Команда как современная форма взаимодействия членов организации

40

  Глава 1. Основные аспекты командной деятельности на предприятии                        

   1.1 Понятие, признаки, виды команд и отличия от рабочей группы

С переходом к рыночной экономике происходят принципиальные изменения в системе управления предприятиями. Следствием таких изменений становятся новы подходы к организации и качеству управления предприятием, а также к управленческим кадрам. Одним из таких новых подходов является командная работа. Командная работа – тема, в последнее время очень активно и подробно обсуждаемая. Для того чтобы приступить к обсуждению этой темы, необходимо прояснить, что такое команда, ведь «команда» - очень многозначное и используемое в разных значениях понятие.

Команда — это группа из двух или более индивидов, которые для достижения определенной цели координируют свои взаимодействия и трудовые усилия [3 стр. 561].

Команда – группа сотрудников, обладающих определенными навыками, для решения обшей, важной для успеха компании задачи. С этой целью члены команды развивают цели и стратегию деятельности и полностью принимают на себя ответственность за ее реализацию [4стр. 15].

Команда – это небольшое количество людей с комплиментарными навыками, которые привержены общим намерениям, эффективным целям и общему подходу к работе, в рамках которого они считают себя взаимоответственными [4стр. 65].

Команда – это тщательно сформированный хорошо управляемый, самоорганизующийся коллектив, быстро и эффективно реагирующий на

любые изменения рыночной ситуации и решающий все задачи как единое целое. [4стр. 69]

Командой называют небольшое количество человек, которые разделяют цели, ценности и общие подходы к реализации совместной деятельности, имеют взаимодополняющие навыки; принимают на себя ответственность за конечные результаты, способны изменять функционально-ролевую соотнесенность (исполнять любые внутригрупповые роли); имеют взаимоопределяющую принадлежность свою и партнеров к данной общности (группе) [3.13 стр. 312].

В дальнейшем будет рассмотрено именно то значение понятия «команда», которое наиболее точно соответствует следующему определению: команда – это небольшая группа сотрудников, имеющая определенные взаимодополняющие навыки, ставящая перед собой общую цель, для решения которой используется определённая принятая всеми членами стратегия, и несущая групповую ответственность по своим действиям и решениям.

Таблица 1.1

Основные отличия между малой группой и командой.

В выше рпедставленной таблице мы видим чем малая группа отличается от команды. В командах есть то, что делает их гораздо более эффективной формой трудовой организации, нежели рабочие группы. Это — характер взаимодействия, которое основано на взаимной зависимости членов команды друг от друга. Это то, что есть в команде и нет в рабочей группе.

Рассмотрим вытекающие из определения характеристики команд: количество участников, навыки, общая цель, общая стратегия и взаимная ответственность.

Таблица 1.2

1.2 Командная деятельность в деятельности зарубежных и          отечественных предприятий

В условиях роста конкуренции, неопределённости традиционная (классическая) модель организационного управления не всегда состоятельна. Согласно идеям классиков (М. Вебера, Ф. Тейлора и Г. Эмерсона) следует всегда стремиться максимально, использовать преимущества разделения труда. Для этого, создавая систему управления, необходимо заранее четко распределить между членами организации права, обязанности, ответственность, исполнительские и управленческие функции. Людей нужно подбирать и обучать, добиваясь их соответствия профессиональным и должностным характеристикам. Исходя из данной механистической концепции рационального использования человеческих ресурсов, организационная структура фирмы должна выбираться в соответствии с ее стратегией, системой целей, задачами и функциями. При таком условии подбор сотрудников на конкретные должности подобен хорошо отлаженному механизму. Узкая специализация задач и регламентация деятельности ориентируют каждого работника на исполнение частичной функции и в принципе не требуют от него понимания общего замысла, концепции и миссии организации. Подобный формальный подход может дать желаемые результаты, но лишь при стабильной внешней среде, неизменности долгосрочных целей организации.

