Место информатики в процессах управления. 10

Содежание 

Введение…………………………………………………………………………...2

1. Место информатики в процессах управления

1.1 Информатика  и системы управления………………………………………..5

1.2 Взаимосвязь между информатикой и управлением……………………….10

1.3 Основные требования к системам, используемым

 в процессе  управления………………………………………………………….13

1.4 Автоматизированное  рабочее место – как инструмент  для рационализации управленческой  деятельности……………………………….15

2. Задача………………………………………………………………..18

Заключение………………………………………………………………………32

Список литературы……………………………………………………………...33 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

    Данная  курсовая работа посвящена рассмотрению такого важного и актуального  в настоящее время аспекта  современной жизни общества, как  место информатики в процессах  управления.

    Актуальность вопросов информатизации процессов управления вполне очевидна. Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ и технологий сегодня возрастает. Внесение порядка в хаос и свободу рынка – первая и пока не до конца осознанная необходимость субъектов предпринимательской деятельности. И здесь компьютерная  технология незаменима, поскольку она даёт возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счёт применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации.

    Важнейшим фактором повышения эффективности  производства в любой отрасли  является улучшение управления. Совершенствование  форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накапливания, обработки передачи информации с помощью электронных вычислительных машин (ЭВМ) и других технических средств. Методы и средства информатики реализуются в виде информационных технологий (ИТ), называемых также новыми или современными.

    Вооружить человека принципиально новыми орудиями производства и технологиями, усиливающими его возможности по обработке  информации, - важнейшая технико-экономическая  задача, которая требует ускоренного развития индустрии информатики. При этом возникают новые, еще не устоявшиеся в научной литературе понятия: информационная экономика, информационные ресурсы, сетевая экономика и т.д. 

    Информатика в последнее время стала занимать практически лидирующие позиции в процессах управления. На сегодняшний день в каждой крупной компании, каждой мелкой компании, каждом офисе и чуть ли не в каждом доме имеется персональный компьютер (ПК). ПК значительно облегчают людям работу, к примеру, если раньше бухгалтеру приходилось вручную рассчитывать и заполнять кипу разных бумаг, то теперь все это делает компьютер и выдает конечный, уже посчитанный и сформированный надлежащим образом документ, его остается лишь только распечатать. ПК также облегчает обучение студентам. Теперь не обязательно сидеть часами в библиотеке и перебирать множество книг, достаточно просто выйти в Интернет.

    Информатика пронизывает нашу жизнь как своеобразная паутина и, несомненно, делает ее только лучше.

    В теоретической части курсовой работы рассматриваются следующие вопросы:

    - информатика и системы управления

    - взаимосвязь между информатикой и управлением

       - основные требования к системам, используемым в процессе управления

        - Автоматизированное рабочее место – как инструмент для рационализации управленческой деятельности

         В практической части курсовой работы рассматривается задача по предприятию ООО «Красный Октябрь», которое  осуществляет деятельность, связанную с выпуском различных видов деталей для промышленного оборудования. Решением данной задачи будет расчёт процентного отношения бракованных изделий к общему количеству выпущенных изделий, подведение итогов за месяц и формирование формы сводной ведомости по учёту некачественной продукции за квартал.   

    Данная  задача будет решена на ПК с использованием табличного процессора  MS  Excel, обладающем следующими характеристиками:  

Система:

Microsoft Windows 98

Второе издание

4.10.2222А

Пользователь:

51175-028-9713636-95050

Компьютер:

GenuinelIntel

X86 Family 6 Model8 Stepping 3

192.0 MБ ОЗУ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Место информатики в процессах управления

1.1 Информатика и системы управления

     Характеризуя  большие системы, специалисты акцентируют внимание на их сложной организационной структуре, порождающей многие проблемы при управлении ими. Сеть Интернет является одним из примеров больших систем, характерных для современного этапа развития человечества. Следует отметить, что, несмотря на высокую сложность сети, обусловленную огромным количеством входящего в ее состав разнотипного оборудования и программного обеспечения, в целом, как единая система, она функционирует с высоким уровнем надежности, позволяющим практически полностью исключить отказы в обслуживании пользователей.

