Контроль исполнения документов

43

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение……………………………………………………… … ………… .…..3

Глава 1. Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов………………………………………………………………….…  ..6

1.1 Понятие, значение и организация контроля исполнения документов …. 6

1.2 Виды, формы и сроки контроля  исполнения документов…… …………12

Глава 2. Этапы контроля исполнения документов……………… ……… ..…29

2.1 Постановка документов на контроль…………………………………  …..29

2.2 Снятие документа с контроля. Направление исполненного документа в дело…………………………………………………………………………...  …34

2.3 Предложения по совершенствованию организации контроля исполнения документов на предприятии ООО «ЛЕГЕНДА СУПЕРМАРКЕТ»……. ..…36

Заключение…………………………………………………………………....…41

Список литературы………………………………………………………….. …43

Введение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред­приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона­ми. При проверке работы организации, проведении ревизии прове­ряют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профес­сиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроиз­водства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-ре­ференты (секретари).

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Проблемы контроля исполнения документов на предприятии, существующие в современной организации, требуют тщательного исследования.

Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, обеспечение архивного хранения документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов,  прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависит оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

Для эффективности управленческого решения немаловажное значение имеет регистрация, учет документов и контроль их исполнения, который в настоящее время вновь приобретает одно из первостепенных значений. Многие  руководители сегодня понимают, что реорганизация организационной структуры, регламентация деятельности сотрудников, автоматизация управленческого труда не даст ожидаемого эффекта без жесткого контроля  процесса управления.

Контроль позволяет вовремя зафиксировать ошибки и принять меры по их устранению еще до того, как организация войдет в полосу кризиса.

Изложенные выше факты и определили актуальность темы нашего исследования.

Объект исследования - процесс организации контроля исполнения документов.

Предмет исследования – разнообразие форм и видов контроля исполнения документов.

Гипотеза исследования – можно предположить, что разнообразие форм и видов проведения контроля исполнения документов повышает эффективность использования документов в дальнейшей деятельности организации.

Цель исследования - выявление зависимости между эффективностью работы с документами и четкой организацией контроля их исполнения.

Задачи исследования:

1.      Анализ литературы по исследуемой проблеме

2.      Рассмотрение понятия, значения и организацию контроля исполнения документов

3.      Изучение и анализ форм и видов контроля исполнения документов при их использовании в дальнейшей деятельности организации.

4.      Знакомство с этапами постановки документов на контроль; ходом проверки своевременности доведения документов до исполнителей; процессом снятия документа с контроля, направлением исполненного документа в дело, учетом, обобщением и анализом результатов контроля исполнения документов.

Методы исследования: теоретический анализ и синтез.

Все работники в сфере управления имеют дело с документами. От того, насколько точно и в каком объеме производится контроль исполнения документов, зависит принятие управленческого решения и дальнейшая работа организации.

Данная работа может быть интересна специалистам-делопроизводителям и студентам, изучающим документационное обеспечение управления.

глава 1. Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов

1.1 Понятие, значение и регламентация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов и принятие решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов [2].

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

      отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

      обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

      выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

      постановку документов на контроль;

      проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

      предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

      снятие документов с контроля;

      учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19)[1]. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) [1].

Таким образом, документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

      кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

      какие документы ставятся на контроль;

      этапы контроля исполнения документов;

      сроки исполнения документов;

      формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

      отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

      ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

      основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

      обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

      информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.

На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:

      Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);

      Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);

      Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).

Таким образом, данными документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в регламентах не отражен.

Задача данной работы – рассмотреть как организационные вопросы, так и вопросы, связанные с технологией контроля исполнения документов, осуществляемого службой ДОУ. Поскольку служба ДОУ ведет контроль сроков исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

      отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

      обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;

      выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

1.2 Виды, формы и сроки контроля исполнения документов

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

В контроле исполнения документов можно выделить:

      контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

      контроль сроков исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль сроков исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем.

1.   Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполне­ния поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное ли­цо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и со­ответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

2.   Контроль сроков исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фир­ме — секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного до­ведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результа­тов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов»

Технологию ведения контроля сроков исполнения доку­ментов можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

• проверка своевременного доведения документа до испол­нителя;

• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от ис­полнителя к исполнителю, из подразделения в подразде­ление (заполнение раздела «Ход исполнения»);

• напоминание исполнителям и руководителям подразделе­ний о наличии неисполненных документов и поручений;

• информирование руководителей (подразделений и органи­зации) о состоянии и ходе исполнения документов;

• внесение данных об исполнении документов;

• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисципли­ны по организации в целом, по структурным подразделени­ям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей, стране пока еще не на должном уровне, все документы, тре­бующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного доку­мента, должны быть поставлены на контроль. Для распоряди­тельных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на кон­троль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.

Сроки исполнения документов могут быть определены зако­нодательством, например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повто­ряющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков ис­полнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупре­дительный контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает се­годня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполни­телю об истечении срока исполнения и необходимости завер­шения работы над документом. Ответственные за контроль ис­полнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть заверше­ны сегодня (решение вопроса на заседании, подписание до­кумента, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль   сроков исполнения документов — это функция, обязательно преду­сматриваемая в должностной инструкции секретаря руководи­теля. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения кото­рых истекает, секретарь выясняет возможность своевремен­ного решения вопроса, а в случае срыва сроков — докладыва­ет об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Очень важна форма проведения контроля. Только ориента­ция контроля на помощь сотрудникам в организации их рабо­ты, а не на выявление недостатков, стремление помочь, на­помнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффек­тивность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность дан­ного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа, либо в ходе выполнения до­кумента исполнителем выясняется невозможность его своевре­менного исполнения, об этом докладывается руководителю под­разделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если ру­ководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответст­вии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контроль­ной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допус­кается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизиро­ванных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться про­межуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточ­ки документа.

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, про­ект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При пе­редаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Дви­жение документа».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается ру­ководителю.

Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осущест­вляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руково­дителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтвер­ждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенкла­туре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной перио­дичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактиче­ски он представляет собой аналитическое обобщение документо­оборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе ор­ганизации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках со­стояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредитель­ным контролем является средством обеспечения решения произ­водственных и коммерческих задач и в то же время стимулирую­щим фактором повышения дисциплины служащих.

Формой контроля является периодическое составление обоб­щающей отчетности по документам организации (фирмы).

Форма отчета по контролю

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: «Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией».

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Другими словами можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:

      поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;

      указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;

      если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

      запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней;