Компьютерная реализация автоматизации подсистемы маркетинга в программе «Клиентская база»

Введение

 

В наши дни происходит бурный рост деятельности всех видов рынков и производств, такой интенсивный рост требует здравой оценки и взвешенных решений в условиях рыночной экономики. Существует десятки факторов которые стоит учитывать в современной ситуации, без современного и грамотного анализ будет сложно предсказать последующий вектор развития фирмы и ее перспективы. Существует несколько методов оценки и анализа деятельности фирмы и все методы подобного рода основаны на систематизированных и формализованных базах данных и знаний, единой корпоративной информационной системе. Работа с современными маркетинговыми информационными системами опирается на объектно-ориентированное  проектирование, статистических методов обработки информации, концепции децентрализованного менеджмента подразделений и интегрированного маркетинга.

Актуальность данной темы заключается в том, что на сегодняшний день объем поступающих данных и информации требует более внимательного отношения к ней, с целью дальнейшего ее изучения и составления анализов и прогнозов на будущее, а так же непосредственно для принятия управленческих решений. Использование маркетинговой информационной системы (МИС) позволяет, пользуясь некоторым алгоритмом запроса, получить полный объем информации о текущем состоянии организации, выводя при этом необходимые для анализа таблицы, отчеты, а так же красочные графики и диаграммы. Подобные возможности позволяют объективно оценить ситуацию на рынке и принять наилучшие маркетинговые и управленческие решения.

Целью написания курсового проекта является расширение знаний по дисциплине «Проектирование и эксплуатация информационных систем в маркетинге» при помощи разработки маркетинговой информационной системы «Типография» в программе «Клиентская база»

Задачи проекта:

- выявление значения информационной системы для организации;

- определение требований к создаваемой системе;

- моделирование бизнес-процессов  автоматизации маркетинга;

- реализация автоматизации  подсистемы маркетинга в выбранной программе.

 

1. Организационно-экономический  анализ объекта исследования

1.1. Нормативно-правовое  регулирование функционирования  экономического объекта

 

Данная  типография является закрытым акционерным обществом, созданным в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ с изменениями и дополнениями, внесенными ФЗ от 13.06.1996 г. №65-ФЗ, ФЗ от 24.05.1999 г. №101-ФЗ, ФЗ от 07.08.2001  г. №120-ФЗ, и действует на основании устава. 

ЗАО «МАВ» является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, отражаемое на его самостоятельном балансе, включая имущество, переданное ему участниками в дарственной форме, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

ЗАО «МАВ» является налогоплательщиком по всем налогам, действующим в Российской Федерации.

ЗАО «МАВ» не имеет лицензий. Согласно ст. 17 Закона  «О лицензировании отдельных видов деятельности» №128 ФЗ от 08 августа 2001 г., полиграфическая и издательская деятельность не лицензируются.   

Основным  видом деятельности ЗАО «МАВ» является изготовление полиграфической продукции.  

В Табл.1 можно наблюдать данные об основных реквизитах предприятия.

 

 

 

Таблица 1 «Реквизиты организации».

ИНН:	2125000458
КПП:	213001001
ОКОПФ:	Закрытое акционерное общество
ОКФС:	Частная собственность
Расчётный счёт	40703810000002010672 в СБЕРБАНК РОССИИ ОАО

 

 

 

 

1.2. Описание  организационной структуры экономического  объекта и основного вида деятельности

 

ЗАО «МАВ» имеет иерархическую организационную структуру, которая представлена на рисунке 1.

Организационная структура ЗАО «МАВ» достаточно эффективна и не требует внесения изменений.

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1 «Организационная структура ООО «МАВ».

Генеральный директор осуществляет руководство деятельностью компании. К его компетенции относится решение всех вопросов, не составляющих исключительную компетенцию других органов управления обществом, определяемых уставом.

Заместитель директора по вопросам товарооборота и товароразмещения осуществляет руководство деятельностью зав. склада и менеджера по продажам и его работа заключается в контроле их деятельности а так же деятельности подотчетных им работников: расчет и оформление полиграфических заказов, контроль прохождения заказа в производстве, взаимодействие с  заказчиком. Отдел взаимодействует со всеми клиентскими службами касательно оформления и прохождения заказов, а также предоставляет информацию в финансовые службы и дирекцию предприятия.

