Менеджмент организации. 19

     ВВЕДЕНИЕ

     Проводимые  в нашей стране с конца 80-х годов  ХХ века глобальные политические, экономические  и социальные преобразования в настоящее  время привели к существенным изменениям условий осуществления  производственной, коммерческой и иной хозяйственной деятельности.

     Раньше  в системе управления как на макро-, так и на микроэкономическом  уровнях основное место занимали командно-административные методы управления. И это вполне отвечало требованиям существовавшей в то время социально-экономической и политической формации.

     В настоящее время ситуация коренным образом изменилась. Сейчас любая  организация, независимо от формы собственности, целей и сферы деятельности, вынуждена  функционировать в условиях постоянного  взаимодействия двух взаимно противоположных  сред – внешней и внутренней.

     Во  внешней среде организации главное- это рынок и законы, его регулирующие. Поэтому вся деятельность организации, связанная с внешней средой (взаимоотношения  с поставщиками и потребителями, контакты с налоговыми и контролирующими  органами и т.п.) в основном осуществляется посредством применения экономических методов управления.

     Такое положение вещей объясняется  тем, что руководство организации  не в состоянии непосредственно  контролировать внешнюю сферу ее деятельности. Оно может лишь косвенным образом влиять на происходящие здесь процессы. Для этого идеально подходят именно экономические, а не административные методы воздействия. Например, увеличение расходов на рекламу, предоставление скидок постоянным или оптовым потребителям, снижение цен на реализуемую продукцию и т.п.

     Вероятно, именно по этой причине значительная часть современных отечественных  исследователей и практиков в  области менеджмента основное внимание уделяет экономическим методам  управления, отводя на второй план административные методы.

     Очевидно, что такой подход далеко не всегда правомерен и целесообразен. Нельзя забывать, что наряду с многочисленными  внешними факторами на эффективность  хозяйственной деятельности любой  организации значительное влияние  оказывает ее внутренняя среда.

     Основное  принципиальное отличие между внешней  и внутренней средой организации  заключается в том, что в последней  отсутствуют рыночные  отношения. Их можно лишь искусственным образом  смоделировать для повышения  эффективности бизнеса. По этой причине для внутренней среды организации наилучшим образом подходят именно административные методы управления.

          Административные методы управления применяемые во внутренней среде организации, должны тесным образом сочетаться с экономическими, но при этом им следует отводить первостепенную роль.

          Актуальность изучения темы исследования заключается в том, что выводы и положения, сформулированные наукой «управление персоналом», способны оказать значительное позитивное влияние на государственную службу, на деятельность предприятий рыночного сектора, общественных организаций, а также содействовать гуманизации сферы труда, превращению ее в важнейший фактор самореализации и развития личности.

     Административная  система управления - это система  управления, в которой организация играет главную роль по отношению к людям, её образующим, а единственной действующей силой в установлении и распределении власти является закон.

     Административная  система управления является высшим достижением классической школы менеджмента и наиболее эффективна в тех условиях, для которых и создавалась, то есть для глобальных индустриальных организаций.

     Главной целью курсовой работы является описание особенностей административного управления.

     Для достижения поставленной цели можно сформулировать следующие задачи:

• Раскрыть особенности и основные черты административного управления.
• Понять смысл возникновения и развития административного управления.
• Изучить рациональность и эффективность административного управления.

1.ОСОБЕННОСТИ  И ОСНОВНЫЕ ЧЕРТЫ АДМИНИСТРАТИВНОГО     УПРАВЛЕНИЯ 

           Особенностью административного менеджмента являются приоритеты полномочий и ответственности как в построении системы управления, так и в механизме и процессах управления.

     Для администратора главное – найти решение проблемы в организационном отношении и построить организацию управления так, чтобы каждая проблема имела свой полномочный адрес для решения и могла быть решена на основе распределения функций, полномочий и ответственности.

     В условиях административного менеджмента мало внимания уделяется мотивированию деятельности, раскрытию инициативы персонала. Главное здесь – воспитание и проектирование ответственности как основного рычага воздействия.

