Коммуникационный процесс и характеристика его основных элементов

                                              СОДЕРЖАНИЕ

     Введение…………………………………………….……...……..……….….2

1. Понятие организации. Формальные и неформальные организации…….…3
2. Сущность линейно-функциональной организационной структуры…..…..6
3. Закон синергии и его характеристика…………………………………….….7
4. Параметры организации как объекта управления……………………...…..10
5. Что такое малое предприятие? …………………………………………...…11
6. Что такое «культура» и  «организационная культура»……………..….…13
7. Коммуникационный процесс и характеристика его основных элементов…………………………………………………………….….……16

     Список  литературы…………………………….…………………….……18

   ВВЕДЕНИЕ

Организованность  всегда сопровождала человеческую деятельность. Для отдельного человека организация  поведения, последовательность действий, логика поступков определяют успех в жизни. С доисторических времен люди вынуждены были организовывать свою деятельность, чтобы выжить. Организация взаимодействий между людьми в процессе труда, при производстве, обмене и использовании ценностей, т.е. согласование интересов и личных целей для достижения общей цели создает общество и цивилизацию. Организационные процессы пронизывают все виды деятельности человека в экономической, социальной, политической, духовной, идеологической, семейно-бытовой и других сферах. Там, где присутствует необходимость согласования действий двух или более людей для достижения какой-то цели, уже можно говорить об организации. Здесь следует подчеркнуть понятия согласованность и цель как важнейшие атрибуты организации.

Теория организации — это область научного знания об общих закономерностях образования, устройства, функционирования и развития организаций как сложных динамических систем, имеющих цель.

Теория — это внутренне непротиворечивая система эмпирических обобщений и построенных на их основе логических принципов и законов, имеющая эвристическую и прогностическую способности.

Предметом исследования теории организации являются общие, частные и специфические законы, тенденции, действующие в организационных системах, механизмы их проявления и использования.

1. Понятие организации. Формальные и неформальные организации.

Понятие организации  с течением времени претерпело изменения. На начальном этапе организация  представлялась как структура любой  системы. Когда менеджмент сформировался как отдельная область знаний, под организацией понимается сознательно определенная, заданная структура ролей, функций, прав и обязанностей, принятых на предприятии.   

Из многообразия определения понятий "организация" можно выделить следующие:

1. Организация как процесс, посредством которого создается и сохраняется структура управляемой либо управляющей системы.
2. Организация как совокупность (система) взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда.
3. Организация как группа людей с общими целями.

  Чтобы считаться организацией, трудовое формирование должно отвечать следующим основным требованиям:

1. наличие не менее 2 людей, которые считают себя частью этой группы;
2. наличие‚ по крайней мере‚ одной общественно полезной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;
3. наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Таким образом‚ организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели (целей). Цели организации - это конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться ее коллектив. Целей может быть несколько - стратегические, индивидуальные, оперативные, тактические. Процедура совместного определения целей является главным мотивом и координирующей силой организации. Исходя из целей‚ выстраивается структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации.

Формальная  организация- созданная по воле руководства для достижения целей организации. Это командные группы, комитеты, рабочие группы. Их функции - выполнение конкретных задач и достижение целей.     

Неформальная организация - это стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей (цели). Отличия формальной и неформальной организации:

• в формальной организации отношения регламентированы, в неформальной‚- нет. Процесс управления относится только к созданию и функционированию формальной организации;
• формальная организация планируется руководством, неформальная имеет спонтанный характер создания. Основами отношений являются личные симпатии, общность взглядов, целей, интересов, дружеские отношения.

