Контроль исполнения документов и его функции

     Контроль  исполнения  документов  и его функции

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций  управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

-контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

-контроль срока исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».

При этом основными  задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

-отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

-обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

-выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению  руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль за сроками исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

-постановку документов на контроль;

-проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

-предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

-снятие документов с контроля;

-учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или  созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его  имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными  сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции  определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем  поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа  должно контролироваться с момента  постановки на контроль, после осуществления  которой документ должен быть передан  исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока  исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование  хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются  в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут  проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой  контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как  конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа  с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его  поручению служба ДОУ, снятие документа  с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении  его в дело (реквизит 28).

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения  результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и  материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом.

Существует две  формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

-ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

-автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Сроковая картотека,  как форма контроля  исполнения документов

Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2— 3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют  карточки по срокам исполнения, т.е. каждую карточку ставят за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.

Таким образом, по сроковой картотеке легко можно  узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Одна из главных  обязанностей инспектора по контролю (или секретаря в небольшой  фирме) — в начале рабочего дня  вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и  проверить, будут ли они исполнены  сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и  необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен  только лицом, его ранее установившим.

Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный  контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждают об этом каждого  исполнителя. Ежедневный контроль (текущий  и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники  приучаются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно  спросится в срок.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером  и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда  полностью выполнены поставленные в нем или указанные в резолюции  задания. Если в процессе решения  вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа  с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и  переставляется в справочную, так  как теперь она содержит более  полные сведения о документе (ход  и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при  необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

  Автоматизированные системы контроля за исполнением документов

Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.

Постановка документа  на контроль происходит автоматически  при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной  карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться  отметка о контроле — специальный  штамп в виде буквы «К», слова  «Контроль» или просто делается отметка  ярким карандашом (К). Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому  документу. Отметка о взятии документа  на контроль проставляется на левом  поле документа на уровне заголовка.

При ведении  текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой  фирме — секретарь) ежедневно, как  правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости  распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих  настройках программы список может  автоматически распечатываться  в начале каждого рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной  почты, предупреждение исполнителю  о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер  исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы  позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет  просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и  таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все  задержки исполнения документов, программу  контроля можно увязать с премированием  сотрудников. При использовании  локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может  выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще  не просмотренных исполнителем, с  сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие  аналитические справки могут  автоматически составляться компьютером  по заданной форме и поступать  на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется  сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых  в автоматическом режиме. Это могут  быть:

-справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

-справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

-справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

-справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно);

-справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю);

-справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

-справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

-справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов.

Для получения  определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий  тип отчета, а затем в открывшемся  экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.

Полученный отчет  выводится на экран компьютера и  при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически  каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее или  равен текущей дате.

Аналогично могут  формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке  документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений — по исполнителям. Такая справка дает представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определенный период времени.

Пример формы  справки о документах за исполнителями:

Справка

о документах за исполнителем Ивановым И.И.

Отчет об общем  количестве документов за исполнителями:

Название подразделения

с 00.00.0000 по 0.00.0000

Эти данные могут  помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

При создании и  настройке системы рекомендуется  предусмотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные  формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию.

Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности  работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии — только 0,054* ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью.

Представляют  интерес нормы времени на контроль исполнения документов, включающие проставление пометки «К» на документе, подлежащем контролю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения исполнителю, внесение сведений в карточку о ходе исполнения, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля, подготовку сводки документов, не исполненных  в срок, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях, анализ состояния исполнения документов в организации*.Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и т.п.Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота. Нормы времени на операции контроля:

Преимущества  автоматизированной технологии контроля исполнения документов

Журнальная форма  регистрации и контроля исполнения документов имеет наибольшую историю  и в настоящее время представляется архаичной.

Картотечная система  регистрации и контроля исполнения документов обладает несомненными преимуществами по сравнению с журнальной даже при  использовании традиционных ручных картотек. Она дает возможность печатать карточки в нескольких экземплярах, что обеспечивает однократность регистрации документов, позволяет направлять документ в структурные подразделения с необходимым количеством карточек, формировать сразу несколько картотек.

В настоящее  время в большинстве организаций  задачи учета, регистрации и контроля исполнения документов решаются с помощью  автоматизированных информационно-поисковых  систем. Обязательным условием их эффективной  работы является соблюдение общих правил регистрации и контроля исполнения документов, независимо от применяемой  технологии и программных средств.

Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов осуществляется с помощью банка данных, включающего  комплекс баз данных об отдельных  видах документов, которые в терминах делопроизводства можно условно  называть автоматизированными картотеками.

Запись карточки в автоматизированной картотеке  может дублироваться ее распечаткой, которая используется для передачи исполнителю вместе с документом и для ведения вспомогательных  картотек.

Преимущества  автоматизированных систем(АС):

-позволяет организовать контроль за исполнением документов на всех уровнях организационной структуры компании;

-дает возможность  видеть "срез" всех выполняющихся документов в любой момент времени;

-обеспечивает  обратную связь исполнителей  с руководством с помощью встроенных  инструментов;

-позволяет организовать работу между удаленными филиалами организации через Internet.

Возможности руководителя:

-регистрировать документы;

- контролировать сводное состояние текущих документов по всем исполнителям и статистику их выполнения;

-контролировать ход исполнения документов;

-осуществлять  текстовый обмен информацией  с исполнителями;

-фиксировать факт выполнения документов;

-просматривать  отчетно-аналитическую информацию  о ходе выполнения документов.

Возможности для  исполнителя:

-контролировать  сводное состояние текущих документов;

- осуществлять  текстовый обмен информацией  с руководством и соисполнителями по ходу выполнения документов;

-фиксировать факт выполнения документов;

-осуществлять поиск исполняемых документов по различным критериям;

-просматривать архив выполненных документов.

Использование автоматизированных технологий значительно  сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии -- только 0,054* ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью 
 

      Содержание

1. Контроль исполнения  документов  и его функции
2. Сроковая картотека, как форма контроля исполнения документов
3. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов
4. Преимущества автоматизированной технологии контроля исполнения документов
5. Приложения