     Административный  менеджмент, как и другие типы его не следует отождествлять только с отрицательными моментами управления. В одних условиях он может характеризовать отрицательный тип управления, в других не только приемлемый, но и положительный. Кроме того, жизненность потребность в типе менеджмента определяется еще и продолжительностью его реального существования, и внутренней динамики функционирования. Любой тип управления может вылиться в консервативную организацию, сначала ускоряющую деятельность, но потом тормозящую ее. Существует понятие цикла внутренней динамики типа управления.[1.,305c]

     Можно перечесть несколько признаков  выбора типа менеджмента, которые характеризуют  условия выбора типа по этому главному признаку. Такими дополнительными признаками являются:

• Особенность объекта управления
• Система
• Механизм и процессы управления
• Потенциал эффективности управления
• Устойчивость существования
• Обусловленность внешними или внутренними причинами
• Потребность в профессионализме управления
• Роль личности менеджера
• Восприимчивость к инновациям

       Административный менеджмент может с успехом существовать в самых различных объектах управления. Но большую жизненность он показывает в условиях экономики с неразвитыми механизмами рыночного регулирования. По существу именно это часто бывает причиной возникновения административного управления, которое и менеджментом-то иногда назвать очень трудно. «Антирыночность» питает его существование продолжительный период. Необходимы реформы макроэкономического уровня, чтобы изжить тенденции и условии административного управления экономики .

     Управление  административного типа  может  возникать и в организациях не экономического характера, например в  системе государственного управления. Часто административный менеджмент проявляется в небольших масштабах  управления, как не умение менеджера установить коммуникации в коллективе, регулировать социально-психологическую атмосферу. Во многих случаях кажется, что легче управлять административными методами, что это оперативное управление и управление предельно четкое в организационном своем построении. Но таким оно может быть лишь не продолжительный период или в исключительных случаях. Это не устойчивый эффект. Такое управление часто вырождается в бюрократическом, который в итоге разрушает все факторы эффективности управления и ведет к кризису.

     Устойчивость  существования и проявления административного  менеджмента является важным признаком. Дело в том, что есть типы управления, которые возникают ситуационно  и исчезают по ситуации. Но есть типы, которые могут существовать продолжительный  период времени и характеризуются устойчивостью.

     Тип управления, как бы он не возникал –  сознательно или стихийно, всегда обусловлен определенными причинами. Их можно разделить на 2 группы: внешние  и внутренние.

     Внешние причины отражают обстановку функционирования фирмы, тип экономики, экономическое положение в стране, фазу в цикле развития экономики, политическую обстановку, социальную ситуацию, мировую экономику и пр. Внутренние причины характеризуются финансовым состоянием фирмы, качеством персонала, технической вооруженностью труда, ритмом работы, стратегией развития и другими факторами. Сочетанием внешних и внутренних причин, конечно вызывают к жизни тот или иной тип управления.[2.,560c.]

     Административный  менеджмент очень часто бывает обусловлен обстановкой критического развития, как во внешних факторах существования фирмы, так и во внутреннем ее положении. Те особенности административного менеджмента которые отражают определенность и четкость решений, повышенную ответственность, исключительную исполнительность и субординацию действий, свидетельствуют о приемлемости этого типа управления в условиях опасности кризиса.

     Но  при этом следует помнить, что  возникновение административного  менеджмента не всегда связано с  субъективными причинами. Иногда он является следствием ошибочного представления об эффективности управления, недостаточно полного учета всех факторов развития фирмы или просто индивидуальными особенностями менеджера.

     В каждом типе управления по своему проявляется  и роль личности менеджера. Административный менеджмент базируется на организационных способностях менеджера и его авторитете как личности, признании  его лидерства. Бывают ситуации, когда менеджер растворяется в коллективе, он не заметен, не выделяется, хотя при этом все управление опирается на его энергию, энтузиазм, его идеи. Но бывают варианты, когда менеджер своей личностью как бы затемняет весь коллектив, он на виду, и создается впечатление, что все, что делает коллектив, это делает он, это делается его усилиями. Коллектив лишь помогает ему делать дело, но сам не определяет ни характер этого дела, ни его особенности. Менеджер полностью берет всю ответственность на себя.

