Контроль за деятельностью персонала

Введение

Контроль, как неотъемлемая составляющая процесса управления, ассоциировался до недавнего времени с жесткими мерами по проверке выполнения различных  планов и санкциями за их неисполнение, носил преимущественно завершающий  характер и осуществлялся в целях  констатации фактов отклонений и  поиска виновных. Однако трансформация  условий функционирования торговой организации, характеризующихся высокой степенью неопределенности и динамизма, требует от хозяйствующих субъектов быстрой адаптации к новым условиям работы.[1, с.387]

Одним из направлений повышения  маневренности торговой организации является разработка и реализация эффективного механизма контроля в управлении персоналом, позволяющего осуществлять мониторинг ее кадровой среды. Есть основания полагать, что необходимость контроля в управлении персоналом обусловлена также вероятностным характером результатов реализации кадровых решений и человеческим фактором их исполнителей, ростом числа внешних обстоятельств кадровой среды и необходимостью осуществления изменений непосредственно в процессе реализации решений.

Развитая система контроля за деятельностью персонала выполняет важную роль в обеспечении эффективности управления персоналом. Актуализация всестороннего изучения и решения научной проблемы контроля за деятельностью персонала обусловливается тем, что  как ключевая область менеджмента, управление персоналом реализуется посредством пяти основных функций планирование, организация, мотивация, контроль и регулирование. При отсутствии хотя бы одной из них возможны проблемы - сбои в обеспечении торговой организации персоналом необходимого качества и количества, отсутствие четкой структуры должностей и портфеля профессиональных компетенций, слабая мотивация, несвоевременные корректировки программ адаптации и развития работников. Востребованная временем трансформация функций управления персоналом выдвинула на передний план проблемы адаптации кадровой работы к условиям функционирования торговой организации, в том числе, «подстегнув» интерес ученых к функции контроля.

Ввиду своей многоаспектности проблема контроля как научной категории, функции управления, способа обеспечения режима законности и г дисциплины постоянно привлекает к себе внимание ученых и специалистов различных отраслей научного знания – философов, экономистов, социологов, управленцев, историков, правоведов. Организационные, административно-правовые и социально-психологические  вопросы осуществления контроля за деятельностью персонала в организации рассмотрены в трудах Веснина В. Р., Котлер Ф., Лейман Я. А., Никоновой Т.В., Одегова Ю.Г., Пугачева В. П. и других.

Профессор Веснин В.Р. рассматривал функцию  контроля за деятельностью персонала  с выделением такого элемента как  затраты времени на ту или иную деятельность персонала. Рассматривал контроль за своевременным началом и окончанием работы и за правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены).[4, c. 17]

Филлип Котлер в своих трудах писал о контроле за деятельностью торговых представителей и торгового персонала. Он утверждал что новый торговый персонал требует большего контроля, что деятельность сотрудников, чей труд оплачивается по системе комиссионных выплат, обычно контролируют менее жестко, чем деятельность тех кто находится на окладе и должен выполнять определенные нормативы.[14, с. 317]

В трудах Я. А. Леймана контроль за деятельностью персонала рассматривается как существенная часть процесса управления по результатам. Говориться о многоплановом значении использования контроля за деятельностью персонала торговой организации, как по окончании отчетного периода, так и в течение его и о необходимости организации и распределение контроля за деятельностью персонала по времени.[16, с. 127]

Никонова Т.В.  и Ю.Г. Одегов в своих трудах раскрывали сущность функции контроля за деятельностью персонала торговой организации, обозначили элементы контроля и системы контроля за деятельностью персонала, раскрыли содержание понятия   «контроллинг» и системы контроллинга деятельности персонала.[18, с. 438]

Профессор Пугачев В.П. рассматривал контроль за деятельностью персонала  как фактор повышения роли персонала  в современном обществе. Он писал  об изменении возможностей контроля за деятельностью персонала и  повышении значимости самоконтроля и самодисциплины.[21, с. 6]

Целью исследования является разработка рекомендаций по совершенствованию контроля за деятельностью персонала торговой организации.