Однако в условиях перехода к рынку при ускоряющихся организационных изменениях рациональная модель организации оказывается неспособной быстро адаптироваться к переменам и становится неэффективной. Чтобы эффективно управлять совместной деятельностью людей в современных организациях, потребовались новые подходы к моделированию организационного поведения, основанные на законах социальной психологии, групповой динамики и психологии личности. В связи с этим существенно возрастает роль командного ведения бизнеса и командообразования. К примеру, в Японских компаниях превозносится идея «единой семьи», а в западных моделях менеджмента предпочитают говорить о «сплоченной команде единомышленников».

Высокую роль профессиональных, хорошо подготовленных команд понимал выдающийся менеджер XX века Ли Якокка: «Все хозяйственные операции можно, в конечном счете, свести к обозначению тремя словами: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет надежной команды, то и из остальных факторов мало что удается сделать» [3.27 стр. 194]. Командообразование — острая проблема во всех областях, где необходимо эффективное групповое участие (в бизнесе, политике, спорте), но ее создание представляет сложный творческий процесс, требующий огромных финансовых затрат и интеллектуальных усилий.

Потенциал команды очень велик. Генри Форд однажды сказал: «Собраться вместе - это начало, оставаться вместе - это прогресс, работать вместе - это успех». Команда существенно увеличивает способность организации к выживанию и процветанию в нестабильных современных условиях. Команда раскрывает перед организацией такие потенциальные возможности, как: применении синергетического эффекта для повышения эффективности работы предприятия, совпадение организационной структуры управления с неформальной, повышение мобильности, оздоровление коллектива, использование скрытых возможностей сотрудников, повышение конкурентоспособности организации. Рассмотрим этот потенциал возможностей подробнее.

Такие факторы присущие эффективным командам как - отождествление членами команды личных и групповых целей и интересов и чувство взаимной ответственности за действия каждого вызывают так называемый синергетический эффект. Синергетический эффект означает, что физические и интеллектуальные усилия одного умножаются на усилия других и сплоченная команда оказывается в состоянии решать задачи, непосильные для обычной рабочей группы специалистов. Ли Якокка говорил: «Я обнаружил, что люди готовы пойти на большие жертвы, если все остальные разделяют их судьбу. Когда жестокие испытания ложатся в равной мере на всех, можно горы свернуть. Но как только выясняется, что кое-кто увиливает или не тянет свою часть ноши, все идет прахом» [3.27 стр. 243].

Синергетический эффект достигается в результате "групповой компенсации индивидуальных неспособностей". Разделение труда принимает иные формы, чем в обычной организации. Свои профессиональные обязанности члены коллектива распределяют между собой сами в зависимости от складывающихся условий деятельности. В каждой проблемной ситуации выполнять рабочие операции поручается тому, кто способен сделать это наилучшим образом. Неумение одного совершать какие-либо работы или операции компенсируется навыками и сноровкой другого. В результате первичный коллектив становится первоклассной командой.

Наличие таких команд позволяет упростить линейно-функциональную иерархию и сделать структуру организации более динамичной. Организация становится гибче, лучше реагирует на изменения и автоматически снимает многие проблемы бюрократии.

                1.3 Командные роли членов команды, их характеристика

   В одной и той же организации могут существовать команды разных типов. Это зависит от организационной структуры предприятия, вида его деятельности, размера, характера действия внутренней среды и внутренней культуры организации.