     Административному менеджменту чаще всего присущ второй вариант. Менеджер на виду, он выделяется из коллектива требовательностью, инициативой во всех организационных построениях, вся организация как бы работает на него, большинство успехов приписывается его усилиям и решениям.

     Каждый  тип управления отличается и своей  восприимчивостью к инновациям. Для административного менеджмента эта восприимчивость определяется личностью менеджера. Если менеджер- человек инициативный, ищущий наиболее рациональные варианты организации управления, новые стратегии, то в этих условиях возможно обостренное восприятие инноваций, но чаще всего административный менеджмент связывают с пониженным тонусом инновационной жизни, особенно в тех случаях, когда тип административного менеджмента существует достаточно продолжительный период времени и постепенно становится бюрократическим управлением, которому присущ антиинновационный характер. 
 

     2.ВОЗНИКНОВЕНИЕ  И РАЗВИТИЕ АДМИНИСТРАТИВНОГО  УПРАВЛЕНИЯ.

     2.1. Система административного управления.

     Система управления при административном менеджменте  очень часто имеет тенденцию  к линейному построению, отдается приоритет полномочиям и ответственности, что то это система высоко централизованного управления, в лучшем варианте это просто четкие связи в худшем- множество бюрократических согласований, потому что административному менеджменту не присущи приоритеты доверия и самостоятельности. Творческой инициативы.[3.,45c.]

     Существование и нормальное функционирование любой  организации неизбежно обусловлено  ее постоянным развитием и совершенствованием.

     В наиболее общем виде развитие представляет собой неоперативное целенаправленное и закономерное изменение материи или сознания. С указанной точки зрения развития организации можно определить. Как необратимое целенаправленное и закономерное изменение ее основных элементов или сознания ее сотрудников. В зависимости от характера и динамики происходящих процессов развитие может принимать 2 различные формы: эволюционную и революционную. Эволюционная связана с постепенным качественным и количественным изменением общественного сознания в строгом соответствии с изменением материи. Революционная форма развития предполагает скачкообразный, неосознанный переход материи или сознания из одного состояния в другое.

     Кроме того, выделяют прогрессивное развитие (переход от низшего к высшему  или от менее совершенного к более  совершенному) и регрессивное развитие ( т.е. деградацию).

     Вся совокупность факторов, оказывающая  влияние на развитие организации, может  быть условно разделена на 2 основные группы. Первую группу образуют факторы  обусловленные изменением во внешней  среде организации. Ко второй относится изменение во внутренней среде.

     Во  внешней среде организации важную роль играют такие факторы как  экология, политическая обстановка, действующее  законодательство, этика, культура, спрос  и предложение на рынке и состояние  конкуренции в отрасли.

     Так, например, ухудшение экологической обстановки вынуждает предприятие строить дополнительные очистные сооружения и расходовать денежные средства на восстановление денежных ресурсов. Политическая ситуация во многом определяет инвестиционную привлекательность как отдельных экономических регионов, так и государства в целом. Улучшение политического климата может стимулировать создание новых и расширение существующих предприятий и организации, а ухудшение может привести к значительному сокращению объемов предпринимательской деятельности.

     К факторам внутренней среды, определяющим специфику развития организации, можно  отнести изменение целей и  задач организации, смену руководства, структурные изменения в составе  трудового коллектива, особенности  организационного поведения.

     Организационное развитие, как процесс представляет собой совокупность действий, ведущих  к образованию и совершенствованию  взаимосвязей между частями единого  целого.