 

Арт директор осуществляет руководство  деятельностью дизайнера и менеджера  по рекламе, его работа заключается  в контроле и проверке работы рекламной  компании предложенной менеджером по рекламе, а так же контроль по удовлетворенности  клиентского спроса в плане дизайнерских разработок и нововведений по инициативе дизайнера.

Главный  бухгалтер  ведет учет а так же осуществляет контроль за правильностью расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, экономический анализ деятельности цеха. Главному бухгалтеру подотчетен бухгалтер-кассир, деятельность которого он то же обязан контролировать.

 

Основным  видом деятельности Типографии является изготовление полиграфической продукции.

Для выполнения социально-экономических  заказов, удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли  предприятие осуществляет следующие  основные виды деятельности:

-изготовление  листовок

-изготовление  визитных карточек

-изготовление  брошюр

-изготовление  буклетов

-изготовление  плакатов

-изготовление  флаеров

-реализация  своей продукции;

-редакционно-издательскую  деятельность.

Типография  специализируется на выпуске визитных карточек, плакатов,  брошюр, буклетов и листовок, различного вида этикеток и упаковочной бумаги.

Наличие современного оборудования, новейших компьютеров, программного обеспечения, а так же новые станки дают возможность выпускать продукцию в самые короткие сроки и в наилучшем качестве.

  ЗАО «МАВ» оказывает также услуги по составлению рекламных текстов, компьютерному дизайну, создание видео-рекламы и другие виды услуг.

Однако  основным производственным направлением ЗАО «МАВ» является производство типографской продукции так как  данная область более востребована у потребительского сектора и  приносит наибольший доход предприятию.

 

 

 

 

1.3. Краткая экономическая  характеристика деятельности организации

 

Специфика работы типографии интересна тем, что вся продукция произведенная в условиях одной договоренности подлежит обязательному сбыту. Поэтому объем производства услуг всегда совпадает с объемом реализации (за исключением брака).

Основными заказчиками Типографии являются: ОАО «Колос», ООО «Ветерок», ЗАО «Магма», ОАО «DFC», ООО «Дым», ОАО «Миг», ОАО «Тога» ООО, «Мел», ОАО «FSK»

Необходимо дать оценку финансовой устойчивости предприятия, финансовую устойчивость можно определить  с помощью следующих коэффициентов:

Таблица 2

Показатели	Рекомендуемые значения	На начало года	На конец года	Отклонение (+,-)
1. Коэффициент концентрации собственного  капитала	> 0,5	0,67	0,63	-0,04
2. Коэффициент маневренности собственного  капитала	0,2 - 0,5	0,21	0,20	-0,01
3. Коэффициент обеспеченности собственными  источниками финансирования	> 0,1	0,2	0,21	0,01

 

1. Коэффициент концентрации собственного капитала показывает долю активов организации, которые покрываются за счет собственного капитала (обеспечиваются собственными источниками формирования). Оставшаяся доля активов покрывается за счет заемных средств.

Инвесторы и банки, выдающие кредиты, обращают внимание на значение этого  коэффициента. Чем выше значение коэффициента, тем с большей вероятностью организация  может погасить долги за счет собственных  средств. Чем больше показатель, тем  независимее предприятие.

Исходя из таблицы 2 можно сделать  вывод, что финансовое состояние  типографии ЗАО «МАВ»  стабильно однако  видна тенденция к к небольшому понижению, так как показатель на начало года составлял 0,67, а к концу года этот показатель уменьшился на 0,04 и составил 0,63, но по-прежнему находится в диапазоне рекомендуемых значений.

2. Коэффициент маневренности собственного капитала показывает, какая часть собственного оборотного капитал находится в обороте, т.е. в той форме, которая позволяет свободно маневрировать этими средствами, а какая капитализирована. Коэффициент должен быть достаточно высоким, чтобы обеспечить гибкость в использовании собственных средств предприятия. Определяется как отношение собственных средств к источникам собственных средств.