    Существование неформальной организации может создавать  проблемы управления. Для нормального  функционирования организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали. Особенно это важно для больших организаций, большого количество людей. В этих условиях усиливается власть неформальной группы Способом влияния неформальной организации является неофициальное общение, "тайный телеграф"‚- один из способов, с помощью которого неформальная группа осуществляет свою власть ( неформальная коммуникация). Другой способ, которым пользуется неформальная группа для проявления власти‚- ее способность действовать или бездействовать (несанкционированный менеджмент): несанкционированное установление производственных норм. Это один из путей, благодаря которому неформальные группы оказывают влияние на людей. Это может быть усердие‚ превышающее нормы‚ или наоборот‚ занижение норм. Таким образом‚ неформальная группа может либо продвигать, либо тормозить развитие организации. Следовательно‚ задачей менеджеров является минимизация влияния этих групп .  
    Влияние неформальной организации можно контролировать, но менеджер должен иметь представление о базовой мотивации функционирования неформальной группы. Для разработки стратегии поведения важно понять, что неформальная организация рождается из взаимодействия.     

Как заставить  неформальную организацию работать на вас? 
(принципы управления неформальными организациями):

1. признание факта существования неформальной организации;
2. выяснение ценности неформальной организации для достижения целей менеджера;
3. выявление неформальных лидеров и управление ими;
4. объединение цели неформальной и формальной организации; признание факта, что вне зависимости, от того, что менеджер делает,  
   неформальные организации продолжают существовать.

    Причины существования неформальных организаций:

• чувство принадлежности - наиболее сильное из эмоциональных потребностей. Формальные организации лишают людей возможностей социальных контактов, следовательно‚ необходимы неформальные организации;
• взаимопомощь;
• защита (сила - в единстве);
• общение - доступ к неформальному получению информации;
• симпатия.

    Характеристики неформальных организаций     

Социальный контроль - установление и укрепление норм: групповые эталоны приемлемого и неприемлемого поведения. Нарушителей ждет отчуждение. Это может оказать положительное влияние на достижение целей формальной организации.  
    Сопротивление переменам - перемены могут нести угрозу существованию неформальной организации.  
    Неформальные лидеры - у них нет поддержки в форме делегированных полномочий, но есть власть‚ основанная на признании его группой. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Неформальный лидер выполняет две основных функции: 1) помогает группе в достижении целей; 2)поддерживает и укрепляет ее существование.

2.Сущность линейно-функциональной организационной структуры

Линeйнo-фyнкциoнaльнaя cтpyктypa oбecпeчивaeт тaкoe paздeлeниe yпpaвлeнчecкoгo тpyдa, пpи кoтopoм линeйныe звeнья yпpaвлeния пpизвaны кoмaндoвaть, a фyнкциoнaльныe — кoнcyльтиpoвaть, пoмoгaть в paзpaбoткe кoнкpeтныx вoпpocoв и пoдгoтoвкe cooтвeтcтвyющиx peшeний, пpoгpaмм, плaнoв.

Рyкoвoдитeли фyнкциoнaльныx пoдpaздeлeний (пo мapкeтингy, финaнcaм, НИОКР, пepcoнaлy) ocyщecтвляют влияниe нa пpoизвoдcтвeнныe пoдpaздeлeния фopмaльнo. Кaк пpaвилo, oни нe имeют пpaвa caмocтoятeльнo oтдaвaть им pacпopяжeния, poль фyнкциoнaльныx cлyжб зaвиcит oт мacштaбoв xoзяйcтвeннoй дeятeльнocти и cтpyктypы yпpaвлeния фиpмoй в цeлoм. Фyнкциoнaльныe cлyжбы ocyщecтвляют вcю тexничecкyю пoдгoтoвкy пpoизвoдcтвa; пoдгoтaвливaют вapиaнты peшeний вoпpocoв, cвязaнныx c pyкoвoдcтвoм пpoцeccoм пpoизвoдcтвa.

Дocтoинcтвa cтpyктypы:

• ocвoбoждeниe линeйныx pyкoвoдитeлeй oт peшeния мнoгиx вoпpocoв, cвязaнныx c плaниpoвaниeм финaнcoвыx pacчeтoв, мaтepиaльнo-тexничecким oбecпeчeниeм и дp.;
• пocтpoeниe cвязeй «pyкoвoдитeль — пoдчинeнный» пo иepapxичecкoй лecтницe, пpи кoтopыx кaждый paбoтник пoдчинeн тoлькo oднoмy pyкoвoдитeлю.

