Коммуникации и эффективность управления

Содержание 

     Введение…………………………………………………………………….3

1. Коммуникации и эффективность управления………………………...5
1. Коммуникации: понятие, виды……………………………..............5
2. Эффективность управления………………………………...............7
2. Функционирование коммуникационной структуры………………....9

     3. Классификация управленческих решений по уровням иерархии менеджмента…………………………………………………………………......11

     4. Иерархия управления………………………………………………......14

     Заключение………………………………………………………………..17

     Список  литературы……………………………………………………….18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Коммуникация - как форма общения двух и более  субъектов контактирования - является естественной и неотъемлемой частью процесса управления. Поскольку общение  подразумевает обмен информацией  между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже о коммуникационном процессе.

     Предметом анализа в данном случае выступают  особенности коммуникации и коммуникативного процесса в организациях. Область  коммуникации, таким образом, тесно  связана с теорией и практикой менеджмента, организационными системами и структурами, а также психологией управления. Все это «работает» на теорию коммуникации, обогащая ее понятийным, парадигмальным аппаратом, концепциями и методами исследований, о чем свидетельствует литература - источники, привлеченные для составления данной работы.

     Область изучения коммуникаций выходит в  первую очередь на представление о типологии организаций, так как тип организации несомненно сказывается на сущности и особенностях коммуникационного процесса. [8]

     По  общему признанию, коммуникации имеют  огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в  коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

     Роль  коммуникаций очевидна как на малых  фирмах, так и в мощных компаниях  и корпорациях. От эффективности  коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, а также людей, работающих на данном предприятии.

     Коммуникации  оказывают огромное влияние на эффективность  управления организаций и на ее функционирование в целом. Ведь если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

     Эффективная коммуникация очень важна для  успеха в управлении. Во-первых, решение  многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

     Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся  неопределенностью и двусмысленностью. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Коммуникации и  эффективное управление 

     1.1.Сущность  коммуникаций 

     В менеджементе коммуникация рассматривается, прежде всего, как предпосылка принятия решений и как способ существования  и функционирования социальных систем, потому что именно она обеспечивает связь между людьми, накопление и передачу социального опыта, его обогащение, разделение труда и обмен его продуктами, организацию совместной деятельности, трансляцию культуры. Она рассматривается как средство достижения устойчивого взаимодействия, модификации поведения работников (социальных групп), как элемент процессов передачи информации, системы каналов связи, обеспечивающие обмен информацией и опосредующие ее содержание в процессе подготовки и исполнения управленческих решений, а также как источник искажений, помех и шумов, возникающих в процессе передачи информации. [1]

     Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

     Цели  коммуникаций:

     ·Обеспечение  эффективного обмена информацией между  субъектами и объектами управления.

     ·Совершенствование  межличностных отношений в процессе обмена информацией.

     ·Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

     ·Регулирование  и рационализация информационных потоков. Коммуникации подразделяются на следующие виды:

     – межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

     – коммуникации на основе письменного обмена информацией.

     Межличностные коммуникации в свою очередь делятся  на:

     – формальные или официальные. Данные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;

     – неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

     Типичная  информация, передаваемая по каналам  неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

     Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

     – вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

     – горизонтальны  между различными  подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

     Вертикальные  коммуникации в свою очередь подразделяются на:

     – восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

     – нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками. 

     Межличностные коммуникации делят также на:

     – вербальные (словесные);

     – невербальные, призванные осуществить      обмен      информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

     Вербальные  и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны. 

     1.2. Эффективность управления 

     Эффективность управления - один из основных показателей совершенствования управления, определяемый сопоставлением результатов управления и ресурсов, затраченных на их достижение. Оценить эффективность управления можно путем соизмерения полученной прибыли и затрат на управление. Но такая упрощенная оценка не всегда корректна, так как:

     1) результат управления не всегда  заключается в прибыли;

     2) такая оценка приводит к непосредственному и опосредованному результату, который скрывает роль управления в его достижении. Прибыль часто выступает как опосредованный результат;

     3) результат управления может быть  не только экономическим, но  и социальным, социально-экономическим;

     4) затраты на управление не всегда можно достаточно четко выделить.

