Коммуникационный процесс в системе менеджмента

Оглавление

Введение  3

Глава 1. Коммуникационный процесс в системе менеджмента

1. Сущность и виды коммуникаций 6
2. Этапы процесса коммуникаций 10
3. Коммуникационные барьеры 14

Глава 2. Использование коммуникаций на примере ОАО «Халвичный завод «Нальчикский»

1. Общая характеристика объекта исследования 18
2. Использование системы коммуникаций на практике 21

Заключение 28

Список использованной литературы 30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

По общему признанию коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Целью курсовой работы является изучение влияния эффективных  коммуникаций на  успех деятельности организации.

Работа состоит  из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы. В первой главе рассмотрен коммуникационный процесс в системе менеджмента. Во второй главе изучена система коммуникаций на примере ОАО «Халвичный завод «Нальчикский».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так  и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Для достижения поставленных целей в курсовой работе решаются следующие задачи:

изучены сущность и виды коммуникаций;

подробно рассмотрены  этапы процесса коммуникаций;

рассмотрены коммуникационные барьеры;

проанализирована  система коммуникаций на примере ОАО «Халвичный завод «Нальчикский».

В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных  руководителей, их заинтересованностью  в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли  в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом. Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем менеджера. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения.

В данной работе мы попытаемся выявить, какие функции выполняют коммуникации, какие виды коммуникаций встречаются в менеджменте и какими способами можно сделать коммуникации эффективными.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Коммуникационный процесс в системе менеджмента

1. Сущность и виды коммуникаций.

Коммуникации - это обмен информацией между двумя людьми и более [9, стр.192]. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это ясно, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер - это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления. Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов.

Коммуникации  подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и  между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: это средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношения с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.д.

Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

Основную роль в организации играют коммуникации между уровнями и подразделениями. К ним относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель - подчиненный», коммуникации между руководителем рабочей группой, неформальные коммуникации.

 Информация  перемещается с уровня на уровень  в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по  нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается  в коммуникациях по восходящей. Коммуникации по восходящей выполняют функцию  оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей и восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Коммуникации  могут быть одноканальные и многоканальные. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Он как бы не обращает внимания на другие проблемы, все подчиняя одной из них. Напротив, многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем, они создают множество каналов поступления информации.

Коммуникации  могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой их вид может  играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом - напротив, неустойчивые. Все зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения, как они влияют на процесс разработки управленческих решений. Конечно, понятие устойчивости коммуникаций имеет условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро безболезненно исчезнуть.

Коммуникации  могут быть формальными и неформальными. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения. Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они используются для осуществления огромного объема бумажной работы при заключении сделок и соглашений, составления уставов корпораций и других юридических документов, составления контрактов,  

делегирования полномочий и многих других вещей.

Неформальные  коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным  интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных  документах или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Главное достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией. К каналу неформальных коммуникаций можно отнести канал распространения слухов¹. Руководители пользуются каналами слухов для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

По условиям возникновения и характеру проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными и постоянными. Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение конфликтов и тем самым требуют дополнительного внимания. Эти коммуникации могут быть разрушительными для организации. Ситуационные коммуникации возникают и как результат деятельности менеджера. Ведь конфликт² - не всегда отрицательное явление, в некоторых обстоятельствах он может быть и благом.

Коммуникации  могут быть мнимыми и реальными. В качестве мнимых коммуникаций выступают те связи, которые существуют по каким-то установленным организационным положениям, но не реализуются в практической деятельности, не оказывают заметного влияния на взаимоотношения служащих. В практике управления часто приходится наблюдать существование мнимых коммуникаций, которые рождаются иногда в связи с какими-то амбициями, иногда в процессе старения организационных положений.

 

2.  Этапы процесса коммуникаций

Коммуникации  пронизывают все элементы организации. Их основная цель - обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации - неэффективными. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и стадии коммуникационного процесса.

Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии  следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель [9, стр. 174].

Отправитель - лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации.

Сообщение - информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

Канал связи - средство передачи информации.

Получатель - лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов.

формулировка идеи и отбор информации;

 кодирование информации и формирование сообщения;

 выбор канала связи и передача сообщения;

 декодирование сообщения и восприятие информации;

 интерпретация сообщения и формирование ответа на него;

 передача ответа отправителю.

Проанализируем каждый из них, чтобы лучше понять их содержание.

1. Формулировка идеи.

Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это чрезвычайно важный этап, так как именно он во многом определяет эффективность процесса в целом. Очень часто можно наблюдать, как непродуманная или неудачно сформулированная идея служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопонимания. Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения - четко определить, что именно должен понять получатель, и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации. Итак, идея сформулирована, однако она еще не имеет определенной формы, в которой может быть передана получателю. Придать ей эту форму - задача следующего этапа.

2.    Кодирование информации и формирование сообщения.

  Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т. д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

3.   Выбор канала связи и передача сообщения.

