Логистика приемки и отправки груза

19

Содержание

Введение

Для того, чтобы обеспечить высокий уровень обслуживания покупателей, на оптовых предприятиях должно постоянно вестись строгое наблюдение за правильностью выполнения логистической системы, а именно от начала приемки товара до отгрузки данного товара потребителям. На качество торгового обслуживания существенное влияние оказывают операции с товарами до предложения их покупателям. Логистика технологии и организации приемки и отгрузки товаров оказывает непосредственное влияние на качество обслуживания потребителей.

А именно  тщательная и внимательная приемка товаров по количеству и качеству позволяет своевременно выявить и предотвратить поступление недостающего количества товаров, а также товаров, качество которых не соответствует стандартам.

Главными целями курсовой работы являются:

рассмотреть теоретические аспекты организации по приемке и отгрузке товаров;

проследить соответствие операций по приемке и отгрузке товаров на предприятии ООО Агентство «Комсомольская правда – Байкал».

1. Логистика приемки продукции.

Приемка товаров по количеству и качеству является одной их важных составных частей складского техноло­гического процесса. Она предусматривает проверку вы­полнения поставщиками договорных обязательств по ко­личеству, ассортименту, качеству и комплектности товаров.

Приемка товаров производится материально ответственными работниками склада (обычно — заведующим складом совместно с товароведом), уполномоченными на то руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя.

Она включает следующие операции:

проверку количества и качества поступивших това­ров;

оформление приемки соответствующими документа­ми;

принятие товаров на учет.

Виды приемки продукции:

Предварительная

Окончательная

Приемка по количеству

Приемку по качеству

Предварительная приемка продукции это: 1) осмотр продукции на предприятии продавца для установления соответствия  ее количества и качества условиям договора; 2) установление правильности упаковки и маркировки продукции.

Окончательная приемка продукции предназначена для установления фактического выполнения поставки в установленном месте и в надлежащий срок. Место окончательной приемки продукции  обычно устанавливается в договоре поставки.

Порядок   проведения   приемки   товаров   определяется сторонами договора поставки. Груз, поступивший на склад каким-либо видом транс­порта, первоначально принимают, руководствуясь действующими на транспорте правилами, установленными соответствующими уставами, кодексами (например, Уставом железных дорог, Воздушным кодексом).

При приемке продукции от транспортных фирм (от перевозчика) получатель обязан проверить:

наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, трюме судна, автомобильном фургоне) или на контейнерах пломб отправителя или организации, осуществляющей промежуточную перевалку;

целостность пломб;

состояние транспортных средств (вагона, контейнера);

наличие маркировки груза;

исправность тары;

соответствие наименования продукции и маркировки на транспортной таре  данным, указанным в товарно-транспортных  документах.

Кроме того, получатель обязан установить, соблюдались ли правила перевозки, обеспечивающие предохранение продукции от порчи и повреждения (укладка груза, вентилирование, температурный режим), а также осмотреть перевозимую продукцию.

Идентификация товара может производиться на основе текстово-числовой информации, содержащейся на этикетке, расположенной на упаковке или путем считывания штрих-кода с помощью переносных считывателей или другим способом.

Приемка товаров по количеству.

Приемка товаров по количеству проводится  с целью проверки   соответствия   фактически   поставленного количества   товаров количеству, указанному   в транспортных и сопроводительных (счете-фактуре, спецификации, описи, упаковочных ярлыках и др.) документах производителя (изготовителя).

Место проведения приемки товаров зависит от способа их доставки. Приемка может производиться:

на складе получателя;

на складе поставщика;

в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров или на складе органа транспорта.

На складе поставщика приемка производится в том случае, если товары вывозятся с этого склада получателем. При этом товары, находящиеся в исправной таре, прини­мают по массе брутто и количеству тарных мест, а оконча­тельную их приемку производят на складе получателя. То­вары, поставляемые без тары, в открытой или повреж­денной таре, окончательно принимаются на складе по­ставщика.

Если товары доставляются и выдаются органом желез­нодорожного, водного, воздушного или автомобильного транспорта, то приемка осуществляется с их участием в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров или на складе соответствующего органа транспорта.