Уменьшение показателя указывает  на возможное замедление погашения  дебиторской задолженности или  ужесточение условий предоставления товарного кредита со стороны  поставщиков и подрядчиков. Увеличение свидетельствует о растущей возможности  погашать текущие обязательства.

Исходя из таблицы 2 видно, что этот коэффициент на конец года равен 0,20, а на начало года – 0,21, этот коэффициент показывает, что типографии ЗАО «МАВ»  может достаточно свободно маневрировать своими средствам, так как коэффициент в находится в диапазоне комфорта и даже наблюдается тенденция к росту.

3. Коэффициент обеспеченности собственными источниками финансирования - показатель характеризует долю финансирования из собственных источников. Показывает, какая часть оборотных активов финансируется за счет собственных источников. Исходя из таблицы 2 видно, что коэффициент на начало года равен 0,2, а на конец года – 0,21, что значительно больше рекомендованных значений.

Таблица 3

Показатели	Рекомендуемые значения	На начало года	На конец года	Отклонение (+,-)
Коэффициент финансовой независимости	0,6	0,05	0,08	0,03
Коэффициент текущей задолженности	0,4	0,42	0,43	0,01
Коэффициент платежеспособности	-	4,7%	8,4%	3,7
Коэффициент финансового риска	1	21,14	11,86	9,28

 

 

- Коэффициент финансовой независимости показывает, какую долю занимает собственный капитал во всем капитале предприятия.

К финансовой независимости на начало года = 0,05

К финансовой независимости на конец года = 0,08

Норматив коэффициента финансовой независимости составляет 0,6. Мы видим, что в нашем случае этот коэффициент очень низок, так  как основным источником средств  является кредиторская задолженность.

- Коэффициент текущей задолженности (коэффициент концентрации привлеченных средств). Он является дополнением к коэффициенту финансовой независимости и в сумме они дают 1 (или 100%).

Коэффициент текущей задолженности на начало года = 0,42; Коэффициент текущей задолженности на конец года = 0,43

Он характеризует  долю краткосрочных обязательств в  общей сумме средств. Нормативным  является значение равным – 0,4, на данном предприятии оно довольно близко расположено к оптимуму, что свидетельствует о хорошей финансовой усойчивости.

 

- Коэффициент платежеспособности показывает, какая часть деятельности предприятия финансируется за счет собственных средств, а какая за счет заемных.

Коэффициент платежеспособности на начло года = 4,7%

Коэффициент платежеспособности  на конец года = 8,4%

Коэффициент платежеспособности показал, что на 100 руб. заемного капитала приходится – 4,7 руб., и 8,4 руб. соответственно собственного капитала. Отсюда следует, что на 96,3% предприятие финансировалось за счет заемных средств, затем показатель снизился до 91,6%.

 

- Коэффициент финансового риска – это соотношение заемного и собственного капитала.

Коэффициент финансового риска на начало года = 21,14

Коэффициент финансового риска на конец года = 11,86

Значение коэффициента финансового  риска ЗАО «МАВ» очень высокое по сравнению с нормативом равным 1, но наметилась тенденция его снижения. К концу года его значение снизилось почти вдвое, что можно считать положительной тенденцией. На предприятиях, где оборачиваемость капитала высокая и доля основного капитала низкая, значение коэффициента финансового рычага может быть значительно выше нормативного.

Для оценки риска банкротства  и кредитоспособности  предприятий  широко используются факторные модели западных экономистов: Альтмана, Лиса, Таффлера, Тишоу и др., разработанные  с помощью многомерного дискриминативного  анализа. Наиболее широкую известность  получила модель Альтмана:

Таблица 4

Коэффициенты	Показатель
отношение оборотного капитала/сумме активов	0,078
отношение нераспределенной прибыли/сумме активов	0,077
отношение операционной прибыли/сумме активов	0,057
отношение рыночной стоимости акций/задолженности	0,084
отношение выручки с продаж/сумме  активов	8,150

 

 

Z = 0,717х1+0,847х2+3,107х3+0,42х4+0,995х5,

где    x1 — отношение оборотного капитала/сумме активов

x2 — отношение  нераспределенной прибыли/сумме активов

x3 — отношение  операционной прибыли/сумме активов

x4 — отношение  рыночной стоимости акций/задолженности  (для компаний, акции которых котируются на бирже) или отношение балансовой стоимости собственного капитала/привлеченному капиталу (для компаний, акции которых не котируются на бирже)

x5 — отношение  выручки с продаж/сумме активов

 

Константа сравнения - 1,23.