Существует множество критериев классификации команд. Одна из самых распространенных и важных классификаций основана на выделении в качестве фактора классификации – род деятельности, которой призвана заниматься команда. В зависимости от рода деятельности выделяют следующие виды команд:

1.                  Занимающиеся подготовкой рекомендаций или специализированные команды. Это проектные группы, группы по аудиту, качеству или безопасности. В деятельности команд такого рода должны всегда присутствовать творческое, быстрое и конструктивное начало и разработка итогового отчёта либо обоснованного проекта, чтобы их рекомендации могли быть внедрены;

2.                  Занимающиеся непосредственным изготовлением чего-либо. Это могут быть команды занятые на производственном процессе, либо на планировании производства и деятельности предприятия, либо в маркетинговом отделе фирмы и т. п. Деятельность такой группы, как правило, не имеет временных ограничений. Для эффективного руководства ею важно концентрироваться на производительности команды;

3.                  Управляющие процессом. Для такого рода команд важно, чтобы они правильно идентифицировали поставленные перед ними конкретные цели, которые отличаются от целей организации в целом. Ведь цель создания многих предприятий – получение прибыли, а цель управления –

оптимизировать деятельность предприятия, сделать его максимально производительным.

Следующий фактор классификации команд - это время, на которое они созданы:

1.          Специальные команды – команды созданные для выполнения одного, нескольких конкретных заданий (к примеру, это может быть проведение маркетинговых исследований или разработка нового продукта, услуги) и после их выполнения расформировываются. Чаще всего такими командами бывают специализированные команды.

2.          Постоянные команды – команды занятые решением задач носящих долгосрочный или постоянный характер (производство, планирование производства), чаще всего такие команды при условии эффективной работы, существуют на всём протяжении жизни организации. К ним относятся команды созданные для управления предприятием или команды занятые в основном производстве.

В условиях роста и совершенствования современных электронных технологий в организациях происходит разделение команд на:

1.                  Реальные команды – то есть команды члены, которых контактируют между собой физически, находятся в непосредственной близости друг от друга в одном помещении.

2.                  Виртуальные команды – продукт глобализации и развития технологий, члены такой команды широко используют компьютерные технологии и программное обеспечение совместного доступа. Они объединяют людей, находящихся на больших расстояниях друг от друга, но имеющих возможность участвовать в совместном труде. Виртуальные команды обычно возникают в организациях, офисы и производственные мощности которых разбросаны по стране или по всему миру. Они могут формироваться в партнерстве с поставщиками или даже с конкурентами, чтобы объединить «лучшие умы» и поскорее вывести на рынок новый товар. Лидерами в такой команде могут быть как один человек, так и все ее члены в зависимости от того, кто лучше всего разбирается в текущей работе.

Рассмотрим факторы, которые оказывают влияние на процесс построения команд в организации.

Если исходить из того, что любая команда изначально формируется для выполнения какой-либо задачи, то такая характеристика, как тип совместной деятельности, определяющий структуру, сложность и нестандартность решаемой задачи, становится одним из главных в образовании команды. Тип совместной деятельности определяет формальную структуру команды, которая утверждается руководством; ролевой состав; перечень знаний, умений и навыков, которыми должны владеть члены команды; сроки выполнения поставленной задачи; степень контроля рабочей группы со стороны руководства.

Следующий важный фактор влияния на образования команды связан с внешней организационной средой, с которой она взаимодействует и внутрикомандная культурная среда.

К внешней среде будут относиться такие характеристики, как организационный климат; компетентность руководящих органов материнской организации в управлении командной деятельностью; сложность, структурированность влияния внешнего мира (отношение с поставщиками, клиентами, конкурентами, партнёрами и т. д.); контроль со стороны материнской организации;

Внутрикомандная культурная среда характеризуется описанием следующих факторов: принятые и разделенные всеми участниками нормы команды; способы распределения власти; сплоченность и связанность членов команды; характерные способы организации и протекания командного взаимодействия (командных процессов — координации, коммуникации, деятельности по разрешению конфликтов и принятию решений, налаживанию внешних связей); организация ролевого распределения. Можно сказать, что процесс образования команды — есть процесс образования ее внутреннего культурного контекста, другими словами, ее субкультуры.

