Контроль и регулирование реализации проекта

 

РЕФЕРАТ

Организация контроля и регулирования  реализации проекта. В.С. Голионова. Курсовая изложена на 35 с., содержит 3 таблицы, 1 рисунок, список использованной литературы включает 27 источника.

Инвестиции, инвестиционный проект, оптимизация, совершенствование, жизненный цикл проекта, контроль, регулирование.

Рассмотрены вопросы организации  контроля и регулирования реализации инвестиционного проекта. Определены возможные методы и средства контроля и регулирования  реализации проекта. Обоснованы направления организации  метода контроля и регулирования  реализации инвестиционного проекта.

Результаты исследования  полезны при разработке эффективной  организационной службы контроля и  регулирования реализации инвестиционного  проекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПЛАН

Стр.
Введение		5
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  КОНТРОЛЯ И РЕГУЛИРОВАНИЯ РЕАЛИЗАЦИИ  ПРОЕКТА		6
1.1 Понятие проекта, особенности  проекта как объекта управления		6
1.2 Особенности контроля  и регулирования проекта по  фазам жизненного цикла		9
1.3 Методы и средства  контроля регулирования управления  проектами		11
2. АНАЛИЗ  МЕТОДОВ  КОНТРОЛЯ  И  РЕГУЛИРОВАНИЯ РЕАЛИЗАЦИИ   ИНВЕСТИЦИОННОГО ПРОЕКТА  В  ООО «АВРОРА»		15
2.1 Общая характеристика  проекта		15
2.2 Анализ применяемых методов контроля исследуемого проекта		17
2.3 Анализ применяемых методов  регулирования  исследуемого проекта		20
3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  МЕТОДОВ  КОНТРОЛЯ И РЕГУЛИРОВАНИЯ ИНВЕСТИЦИОННОГО   ПРОЕКТА  В ООО «АВРОРА»		24
3.1 Создание эффективной организационной службы контроллинга		24
3.2 Внедрение автоматического контроля, программного регулирования и следящих систем		27
3.3. Совершенствование этапов осуществления контроля		29
Заключение		32
Список использованных источников		35

ВВЕДЕНИЕ

 

Проект  - это некоторая  разработанная, упорядоченная и  систематизированная совокупность действий, которые приводят к ожидаемому (запланированному) результату - реализации проекта.

Проекты (в независимости  от сферы разработки и реализации) имеют ряд особенностей:

1. Все проекты направлены  на достижение конкретных целей.

2. Все проекты включают в себя координирование выполняемых взаимосвязанных действий.

3.Все проекты имеют  ограниченную напряженность во  времени с определенным началом  и концом

4. Все проекты в определенной  степени неповторимы и уникальны.

Под управлением проектом подразумевают деятельность направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограниченных во времени денежными средствами а также качеству конкретных результатов проекта.

Цель: исследование организации  системы контроля и регулирования  реализации проекта.

Задачи: изучить теоретические  основы системы контроля и регулирования  реализации проекта; изучить понятие  и особенности проекта; описать  методы и средства контроля и регулирования  проектов; проанализировать методы контроля и регулирования реализации инвестиционного  проекта в ООО «Аврора»; дать общую  характеристику исследуемого инвестиционного  проекта; исследование совершенствования  методов контроля и регулирования  данного инвестиционного проекта.

Объектом исследования является инвестиционный проект в ООО «Аврора», предметом исследования являются методы и средства контроля и регулирования  проекта.

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОНТРОЛЯ И РЕГУЛИРОВАНИЯ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

1.1 Понятие проекта,  особенности проекта как объекта  управления

Проект - это процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности с начальной и конечной датами, предпринятый для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включающий ограничения по срокам, стоимости и ресурсам.^[1]   Проект - это работы, планы, мероприятия и другие задачи, направленные на создание нового продукта (устройства, работы, услуги). Выполнение проекта составляет проектную деятельность, которая включает:

-проведение управленческих  мероприятий (проектное управление).

-решение специализированной  задачи:

а) разработка продукции  для заказчика.