Если значение Z<1,23, то это  признак высокой вероятности банкротства организации

Z >1,23 – малая вероятность банкротства.

 

Найдем значение Z для ЗАО «МАВ»

Х1 = 0,078; Х2 = 0,077; Х3 = 0,057;

Х4 = 0,084; Х5 = 8,150

Z = 0,717*0,078+0,847*0,077+3,107*0,057+0,42*0,084+0,995*8,150 = 8,44

В нашем случае величина Z-счета составляет 8,44, что значительно превышает пороговое значение 1,23. Следовательно, вероятность банкротства ЗАО «МАВ» крайне мала. Данные для расчетов берутся из Таблицы 4.

 

 

 

 

 

 

2. Постановка задачи проектирования автоматизации маркетинговой деятельности

2.1. Значение, задачи  и критический анализ автоматизации  маркетинговой деятельности в  организации

 

Сегодня в условиях постоянно  развивающегося рынка, правила в  котором устанавливает рыночная экономика становится все тяжелее  уследить за всеми факторами этой динамично развивающейся среды. Для  достижения самоокупаемости  и самофинансирования предприятия  следует держать ориентацию производства на потребителей и  учитывать возможные  действия конкурентов.

Любой организации прежде чем планировать объем производства и затраты на производственные мощности, необходимо знать, какой рынок сбыта наиболее подходит для начала развертки  на нем конкурентоспособной компании, по рекламе и последующей реализации своей продукции, то в каких объемах будет реализовываться наша продукция, сколько понадобится сырья и на какое время стоит делать основной акцент, ведь возможна зависимость от сезонного спроса.

Стоит изучить спрос на продукцию, рынки ее сбыта и их размеры, действующих игроков рынка, а так же потенциальных конкурентов, потенциальных покупателей, возможность организовать производство в нужном диапазоне цен, доступность необходимого сырья, а так же рабочих кадров по нашей специальности, нужной нам квалификации и т.д. От всех этих факторов зависят возможности и перспективы нашего предприятия, его структура и, как следствие его финансовая устойчивость.

Таким образом необходимо провести маркетинговый анализ, по итогам которого можно будет сделать дальнейшие выводы и четко обозначить вектор развития предприятия. Задачами подобного анализа являются:

• изучение платежеспособного спроса на продукцию, рынков ее сбыта и обоснование плана производства и реализации продукции соответствующего объема и ассортимента;
• анализ факторов, формирующих эластичность спроса на продукцию, и оценка степени риска невостребованной продукции;
• оценка конкурентоспособности продукции и изыскание резервов повышения ее уровня;
• разработка стратегии, тактики, методов и средств формирования спроса и стимулирования сбыта продукции;
• оценка эффективности производства и сбыта продукции.

 

При помощи технологий маркетинга происходит непрерывный поиск рынков сбыта, новых целевых групп потребителей, новых видов товаров или услуг, а так же анализ действий конкурентов, что способно обеспечить предприятию наибольший уровень прибыли. Маркетинг— это инструмент и совокупность процессов создания, продвижения и предоставления ценностей покупателям и управления взаимоотношениями с ними с выгодой для организации. В широком смысле задачи маркетинга состоят в определении и удовлетворении человеческих и общественных потребностей. С целью увеличить эффективность деятельности типографии ЗАО «МАВ»  и быть конкурентоспособным игроком на данном рынке  необходимо использовать современные вычислительные технологии, а в частности маркетинговые информационные системы (МИС).

 

 

2.2. Требования  к подсистеме автоматизации маркетинга  организации.