Для достижения цели курсового  исследования необходимо решить следующие  задачи:

1. Изучить теоретическую литературу по проблеме курсового исследования.

2. Выявить природу и назначение контроля за деятельностью персонала торговой организации.

3. Раскрыть содержание системы контроля за деятельностью персонала в торговой организации.

4. Изучить  практику контроля за  деятельностью  персонала в российских и зарубежных торговых организациях.

5. Разработать организационно-кадровую  характеристику ООО «Евразия  Арт».

6. Оценить эффективность контроля за деятельностью персонала в ООО «Евразия Арт»

Объект исследования –  ООО «Евразия Арт».

Предмет исследования – контроль за деятельностью персонала.

Методы исследования составили  социологические, экономические, юридические, политические работы российских и зарубежных ученых и практиков в сфере управления, обосновавших положения об управлении персоналом и контроле за деятельностью персонала, анализ документов, интервью, официальная статистическая информация по изучаемой проблеме.

Информационная база исследования: законодательные акты Российской Федерации, обеспечивающие нормативно-правовой контроль деятельности персонала в организации, информационные ресурсы Интернет-порталов, нормативно-справочные материалы.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1. Научные подходы к природе и назначению контроля за деятельностью персонала в торговой организации

Во второй половине XX века в менеджменте а, следовательно, и в управлении персоналом сложились  и получили большое распространение  такие подходы, как процессный (с  конца 50-х гг.), системный (с середины 70-х гг.) и ситуационный (80-е годы).[1, с. 68]

Ситуационный, или кейсовый (от английского слова case - ситуация), подход к контролю за деятельностью персонала так же, как и системный, является скорее способом мышления. Метод был разработан в Гарвардской школе бизнеса (США) и, как разновидность научного метода, направлен на выработку у человека ситуативного мышления, то есть непосредственное приложение полученных теоретических знаний к анализу реальных процессов.[3, с. 54]

В теории менеджмента рассмотрение ситуаций не является новым. В 20-е годы ХХ в. Мери Паркер Фоллетт выдвинула «закон ситуации». Где отмечалось, что различные ситуации требуют различных типов знаний, и что человек, обладающий знаниями применительно только к одной ситуации, стремится быть в хорошо управляемых деловых организациях, при прочих равных условиях, калифом на час. Следовательно, для эффективного поведения во всем разнообразии жизненных ситуаций требуется синтез разнородных знаний и умение их выбирать в зависимости от специфики конкретных условий.[3, с. 61]

В 1948 г. Ральф Стогдилл пришел к выводу, что именно ситуация во многом определяет, какие черты и  навыки нужны руководителю.

Одним из основоположников ситуационного подхода является крупный американский специалист в  области менеджмента И. Ансофф. [2, c. 4]

По мнению Ю.А. Цыпкина, А.Н. Люкшинова, Н.Д. Эриашвилии ситуационный подход к исследованию контроля за деятельностью персонала концентрируется на том, что пригодность различных методов контроля за деятельностью персонала определяется ситуацией. [25, с.387] Поскольку существует большое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» метода контроля за деятельностью персонала организации. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.

Ученые выделяют еще один подход к изучению контроля за деятельностью персонала  это системный подход. В системном подходе рассматриваются все процессы и явления в виде целостных систем, обладающих новыми качествами и функциями, не присущими отдельным составляющим ее элементам.[8, с. 159]

В настоящее время системный  подход можно считать методологией менеджмента, которая формирует  образ мышления, рассматривающий  в единстве все явления внешней  и внутренней среды.