б) решение внутренних производственных задач:

-повышение качества продукции,

-повышение эффективности  организации труда,

-оптимизация финансовых  потоков, и др.

Проекты могут различаться своими целями, масштабом, протяженностью во времени, сферой деятельности и т.д. Но у всех проектов обязательно определена конкретная цель, и она является уникальной; выделены ресурсы и существуют временные рамки для достижения цели. Отличие проекта от  повседневной операционной деятельности состоит в наличии у проекта уникальной цели и временных ограничений. Повседневные операции выполняются постоянно, имеют повторяющийся характер, в то время как «проекты являются временными и уникальными».  
«Конечные цели проекта и операционной деятельности отличаются коренным образом. Задача проекта – достижение поставленной цели, после чего проект завершается. Операционная деятельность, напротив, обычно служит для обеспечения нормального течения бизнеса. Проект отличается тем, что он завершается после выполнения поставленных конкретных задач, в то время как операции получают новые цели и продолжают выполняться»

«Проекты являются средством организации  операций, которые не могут быть проведены в рамках обычной деятельности организации. Под управлением проектом  понимается деятельность, направленная на эффективное достижение целей проекта в установленные строки, в рамках утвержденного бюджета, с заданным качеством.

Общие признаки проекта:

-изменения - основное  содержание проекта; 

-ограниченная во времени  цель;

-ограниченная временная  продолжительность проекта; 

-бюджет проекта; 

-ограниченность требуемых  ресурсов;

-новизна; 

-комплексность; 

-правовое и организационное  обеспечение проекта; 

разграничение с другими  намерениями и видами деятельности.

В общем виде схема проекта  представлена на рис. 1

Внешняя среда проекта

 

Внешние участники проекта

 

 

входы

выходы

Процесс выполнения проекта

Менеджер проекта

Команда проекта

 

 

 

Рис №1Общая схема  проекта.

Объект управления – то, на что направлено властное воздействие объекта управления. Объектом управления могут быть физические и юридические лица, социальные, социально-экономические системы и процессы.

Любая деятельность, в том числе  и та, которую никто не собирается называть проектом, выполняется в  течение определенного периода  времени и связана с затратами  определенных финансовых, материальных и трудовых ресурсов. Кроме того, любая разумная деятельность, как  правило, целесообразна, т.е. направлена на достижение определенного результата.

Деятельность как объект управления рассматривается в виде проекта тогда, когда:

-она объективно имеет  комплексных характер и для  ее эффективного управления важное значение имеет анализ внутренней структуры всего комплекса работ (операций, процедур и т.п.);

-переходы от одной  работы к другой определяют  основное содержание всей деятельности;

-достижение целей деятельности  связано с последовательно-параллельным  выполнением всех элементов этой  деятельности;

-ограничения по времени,  финансовым, материальным и трудовым  ресурсам имеют особое значение  в процессе выполнения комплекса  работ; 

-продолжительность и  стоимость деятельности явно  зависит от организации всего  комплекса работ. 

Поэтому, объектом проектного управления принято считать особым образом организованный комплекс работ, направленный на решение определенной задачи или достижение определенной цели, выполнение которого ограничено во времени, а также связано с потреблением конкретных финансовых, материальных и трудовых ресурсов. При этом под “работой” понимается элементарная, неделимая часть данного комплекса действий.

1.2 Особенности  контроля и регулирования проекта  по фазам жизненного цикла

Жизненный цикл проекта - последовательность фаз проекта, задаваемая исходя из потребностей управления проектом.

Типичный жизненный цикл инвестиционного или технического проекта состоит из 4 фаз:

-начальная фаза - разработка миссии (концепции проекта);

-фаза разработки - планирование проекта;

-фаза реализации - поэтапный процесс исполнения проекта;

-фаза завершения - процесс выхода из проекта.

Контроль и регулирование  по фазам жизненного цикла.

На начальной фазе - разработка миссии, (концепции) проекта и включает в себя: сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование),выявление потребности в изменениях (в проекте).

Контроль и регулирование: цели, задач, результатов проекта;  определение уровня риска; окружение  проекта; требуемое время, ресурсы, средства.

Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

В фазе разработки - разрабатываются основные компоненты проекта, и осуществляется подготовка к его реализации.

Основные работы регулирования  этой фазы:

1. Назначение руководителя  проекта и формирование команды проекта.

2. Развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

конечный результаты и продукты, стандарты качества, структура проекта, основные работы, требуемые ресурсы.

3.Структурное планирование, в т.ч.:

-декомпозиция проекта, 

-календарные планы и  укрупненные графики работ и  обеспечения,

-смета и бюджет проекта,

-потребность в ресурсах,

-процедуры управления проектами и техника контроля,

-определение и распределение  рисков.

4.Организация выполнения  базовых проектных и опытно-конструкторских  работ по проекту. 

5. Получение одобрения  на продолжение работ по проекту.

В фазе реализации выполняются основные работы, необходимые для реализации проекта.

Данная фаза включает в  себя:

1. Организацию и проведение  торгов, заключение контрактов 

2. Полный ввод в действие  разработанной системы УП.

3. Организацию выполнения  работ. 

4. Ввод в действие средств  и способов коммуникации и  связи участников проекта. 

5. Ввод в действие системы  стимулирования (участников) проекта. 

6. Детальное проектирование  и технические спецификации.

7. Оперативное планирование  работ. 

8. Установление системы  информационного контроля за ходом работ.

9. Организацию и управление  материально-техническим обеспечением работ, в т.ч. запасами, закупками.

10. Выполнение работ, предусмотренных  проектом (в т.ч. производство строительно-монтажных и пуско-наладочных работ).

11. Руководство, координация  работ, согласование темпов, мониторинг  прогресса, прогноз состояния,  оперативный контроль и регулирование  основных показателей проекта: 

12. Решение возникающих  проблем и задач. 

В завершающей фазе (или  фазе окончания) проекта достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта. Основные работы этой фазы:

1. Планирование процесса завершения.
2. Эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта.
3. Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
4. Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.
5. Оценка результатов проекта и подведение итогов.
6. Подготовка итоговых документов.
7. Закрытие работ и проекта.
8. Разрешение конфликтных ситуаций.
9. Реализация оставшихся ресурсов.
10. Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.
11. Расформирование команды проекта.

Цель завершающих операций при реализации проекта заключается  в том, чтобы повысить эффективность  работы или отдачу от капиталовложений для следующего проекта, внося на основе как позитивного, так и  негативного опыта выполненного проекта изменения в организационную  и техническую системы управления проектом, изменив структуру организации, схему финансирования и поставок, или, разработав более эффективный  стиль управления.

1.3 Методы контроля  и средства контроля и регулирования управления проектами

Одним из важных средств  реализации поставленных целей является контроль за ходом реализации проекта, т.е. контроль за исполнением календарных планов и расходованием ресурсов. Контроль проекта заключается в гарантии того, что поставленные цели и задачи проекта будут достигнуты. Контроль осуществляется по трем аспектам реализации проекта:

-время: проект должен  быть выполнен в определенный  период времени.

-стоимость: бюджет должен  быть соблюден.

-качество: должны соблюдаться  требуемые характеристики.

Другими словами, контроль может  быть определен как постоянный и  структурированный процесс, направленный на проверку продвижения работ, а  также на выполнение корректирующих действий. Задачи контроля состоят  в том, чтобы, получив фактические  данные о ходе выполнения проекта, сопоставить их с плановыми характеристиками и выявить отклонения.

        Контроль можно разделить на четыре стадии:

-мониторинг и анализ  результатов;

-сравнение достигнутых  результатов с запланированными;

-прогнозирование последствий  сложившейся ситуации;

-корректирующие действия.

В зависимости от требуемой  точности различают следующие технологии оценки выполнения проекта:

-контроль в моменты  окончания работ (метод «0 –  100»);

-контроль в момент 50% готовности  работ (метод «50 – 50»);

-контроль в заранее  определенных точках проекта  (метод контроля по вехам);

-регулярный оперативный  контроль (через равные промежутки  времени);

-экспертная оценка степени  выполнения работ и готовности  проекта.