     Система представляет собой единое целое, составленное из взаимосвязанных частей. Более  строго систему можно определить как организационное множество, образующее целостное единство, ориентированное на достижение определенной цели. Системами являются технические устройства, состоящие из совокупности взаимосвязанных узлов и деталей; живые организмы, состоящие из клеток; государство и др.

     Системы имеют ряд общих свойств и  понятий. Организация системы – описание внутренней упорядоченности и согласованности взаимодействия элементов системы. Структура системы – совокупность внутренних устройств и связей между элементами системы, определяющая ее основные свойства (здесь выделяются иерархические соподчиненные уровни и связи между ними). Целостность системы – принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов. 
 

     Для систем организационно-экономического управления характерно использование  в качестве цели (критерия) управление обеспечения

максимальной  экономической эффективности в  конкретной сфере деятельности. Элементы систем организационно-экономического управления в той или иной степени  присуще всем без исключения системам организационного управления, по крайне мере, в плане минимизации затрат.

     Типичным  и естественным явлением для систем организационно-экономического управления является несовпадение (во многих случаях  и противоречивость) локальных критериев, присущих отдельным подразделениям организаций. Так, для производственного отдела организации предпочтительно иметь большие запасы комплектующих, что во многом гарантирует стабильное выполнение производственной программы выпуска изделий. Для финансового отдела организации запасы комплектующих являются одним из факторов, снижающим экономическую эффективность деятельности организации в связи с уменьшением степени оборачиваемости капитала.

     Естественно, что в рамках любой системы  отдельные локальные критерии должны быть подчинены задаче оптимизации  глобального критерия, характеризующего деятельность организации в целом. В общем случае глобальный критерий может быть сформирован как функция, аргументами которого являются локальные критерии; при этом искусство управления определяется способностью нахождения для конкретных условий этой функции с реализацией комплекса мероприятий для оптимизации ее значения. Поэтому, при проектировании больших систем практически всегда ориентируются на нисходящий принцип их создания, предполагающий разукрупнение и детализацию функций управления при переходе от верхних уровней иерархии системы к нижним.

     В целом, любая система управления может быть представлена в виде совокупности двух взаимосвязанных подсистем (рис. 1).  

     В процессе управления ОУ поступает в  управляющий орган ОУ, на входе  которого присутствует информация I_вх, определяющая требуемое в соответствии критериям качества функционирования системы положение (состояние) объекта управления.

     На  основе информации о требуемом и  реальном состоянии объекта управляющий  орган формирует (в соответствии с используемым критерием качества) управляющую информацию I_у и направляет ее на исполнительный орган ИО, который выбирает управляющее воздействие U на объект управления.

     Линия передачи информации I_oc отображает обратную связь, обеспечивающую передачу информации с выхода системы (объекта управления) на ее вход (на управляющий орган). Понятие обратной связи является одним из фундаментальных понятий в теории управления. Различают отрицательную обратную связь и положительную обратную связь.

     Характерной особенностью отрицательной обратной связи является ее направленность на стабилизацию состояния объекта управления при влиянии на него различных возмущений. Воздействуя на объект управления, возмущения V изменяют его состояние (т.е. возникают отклонения от требуемого в соответствии I_bx состояния). 
 

     Благодаря наличию отрицательной обратной связи, управляющий орган определяет разницу между требуемым и  реальным состояниями объекта (т.е. находит разницу между I_bx и I_oc) и на ее основе формирует управляющую информацию, на основе которой вырабатывается управляющее воздействие U, заставляющее объект управления перейти на требуемое состояние (на практике может быть достигнуто лишь приближение к требуемому состоянию с определенной погрешностью). Таким образом, отрицательная обратная связь позволяет скомпенсировать влияние внешних воздействий на объект управления, например, избыток производства определенного товара при поступлении информации о снижении его реализации приводит к уменьшению его дальнейшего производства.