Следует иметь в виду, что приемка товаров, поступивших в исправной таре, по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится, как правило, на складе конечного получателя.

Приемка товаров по количеству производится в установленные сроки.

Окончательная приемка товаров по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящимся товарам не позднее 24 часов с момента получения товаров (при доставке их поставщиком или вывозе получателем со склада поставщика) или с момента выдачи груза органом транспорта (во всех остальных случаях). В районах Крайнего Севера, отдаленных районах и других местностях досрочного завоза приемка непродовольственных товаров производится не позднее 60 дней, продо­вольственных товаров (за исключением скоропортящихся) — не позднее 40 дней, а скоропортящихся товаров — не позднее 48 ч с момента поступления их на склад получателя.

Своевременно произведенной приемка считается в том случае, когда проверка количества товаров окончена в ус­ловленные сроки.

Руководство склада обязано создать такие условия для правильной и своевременной приемки товаров, при кото­рых обеспечивалась бы их сохранность и предотвращалась возможность образования недостач и хищений. Лица, осуществляющие приемку, должны хорошо знать правила приемки товаров, установленные соответствующими нор­мативными документами и договором поставки.

В случае обнаружения недостачи дальнейшая приемка приостанавливается, обеспечивается сохранность товаров, и принимаются меры по предотвращению их смешения с дру­гими однородными товарами. О выявленной недостаче то­варов составляется акт за подписями лиц, производив­ших приемку.

Если при приемке одновременно будут выявлены не только недостача, но и излишки товаров, то в акте указы­ваются точные данные об этих излишках.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовав­шими в приемке. При этом они вправе удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их помощью. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано его подписать с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение. За подписание акта, содержащего не соответствующие действительности данные, лица, принимавшие участие в приемке товаров, несут установленную законом ответст­венность.

Не позднее, чем на следующий день после составления акта он утверждается руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя.

В случаях выявления в результате приемки фактов зло­употреблений или хищений товаров руководитель или за­меститель руководителя предприятия-получателя обязан немедленно сообщить об этом органам МВД или прокура­туры и направить им соответствующие документы.             

После проверки по количеству товары помещаются в помещение для распаковки и проверки их по качеству.

1.2. Приемка продукции по качеству.

Приемка товаров по качеству проводится для выявления соответствия качества поступивших на склад товаров требованиям стандартов, технических условий, условиям договора, а для некоторых товаров — образцам-эталонам.

Одновременно с приемкой товаров по качеству производится проверка их комплектности, а также тары, упаковки и маркировки.

Комплектность продукции – наличие в продукции, передаваемой продавцом покупателю, всех ее составных частей, объединенных единым функциональным назначением данной продукции.

Товары, поступившие в исправной таре, принимаются по качеству и комплектности, как правило, на складе конечного получателя. Поэтому на складе оптового предприятия такие товары могут не приниматься по качеству, если они переотправляются покупателям в таре или упаковке изготовителя или первоначального отправителя. Однако проведение приемки является обязательным, если это предусмотрено договором, а также при получении товаров в поврежденной, открытой или немаркированной таре, в таре с поврежденной пломбой или при наличии признаков порчи (течь, бой и т. д.).

Приемка товаров по качеству и комплектности может производиться и на складе поставщика, но лишь в случаях, предусмотренных в договоре.

Сроки приемки товаров по качеству могут быть предусмотрены договором поставки либо установлены стандар­тами или техническими условиями для отдельных видов товаров. Во всех остальных случаях приемка товаров по качеству и комплектности проводится в следующие сроки:

- при поставке в другие города  — не позднее 20 дней, а скоропортящихся товаров — не позднее 24 часов после выдачи товаров органом транспорта или поступления их на склад получателя при доставке поставщиком или при вывозе получателем;

- при поставке в данный город — не позднее 10 дней, а скоропортящихся товаров — 24 часов  после поступления их на склад получателя.

В районах Крайнего Севера, отдаленных районах и других местностях досрочного завоза приемка непродовольственных товаров производится не позднее 60 дней, продовольственных товаров (за исключением скоропортящихся) -  не позднее 40 дней, а скоропортящихся товаров — не позднее 48 часов  после поступления их на склад получателя.