Научные исследования в сфере  системно-ориентированного подхода  проводил профессор Пригожин А.И.[2, c. 8]

Системный подход предполагает выделение способов и принципов  установления системообразующих связей, обеспечивающих свойство целостности  и относительно обособленного функционирования. [1, с. 261]

К общим чертам системного подхода можно отнести:

• иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения контроля за деятельностью персонала: изучение самого контроля — «собственный» уровень; изучение этого же контроля как элемента более широкой системы — «вышестоящий» уровень; изучение контроля деятельности персонала организации в соотношении с составляющими данный предмет элементами — «нижестоящий» уровень.
• системный подход требует рассматривать контроль не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.[21, с. 99]

С учётом сказанного можно  определить понятие системного - ориентированного подхода к изучению контроля за деятельностью персонала организации:

Системно-ориентированный  подход — это подход к исследованию контроля как к системе, в которой  выделены элементы, внутренние и внешние  связи, наиболее существенным образом  влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого  из элементов, исходя из общего предназначения объекта, то есть организации.

Основные принципы системно - ориентированного подхода к исследованию контроля деятельности персонала торговой организации:

1. Целостность, позволяющая  рассматривать одновременно систему  контроля как единое целое  и в то же время как подсистему  для вышестоящих уровней.

2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества  элементов,  расположенных на основе подчинения  элементов низшего уровня —  элементам высшего уровня. Реализация  этого принципа хорошо видна  на примере любой конкретной  организации. Любая организация  представляет собой взаимодействие  двух подсистем: контролирующей  и контролируемой. Одна подчиняется  другой.

3. Структуризация, позволяющая  анализировать элементы системы  контроля  и их взаимосвязи  в рамках конкретной организационной  структуры. 

4. Множественность, позволяющая  использовать в процессе контроля  деятельности множество кибернетических,  экономических и математических  моделей для описания отдельных  элементов и системы контроля  в целом.

Целесообразно выделить еще  один подход к исследованию контроля за деятельностью персонала торговой организации – процессный, согласно которому контроль включает три основных этапа:

1. Определение оптимальной  (идеальной) модели управления  персоналом для торговой организации  путем формирования регламентов,  стандартов, планов (и выработки  на их основе критериев и  показателей).

2. Сравнение достигнутых  результатов с установленными  критериями и показателями.

3. Принятие решений по  координации деятельности объекта.[7, с. 3]

Первый этап начинается с  описания идеальной модели управления персоналом для конкретной  торговой организации.

Разработка регламентов  и стандартов включает:

• организацию и координацию стратегического планирования, на основе которого определяют стратегию и основные цели управления персоналом и организацией, - это основные ориентиры в контроле за деятельностью персонала;
• регламентацию, позволяющую установить положения и правила деятельности в рамках всей системы и отдельных процессах - функциях управления персоналом;
• согласование стратегического и оперативного планов по управлению персоналом на всех уровнях управления и увязку его отдельных разделов с планами организации. План позволяет наметить конкретные мероприятия, задать параметры или показатели оценки объектов в функциональных подсистемах управления персоналом (подбор, использование, развитие, сохранение и др.) на конкретный период времени;
• координацию процесса бюджетирования с учетом потребностей системного управления персоналом, а именно формирование бюджета по функциям управления персоналом с учетом потребностей и возможностей отдельных подразделений. Показатели бюджета (затраты на управление персоналом) являются контролируемыми показателями;
• установление перечня трудовых стандартов и законодательных норм для соблюдения законности управления персоналом в торговой организации.[7, с. 5]

На втором этапе – наблюдение за деятельностью, осуществляется сравнение фактических результатов с установленными регламентами, планами и законодательными нормами, а также анализ отклонений. В отечественной и зарубежной литературе эти специфические процессы объединяются в самостоятельное функциональное направление, которое называется аудитом системы управления персоналом.

На третьем этапе контроля персонала осуществляется регулирование  деятельности персонала на основе анализа  и выработки управленческих решений. Управленческий анализ является основой  для выявления причин отклонений, проблем и рисков в управлении персоналом.[7, c. 6]

 По мнению Евдокимовой  Е.Н., при процессном подходе контроль деятельности персонала рассматривается не как серия разрозненных действий, а как единый процесс воздействия на организацию и персонал. [2, c. 6]К числу тех, кто обратил внимание на необходимость межфункционального управления при постоянном совершенствовании процессов, следует выделить В. Шухарта, Э. Деминга, Д. Джурана, которые по праву считаются основоположниками процессного подхода в сегодняшнем его понимании. [2, c. 7] Данный подход дал возможность осуществлять контроль над персоналом не изолировано от общего менеджмента, а в совокупности с другими элементами и процессами, такими, как: оценка внешней и внутренней среды организации, планирование, координация и т.д.