Нeдocтaтки cтpyктypы:

• кaждoe звeнo зaинтepecoвaнo в дocтижeнии cвoeй yзкoй цeли, a нe oбщeй цeли фиpмы;
• oтcyтcтвиe тecныx взaимocвязeй и взaимoдeйcтвия нa гopизoнтaльнoм ypoвнe мeждy пpoизвoдcтвeнными пoдpaздeлeниями;
• чpeзмepнo paзвитaя cиcтeмa взaимoдeйcтвия пo вepтикaли;
• aккyмyлиpoвaниe нa вepxнeм ypoвнe пoлнoмoчий пo peшeнию нapядy co cтpaтeгичecкими мнoжecтвa oпepaтивныx зaдaч.

                           3. Закон синергии и его характеристика

      Синергия, синергизм — это совместное, содружественное, взаимозависимое действие двух или нескольких сил, агентов, факторов в каком-либо одном направлении. Современное понимание сложных систем требует иного отношения к функционированию их подсистем — не как к подчиненным целому элементам, а как к синергически взаимодействующим частям, рождающим целое. Синергетика исследует особое состояние сложных систем в области неустойчивого равновесия, точнее, динамику их самоорганизации вблизи неравновесных состояний, состояний в области бифуркации.

Еще Аристотель установил, что «целое больше простой  суммы своих частей». А. А. Богданов в подтверждение этого теоретического положения писал: «Например, элементарное сотрудничество, соединение одинаковых рабочих сил на какой-нибудь механической работе может вести к возрастанию практических результатов в большей пропорции, чем количество этих рабочих сил. Если дело идет, положим, о расчистке поля от камней, кустарников и корней и если один человек расчищает в день одну десятину, то два вместе выполнят за день не двойную работу, а больше, например, 21/2 десятины [1 десятина + 1 десятина + 1/2 десятины как синергический эффект положительного взаимодействия психологически совместимых рабочих, сумевших хорошо организовать выполнение обшей работы. — Прим. авт.]. При трех, четырех рабочих отношение может оказаться еще более благоприятным — до известного предела, разумеется. Но и не исключена и та возможность, что трое, четверо рабочих совместно будут выполнять менее чем тройную, четверную работу. Оба случая всецело зависят от способа сочетания данных сил. В первом случае вполне законно утверждение, что целое оказалось практически больше простой суммы своих частей, во втором — что оно практически ее меньше. Первое и обозначается как организованность, второе — как дезорганизованность». 
       Еще пример. Допустим, одна деревянная жердь для установки стога сена выдерживает нагрузку в 200 кг. На одну жердь стог не поставишь, полезность жерди по этой функции будет равна нулю. На двух жердях стог тоже не поставишь. А три правильно установленных жерди могут выдержать не 600 кг нагрузки, а значительно больше (допустим 1000 кг). В этом примере синергический эффект равен 400 кг. 
      В действительности, у представителей различных наук найдется  свое объяснение причины возникновения дополнительного ( синергического) эффекта. Экономист укажет на возможное получения дополнительного эффекта за счет разделения и кооперации труда. Психолог может объяснить это явление тем, что уже самый обыкновенный контакт вызывает соревнование и «действует на нервную систему работника оживляющим, ободряющим образом и тем повышает интенсивность труда». Физиолог укажет, что 
( соединение двух сил позволяет преодолевать препятствия, каждую из них в отдельности превышающие». Система управления трудом рабочих, разработанная Ф. Тейлором, находится в полном соответствии с законом синергии. Синергический эффект в данном 
случае достигается за счет повышения организационной роли менеджмента. Разработанные Тейлором оптимальные методы осуществления работ, стандарты, задания-предписания, нормы, стимулы позволили управляющим существенно улучшить организацию труда и тем самым открыть именно те «дверцы», которые ведут к получению синергического эффекта. 
Закон синергии часто называют основополагающим законом организации. И это вовсе не случайно. Именно благодаря его про явлению теория и практика организации становятся четвертым фактором эффективности производства, что достаточно убедительно демонстрируют приведенные выше примеры. Основательность закона синергии определяется также и тем, что действие других законов организации в конечном счете направлено на достижение более высоких значений синергического эффекта. Экономическая природа получения синергического эффекта такая же, как и природа, допустим, повышения качества продукции, достижения конкурентоспособности организации. 
       Факторы увеличения синергического эффекта проявляются по следующим признакам: содержанию (технические, экономические, организационные, психологические, политические, экологические, культурные, демографические); стадиям жизненного цикла объекта управления; функциям управления (стратегический маркетинг, планирование, организация процессов и т.д.); во времени (стратегические, тактические, оперативные). Например, обеспечение пропорциональности технологического оборудования но производительности в одном технологическом процессе. Повышение его надежности обеспечивает высокую организованность про процессов. Синергический эффект позволяет изучать психологический портрет личности и матрицу потребностей, осуществлять подбор персонала на основе результатов изучения, управлять конфликтными и морально-психологическим климатом в коллективе, осуществлять контроль и стимулирование труда, обеспечивать целенаправленное взаимодействие работников.