Приемка считается произведенной своевременно, если проверка качества и комплектности товаров окончена в установленные сроки.

На складе необходимо создать такие условия для пра­вильной и своевременной приемки товаров по качеству, при которых обеспечивалась бы сохранность товаров и предотвращалась их порча.

Проведение приемки товаров возлагается на компе­тентных лиц в точном соответствии со стандартами, техническими условиями, другими обяза­тельными для сторон правилами, а также по сопроводи­тельным документам, удостоверяющим качество и ком­плектность поставленных товаров (технический паспорт, сертификат, счет-фактура, спецификация и т. п.). 

Как   правило,    при   приемке   товаров   производится сплошная проверка их качества и комплектности. Выбо­рочная проверка с распространением результатов провер­ки качества какой-либо части товаров на всю партию допускается   в случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями или договором.

В целом же, процедура проверки товаров по качеству аналогична описанной выше приемки по количеству.

Акт о ненадлежащем качестве товара оформляют в соответствии с установленными требованиями. В нем приводят точные сведения об условиях хранения на складе получателя, состоянии упаковки в момент осмотра, наличии упаковочных листов, пломб, количестве и полном наименовании товара, подробном описании обнаруженных недостатков, дают их характеристику, перечисляют основания, по которым товары забракованы, заключение о характере выявленных недостатков и причине их возникновения.

Составленные по результатам приемки товаров акты являются документами, подтверждающими невыполнение поставщиком (отправителем, изготовителем) условий дого­вора. Поэтому они служат основанием для предъявления ему претензий.

Документальное оформление приемки товаров

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Эти документы регистрируются в журнале учета поступающих грузов и транспортных средств и в базе данных складской компьютерной системы.

В процессе приемки происходит сверка фактических параметров поступившего груза с данными товарно-сопроводительных документов. Это позволяет актуализировать информацию о количественном и качественном составе принимаемого товара путем его идентификации.

Отсутствие какого-либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывают, какие документы отсутствуют.

В накладной указываются номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.

Счет-фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет-фактура является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара.

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе.

Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.

2. Логистика отгрузки продукции.

Операции по отгрузке  товаров составляют заключитель­ную часть складского технологического процесса. Эти операции включают в себя:

отборку товаров с мест хранения;

комплектование и упаковку отобранных товаров;

оформление документов и передачу подготовленных
товаров в экспедицию;

отправка по назначению (доставка), либо отгрузка.

Основанием для отборки может служить отборочный лист.

На основании полученных заказов покупателей выпи­сываются отборочные листы и счета-фактуры, в соответ­ствии с которыми происходит отборка товаров с мест их хранения и заполнение товарно-транспортных накладных.

На складах применяют два метода отборки продукции — индивидуальный и комплексный.

Индивидуальная отборка (для одного заказчика) – это последовательное комплектование отдельного заказа. При индивидуальной отборке продукция сразу укладывается в соответствующую тару и по окончании процедуры отборки готова к проверке и отправке получателю.

Комплексная отборка (для группы заказчиков) – заключается в отборе единиц хранения одновременно для нескольких заказчиков по одному сводному отборочному листу.

Отобранные товары доставляются в зону комплектования заказов покупателей, где проверяется правильность отборки товаров в соответствии с заказами покупателей.

Процедура комплектации включает:

1)     получение отборочного листа, содержащего заказ покупателя;

2)     документальное оформление подготовленного заказа;

3)     контроль над подготовкой заказа;

4)     помаршрутное комплектование партий отправки;

5)     перемещение укомплектованных партий отправки в зону погрузки;

6)     подготовка партии отправки к отпуску (упаковка, окантовка и т.д.)

7)     оформление отпуска продукции;

8)     объединение заказов покупателей в партию отправки и оформление товарно-транспортных накладных;

9)     погрузка партий отправок в автотранспортные средства, контейнеры, железнодорожные вагоны;

10) отправка по назначению (доставка) либо отгрузка;

11) экспедиционные операции по отправке продукции покупателям (формирование маршрутов, погрузка транспортных средств, централизованная доставка продукции);

2. Логистика приемки и отгрузки товара на ООО Агентство «Комсомольская правда».

