Коммуникации и управление организацией

Оглавление

 

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                              3   1. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ                                                                   5   2. Коммуникации в системе управления                                      10 2.1. Развитие коммуникаций в системе управления                                          2.2. Коммуникации – понятие, виды и функции                                                2.3. Коммуникационные  стили                                                                            13   3. Коммуникационные процессы                                                            17 3.1. Коммуникационный процесс 3.2. Коммуникационные  сети                                                                               20 3.3. Коммуникационные  помехи                                                                          23 3.4. Эффективность коммуникационных процессов                                          26   ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                     30   СПИСОК использованных источников                                           32

 

                                     ВВЕДЕНИЕ 
 
            Актуальность выбранной темы заключается в том, что коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем   менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная  система»  единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях.  Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

 Каждая более или  менее развитая организация должна иметь в своей структуре специальный орган, основным видом деятельности которого служит выполнение некоторой совокупности функций, направленных на обеспечение участников организация целями, координацию их усилий. Такой вид деятельности называется управлением.

 Чтобы выжить, организация должна сохранять устойчивость по отношению к дисинтеграционному давлению на нее из внешней среды. Для этого организация развивает и сохраняет свою структуру и культуру. Однако решение только проблем структуры не является достаточным. Набор статусов (должностей) и ролей составляет формальную организационную структуру. Однако не они определяют жизненный потенциал организации, а люди, занимающие эти должности или выполняющие эти роли. Сотрудники организации в различной степени проявляют свою индивидуальность в процессе выполнения работы. В результате не только проявляются разные стили в выполнении одной и той же работы, но и проявляются различные образцы отношений между людьми в организации. Со временем такие образцы «типизируются», из них вырастают традиции, определяющие характер и направленность того, как люди взаимодействуют в организации.

Управление в организации  осуществляется через людей. Одним  из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся  в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Процесс передачи информации и средства для этой передачи носят  название коммуникации. Одновременно под коммуникацией понимают связь между объектами, а также сам процесс взаимодействия в организации и между организациями. Коммуникации играют в менеджменте огромную роль, являются важнейшим средством для достижения целей организации.

Развитие новых коммуникационных технологий прямо и опосредованно влияет на экономические процессы. Специалистами прогнозируется значительное изменение рынка труда, а в качестве показателей новой фазы рыночного хозяйства определяются глобализации, ускорение и децентрализация.

          Объектом данного исследования являются коммуникации и управление организацией. 
          Цель работы – коммуникации, создание и управление организацией, рассмотрение ее структуры и задач управления, и выработка рекомендаций по увеличению эффективности работы.

          Для достижения цели поставлены следующие задачи:

          - рассмотреть управление организацией;

          - раскрыть понятие коммуникации, её стили и виды;

          - исследовать организационные процессы;

            

 

 

             1. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

 

          Управление - это функция специфического  органа организации, которая обеспечивает направление деятельности всех без исключения элементов организации, удерживает в допустимых пределах отклонение отдельных частей и организации в целом от поставленных целей. Например, отдел в государственном учреждении имеет нормы и правила, по которым регулируется рабочее время сотрудников, количество и качество их работы, отношения с другими отделами и т.п. Руководство отделом, выполняя функцию управления, контролирует выполнение этих норм и правил, применяя методы вознаграждения или наказания.

          Управление организацией в наше  динамичное время представляет  собой сложную работу, которую  нельзя выполнять успешно, руководствуясь  простыми сухими заученными формулами.  Руководитель должен сочетать  понимание общих истин и значимости многочисленных вариаций, благодаря которым ситуации отличаются одна от другой.

Функционирование современных  организаций сталкивается с множеством проблем, часть из которых типовые  и могут быть сравнительно просто решены специалистами с помощью обычных технологий разработки и реализации решений. Для разрешения нетиповых проблем требуются специальные технологии-разработки решений, и, наконец, решение части проблем может быть не по силам как руководителям, так и специалистам. Набор таких проблем характеризует организацию как один из самых сложных объектов для изучения и познания. Особый интерес представляет система управления организацией. Ее изучение и совершенствование – постоянная задача руководителя.

Система управления (СУ) – совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

           Для системы управления организаций  необходимо:

• разработать миссию организаций;
• распределить функции производства и управления;
• распределить  задания между работниками;
• установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых ими функций;
• приобрести или модернизировать технологию производства;
• наладить систему стимулирования, снабжение и сбыт;
• организовать производство.

           Осуществление перечисленных мероприятий  требует создания СУ, которая  должна быть согласована с  системой производства организации  (рис.1).

 
Рис. 1. Система управления организаций

 

          СУ состоит из четырех подсистем: методологии, процесса, структуры и техники управления.

          Методология управления включает цели и задачи, законы и принципы, функции, средства и методы, школы управления.

          Процесс управления – часть управленческой деятельности, включающая формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления. 
           Структура управления – совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных  организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала. 
            Техника и технология управления включают компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.  
           Методология и процесс управления характеризуют управленческую деятельность как процесс, а структура и техника управления – как явление.  Все элементы, входящие в СУ, также должны быть профессионально организованы для эффективной работы компании в целом.

          Основными элементами, составляющими систему управления компанией, являются: цель, процесс управления, метод, коммуникации, задача, закон, принцип, организационные отношения, функция, технология, решение, характеристики информационного обеспечения, система документооборота, организационная структура.

          Цель – идеальный образ желаемого, возможного, необходимого и исторически приемлемого для компании.

          Процесс управления – последовательность  этапов формирования и осуществления  воздействия для достижения цели.

Метод – способ воздействия на человека и коллектив. Выбирается исходя из приоритетов потребностей и интересов человека или коллектива.

           Коммуникации – процесс взаимодействия  или противодействия в системе  «человек – человек», «человек  – компьютер» посредством передачи  информации.

Задача – конкретная проблема, вытекающая из цели, требующая разрешения.

Закон – необходимое и устойчивое отношение между явлениями. Бывают законы природы, общественного развития и общественных институтов (государств). Законы не имеют альтернатив.

Принцип – основное положение какой-либо теории, учения, мировоззрения. Принципы имеют альтернативы.

Организационные отношения – различные виды воздействий на человека, в том числе административные, функциональные, патронажные.

Функция – порученная человеку работа, услуга или обязанность.

Технология – совокупность способов и процессов для выполнения заданных функций.

Решение – результат мыслительной деятельности человека, приводящий к выводу или действиям Характеристики информационного обеспечения – параметры объема, ценности, достоверности, насыщенности и открытости информации.

Функциональные структуры – схемы взаимодействия функций, необходимых для успешной деятельности компании. Система документооборота – принятый в организации порядок передвижения входящих, исходящих и внутренних документов.

Организационная структура  – схема взаимодействия должностей, функций и подчиненностей.

           Цели компании разделяют на  группу конкретных задач, которые  объединяют по сфере деятельности: экономические, технические, социальные, экологические задачи и т. д. 

 Для решения задач  формируют набор функций или операций, которые необходимо выполнить. Так, для решения экономических задач необходимо выполнение следующих функций: бухгалтерский учет, труд и заработная плата, маркетинг и др.

 Для решения ряда  различных задач могут потребоваться одинаковые функции. Поэтому весь набор функций анализируется, группируется и затем составляется функциональная структура компании. В зависимости от условий функционирования компании процесс выполнения функций может быть циклическим и разовым, непрерывным и дискретным, последовательным и параллельным.

 Выбранная схема  процесса определяет приоритет  тех или иных организационных  отношений. Исходя из функциональной  схемы, процесса и организационных  отношений, определяют состав  персонала по численности и  квалификации. Этих данных достаточно, чтобы построить организационную структуру управления (линейно-функциональную, иерархическую, матричную и др.).

 Зная перечень всех  должностей, выполняемых функций  и подчиненность, можно рассчитать  техническое оснащение рабочего места персонала. После этого в соответствии с делегированными полномочиями работники могут разрабатывать, согласовывать, принимать, утверждать и реализовывать решения. Кроме того, практически на все элементы распространяются законы и правила (принципы) профессиональной деятельности. С этого момента компания считается приступившей к работе.[10]

 Я считаю, успешная  работа организации во многом  зависит от руководящего лица  и его решений, но большую  роль также играет правильный  подбор персонала, организация работы, внешнего вида предприятия и персонала. Необходимо также учитывать экономическое положение людей, изменение их потребностей и желаний и конкуренцию в данном виде услуг.