              4.Параметры организации как объекта управления

         Роль организаций в обществе определяется тем, что, во-первых, они являются генераторами ресурсов, превращая издержки в ценности, и, во-вторых, создают полезные для общества блага, способствующие развитию человечества. Они принимают на себя все более значимую социальную роль, становясь центральным звеном общественной жизни. Ведь именно в организациях собираются и накапливаются ресурсы и знания, разумное использование которых помогает решать множество застарелых «болезней» общества, связанных с нищетой, болезнями, безработицей, бездомностью и т.п. Создавая богатство, организации тем самым увеличивают благосостояние общества, улучшают качество трудовой жизни, повышают веру людей в свои силы и возможности. В будущем возможности организаций станут еще более ощутимыми для людей. Любая организация как объект управления, вне зависимости от ее конкретного назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, число и состав которых зависят от целей этого описания. Самое общее представление об организации как объекте управления можно получить, имея информацию о ее назначении, правовой основе, месте нахождения, ресурсах, истории создания и развития, имидже в деловых кругах и у потребителей. Кроме того, представляет интерес структура организации, разделение труда и распределение ролей, господствующая в ней организационная культура. Эти параметры прямо или косвенно отражают черты и организацию управления компанией, используемые ею методы менеджмента и систему взаимоотношений как внутри, так и с другими организациями деловой среды .

                             5. Что такое малое предприятие?

       Малое предприятие-вновь созданное или действующее предприятие с определенным количественным критерием численности работающих и объема хозяйственного оборота (в промышленности объема продукции, в торговле - товарооборота). К ним, в частности, относятся предприятия с максимальной   численностью  работающих в промышленности и строительстве до 200 человек, в науке и научном обслуживании - до 100, в других отраслях производственной сферы - до 25, в розничной торговле - до 15 человек. Величина   объема  хозяйственного оборота определяется республиканскими органами, которые при необходимости могут устанавливать и меньшую предельную численность   работающих.   Весьма распространено ошибочное мнение, что малое предприятие - это новый  вид предприятия, нечто среднее между государственным и арендным, обладающее преимуществами того и другого. Однако статус предприятия определяется формой собственности на его имущество, например государственное,         кооперативное, арендное частное, акционерное, а не понятием «малое», которое характеризует лишь его размер.

