц, то надо предварительно создать вспомогательный запрос, который будет включать все требуемые поля;
4. запрос на создание таблицы. Запрос на создание таблицы фактически означает запоминание результата запроса в таблице. Чтобы использовать такую возможность, необходимо создать запрос, результат которого следует поместить в новую таблицу. Затем в режиме конструктора запроса нужно выбрать Тип запроса/Создание таблицы. На экране появится диалоговое окно Создание таблицы. В поле «Имя таблицы» необходимо ввести имя таблицы, в которую будут переноситься данные;
5. корректирующий, то есть запросы на добавление, на удаление, на обновление записей из одной таблицы или нескольких связанных таблиц в конец другой таблицы;
6. запрос к связанным таблицам. Если была предварительно определена схема данных, то при добавлении таблиц в запрос они будут должным образом связаны. Даже если связи между таблицами не были созданы пользователем, то при добавлении в запрос двух таблиц, при условии, что они имеют поля с одинаковым или совместимым типом данных и одно из полей связи является ключевым, связи могут быть созданы автоматически. Автоматическое объединение можно разрешить или запретить;
7. специальные запросы, то есть поиск записей, не имеющих подчиненных и поиск повторяющихся записей;
8. запрос с параметрами. Если приходится часто выполнять однотипный запрос на выборку или перекрестный запрос, изменяя при этом значение какого-либо атрибута в условии отбора, то можно использовать запрос с параметрами. Запрос с параметрами не требует каждый раз вносить изменения в бланк запроса; вместо этого выводится приглашение пользователю ввести условия отбора. Для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, в «Конструкторе запросов» необходимо ввести в ячейку строки «Условие отбора» текст приглашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса. Текст подсказки должен отличаться от имени поля, но может включать его;
9. запрос в режиме сводной таблицы и сводной диаграммы. Сводная таблица или сводная диаграмма может быть получена при работе с таблицей, запросом или формой.

В базе данных ресторана  реализованы следующие запросы:

1. Запрос на обновление «Цена продуктов гр», в котором производится подсчет цены каждого ингредиента для каждого блюда, с учетом цены продукта и его нормы в блюде. Создание запроса приведено на рисунке 2;

Рисунок 2 –  Запрос на обновление «Дата поставки»

2. Запрос на создание таблицы «Суммирование продуктов». Создает таблицу «Блюдо-себестоимость», где суммирует цены ингредиентов для каждой рецептуры и выводит фактически его себестоимость (см. Приложение Б);
3. Запрос на обновление «Себестоимость». Обновляет себестоимость из таблицы «Блюдо-себестоимость» в таблицу «Список блюд» (см. Приложение В);
4. Запрос на обновление «Подсчет наценки (Список блюд)». Реализует подсчет наценки для таблицы «Список блюд» (см. Приложение Г);
5. Запрос на обновление «Подсчет наценки (меню)». В отличии от предыдущего запроса не подсчитывает наценку, а обновляет ее из таблицы «Список блюд» (см. Приложение Д);
6. Запрос на обновление «Цена соусы гарниры». Так как соусы и гарниры, имея собственную рецептуру, входят в состав блюд, выполняется подсчет их стоимости как отдельного продукта (см. Приложение Е);
7. Запрос на создание таблицы «Создание меню». Выбираются блюда по логическому полю «Включение в меню», которые будут включены в меню (см. Приложение Ж).

3.  Разработка пользовательских форм базе данных для калькуляции блюд

В базах данных Access информация вводится и обрабатывается с помощью форм. Формы являются электронными аналогами бумажных бланков и содержат области для ввода данных, называемые полями. Совокупность полей формы образует запись.

Любой элемент  в базе данных Access является графическим  объектом. Графические объекты, предназначенные  для ввода, отображения и поиска данных, называются элементами управления. Поля формы представляют собой элементы управления. Помимо полей формы могут включать такие элементы управления, как кнопки выбора и командные кнопки.

Так как информация в базах данных постоянно обновляется, необходимо добавлять в них новые  данные и удалять устаревшие. Проще всего выполнять эти функции с помощью форм.