В современном мире многое в деятельности фирмы, да и ее успех  в целом стали зависеть от техническо-информационного  обеспечения. Создаются автоматизированные рабочие места для новых работников, ВУЗы выпускают специалистов по новым  специальностям, на предприятиях в  обиход входят программы для маркетингового анализа и поддержки принятия решений.

Стоит выделить несколько  основных требований к современным  маркетинговым информационным системам:

 

• Простота  и удобство интерфейса, доступность  для рядового работника, менеджера  компании, удобные настройки управления;
• Выполнение необходимых анализов, вывод необходимых отчетов и построение графиков и диаграмм для наглядности и использования в презентациях;
• Возможность взаимодействия с другими программами;
• Хранение и учет информации по контрагентам и конкурентам;
• Возможность планирование продаж и закупок;

 

2.3. Методология  проектирования и моделирование  бизнес-процессов автоматизации  маркетинга

 

Информационная система  будет помогать в организации, хранении и учете основной информации, необходимой  для качественного анализа нашей  рыночной специфики. Эта информационная система будет аккумулировать в  себе и предоставлять к обработке  и аналитическим действиям данные о клиентах, сотрудниках, о проделанных  сделках, объемах продаж, финансовой выручке, прибыли и многое другое. С данной системой должен будет работать заместитель директора, чтобы в дальнейшем он мог предоставить все необходимые документы, и аналитические данные своему начальнику, для поддержки в принятии решений. Данный специалист с помощью программы должен будет уметь осуществлять основной перечень работ:

1. Ввод и редактирование данных о сотрудниках;
2. Ввод и редактирование данных о клиентах;
3. Ввод и редактирование данных о конкурентах
4. Ввод и редактирование данных о партнерах.
5. Ведение информации о  сделках;
6. Учет базы номенклатуры, и ее гибкое изменение;
7. Формированию отчетов, анализов.

Структурный анализ бизнес-процессов

 

Моделирование — один из наиболее эффективных методов для  понимания и установления связи  между деловыми правилами и бизнес-процессами компании. В процессе моделирования  устраняются посторонние детали, а важная информация выдвигается  на первый план для упрощения изучения системы.

Методология SADT представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для  построения функциональной модели объекта  какой-либо предметной области. Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими  действиями. Новое название методики, принятое в качестве стандарта - IDEF0 (Icam DEFinition).

Основные элементы графической  нотации IDEF0:

Прямоугольник представляет собой работу (процесс, деятельность, функцию или задачу), которая имеет фиксированную цель и приводит к некоторому конечному результату. Взаимодействие работ между собой и внешним миром описывается в виде стрелок. В IDEF0 различают 5 видов стрелок:

1.  вход ( input) – материал или информация, которые используются и преобразуются работой для получения результата (выхода).
2. управление (control) – управляющие, регламентирующие и нормативные данные, которыми руководствуется работа.
3. выход (output) – материал или информация, которые представляют результат выполнения работы.
4. механизм (mechanism) – ресурсы, которые выполняют работу. Механизм отвечает на вопрос «Кто выполняет работу или посредством чего?».
5.  вызов (англ. call) – стрелка указывает, что некоторая часть работы выполняется за пределами рассматриваемого блока.

 

Модель деятельности типографии разработана с помощью программы BPwin 4.0, используя методологию IDEF0, IDF3 и DFD.

 

На рисунке 2 представлена контекстная диаграмма информационной системы, построенная при помощи BPwin 4.0.

 

Рис. 2 «Контекстная диаграмма деятельности (А-0)»

 

На входе работы «Маркетинговая деятельность типографии ЗАО «МАВ»» находится стрелка «Заказы клиентов» под которой подразумевается телефонный звонок или встреча в офисе компании, завершающиеся заказом покупателя.

Для выполнения данной работы необходимы квалифицированные рабочие и оборудование - всё это является механизмами данной деятельности.

Процесс производства продукции  выполняется в соответствии с нормативными документами и уставом организации – на диаграмме это можно видеть на стрелках, которые идут сверху.

На выходе данной работы находится стрелка «Маркетинговое решение», под ней подразумевается информация о необходимых изменениях и решениях в маркетинговой деятельности.