При рассмотрении последних  трех направлений в развитии теории управления можно заметить, что они  являются не теориями, а скорее комбинациями теории и практики менеджмента, то есть ситуационный, системный, процессный подходы - это методы применения теорий управления на практике.

Необходимо осветить еще  один подход, который лежит в основе концепции управления человеческими  ресурсами – это стратегический подход к исследованию контроля за деятельностью персонала в торговых организациях, его цель – совмещение имеющихся человеческих ресурсов, их квалификации и потенциала со стратегией и целями организации. Персонал рассматривается как совокупность профессионально развивающихся людей. Организация рассматривает повышение затрат на персонал (особенно развитие персонала) как капиталовложения, формирует социально-ответственные отношения с работниками, направленные на гуманизацию труда, повышение качества труда и жизни. Основная цель контроля за деятельностью персонала в рамках данной концепции – это повышение конкурентоспособности системы управления персоналом.[20, c. 5]

Таким образом к природе  и назначению контроля за деятельностью  персонала существует множество  научных подходов. Авторы рассматривают  роль функции контроля за деятельностью  персонала с различных позиций. При ситуационном подходе функция  контроля за деятельностью персонала должна  реализовываться в зависимости от конкретной ситуации, так как не существует универсального метода контроля за деятельностью персонала. Авторы системного подхода предполагают, что контроль за деятельностью персонала в организации требует многоуровневого изучения в единстве внутренних и внешних связей. А при процессном подходе функция контроля за деятельностью персонала рассматривается как единый процесс воздействия на организацию и персонал. Ученые разрабатывают различные подходы к исследованию контроля за деятельностью персонала, так как эта проблема требует детального изучения для выявления наиболее эффективных путей решения и реализации.

2. Система  контроля за деятельностью персонала в торговой организации

Для рассмотрения системы  контроля за деятельностью персонала  торговой организации целесообразно  рассмотреть  следующие определения.

Система контроля – это  интегрированный управленческий подход, объединяющий элементы контроля в процессе функционирования и развития торговой организации. [18, с.444]

 Программа  внутреннего контроля – это документально оформленный план выполнения контрольных мероприятий, указывающий их цели и задачи, объекты контроля, последовательность и сроки его осуществления, предусматривающий порядок действий исполнителей.[8, c. 34]

Технология контроля – это совокупность методов и процедур контроля, определенным образом организованных.[8, c. 35]

Контрольная деятельность – это реализация программы внутреннего контроля на основе используемой методики с применением соответствующих технических средств и технологий.[8, c. 35]

Информационное  обеспечение контрольной деятельности – включает оперативную, плановую, учетную, отчетную, нормативно-справочную информацию, унифицированные и специальные системы документации. [8, с. 36]

По мнению профессора Пугачева В. П., контроль – это сравнение  достигнутых результатов с поставленными  целями определение отклонений, корректировок  и мер воздействия. Это одна из важнейших функций управления персоналом. [21, с.7]

По мнению  В.Р. Веснина, контроль призван выявлять опасности, обнаруживать ошибки, отклонения от существующих стандартов и тем самым создавать  основу для совершенствования работы. Безусловно, по его результатам следуют  поощрения или наказания исполнителей. [4, с.6]

Понятие системы контроля сформировалось к началу ХХ столетия в виде совокупности трех элементов: разделение полномочий, ротация персонала, использование и анализ учетных  записей. Позже функции внутреннего  контроля значительно расширились, включив в себя организацию и  координирование действий, направленных на обеспечение сохранности активов, проверку надежности учетной информации, повышение эффективности операций, следование учетной политике. Элементы организованы в соответствии с принципами функционирования контроля как управляющей системы. Между элементами в подсистемах существуют отношения противоречия, которые являются источником изменения системы. Они возникают между всеми элементами системы, но в каждой системе это происходит строго определенным образом. В данном случае взаимодействие субъектов ведет к формированию набора целей и задач контроля. Природа целей субъективна, то есть они ставятся конкретными субъектами. Для реализации целей требуется воздействовать на объект контроля, что, в свою очередь, ведет к задействованию (потреблению) ресурсов.