     Основными функциями развития и совершенствования  организации являются:

     - сбор информации о процессах, происходящих в управленческой, обслуживающей и производственной деятельности, а так же в сфере неформальных отношений;

     - сравнение информации с принятыми  нормами правилами и стандартами т.е. фактический контроль полученной информации;

     - исследование полученной информации на степень ее влияния друг на друга и на результирующие характеристики процесса;

     - диагноз процесса по результатам  исследования сильных и слабых  сторон рассматриваемого процесса;

     - консультирование при известном  диагнозе процесса и требуемом состоянии процесса, т.е. разрабатывают набор решений либо по созданию нового процесса(развития), либо по усилению сильных сторон реального процесса и уменьшения слабых(совершенствование);

     - регулирование- если существует  выбранный вариант решений, то он практически реализуется либо самими работниками компании, либо консультантами, либо совместно.[4.,430c.]

     Каждая  из упомянутых функций вносит существенный вклад в развитие или совершенствование  организации. Они могут осуществляться 3мя разными путями (вариантами):

1. По авторской методике, исходя из профессиональной подготовки руководителя или консультанта. При этом они сами формируют механизм поведения соответствующей функции. Этот путь может быть очень хорошим, но трудно воспроизводится другими людьми, например, при возможном замещении конкретного руководителя или заключении договора на консультационное обслуживание с другой фирмой;
2. По результатам сравнения с деятельностью других, аналогичных подразделений или организаций в целом. Руководитель заранее выбирает для себя пример организации или деятельности, показатели которой служат для него ориентирами в работе. Этот путь позволяет без особого риска поддерживать приемлемый уровень выполнения функции. Однако аналог никогда не может быть точным идеалом какой то организационной системы, поэтому руководитель должен постоянно сопоставлять анализируемые объекты своей организации и аналога;
3. По утвержденным нормам или стандартам на ключевые элементы организационной системы. Данный путь формирует преемственность при анализе и совершенствовании элементов организационной системы в течении значительного времени.
4. Этот путь успешно реализуется с помощью системного аудита.

     Первый  и второй варианты при высоком  уровне профессионализма могут так же давать хорошие результаты.

     Каждая  из функций процесса организационного развития может рассматриваться  в узком или широком смысле. В узком смысле функция обслуживает только саму себя, формируя соответствующую базу данных. В широком смысле функция рассматривается как составная часть всех других функций.

     Особое  место в системе развития и  совершенствования организации  занимает проблема управления информационными  потоками. Как показывает отечественная  и зарубежная практика, руководители далеко не всегда могут полностью  их контролировать.

     Неуправляемую сферу коммуникативного пространства организации можно постепенно трансформировать в управляемую, если воспитать у  работников интерес к инновационными процессам, создав самонастраивающуюся систему управления по отклонениям. Это возможно только тогда, когда «снизу» по каналам обратной связи поступает информация, свидетельствующая о неблагополучном положении дел, коммуникативном пространстве подразделении.

     Формирование  коммуникаций через стимуляцию обратных связей в конечном счете, дает большой инновационный эффект, если устранить те организационные преграды, которые мешают работникам свободно общаться между собой. Методы и способы устранения таких барьеров достаточно разнообразны.

     Формирование систем инновационных управленческих коммуникаций были глубоко продуманны организационно-поощрительные формы и методы стимуляции инициативного и ответственного делового поведения.

     Каждый  инновационный уровень такой  разветвлённой сити коммуникаций различался по весомости решаемых задач, ведению актуальных направлений, возможностей внедрения, степени контроля, сроком отдачи. У директора накапливается банк инициатив, которые можно было соотносить в различных сочетаниях, комбинируя те или иные оптимальные варианты в зависимости от решаемых, организационных, производственных и бытовых задач.

     Система инновационных коммуникаций повышала качество управленческих решений, обеспечивала их своевременность, предупреждала  о возможных потерях, обучала  персонал методам и приемам «расширением узких мест». Успех во многом зависел еще и от того,  в какой мере руководители могли переориентироваться на инновационный стиль руководства.