Кроме факторов определяющих построение команд, при формировании эффективной команды следует руководствоваться некоторыми принципами. К принципам построения команд относятся:

1.                  Последовательность формирования;

2.                  Психологическая совместимость участников;

3.                  Наличие у будущих членов необходимых навыков;

4.                  Единство цели;

5.                  Единство ответственности;

6.                  Явность норм.

Последовательность формирования. Так как команда – это сложная система тесного взаимодействия людей, где пересекаются формальные и неформальные отношения, то существует необходимость в создании обдуманной схемы и плана построения команды. А последовательная реализация схемы формирования будет способствовать снижению риска конфликтов между лидером команды и её членами, между членами команды, между командой и членами организации.

Психологическая совместимость участников означает, что подбор сотрудников для командной деятельности должен вестись с учётом их психологических особенностей – темперамента, с которым связаны многие черты характера человека и его поведения. Темперамент человека определяет его реакцию на стимулы и на обстоятельства, влияет на манеру общения и поступки, на способность работать в коллективе и приспосабливаться к поведению других членов коллектива. Очевидно, что команда не может состоять из носителей одного темперамента, к примеру, команда холериков никогда не будет эффективной, потому что не один холерик не изменит своего мнения и не признает свою ошибку. Большое значение имеют также взгляды человека на общеколлективные ценности и методы работы, они не должны быть принципиально различны, так как вызовут беспричинные конфликты и снизят эффективность, работоспособность команды. Психологическая совместимость играет важную роль в построении команды, так как даже самые квалифицированные специалисты не смогут достигнуть целей команды, если не будут друг друга слушать и понимать, не будут сплоченны в достижении цели, и тогда группа перестанет быть командой.

Командные нормы — это разделяемые членами группы стандарты поведения, определяющие их поступки. Как правило, нормы являются неформальными, нигде не зафиксированными (в отличие от правил и процедур). Ценность норм в том, что они определяют рамки дозволенного, т. е. границы допустимого поведения, и существенно облегчают жизнь участникам команды, которые знают, что можно, а что нельзя, что хорошо, а что плохо. «Дух команды» и «образ цели», к которой в результате должна прийти команда, взаимосвязаны и влияют друг на друга. «Дух» позволяет продуктивно двигаться к цели, а образ цели, в свою очередь, помогает сгладить центробежные течения (возникающие в силу действия побочного эффекта человеческого фактора). Поэтому с одной стороны, «командный дух» является одним из инструментов достижения результата; а с другой стороны, образ цели является одним из инструментов формирования «духа команды».

Понимание динамики успешности развития команды дает ее членам и лидеру инструмент для «правильного» восприятия и поведения на различных этапах «жизненного цикла».

Глава 2. Практическая оценка деятельности ООО «Эра»

2.1 Общая характеристика предприятия

Охранное агентство «Эра», расположенное в Московской области, учреждено 09.01.2007. Зарегистрировано в Государственной Регистрационной Палате при Министерстве Юстиций Р.М. под №103117159 от 17.01.2007. По организационно-правовой форме фирма «Эра» является Обществом с ограниченной ответственностью (ООО). Общество несёт ответственность по своим обязательствам только в пределах принадлежащего ей имущества. Общество не несёт ответственность по обязательствам участников.

ООО «Эра» в своей деятельности руководствуется следующими документами, нормативными и правовыми актами:

1.                  Устав предприятия, а так же инструкции, указы, приказы по предприятию;

2.                  Конституция РМ;

3.                  Кодексы - Уголовный, Трудовой, Гражданский, Налоговый;

4.                  Законы - «О частной детективной и охранной деятельности», «О полиции», «Об оружии», «О предпринимательстве и предприятиях», «О акционерных обществах», «О малом бизнесе»;

5.                  Инструкции, циркуляры МВД;

6.                  Инструкции, циркуляры Лицензионной палаты (лицензия МВД №0000183 от 26.03.2007);

Цели и предмет деятельности общества:

1.Основной целью Общества является получение прибыли.