     Принципиальное  значение для оценки эффективности  системы управления имеет выбор  базы для сравнения или определения  уровня эффективности, который принимается  за нормативный. Один из подходов дифференцирования сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта систем управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных. Может применятся также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.

     Если  управленческая деятельность полностью  или частично решает поставленную задачу, воплощается в ожидаемом результате, причём обеспечивает его достижения на основе оптимального использования  имеющихся ресурсов, то она считается эффективной. В первом случае речь идёт о внешней эффективности, во втором - о внутренней.

     Внешняя эффективность иначе называется выгодностью, а внутренняя - экономичностью, показывающей цену, которую пришлось заплатить за полученный результат. Чем результат в большей степени превышает затраты, тем экономичнее деятельность.

     Однако  часто главным бывает не то, во сколько  раз результат больше затрат, а  является ли он более ценным.

     Эффективность управления бывает тактической и  стратегической, причём они противоречат друг другу. Например, ориентация руководства фирмы на получение сиюминутных выгод не оставляет ресурсов для развития её в будущем.

     Об  эффективности управления можно  также говорить, как о потенциальной  или реальной. Потенциальная эффективность оценивается предварительно, реальная же определяется степенью достижения самих целей, полученными на практике результатами. Поскольку в управлении применяются разные методы, правомерно оценивать также и их эффективность.

     Для достижения необходимой эффективности управленческой деятельности следует заблаговременно создать для нее необходимые условия в виде предпочтительных позиций в тех или иных областях, предотвращения влияния, как в настоящее время, так и в будущем неблагоприятных обстоятельств, особенно тех, последствия которых могут быть необратимыми.

     Само  осуществление деятельности должно быть своевременным, что требует  выбора наиболее удачного момента для  ее начала, оптимальной последовательности отдельных этапов, предотвращения неоправданных перерывов и потерь времени.

     Важность  учета этих обстоятельств в условиях усложнения хозяйственных процессов  трудно переоценить.[5]

2.Функционирование коммуникационной структуры 

     Процессы  коммуникации, в которых участвуют  работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников - вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т. д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

     Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления. [3]

     Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

     - руководители тратят большую  часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов,  на это уходит 75-95% времени руководителей.  Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

     - коммуникации необходимы для  эффективности управления;

     - коммуникации необходимы для  утверждения авторитета и выражения  воли руководителя;

     - хорошо налаженные коммуникации  содействуют обеспечению организационной  эффективности. Если организация  эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех  других видах деятельности.[9]

     Принято различать четыре основные функции  коммуникативности в группе или  организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникативности  осуществляется контроль поведения  членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться.

     Для большинства людей их работа является первичным источником социального  взаимодействия. Коммуникативность, которая  осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. Существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

     Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Это широкое понятие, включающее ряд уточненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с их результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.[4]  

     3. Классификация управленческих решений по уровням иерархии менеджмента 

     В организации принятие управленческих решений осуществляется на различных  уровнях. Связано это, прежде всего, с тем, что в каждой организации  существует иерархия менеджеров.

     Существует  несколько подходов в управлении:

     1. процессный подход: управление рассматривается  как процесс, например планирование, организация, мотивация, контроль;

     2. системный подход: обозначаются  цели, задачи в показательной форме, строится дерево цели;

     3. ситуационный подход: анализируются  результаты деятельности организации  в различных ситуациях, исследуется  динамика изменения этих результатов.

     Существует  внутренняя среда организации, внешняя  среда организации и международное  окружение.

     1. Внутренняя среда определяется структурой самой организации, стоящими целями и задачами, технологиями производства, распределением полномочий и власти.

     2. Внешняя среда - это поставщики  ресурсов, конкуренты, покупатели, государство  и его структуры. К внешней  среде относится культура морали и нравственности, религиозные особенности народа, профсоюзы, научно-технический прогресс, состояние экономики, политический фактор.