С научной точки зрения, управленческий контроль, или соntrolling (в западной литературе это достаточно устоявшийся термин), целесообразно  представить как систему, состоящую  из элементов управленческой информационной системы, центров ответственности, техники контроля, процедур контроля, среды контроля, системы учета, кадров контроля. [12, с.63]

По мнению Ю.Г. Одегова  и Т.В. Никоновой, система контроля – это инструмент, позволяющий оценивать не только эффективность внедрения выбранной стратегии, но и ее адекватность текущей ситуации. [18, с. 438]

Контроль позволяет идентифицировать сильные стороны предприятия  и наилучшие методы выполнения определенных задач для повторного их использования. [18, с. 442]

Бурцев В.В. определяет систему  контроля за деятельностью персонала  торгового предприятия как основу функционирования управленческой информационной системы (УИС), т.е. систему обработки  и интеграции разнообразной внутренней и внешней информации, необходимой для принятия решений на всех уровнях управления торговым предприятием. [3, с. 112]

Единица (звено) оргструктуры  торговой организации – это подразделение (группа подразделений) или должностное  лицо (субъект контроля), исполняющее  определенные контрольные функции. Центром ответственности (ЦО) может  быть как отдельный бухгалтер, исполняющий  контрольные функции в процессе учета определенных хозяйственных  операций, так и совет директоров, контролирующий деятельность  торговой организации в целом. Таким образом, организационная упорядоченность  ЦО, с одной стороны, придает контролю торговой организации выраженные черты  системности, а с другой, создает  условия для проявления взаимосвязи  и воздействия их контрольных  функций.

В любом системном исследовании анализируемый объект рассматривается  как определенное множество взаимосвязанных  и взаимодействующих системообразующих  элементов. Исходя из этого, следует  выявить многообразие интегративных  связей и отношений между элементами, позволяющих отнести внутренний контроль в торговле к числу сложных  организационных систем. Полагаем, что к таким системообразующим  элементам следует отнести:

• субъекты и объекты контроля и взаимосвязи между ними;
• различные по уровню и значимости ЦО и их организационную упорядоченность и взаимодействие;
• единицы организационной структуры, включающие функции контроля и их взаимосвязь и взаимодействие.

Функционирование любой  системы управления основано на прямой и обратной связи между субъектом  и объектом. Применительно к контролю деятельности персонала торговой организации  прямая связь обеспечивает результаты контроля, используемые для выработки  управленческих решений. Обратная связь  подытоживает качество проведения контроля, сигнализирует о степени его  воздействия на объект. Таким образом, контроль деятельности персонала  торговой организации отражает, реализует обратную связь в контуре управления, которая служит основой для выработки решений в части оптимизации и в организационной направленности – в части совершенствования деятельности самих субъектов контроля. Взаимосвязь между субъектом и объектом контроля определяет формирование и развитие контрольной составляющей процесса управления как системы. С другой стороны, системными свойствами целостности обладает совокупность единиц, образующая организационную структуру торговой организации. Эти свойства придают структуре разнообразие и определяют взаимосвязь отдельных частей целостного объекта контроля, обусловливают системность его субъектов.

Рассматривая контроль за деятельностью персонала в аспекте иерархичности объектов, необходимо разграничить понятия его объекта и предмета.