 

 

 

2.Коммуникации в системе управления

2.1. Развитие коммуникаций в системе управления

         Поскольку в нашей стране появление и становление коммуникаций (как и всего менеджмента) произошло не так давно (10 лет – это небольшой период), то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей. 
          В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием   в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации  работы с подчиненными.  Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Естественно в обоих описанных мной ситуациях есть исключения. Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации.

2.2. Коммуникации –  понятие, виды и функции

 

Коммуникация (лат.  communicatio), буквально означающее  «общее»  или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена  идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

Цели коммуникаций:

• Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и  объектами  управления.
• Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
• Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.
• Регулирование  и  рационализация  информационных  потоков.

           Коммуникации  подразделяются на следующие виды:

• межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;
• коммуникации на основе письменного обмена информацией.

           Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

• формальные или официальные. Данные Коммуникации  определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;
• неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам  неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

 Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

• вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня  иерархии  на другой;
• горизонтальные между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

 Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

• восходящие, когда информация передается снизу вверх  (с  низших  уровней  на высшие).  Этот  тип  коммуникаций  содержит  информацию,   необходимую   для менеджеров  для  оценки  той  сферы  деятельности,  за  которую  они   несут ответственность;
• нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

 Межличностные коммуникации делят также на:

•    Вербальные, т. е. языковые, речевые средства являются основными.

Умение кратко, четко и понятно изложить основные мысли – важнейшее профессиональное качество менеджера и специалиста по маркетингу.

•    В качестве невербальных (неязыковых) средств используются жесты, изменения положения тела выступающего, особенности его внешнего вида, а также сопровождающее его выступление окружение (например, музыкальное, вокальное сопровождение, наличие рядом известных, авторитетных людей и т. д.).

Информация, посланная  отправителем без использования  слов как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее в основе невербальной коммуникации. В последнее время эта сфера межличностной коммуникации все больше привлекает внимание ученых и специалистов. Дело в том, что эффект большинства посланий создается невербальной информацией: 37% — тональностью голоса и 55% — выражением лица. Особенно это проявляется в тех случаях, когда словесная часть послания отправителя противоречива.

Вербальные  и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не  обязательно исключают друг  друга.  Как правило,  интерпретация  получателем  послания строится не только на  словах,  но  и  на  таких  элементах,  как  жест и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

          Коммуникационные задачи решаются в ходе коммуникационных процессов, т. е. процессов обмена информацией.

          К основным функциям коммуникаций относятся:

• информативная – посредством коммуникационной системы передается необходимая для принятия решений и их оценки информация;
• мотивационная – коммуникации в виде просьб, внушения, убеждения и приказов побуждают персонал выполнять работу и повышать ее качество; улучшению работы путем убеждения, внушения, просьб, приказов и т. д.;
• контрольная – поведение персонала отслеживается различными способами с помощью организационно-иерархической подчиненности;
• экспрессивная – коммуникации провоцируют эмоциональное выражение чувств, отношения к происходящему;

 

 2.3. Коммуникационные стили

 

 

          Коммуникационный стиль - это  способ, с помощью которого индивид  предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного, с определенным стилем.

За основу измерения  межличностной коммуникации можно  взять такие две переменные, как открытость в коммуникации и адекватность обратной связи. Первое измерение включает степень открытия или раскрытия себя в коммуникации для других в целях получения ответной реакции от них, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими своими мыслями и чувствами о них. Построив на этой основе матрицу, где по вертикали будет отложено первое измерение, а по горизонтали — второе, можно выделить пять стилей межличностной коммуникации (рис. 2).

Коммуникационный стиль  индивидов в первом квадранте  может быть определен как открытие себя. Этот стиль характеризуется высокой степенью открытости себя другим, но низким уровнем обратной связи со стороны индивида, использующего этот стиль. Открытие себя в этом случае измеряется в диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себе, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение. К сожалению, данный стиль страдает тем, что реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной связи со стороны вызывающего его индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид может проявлять необузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных отношений между коммуницирующими сторонами.