 Одновременно  с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта, компьютерные сети и т. д.

Если канал  связи непригоден для физического  воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или  затруднена. В ряде случаев, обмениваясь  информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только письменными сообщениями.

Выбрав канал, отправитель использует его для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций - физической передаче информации, занимающей час-то лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

4.   Декодирование и восприятие информации.

Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование - это, по сути, перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

Для того чтобы  компенсировать негативное влияние  шумов и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Такая обратная связь реализуется с помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.

5. Интерпретация сообщения и формирование ответа. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель - получателем, ожидающим сообщения - ответа.
6.   Передача ответа.

Сформированный  ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым  цикл коммуникации.

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.  Коммуникационные барьеры

Весьма важной характеристикой любой формы  коммуникации является ее подверженность всевозможным помехам.

Под помехами понимаются препятствия, барьеры, возникающие  при формировании, передаче и приеме информации и нарушающие коммуникацию. Основными коммуникационными барьерами являются помехи, связанные:

с содержанием сообщения;

с формой сообщения;

со средствами сообщения;

с организацией сообщения.

К помехам, связанным  с содержанием сообщения, относятся:

Языковые  вербальные (связанные с речью, словами). Это, прежде всего, семантические помехи, вызванные неправильным пониманием смысла слов (например, из-за плохого перевода), недостаточной профессиональной подготовкой (непониманием специальных терминов), плохим произношением и т. п.

Языковые  невербальные (связанные с языком жестов, тело- движениями, выражением лица). Это помехи, возникающие при ведении переговоров, когда разные стороны придают одним и тем же жестам различный смысл (например, кивок головы у болгар означает не согласие, как у нас, а отрицание).

Логические  помехи. Здесь барьером становится различная система доказательств, принимаемая сторонами, различное видение одних и тех же обстоятельств, разные принципы и установки.

Помехи  восприятия. Барьером может стать обстановка, в которой воспринимается информация (например, недружелюбная атмосфера), предвзятое отношение к получаемой информации, отсутствие доверия, противоречия с предшествующими сообщениями, неготовность к восприятию (например, из-за пренебрежения необходимой подготовительной работой).

Помехи, связанные  с содержанием сообщения, могут  быть в значительной степени нейтрализованы:

тщательной  подготовкой к формированию, передаче и приему информации;

привлечением  к созданию сообщения и к его приему специалистов;

  обучением персонала организации коммуникационным процессам;

созданием обстановки, благоприятствующей коммуникационной деятельности.

К помехам, связанным  с формой сообщения, относятся:

Сложность формы. Здесь помехи возникают из-за трудности понимания сообщения (например, при злоупотреблении специальными терминами, при обилии цифровых данных и т. п.).

Непривычность формы. Помехи появляются, например, тогда, когда распоряжение отдается нетрадиционным способом (например, в необычной формулировке).

Несоответствие  формы содержанию информации. Например, сигнал бедствия должен передаваться коротким сообщением, а финансовая информация должна носить исчерпывающий характер.

Неопределенное  посредничество в передаче и интерпретации информации. Помехи возникают из-за неизбежных искажений на каждом этапе приема-передачи сообщения (эффект «испорченного телефона»).

Помехи, связанные  с формой сообщения, могут быть преодолены:

— приданием  сообщению понятного вида и доступной  формы;

— соблюдением  установленных и согласованных  правил представления информации;

— обеспечением соответствия формы сообщения его  содержанию;

— исключением  неоправданных промежуточных инстанций  при передаче и приеме информация.

К помехам, связанным  со средствами сообщения, относятся:

Низкая  оперативность передачи информации. Например, запаздывание передачи информации вызвано необходимостью ее кодировать.

Малая пропускная способность средства. Информационные перегрузки, например, может вызвать недостаток у организации необходимой для оформления и передачи сообщения оргтехники.

Несоответствие  средства сообщения характеру передаваемой информации. Например, отсутствие видеоаппаратуры вынуждает довольствоваться лишь аудиотехникой, возможности которой ограничены.

Слабая  помехозащищенность и низкое качество коммуникационных средств. Это приводит к нарушению коммуникационного процесса и резко снижает его качество. Помехи, связанные со средствами сообщения, могут быть существенно снижены при выделении дополнительных средств на оснащение коммуникаций современной техникой.

К помехам, связанным с организацией сообщения, относятся:

Плохая  обратная связь или ее отсутствие. Это увеличивает риск искажения информации, лишает организацию возможности контролировать процесс управления.

Запаздывание  информации. Это резко снижает ценность информации и эффективность ее использования.

Неудачный подбор партнеров в коммуникационном процессе. Это увеличивает возможность искажения сообщений, а в ряде случаев может привести к срыву коммуникации.

Неудачный выбор времени и обстановки коммуникации. Это снижает ценность сообщения и эффективность ее реализации.