Контроль сроков. Эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям: сроки, стоимость, качество. Там, где сроки выполнения проекта затягиваются, вероятно значительный перерасход средств и возникновение серьезных проблем с качеством работы. Поэтому во всех основных методах управления работами по проектам основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика. Информация о ходе работ сопоставляется с графиком, чтобы определить – нет ли отклонений от календарного плана.

Контроль затрат. Контроль за расходованием средств на проект заключается в постоянном сравнении фактических затрат с бюджетом. Сравнение запланированных расходов с реальными дает возможность руководителю проекта прогнозировать расходы на ближайшее будущее и выявить возможные проблемы. Основными задачами бюджетного контроля являются:

-получение точных оценок  затрат;

-распределение расходов  во времени;

-подтверждение затрат;

-своевременность отчетности  по затратам и выявление ошибочных  затрат;

-подготовка отчета о  финансовом состоянии проекта;

-прогноз затрат.

Цель бюджетного контроля проекта заключается в выполнении первоначального бюджета и нахождении отклонений от него.

Контроль качества. Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность проекта, является качество выполнения всех работ по его реализации. Качественное выполнение проекта означает удовлетворение ожиданий заказчика.

Методы достижения качества:

-гарантия качества - комплекс  управленческих мероприятий, направленных на обеспечение участниками проекта требуемых проектом характеристик качества;

-контроль качества - комплекс  технических и технологических  мероприятий по проверке, анализу и внесению необходимых корректирующих воздействий, направленных на устранение отклонений от стандартов.

Информационное обеспечение. Контроль времени, стоимости и качества требует от руководителя проекта детального и точного знания хода выполнения работ по проекту. Средствами получения необходимой информации являются отчеты о ходе выполнения работ по проекту.

Независимо от применяемой  формы представления отчетных данных и в целях достижения максимальной эффективности функций контроля составляемое сообщение должно включать пять основных пунктов:

1. Сметную стоимость (суммарную,  на данное число или настоящий  период): это необходимо для сравнения фактических и прогнозируемых результатов.

2. Фактические результаты: они характеризуют действительный  процесс выполнения заданных объемов работ на данное число или настоящий период.

3. Прогнозируемые результаты: характеризуют предполагаемое состояние проекта и его составных элементов на последующий период.

4. Отклонения показывающие, насколько фактические и прогнозируемые результаты отличаются от планируемых или расчетных показателей.

Регулирование хода реализации проекта. Процесс регулирования состоит в циклическом повторении с принятой периодичностью (сутки, неделя, декада, месяц) следующих процедур:

-сбор и подготовка  оперативной информации о ходе  работ, предполагаемых изменениях  исходных характеристик работ;

-обновление моделей и  подготовка данных для их расчета  (пересчета);

-расчет (пересчет) сетевых  моделей и актуализация календарных  планов;

-анализ фактического  состояния комплекса работ и  подготовка решений по его  дальнейшей реализации;

-разработка оперативных  календарных планов (квартальных,  месячных, недельно-суточных и др.)

Проект - это работы, планы, мероприятия и другие задачи, направленные на создание нового продукта. Под управлением проектом  понимается деятельность, направленная на эффективное достижение целей проекта в установленные строки, в рамках  бюджета, с заданным качеством.

Контроль проекта заключается  в гарантии того, что поставленные цели и задачи проекта будут достигнуты. Контроль осуществляется по трем аспектам реализации проекта: Время: проект должен быть выполнен в определенный период времени. Стоимость: бюджет должен быть соблюден. Качество: должны соблюдаться  требуемые характеристики.

 

2. АНАЛИЗ МЕТОДОВ  КОНТРОЛЯ И РЕГУЛИРОВАНИЯ РЕАЛИЗАЦИИ  ИНВЕСТИЦИОННОГО ПРОЕКТА В ООО «АВРОРА»

2.1. Общая характеристика проекта

Компания основана в 2008 году пятью учредителями, действующими на основании Устава.

Организационно-правовая форма: Общество с ограниченной ответственностью. Основной вид деятельности – внутренние инженерные системы.