     Практики  управления зарубежных фирм методов  социальной организации коммуникации так же находят применение, особенно там, где высок уровень организационной культуры управления поведением или там, где необходимо формировать преданность работников фирмы. Ярким примером в этом отношении могут служить всемирно известные «кружки качества», эффективно функционирующие в большинстве японских корпораций.

     В основу создания «кружков качества» была положена концепция «тотального» контроля качества. Согласно указанной концепции контроль качества охватывает все стадии производства, ответственность за бра несут все работники фирмы, поэтому службы контроля качества выполняют только консультативные функции. Каждый сотрудник имеет право остановить конвейер, если пошёл брак.

     Система управления инновационными коммуникациями организации должна: во-первых, обладать хорошо налаженной и эффективно функционирующей сетью каналов обратной связи, позволяющих руководству оперативно и своевременно получать необходимую информацию и оперативно принимать правильные решения; во-вторых воспитывать у работников организации стремление к непосредственному участию в инновационных процессах, как в качестве их инициаторов, так и в качестве их исполнителей. 

     2.2. Административный механизм успешного  функционирования организации.

     Механизм  административного управления построен на мотивировании страхом ответственности, четкости использования команд, приказов и распоряжений, четкой субординации действий, дозирования информации по каждому из подразделений системы управления. В основе механизма управления лежит опыт административной деятельности, оцениваемый по критериям ответственности, исполнительности, дисциплинированности.

     Объективной основой использования организационно-административных методов управления выступают организационные  отношения, составляющие часть механизма  управления поскольку через их посредства реализуется одна из важнейших функций управления – функция организации.

     Методы  административного менеджмента  можно определить как совокупность приемов и способов, применения которых  позволяет обеспечить нормальное и  эффективное функционирование управляющей  и управляемой подсистем системы  управления.[5.,405c.]

     В современной теории менеджмента  методы управления классифицируются по самым различным признакам.

     В зависимости от масштабов применения можно выделить общее, системные  и локальные методы управления. Общие  методы применены практически в  любых управленческих процессах независимо от их сущности и специфики. Системные относятся к конкретным системам управления, а локальные обращены к отдельным элементам управленческих систем.

     По  отраслям и сферам применения можно  выделить методы управления, применяемые в государственном управлении, бизнесе, торговле, промышленности и т.п.

     Наибольшее  распространение получила классификация  методов управления, обусловленная  их содержанием. С указанной точки  зрения выделяют организационные, административные, экономические и социально-психологические методы управления.

     Для административного менеджмента  наиболее характерно применение первых двух групп методов, которые целесообразно  обозначить, как организационно-распорядительные и административно-распорядительные.

     Сущность организационно-распорядительных методов состоит в том, что любая совместная деятельность людей должна быть надлежащим образом организованна, т.е. спроектирована, нацелена, регламентирована, а так же снабжена необходимыми инструкциями, фиксирующими правила поведения персонала в различных ситуациях.

     Организационно- распорядительные методы управления предшествуют самой деятельности, создают для  нее необходимые условия, а следовательно, являются пассивными.

     К ним относятся:

     - подбор, расстановка и работа с кадрами;

     - организационное регламентирование  (нормирование);

     - организационное планирование;

     - организационное распорядительство;

     - делегирование полномочий и распределение  ответственности;

     - организационный инструктаж;

     - организационное распорядительство;

     - контроль исполнения;

     - организационный анализ;

     - организационное проектирование;

     - обобщение организационного опыта.[6.,123c.]

     Подбор, расстановка и работа с кадрами  включает в себя:

1. составление методик и профессорами для оценки деловых и личных качеств граждан, поступающих на работу, в том числе квалификационных таблиц и справочников;
2. разработку типовых документов для оформления приема на работу и учета кадров;
3. создание систем и документации по аттестации и тарификации кадров, учет кадров;
4. периодическую аттестацию руководителей и специалистов;
5. разработка методик по обследованию кадров, регулированию личного состава, созданию кадрового резерва;
6. принятие всех необходимых организационных мер для стабилизации кадров, всемерного сокращения их текучести.