В философской трактовке  предмет познания – это определенная сторона, свойство и отношение объекта, исследуемые с определенной целью  в данных условиях и обстоятельствах. Предмет определяет пределы изучения объекта исследования [24, с. 491]. Тогда предметом контроля в торговой организации является наличие, состояние и (или) действие управляемого звена системы управления организацией. Целесообразно различать контроль системы объектов в целом (т.е. всей организации), контроль ее подсистем и контроль элементов (отдельных объектов).

Для классификации субъектов  контроля за деятельностью персонала по значимости в совокупном контрольном действии, их целесообразно распределить по следующим уровням:

• первого уровня – это участники (собственники) торговой организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов);
• второго уровня – работники складов, контролирующие качество товаров. В их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции;
• третьего уровня выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые за ними закреплены непосредственно (работники планово-экономического отделов, отдела кадров);
• четвертого уровня – административно-управленческий персонал, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности, персонал, обслуживающий компьютерные системы, в обязанности которого входят контрольные и другие функции;
• пятого уровня – сотрудники службы внутреннего контроля и члены ревизионной комиссии, товароведы и т.п. В их функциональные обязанности входит только осуществление контроля.

Как теоретически, так и  практически значимость конкретного  субъекта может возрастать (снижаться) в зависимости от его личного  вклада в совокупное контрольное  действие. [22. с. 121]

Подводя итог можно сказать, что при создании системы контроля за деятельностью персонала необходимо учитывать особенности человеческого поведения, поскольку именно человек является неотъемлемой частью любой системы управления, выступая одновременно в роли объекта и субъекта. Система контроля за деятельностью персонала в организации должна быть открытой, видимой, а приоритетной целью системы должно быть предотвращение ошибок, а не только их фиксация.

3. Отечественный и зарубежный опыт контроля за деятельностью персонала в торговых  организациях

Использование контроля и  его инструментов имеет своей  целью ранее обнаружение признаков  нарушения устойчивой работы торговой организации. Различие отдельных подходов к пониманию функций и задач  контроля деятельности персонала торговой организации во многом определяется тем, какая концепция контроля берется  за основу.

 Рассматривая опыт  зарубежных и отечественных   торговых организаций можно сказать,  что функции контроля за деятельностью  персонала реализуются  неодинаково.

Исследования  японских торговых организации показали, что это не только хозяйственные единицы, но и в значительной мере социальные организации. Каждая организация имеет собственную корпоративную философию, упор в которой делается на такие понятия, как искренность, гармония, сотрудничество, вклад в улучшение жизни общества. Основные факторы, определяющие престиж компании в Японии, - ее правовой статус, контролируемая доля рынка, членство на бирже и корпоративная философия.

Организационные принципы японской организации:

• ориентация на рынок.
• непрерывное внедрение новшеств.
• внимание не к отдельным функциям, а к их взаимосвязи.[9, c. 105]

Функция контроля деятельности персонала в японских торговых организациях базируется на убеждении, а не на принуждении  работников. Начальник не выделяет себя из массы подчиненных, его задача не руководить работой, которую выполняют  другие и не контролировать ее,  а  способствовать взаимодействию сотрудников, оказывать им необходимую поддержку  и помощь, формировать гармоничные  отношения. Сотрудник, направляемый на работу,  получает лишь справку о  назначении, информирующую о том, что с такого-то числа он назначается  в такой-то отдел на такой-то тарифный разряд, без указания конкретных обязанностей, сферы ответственности или срока работы. Контроль в японских торговых компаниях отличается его концентрацией в руках рядовых работников и "ориентированностью на процесс". Внутри компании имеют место обмен информацией, частые контакты и принятие решений на основе принципа консенсуса. Преимущество этой системы в том, что она дает возможность даже совершившему ошибку рассчитывать на успешное продвижение. [14, с. 48]

Современный подход к контролю деятельности персонала, используемый в наиболее эффективных американских торговых корпорациях, отличается значительным расширением содержания, форм и методов  контроля за деятельностью персонала  фирмы; ростом профессионального уровня специалистов служб по контролю деятельности персонала; повышением доли средств, расходуемых  этими службами; применением новейшей информационной технологии.