            Малое предприятие обязательно является государственным или арендным, частным или действующим на основе какой-то иной формы собственности. Его деятельность регулируется уставом, утвержденным учредителем. Оно обладает самостоятельностью в осуществлении своей хозяйственной деятельности, распоряжается  выпускаемой  продукцией, прибылью,  остающейся   после уплаты налогов и других обязательных платежей в бюджет, самостоятельно определяет формы, системы и размеры оплаты труда. По инициативе работающих и с согласия собственника имущества такое предприятие может быть создано (выделено) из состава действующего,  одного   или   нескольких структурных подразделений (цехов, участков), а также создано вновь. Им предоставляются  определенные льготы по налогообложению.   Оснащенные необходимыми средствами производства,  малые  предприятия обладают высокой  маневренностью и способностью быстро осваивать технические и технологические новинки, адаптироваться   в    условиях    меняющегося спроса. Рациональное их сочетание с предприятиями крупными позволяет полнее учесть интересы и возможности потребителей отдельных областей   (регионов) в различных видах продукции, экономические и другие требования. Развитие сети малых предприятий направлено на демонополизацию народного хозяйства, ускоренное внедрение в производство достижений научно-технического професса, товарно-денежную       сбалансированность рынка, социальную переориентацию производства. Малые предприятия  могут  образовываться:государственными органами, уполномоченными управлять имуществом,  юридическими   лицами, а также гражданами, членами их семей и другими, совместно ведущими хозяйственную деятельность.

6. Что такое «культура» и  «организационная культура».

       Корпоративная культура — совокупность моделей поведения, которые приобретены организацией в процессе адаптации к внешней среде и внутренней интеграции, показавшие свою эффективность и разделяемые большинством членов организации. Компонентами корпоративной культуры являются:

• принятая система лидерства;
• стили разрешения конфликтов;
• действующая система коммуникации;
• положение индивида в организации;
• принятая символика: лозунги, организационные табу, ритуалы.

       Термин «корпоративная культура» появился в XIX веке. Он был сформулирован и применен немецким фельдмаршалом Мольтке, который применял его, характеризуя взаимоотношения в офицерской среде. В то время взаимоотношения регулировались не только уставами, судами чести, но и дуэлями: сабельный шрам являлся обязательным атрибутом принадлежности к офицерской «корпорации». Правила поведения, как писанные, так и неписанные, сложились внутри профессиональных сообществ еще в средневековых гильдиях, причем нарушения этих правил могли приводить к исключению их членов из сообществ.

      Обычно существующая в организациях корпоративная культура — сложный комплекс предположений, бездоказательно принимаемых всеми членами коллектива и задающих общие рамки поведения.

     Современные руководители и управляющие рассматривают культуру своей организации как мощный стратегический инструмент, позволяющий ориентировать все подразделения и отдельных лиц на общие цели, мобилизовать инициативу сотрудников и облегчать продуктивное общение между ними. Они стремятся создать собственную культуру для каждой организации так, чтобы все служащие понимали и придерживались ее.            Современные организации, как правило, представляют собой поликультурные образования.

      Термин "организационная культура" воспринимается многими как система общего мнения, и эта характерная черта отличает одну организацию от другой. Существуют много подходов к выделению различных атрибутов, характеризующих и идентифицирующих ту или иную культуру как на макро-, так и на микроуровне. Так, С.П. Роббинс предлагает рассматривать организационную культуру на основе десяти характеристик, наиболее ценящихся в организации:

• личная инициатива, т.е. степень ответственности, свободы и независимости, которой обладает человек в организации;
• степень риска, т.е. готовность работника пойти на риск;
• направленность действий, т.е. организация устанавливает четкие цели и ожидаемые результаты выполнения;
• согласованность действий, т.е. положение, при котором подразделения и люди внутри организации координирование взаимодействуют;
• управленческая поддержка, т.е. обеспечение свободного взаимодействия, помощи и поддержки подчиненным со стороны управленческих служб;
• контроль, т.е. перечень правил и инструкций, применяемых для контроля и наблюдения за поведением сотрудников;
• идентичность, т.е. степень отождествления каждого сотрудника с организацией;
• система вознаграждений, т.е. степень учета исполнения работ, организация системы поощрений;
• конфликтность, т.е. готовность сотрудника открыто выражать свое мнение и пойти на конфликт;
• модели взаимодействия, т.е. степень взаимодействия внутри организации, при которой взаимодействие выражено в формальной иерархии и подчиненности.