Помехи, связанные с организацией сообщения, могут быть существенно уменьшены:

  обязательным налаживанием постоянной и устойчивой обратной связи;

  обеспечением своевременности в передаче информации;

  тщательным подбором участников коммуникационного процесса;

 продуманным выбором времени и обстановки коммуникации.

Рассмотрев  данную главу, мы делаем вывод, что коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми, и от эффективности коммуникаций зависит благополучие и успех предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Использование коммуникаций на примере ОАО «Халвичный завод «Нальчикский» г. Нальчика.

1. Общая характеристика объекта исследования.

ОАО «Халвичный завод  Нальчикский» ведет свою историю  с 1925 года — с создания артели «Пищевкусопром»  Кабардино-Балкарской промкооперации. В 1955 году артель преобразовалась в завод, который в 1961 году стал называться Халвичным заводом Управления пищевой промышленности Кабардино-Балкарского Совнархоза. Благодаря взвешенной маркетинговой политике и умелому руководству нынешнего генерального директора М.Х. Кудалиева производственные и ассортиментные возможности завода постоянно расширяются. Так, в январе 1995 распоряжением правительства республики на баланс ОАО «Халвичный завод «Нальчикский» был передан пивзавод, построенный еще в 1937 году. А в марте 2001 в доверительное управление получен контрольный пакет ОАО «Маслобойный завод «Нальчикский». На сегодняшний день НАЛЬЧИКСКИЙ производит: подсолнечную халву (8 тысяч тонн в сезон), пиво (550 тысяч декалитров в год) и квас. Нальчикская халва изготавливается только из натуральных компонентов: семян подсолнечника, патоки, сваренной из кукурузы и свекольного сахара, отвара чудодейственного колючелистника. При этом рецептура передается на заводе из поколения в поколение. Однако секрет вкуса этой халвы — не только в полнейшем соблюдении технологии, но и в душевной щедрости, отдаче мастеров. Потому так широка карта поставок НАЛЬЧИКСКОГО: Самарская, Саратовская, Кировская, Новосибирская, Ленинградская, Пензенская, Брянская, Читинская области, Чувашия, Удмуртия, Башкирия, Татарстан, Дагестан, Бурятия. Важнейшие партнеры завода: Тбилисский сахарный завод, ОАО «Бесланский маисовый комбинат» РСО-Алания, ОАО «Кавинстекло» (Минеральные Воды), производители Ставропольского, Краснодарского краев и Ростовской области, московские фирмы «Ландиа», «Упаковка и сервис», «Нитэк», ООО «Русский алюминий», «Адат», НК «Балтика (Санкт-Петербург), ОАО «Хоботовский КПК» (Тамбовская область), «Фромм Майер-Басс» (Германия), «Хольвриека» (Дания), фирма «Кронес» (Германия).

ОАО «Халвичный завод  «Нальчикский» расположен по адресу Россия, КБР, г. Нальчик, ул. Заводская, д. 6.

Миссия данного предприятия  заключается в удовлетворении потребностей людей, обеспечении населения высококачественной продукцией, создании рабочих мест в регионе, а также пополнении бюджета региона.

Как и для любого предприятия, главной целью ОАО «Халвичный завод «Нальчикский» является получение максимально возможной прибыли.

Приоритетные направления  деятельности общества.

-постоянное обновление основных фондов, эффективное перевооружение действующего оборудования, ввод современного оборудования, позволяющего обеспечить выпуск качественной продукции и увеличить объёмы производства;

-обеспечение высокого  качества выпускаемой продукции и постоянное расширение ассортимента;

-достижение максимальной  экономической эффективности деятельности, позволяющей повышать показатели  рентабельности и обеспечивать  стабильное социальное развитие.

Основными видами деятельности предприятия являются:

Производство неочищенных растительных масел

Производство прочих пищевых продуктов

Производство пива

Оптовая торговля пивом

Оптовая торговля прочими  пищевыми продуктами

ОАО "Халвичный завод Нальчикский" - это три современные, европейского уровня предприятия, по выпуску халвы, пива и безалкогольных напитков, а также подсолнечного масла. Непроизводственным подразделением завода стал также пивной ресторан "Бочка". Каждое из производственных подразделений Халвичного завода уникально. Но ресторан "Бочка" занимает в этом списке особое место.

Завоевали популярность сладкие напитки. Их делают уже 10 наименований, причем запомнившиеся с детства "Ситро", "Крем-соду", "Лимонад", "Буратино" готовят по ГОСТу  тех времен, используя натуральный  сахар и сиропы.

Акционерное общество работает стабильно и рентабельно, это позволяет решать все социальные проблемы коллектива и заниматься благотворительностью, помогать сиротам и малоимущим, людям искусства, спорта и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Использование системы коммуникаций на практике.

Многие предприятия  пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения, вот и  ОАО «Халвичный завод «Нальчикский» не исключение. С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» предприятия на местном, общенациональном или международном уровне. Предприятию ОАО «Халвичный завод «Нальчикский» приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п.