     Положительная обратная связь, напротив, усиливает  развитие проявившейся тенденции в  изменении состояния объекта  управления (в ряде случаев это  может привести к выходу из строя  объекта). Так, положительная обратная связь лежит в основе цепной ядерной реакции, порождающей взрыв.

     В области управления широко используют понятие системы автоматического  управления (САУ) и автоматизированной информационной системы (АСУ).

     Автоматическое  управление, как правило, реализуется  в относительно простых системах, в которых объекты управления достаточно хорошо изучены и для них разработаны соответствующие алгоритмы управления; при этом для компенсации влияния возмущения на объект используется отрицательная обратная связь, позволяющая сформировать управляющее воздействие для возврата объекта в заданное состояние при воздействии возмущений. 
 
 

     САУ способны работать автономно без  непосредственного участия человека (персонал осуществляет наблюдение за исправностью входящих в состав системы  элементов). На практике управляющий орган реализуется, как правило, с помощью компьютеров (в технических системах широко используют специализированные вычислительные устройства) и установленного на них программного обеспечения.

     Для больших систем в связи с их сложностью и, зачастую, изменяющимся характером связей не удается в полной мере использовать системы автоматического управления. Поэтому, в больших системах необходимо участие специалистов и руководителей различного ранга, способных принимать решения на основе формирования управляющей информации. Такие системы принято называть автоматизированными системами управления. Для обозначения подобных систем в области организационно-экономического управления часто используют понятие экономические информационные системы (ЭИС). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2 Взаимосвязь между  информатикой и  управлением

     В настоящий момент английское слово  «менеджмент» известно почти каждому  образованному человеку. В упрощенном понимании менеджмент – это умение добиваться поставленных целей, используя  труд, интеллект, мотивы поведения людей.

     Менеджмент  – «управление» - это функция, вид  деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. С точки зрения Гарвардской школы  бизнеса, понятия «менеджер» и «лидер»  не идентичны. Главное качество лидера – четкое видение цели, которая представляется лишь в весьма туманных очертаниях или не видится вовсе. Основное же качество менеджера, управляющего – эффективно, с наименьшими потерями, реализовать увиденную цель.

     Рассмотрим  взаимосвязь между информатикой и менеджментом.

     Спектр  воздействий информатики на менеджмент чрезвычайно широк. Управление –  важнейшая функция, без которой  немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

     Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

     Управление  связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. 

     Любой системе управления экономическим  объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической  информационной системой.

     Экономическая информационная система – это  совокупность внутренних и внешних  потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

     Информационная  система может быть определена с  технической точки зрения как  набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации.

     В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

     Информационные  системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации  или в окружающей среде. С помощью  информатики данные, преобразовываются в форму, которая является значимой и полезной для пользователей.

     По  источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и  внутреннюю.

     Внешняя информация состоит из директивных  указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства. 
 
 

     Следует отметить, что управление без информатики  невозможно. Все виды информации, необходимой  для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система  управления и информатика образуют единство.

     Три процесса в информационной системе происходят с помощью информатики:

     1. Ввод данных.

     2. Обработка данных.

     3. Вывод данных.

     В процессе ввода фиксируются или  собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки  этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться.

     Информационные  системы также нуждаются в  обратной связи, которая является возвращаемыми  обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

     Менеджеру все время приходится принимать  решения в условиях большой неопределенности: инфляция, пляшущий валютный курс, изменение  налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Над менеджером постоянно висит вопрос «что, если?».

     Сегодня компьютеры могут быстро и хорошо просчитывать варианты и давать, таким  образом, ответы на всевозможные вопросы  подобного типа. В этом, пожалуй, одно из главных преимуществ компьютера над человеком. Но это не означает, что теперь вместо менеджеров все решения будут принимать компьютеры. Поэтому компьютеры выступают в роли консультантов, соответствующие информационные системы называются системами поддержки принятия решений, а принятие решений остается за менеджером.