     Качество  управления зависит в большой  степени от связующих процессов  или коммуникаций. Коммуникации могут быть:

     - по нисходящей (команды с высшего  уровня на низший);

     - по восходящей (команда с низшего  уровня на высший);

     - коммуникации между подразделениями,  секциями, отделами;

     - коммуникации типа: руководитель - рабочая  группа;

     - коммуникации между руководителями;

     - неформальные коммуникации (на основе  дружеских отношений);

     - невербальные коммуникации (жесты,  мимика и т.д.).

     Так же, менеджеры по уровням иерархии подразделяются на руководителей высшего, среднего и низшего уровней. Соответственно выделяют управленческие решения менеджеров высшего, среднего и низшего звеньев. [6]

     Управлением бизнесом занимается относительно небольшая  группа индивидов, несущих ответственность  за общее управление и деятельность организации. Высшие менеджеры определяют политику и несут ответственность за управление отношениями с представителями и институтами внешнего мира, такими как акционеры, средства массовой информации, органы государственной власти. Они должны иметь полную информацию о состоянии дел в организации, в то же время направляя основные усилия на определение перспектив ее развития или взаимодействие с внешними агентами. Выполнение прямых операций такими менеджерами занимает минимум времени (впрочем, в небольших компаниях руководители непосредственно вовлечены в рабочий процесс). 

     Менеджеры, исполняющие обязанности по управлению менеджерами, обычно считаются руководителями среднего звена (весьма многочисленная группа). Их основная функция - направление  деятельности управленцев низшего  звена в русло политики компании. Они проверяют достижение подчиненными поставленных целей, постоянно держат руку на пульсе событий и, в зависимости от ситуации, обеспечивают своим сотрудникам поддержку или оказывают на них давление. Менеджеры менеджеров ответственны за формирование и бесперебойную связь коммуникационных линий, обеспечивающих беспрепятственную циркуляцию информации в организации. Именно они доводят до управленцев низшего звена ожидания руководства, а до менеджмента высшего звена информацию о реальном положении дел в компании. Кроме того, значительную часть рабочего времени руководителей среднего звена занимает взаимодействие с вышестоящими управленцами и коллегами, находящимися на том же уровне иерархии. Некоторые менеджеры очень тесно и часто общаются с управленцами из других организаций, от которых они некоторым образом зависят. [7]

     Менеджеров, выполняющих функции по управлению персоналом и прямые операции, иногда называют управленцами первого уровня или низшего звена; они несут  ответственность за исполнение подчиненными ежедневных, принятых в организации операций и участвуют в решении возникающих проблем. К ним относятся мастера (бригадиры) на производстве (супервайзеры), менеджеры отелей, старшие медсестры в больницах или менеджеры банков. Обычно исполнение прямых рабочих операций занимает у них значительно меньшее время, чем у их подчиненных (за исключением небольших компаний). 

     Объективная совокупность (состав) функций присуща  управлению на любых иерархических  ступенях, при любых особенностях производства. Отсюда — качественная однородность управления на любых уровнях.

     Вся огромная, сложная (разноплановая) совокупность управленческих действий — на любом  уровне и в любой системе —  может быть сведена к ограниченному  перечню относительно строго локализуемых функций, составляющих замкнутый цикл управления:

     • принятие управленческого решения;

     • реализация принятого решения;

     • контроль. 

4.Иерархия управления 

     Редко осуществляется одноступенчатая иерархия в управлении. Обычно существует иерархия (пирамида) управления с дифференциацией по рангу командной власти, компетенции принятия решений, авторитету, положению.