 

Рис. 2. Коммуникационные стили

 

Коммуникационный стиль индивида во втором квадранте определяется как реализация себя и характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в статусе и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.

Коммуникационный стиль  в третьем квадранте характеризуется  замыканием в себе, т.е. одновременно низким уровнем открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид в этом случае как бы изолирует себя, не давая другим познать его. Этот стиль часто используют «интроверты» — люди с тенденцией больше обращать свой разум вовнутрь себя. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположений и чувств к другим.

Коммуникационный стиль  в четвертом квадранте связан с защитой себя и, как видно из матрицы, характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для других, но любят обсуждать других. Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать свои качества, особенно плохие, с другими.

В середине матрицы располагаются  индивиды, «продающие» себя, если другие делают то же самое. Такой стиль называется «торговля за себя» и характеризуется умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации.

Было бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является наиболее желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей важно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других.[3]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Коммуникационные процессы

 

3.1. Коммуникационный процесс

 

Коммуникационный  процесс - это процесс обмена информацией  между двумя или более людьми. Его цель обеспечить передачу и понимание  информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны  играют  в  ней активную роль.

Существует  четыре базовых элемента коммуникационного  процесса:

• Отправитель - лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;
• Сообщение - непосредственно информация;
• Канал связи - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети);
• Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и  которое интерпретирует её.

          Коммуникационный  процесс  обмена  информацией  включает  взаимосвязанные этапы:

• Зарождение идеи или отбор информации;
• Выбор канала передачи информации;
• Передача сообщения;
• Интерпретация сообщения.

Например, генеральный  директор торговой фирмы решил обсудить с менеджерами магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового обслуживания населения на совещании.

В данном случае генеральный директор - отправитель, у которого зародилась идея; информация о состоянии и  улучшении качества торговли - сообщения; совещание - это канал информации; получатели - менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого же совещания дают обратную связь генеральному директору.

Участниками коммуникационных процессов являются:

• источник информации;
• передаваемая информация;
• средство передачи информации;
• потребитель информации.

В качестве источников информации выступают упомянутые выше объекты внутренней и внешней среды организации: начальники и подчиненные, функциональные подразделения данной организации, источники ресурсов, потребители, партнеры, другие субъекты рынка, инфраструктуры менеджмента, органы государственного управления, общественность, средства массовой информации.

Передаваемая информация характеризуется содержанием, объемом, а также формой кодирования:

• по содержанию информация может быть содержательной, малосодержательной, бессодержательной. Степень содержательности информации оценивается исключительно потребителем по тому количеству и качеству полезных для достижения целей организации сведений, которые она содержит;
• объем информации определяется в единицах, зависящих от средства ее передачи. Так, это могут быть страницы для текстовой информации, время прочтения – для доклада, байты – для компьютера; 
• форма кодирования информации зависит от средства ее передачи и может быть в виде устной речи или печатного текста на определенном языке, электронного сигнала и т. д.

Средства передачи информации могут быть бумажные (печатные), голосовые, электронные (телефон, факс, телевизор, радио, компьютер).

В качестве потребителей информации выступают органы и объекты управления, а также другие упомянутые выше источники информации.[1]

Коммуникационный процесс  осуществляется в несколько этапов:

• производство информации;
• кодирование информации;
• передача информации;
• потребление информации.

Производство информации представляет собой добывание, составление сведений, их оценку, отбор среди них необходимых, соответствующее упорядочивание.

Кодирование информации заключается в придании ей формы, требуемой для передачи (речевой, бумажной, электронной), при необходимости – в засекречивании информации.

Передача информации связана с выбором и использованием канала связи. При этом должна учитываться пропускная способность канала, его надежность, соответствие передаваемой информации, быстродействие, стоимость.

Потребление информации предусматривает облечение ее в необходимую форму, приведение к виду, удобному для использования, осуществление реализации информации путем выработки управленческих решений.