Деятельность общества должна обеспечивать удовлетворение общественных потребностей в его продукции, товарах, услугах. Предметом деятельности общества является:

      издательская деятельность, включая издание книг, брошюр, буклетов, газет, журналов и прочую издательскую деятельность;

      оптовая и розничная торговля книгами, журналами, газетами;

      рекламная деятельность

ООО «Комсомольская правда» занимается распространением (продажей) фирменных книг и дисков на региональном уровне. Поставщиком является Москва. Поставка книг и дисков осуществляется на основе Договора поставки. Иркутское Региональное отделение имеет свои собственные фирменные киоски, куда доставляется вся продукция (газеты, книги, диски). Продукция доставляется в Иркутск из Москвы 1 раз в неделю. Ответственный за заказ и доставку товара в ООО Агентство «Комсомольская правда» является менеджер-логист (менеджер по работе с книжными коллекциями).  Продукция, поставляемая из головного московского отделения, и реализуемая на иркутском рынке представлена в таблице 1.

Таблица 1. Поставляемая продукция ООО Агентство «Комсомольская правда»

Каждому статусу соответствует определенный процесс на складе. Логистическая система статусов движения товара на складе ООО  Агентство «Комсомольская правда – Байкал» представлена в таблице 2. Опишем каждый статус в соответствии с тем, как он отражается в информационной системе, какова его функция и кто им должен управлять.

Таблица 2.  Движение товара на складе ООО Агентство «Комсомольская правда».

Рассмотрим всю логистическую цепочку подробно, начиная от приемки товара и заканчивая отгрузкой товара потребителю. Статусы обработки товара:

Статус 0 "Заказ товара" - сбор информации о предстоящих продажах компании и заказах товара у поставщиков. В этом статусе указывается количество заказанного товара и приблизительное время его прихода. На данном этапе в базе данных хранятся сведения о заказанном товаре и времени его прихода. Пользователи: 1) генеральный директор - отслеживает график поставок, финансовые потоки, целесообразность заказа товара; 2) менеджеры по продажам - имеют информацию о будущих приходах товара, количестве поставляемого товара и дате ожидаемого прихода; планируют продажи данного товара на будущий период и сообщают покупателям о дефицитном товаре; 3) заведующий складом - осуществляет контроль будущих приходов и в зависимости от дат этих приходов распределяет штатный состав склада по дням прихода товара, а также подготавливает место под ожидаемый товар.

Статус 10 "Приход товара на склад". Это функции прихода транспортных средств на склад, передачи товарно-транспортных накладных (ТТН) в отделы логистики или на склад - товар пришел, но еще не разгружен. Сообщение о приходе товара от поставщика передается в отдел логистики. Пользователи:

1) сотрудники отдела логистики - осуществляют контроль прихода поставки на склад;

2) сотрудники склада (кладовщики) - осуществляют контроль полученных от водителей документов.

Статус 20 "Товар разгружен, но не принят". Товар разгружается с транспортных средств. Его складируют на временные места хранения и принимают на ответственное хранение. Затем его просчитывают по местам. Пользователи: сотрудники отдела логистики, которые осуществляют временный контроль по разгрузке транспортных средств.

Статус 30 "Приемка товара". Место приемки товара: склад получателя. Адрес склада: г. Иркутск, Ново-Ленино, ул. Горка, 5. Разгруженный товар раскладывают по наименованиям на паллеты и принимают по количеству и качеству. При обнаружении несоответствий составляется акт. После приема товара накладная перемещается со статуса 30 на статус 40. Когда накладная проведена, подтверждается факт приема товара у поставщика.

Статус 40 "Расстановка товара по местам хранения". После приемки товара начинается его расстановка по местам адресного хранения с учетом принципа горячих и холодных зон. Затем в базу данных вводят сведения о местах хранения товара. В свободную продажу товар выпускается путем перемещения накладной со статуса 40 на статус 50.

Статус 50 "Резерв". Если клиенту необходимо время для оплаты заказа, товар резервируется.