После описания контекстной  диаграммы проводится функциональная декомпозиция – система разбивается  на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно. Затем каждая подсистема разбивается на более  мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности.

 В результате такого  разбиения, каждый фрагмент системы  изображается на отдельной диаграмме  декомпозиции.

 

Процесс «Маркетинговая деятельность типографии ЗАО «МАВ»» был разбит на 3 работы, представленных на рисунке 3.

 

Рис. 3 «Диаграмма декомпозиции первого уровня»

При получении  заказа от клиента (входная стрелка) происходит первый процесс – «выполнение работы», в который входят операции: рассмотрения заявки и производства или предоставления товара со склада, выходным потоком будет являться документы о заключении сделки с заказчиком.

Далее происходит учет работы, при помощи построения и заполнения нужной отчетности на основе документов по состоявшимся сделкам, результат данной работы – отчёты и таблицы,  получив которые, эксперт в области маркетинга проводит анализ маркетинговой деятельности предприятия – это третья работа, она состоит в рассмотрении отчётов по продажам, по сделкам с клиентами, по проданным товарам и принятии маркетингового решения, что определит дальнейшие действия компании на краткосрочный или долгосрочный периоды.

 

С помощью диаграмм IDEF0 была построена диаграмма деятельности организации, её основных составляющих. На основе этих данных можно реализовать автоматизированную информационную систему для типографии ЗАО «МАВ», используя какую либо маркетинговую информационную систему.

 

 

3. Компьютерная реализация автоматизации подсистемы маркетинга в программе

3.1. Краткий обзор программных средств автоматизации маркетинга, программа  «Клиентская база»

На сегодняшний день на рынке подобного программного обеспечения существует очень много  подобных программ. Мой выбор остановился  на программе «Клиентская база»  т.к. эта программа удобна в обращении, функциональна, существует вариация клиента  программы с бесплатным доступом в  целом все эти факторы сыграли в пользу того, что я выбрал именно ее.

Функционал и оформление программы очень разнообразно что и показано на слайдах представленных ниже:

 

Создавайте свои таблицы

Важнейшей особенностью программы  является возможность самостоятельно создавать нужные таблицы и редактировать  существующие. Таким образом, вы не подстраиваетесь под жестко заданную разработчиком структуру программы, а разрабатываете собственную, более  удобную именно для вас. Как показала практика, данный подход позволяет  существенно повысить процент успешных внедрений программы. Что и отображено на рисунке 4.

 

Рис.4 «Внешний вид элемента «Создание таблицы»

 

Удобный конструктор

Создавайте таблицы легко  и просто с помощью встроенного  конструктора (доступен в "Настройках"). Таблицы появляются в программе  сразу же, причем Администратор имеет  к ним полный доступ, а для остальных  групп доступ назначается персонально, Рис. 5.

 

 

 

Рис. 5 «Внешний вид части элемента «Конструктор»

 

Устанавливайте  связи между таблицами

Связывайте таблицы с  помощью полей типа "Связь". Например, в таблице "Счета" можно  добавить поле "Клиенты" (из таблицы "Клиенты"), - таким образом, мы свяжем эти две таблицы и всегда сможем посмотреть, какие счета выписаны у того или иного Клиента, Рис. 6.

 

Рис. 6 «Внешний вид элемента «Установка связи»

 

Более 8 типов  полей

Конструктор таблиц поддерживает множество типов полей: текст, число, дата и время, список, связь, файл, изображение  и другие. Что можно наблюдать на рисунке 7.

 

 

Рис. 7 «Внешний вид элемента «Типы полей»

Добавляйте вычисления

В любое поле или таблицу  можно добавить формулу для автоматического расчета значения. Если у вас есть поля "Цена" и "Количество", вы легко можете добавить поле "Сумма", которое будет вести расчет автоматически, рассмотрим рисунок 8.

Рис. 8 «Внешний вид элемента «Добавление вычислений»

 

Цветовое форматирование

Вы можете задавать цвета  отдельных полей или целых  строк в зависимости от тех  или иных условий. Например, строки со статусом "Важно" можно подсвечивать красным цветом и так далее, это и отражено на рисунке 9.