2. Агентство безопасности «Эра» занимается на рынке Московской области предоставлением услуг связанных с охранной и юридической деятельностью. В перечень предоставляемых услуг входят:

                   физическая (вооружённая и невооружённая) и техническая охрана объектов (физических и юридических лиц);

                   проектирование, монтаж и профилактика систем охранно-пожарной сигнализации, видео наблюдения, контроля и управления доступом;

                   сопровождение грузов и материальных ценностей;

                   сбор информации по установлению, благонадёжности и платежеспособности физических и юридических лиц;

                   оказание адвокатских услуг;

                   предоставление помощи в создании собственной службы безопасности клиента с поддержкой оперативной группы агентства.

Агентство безопасности «Эра» действует на рынке МО с 2007г, и начинало свою деятельность как малое предприятии с общей численностью работников – 50 человек, 11 человек из которых относятся к управленческому персоналу (ген. директор, директор, руководители отделов и главный бухгалтер), остальные оперативные работники и охранники. Основной деятельностью в период с 2007 – 2008гг была физическая охрана объектов (в 2007г – 81% продаж, в 2008 – 52%).[приложение 1]

В период времени 2007 – 2008гг, за счёт роста объёмов продаж, предприятие из малого становится средним с общей численностью работников в 2009г – 174 человека. В этот же период происходит осваивание предприятием новых видов охранной деятельности: VIP – охрана, услуги телохранителей и оказание юридической помощи и консультаций. Основу продаж составляет уже не физическая охрана, а техническая (в 2008 – 30% от продаж, в 2009 – 55%). Так как себестоимость технической охраны ниже себестоимости физической то это позволяет предприятию интенсивно развиваться.

Период с 2010г по настоящее время характеризуется ростом объёмов продаж, хотя фирма и остается средней, но прочно закрепляется среди интенсивно развивающихся фирм охранного бизнеса Молдовы. В настоящее время на предприятии работает свыше 190 человек, основная масса которых охранники, оперативные сотрудники и монтажники.

2.2.           Оценка содействия групп работников на предприятии

Групповая деятельность охранного агентства «Эра», не имела как такового целенаправленного построения (кроме управленческой команды), а скорее сформировалась под влиянием специфичности деятельности фирмы. Специфичность деятельности охранного агентства заключается в характере его деятельности. Предприятия занимается обеспечением безопасности физических и юридических лиц и сохранности их имущества. Для решения этой задачи используются техническая, физическая (выставление постов охраны), а также комбинированная (вместе техническая и физическая) охраны. Особенности каждого вида охраны обусловили формирование охранных, монтажных, дежурных групп и групп оперативного реагирования.

На формирование каждой из этих групп существенное влияние оказывает законодательная база МО в частности закон «о частной детективной и охранной деятельности», который накладывает ряд ограничений на персонал участвующий в охранной деятельности. Запрещается допуск к частной охранной деятельности лиц: не достигших 21 года; не аттестованных в установленном порядке для осуществления охранной деятельности; Эти ограничения создают кадровую проблему, так как снижают возможности предприятии по укомплектации групп.

При применении физической охраны объектов происходит выставление постов охраны, численность охранников на посту зависит от специфики объекта – его размера, сложности, а также желания клиента. Численность охранников не может быть меньше двух человек. Эти особенности определили наличие групп сотрудников в основном состоящих из двух человек, взаимодействующих и выполняющих работу постоянно вместе. При необходимости группы могут объединяться в более крупные, если этого требует безопасность объекта. Группы формируются исходя из желания сотрудников, работать друг с другом. Если это невозможно то группы формируются из принципа «более опытный + менее опытный», делается это для того, чтобы, во-первых, передавался опыт охранной работы, и повышалась квалификация сотрудников, во-вторых, в группе появится лидер (хотя и неформальный, так как охранники нередко находятся в одной должности), что положительно сказывается на дисциплине группы. Группа может быть расформирована при не желании одного сотрудника работать с другим.