1.3 Основные требования  к системам, используемым  в процессе управления

  Хорошие  системы, используемые в процессе  управления, вне зависимости от  их масштаба, программно – аппаратной платформы и стоимости  должны обеспечивать качественное ведение учёта, быть надёжными и удобными в эксплуатации.

       В функциональном аспекте  все системы, используемые в процессе управления, должны:

       - безошибочно производить арифметические расчёты;

       - обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку различных  отчётных документов;

       - осуществлять  безошибочный перенос данных  из одной печатной формы в другую;

       - производить накопление итогов  и исчисление процентов;

       - обеспечить обращение к данным  и отчётам за прошлые периоды  (вести архив);

       - обеспечить создание системы  паролей и организацию нескольких  уровней доступа к данным;

       - обеспечивать создание и регистрацию  новых объектов учёта;

       - обеспечивать определение порядка автоматизированного формирования пакета документов на основе исходных.

      Для того, чтобы обеспечить указанные  возможности, система должна иметь  единую базу данных по текущему  состоянию учёта на предприятии  и архивным материалам, любые сведения, которые могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учёта на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего настройки системы на конкретную учётную деятельность.

      Модули системы,  обеспечивающие  проведение расчётов, суммирование  итогов и начисление процентов,  должны использовать расчётные   нормативы, которые приняты в  текущее время.

       Надёжность системы  в  компьютерном  плане означает защищённость  её от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было  легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие системы отвечают этим требованиям.

       Не менее важно, чтобы фирма  – разработчик программы, используемой  в процессе управления, имела  значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придётся неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более новую. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.4 Автоматизированное рабочее место – как инструмент для рационализации управленческой деятельности

         Автоматизированное рабочее место можно определить как совокупность информационно – программно – технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области процесса управления.

        Создание автоматизированных рабочих  мест предполагает, что основные  операции по накоплению, хранению  и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а руководитель выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений.

         Персональная техника применяется  в процессе управления пользователем  для  контроля производственно – хозяйственной деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения управленческой задачи, а также ввода исходных данных для решения текущих задач и анализа функций управления.

         Автоматизированное рабочее место как инструмент для рационализации и интенсификации управленческой деятельности создаётся для обеспечения выполнения некоторой группы функций. Наиболее простой функцией автоматизированного рабочего места является информационно – справочное обслуживание. Хотя эта функция в той или иной степени присуща любому автоматизированному рабочему месту, особенности её реализации существенно зависят от категории пользователя.

       Автоматизированные рабочие места  имеют проблемно – профессиональную  ориентацию на конкретную предметную область процесса управления. Профессиональные  автоматизированные рабочие  

места являются главным инструментом общения  человека с вычислительными системами, играя роль автономных рабочих мест,  интеллектуальных терминалов больших  ЭВМ, рабочих  станций в локальных сетях.  Автоматизированные рабочие места имеют открытую архитектуру и  легко адаптируются к проблемным областям процессов управления.

       Локализация автоматизированного  рабочего места позволяет осуществить  оперативную обработку информации сразу же по её поступлении, а  результаты обработки хранить сколь угодно долго по требованию пользователя.

       В условиях реализации управленческого  процесса целью внедрения автоматизированного  рабочего места является усиление  интеграции управленческих функций, и каждое более или менее «интеллектуальное» рабочее место должно обеспечивать работу в многофункциональном режиме. 

       Автоматизированное рабочее место  на базе персональных компьютеров, - наиболее простой и распространённый  вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления. Такое автоматизированное рабочее место рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному пользователю  все виды обеспечения монопольно на весь сеанс работы.

       Техническое обеспечение автоматизированного  рабочего места должно гарантировать  высокую надёжность технических  средств, организацию  удобных  для пользователя режимов работы, способность обработать в заданное  время необходимый объем данных.  Поскольку автоматизированное рабочее место является  индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

       Программное обеспечение прежде  всего ориентируется  на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией.  

     Пользователь со стороны программной среды  должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно. Поэтому  при  их  взаимодействии  предусматривается  обеспечение  удобств

работы  человека за счёт совершенствования  программных средств. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Задача

                                           2.1. Условие задачи