ООО «Аврора», являясь малым  предприятием, имеет небольшой опыт инвестиционной деятельности. Компания ООО «Аврора» выполняет весь комплекс работ по ведению функций заказчика  на всех этапах пред-проектной подготовки, проектирования и строительства (реконструкции) в городе Вологда: от подбора земельного участка под строительство (реконструкцию) до сдачи объекта в эксплуатацию.

На этапе проектирования:

-Подготовка и согласование  задания на проектирование со  сбором необходимых исходных  данных;

-Оформление технических  условий на присоединения к  внешним инженерным сетям;

-Согласование проектной  документации с получением разрешения  на строительство. 

На этапе строительства:

-Составление календарного  плана согласований и строительства  с определением ориентировочной  стоимости проекта по этапам;

-Контроль наличия и  правильности ведения первичной  исполнительной технической документации  в рамках строительства;

-Контроль исполнения  указаний и предписаний авторского  надзора и органов государственного  строительного контроля;

Проверка наличия документации, удостоверяющей качество используемых на строительстве конструкций, изделий  и материалов;

-Контроль оформления  документации на выполненные  работы;

-Участие в сдаче объекта. 

Общество с ограниченной ответственностью «Аврора», было создано, с целью предоставления качественных услуг по установке внутренних инженерных систем. Основным направлением компании являются – вентиляционные системы и климатическое оборудование, предназначенное как для бытового использования, так и для промышленного.

Успешная деятельность строительной фирмы зависит от того, как организован  процесс экспертизы и отбора инвестиционных проектов. Именно на этапе анализа  проектов и принятия решения о  финансировании допускается наибольшее количество ошибок, которые впоследствии приводят к потере вложенных средств.

Оценка жизнеспособности проектов производится в ООО «Аврора» с помощью экспертов, в качестве которых выступают: Руководитель инвестиционного  отдела, специалист по инвестициям, специалист по маркетингу. В 2011 году, когда руководство компании приняло решение о необходимости вложения свободных средств. Каждый из этих специалистов со своей стороны, основываясь на личном опыте, профессиональных знаниях оценивает возможность реализации проекта, экономический результат от его осуществления и уровень риска по проекту.

В 2011 году, при платежеспособности фирмы, Совет директоров принял решение  вложения средств в малый инвестиционный проект «Увеличение товародвижения предприятия ООО «Аврора»

Название проекта: «Увеличение  товародвижения»

Инициатор проекта: ООО «Аврора»

Место осуществления проекта: строительный рынок.

Проект предполагает показать перспективность развития существующего  бизнеса, а также увеличение объема сбыта товаров инициатора проекта.

Фирма «Аврора» в 2011 году запланировала вложить в малый, краткосрочный проект свободные денежные средства.

Основополагающим фактором развития компании будет являться:

-получение прибыли от  проекта со ставкой дисконтирования  30%;

-увеличение объема сбыта  вентиляционного и климатического  оборудования;

-уменьшение издержек  по хранению неиспользованного  товара и незадействованной рабочей  силы;

-увеличение клиентской  базы.

Стоимость проекта составляет 4,6 млн. рублей.

ООО «Аврора» предполагает увеличивать товародвижение по следующим направлениям:

- «Вентиляционное оборудование»

- «Сантехническое оборудование»

- «Электрическое оборудование»

 

2.2. Анализ применяемых  методов контроля исследуемого проекта

 

Методы контроля фактического выполнения работ:

-метод простого контроля, который также называют методом  «0—100», поскольку он отслеживает  только моменты завершения детальных  работ (существуют только две  степени завершенности работы: 0% и 100%). Другими словами, считается,  что работа выполнена только  тогда, когда достигнут ее конечный  результат;

-метод детального контроля, который предусматривает выполнение  оценок

промежуточных состояний  выполнения работы (например, завершенность  детальной работы на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели работы достигнуты наполовину). Данный метод более сложный, поскольку требует от менеджера оценивать процент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения. Для этого организации, реализующие проекты разрабатывают свои внутрикорпоративные шкалы для оценки степени выполнения работ. Как правило, эта информация является закрытой, так как содержит данные о применяемых в организации технологиях выполнения работ и специфичной для каждого конкретного проекта и выполняющей его организации.