     Иерархия  управления - инструмент для реализации целей фирмы и гарантия сохранения системы. Чем выше иерархический  уровень, тем больше объем и комплексность  выполняемых функций, ответственность, доля стратегических решений и доступ к информации. Одновременно растут и требования к квалификации и личная свобода в управлении. Чем ниже уровень, тем больше простота решений, доля оперативных видов деятельности (рис.1). [2] 
 

     Рис.1. Иерархия менеджмента     

     Иерархичность построения организации: между подразделениями  и сотрудниками закрепляются отношения  подчинения, зависимости, неравенства. Следствием действия этого принципа для речевой коммуникации оказывается, во-первых, активное использование вербальных социально-символических средств демонстрации социального статуса участниками делового общения, во-вторых, проблемы передачи информации по звеньям иерархической пирамиды и соответственно эффективности обратной связи. Эффективность горизонтальной коммуникации (между отделами, подразделениями или сотрудниками одного уровня), очень высока. Люди,  работающие на одном и том же уровне, понимают друг друга «с полуслова», им не требуется детальное и подробное объяснение сути задачи. Эффективность вертикальной коммуникации (вверх и вниз по иерархическим уровням) значительно ниже. Лишь 20-25% информации, исходящей от высшего управленческого звена, доходит непосредственно до конкретных исполнителей и правильно ими понимается. На пути прохождения информации от говорящего к адресату в любом иерархически организованном управлении присутствуют звенья-посредники. Посредниками могут быть линейные руководители, секретари, ассистенты. Устные сообщения при передаче с одного уровня на другой могут быть сокращены, отредактированы, искажены, чем они дойдут до получателя. Другая причина, вызывающая низкую эффективность вертикальной коммуникации, связана с убеждением руководителей, что подчинённым не обязательно знать о положении дел в организации, они должны выполнять поставленные перед ними задачи, исполнять принятые решения и не задавать лишних вопросов. Но, как установлено психологией, человек будет действовать осмысленно, если он знает не только выполняемую им операцию, но и видит более широкий контекст, в который она вписана. Если конкретные исполнители лишены сведений такого рода, они начинают искать ответы самостоятельно, при этом искажая имеющуюся информацию. Стремление учесть эти особенности деловой коммуникации проявляется в требовании письменной фиксации распоряжений, решений, приказов, в признании делового общения важнейшим средством повышения эффективности обратной связи в организации.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     В заключении можно сказать, что осуществление коммуникаций – это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших. Прежде всего менеджер должен быть отличным психологом, который может предугадать малейшие изменения настроения коллектива. Психологический фактор - один из важнейших факторов успешных коммуникаций. Во-вторых, менеджер должен обладать ораторским мастерством и умением убеждать. [10]

     Риторика  общения в развитых компаниях стоит на одном из ведущих мест в развитии коммуникаций. От умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее предприятия, а вместе с ним и будущее каждого отдельно взятого сотрудника. Менеджер должен уметь найти общий язык с замкнутыми и необщительными людьми, а также в нужный момент приостановить поток речи болтунов, чтобы дать высказаться другим сотрудникам. Менеджер не заменим в организации для эффективности коммуникационных процессов управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы 

     1. Басовский, Л.Е. Менеджмент. учеб. пособие / Л.Е. Басовский - М.: ИНФРА-М, 2006. – 289 с.

     2. Басовский Л.Е. Менеджмент. учеб. пособие - М.: ИНФРА-М, 2006. –98-101 c.

     3. Большаков А.С. Менеджмент: учеб. пособие - СПб.: Питер, 2004. – 129-132с.

     4. Ботавина Р.Н. Этика менеджмента: учебник. - М.: Статут, 2005. – С 61-63.

     5. Курс менеджмента. // под ред. Д. Д. Вачугова. -- Ростов-на-Дону: Изд-во «Феникс», 2003. – 312 с.

     6. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие. – 5-е изд.: Новое знание, 2002. –79 с.

     7. Кузнецов Ю.В. Подлесных В.И. Основы менеджмента. – Изд. ОЛБИС, 2002. –88 с.

     8. Матиашвили В.М. Организационные системы: сущность и типы. Н.Новгород, НРИ АПК, 1998. – 11-14 с.

     9. Мильнер Б.З. Теория организации: учебник. - М.: ИНФРА-М, 2006. –73-75 с.

     10. Семенов А.К. Психология и этика менеджмента и бизнеса: учеб. Пособие. – М.: 2006. –127 с.