      Оценивая любую организацию по этим десяти характеристикам, можно составить полную картину организационной культуры, на фоне которой формируется общее представление сотрудников об организации. 
Рассмотрим, как уже перечисленные характеристики и их комбинации могут создать особый тип организации.

7.Коммуникационный процесс и характеристика его основных элементов.

        Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

     Коммуникационный  процесс — это взаимодействие  совокупности элементов.

Существует  четыре базовых элемента коммуникационного  процесса:

1.   Отправитель — лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;

2.   Сообщение - непосредственно информация;

3.   Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания,

телефонные  переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты,

электронная почта, компьютерные сети);

4.   Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

       Коммуникационный процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

1.   Зарождение  идеи или отбор информации;

2.   Выбор  канала передачи информации;

3.   Передача  сообщения;

4.   Интерпретация  сообщения.

        Например, генеральный директор торговой фирмы решил обсудить с менеджерами магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового обслуживания населения на совещании. В данном случае генеральный директор - отправитель, у которого зародилась идея; информация о состоянии и улучшении качества торговли - сообщения; совещание — это канал информации; получатели—менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого же совещания дают обратную связь генеральному директору.

        При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса.

        Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной  сферой   деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента.

         Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных  процедур, должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

                       СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Петрович М.В.  Управление организацией. – Мн.: Акад. упр. 2010.- 331 с.  
2. Брасс А.А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции: пособие для подготовки к экзаменам / А. А. Брасс. – Мн: Современная школа, 2006.–368с.  
3. Дафт Р.Л. Менеджмент. 6-е издание / Д. Л. Дафт. – СПб.: Питер, 2008.– 864с.  
4. Петрович М.В., Брасс А.А. Управление организацией: словарь-справочник. – Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2008.– 333 с.  
5. Практикум по теории управления / Под ред. Ю.П. Васильева, В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого.- 2-е издание.- М.: Финансы и статистика, 2005.- 304 с. 

6. Брасс А.А.  Менеджмент: наука и практика  конструктивного руководства: учеб. пособие / А.А. Брасс. – Минск:  Современная школа, 2006.– 280 с.  
7. Брасс А.А. Основы теории организации: учеб. пособие. – Минск: Акад. упр.2002.–152c.  
8. Брасс А.А. Мотивация: ласковый кнут и жесткий пряник / А. А. Брасс. – Минск:Изд-воГревцова,2007.–120с.  
9. Баринов В.А. Организационное проектирование / В. А. Баринов. – М.: ИНФРА-М,2010.–384с.  
10. Лафта Дж.К. Теория организации.- М.: Проспект, 2006.- 416 с.  
11. Друкер П.Ф. Задачи менеджмента в XXI веке / П.Ф. Друкер – М.: Вильямс,2002.–220с.  
12. Мильнер Б.З. Теория организации. 7-е издание.- М.: ИНФРА-М, 2008.- 864с.  
13. Мильнер Б.З. Управление знаниями / Б.З. Мильнер. – М.: ИНФРА-М, 2003.–320с.  
14. Мескон М.Х. Основы менеджмента. 3-е издание / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. – М.: Вильямс, 2006.– 672 с. 

20. Портал «    Корпоративный      менеджмент»:     электронная библиотека, конференции,форум,рассылка и другое http://www.cfin.ru/  
21. Административно  -  управленческий портал:    электронная библиотека, форумы, деловая игра и другое http://www.aup.ru  
22. Технологии корпоративного управления: электронная библиотека, форум, рассылка и другое http://www.iteam.ru/ 
23. Интернет-портал для   управленцев:   электронная библиотека, интервью, форумы, блог   http://www.management.com.ua