Методология и организация исследования систем управления

Введение

Россия  переживает сейчас сложный и противоречивый период становления новой системы  экономических отношений. Объективные  условия изменения и развития всех форм собственности, возникновение  наемного труда, расширение и усложнение внешнеэкономических связей потребовали  иных, чем прежде способов управленческой деятельности.

Организацию можно рассматривать как производственную целостность, которая, эффективно используя  свои ресурсы, выполняет экономическую  функцию производства продукции  и оказания услуг. При этом обеспечиваются рабочие места для населения  и доходы для предпринимателей. Исходя из этой точки зрения, роль бизнеса  заключается в использовании  его энергии и ресурсов для  получения прибыли. Однако организация  одновременно является частью среды, состоящей  из поставщиков, потребителей, средств  информации, союзов и объединений  людей, работников, собственников акций, поэтому она находится в прямой зависимости от этой среды и должна наряду с обеспечением своих интересов  удовлетворять ее интересы.

Организационная структура управления – понятие  многостороннее. Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относятся состав подразделений, которые связаны определенными отношениями; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации управления. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Наконец, организационная структура – это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Научно  обоснованное формирование организационных  структур управления – актуальная задача современного этапа адаптации  хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Цель  курсовой работы – изучить методы исследования систем управления предприятием и пути ее совершенствования. Согласно цели, были сформулированы задачи работы:

1. Изучить теоретический материал по основам организации управления на современных предприятиях;
2. Изучить методологические аспекты исследования систем управления;
3. Рассмотреть этапы и их характеристики при проведении исследований;

          Объектом исследования является система управления. Но в методологическом отношении очень важным оказывается понимание и учет класса этой системы. Она относится к классу социально-экономических систем. А это значит, что основополагающим ее элементом является человек, деятельность человека определяет особенности всех процессов ее функционирования и развития. Связи, благодаря которым существует эта система, характеризуют сложные и противоречивые отношения между людьми, основанные на их интересах, ценностях, мотивах и установках.

Какими бы совершенными ни были современные технические  средства, их роль зависит от интересов  человека, мотивов использования  и освоения.

           Система управления строится  на деятельности человека. Можно  исследовать технику, но нельзя исследовать ее в отрыве от человека и от всех факторов ее использования в его деятельности.

           Предметом исследования является проблема. Проблема — это реальное противоречие, требующее своего разрешения. Функционирование системы управления характеризуется множеством разнообразных проблем, которые выступают как противоречие стратегии и тактики управления, условий рынка и возможностей фирмы, квалификации персонала и потребностей в инновациях.

            Методы исследования: анализ экономических, правовых, статистических источников литературы; эмпирический.

При написании  курсовой работы использовалась литература отечественных и зарубежных экономистов-теоретиков, нормативно-правовые акты, учебные  пособия и учебники, монографии и  научные статьи в периодических  изданиях.

1.Методология и организация  исследования систем управления.

Организации относятся к числу сверхсложных систем: они состоят из элементов  и подсистем разной природы (технические, правовые, психологические, социокультурные), они многофункциональны (производят продукцию, услуги, формируют человека и среду). Для объекта такой сложности приходится строить и сложную методологию. Именно системный подход позволяет рассмотреть организацию как систему, как целое – ведь основной его принцип – это принцип интеграции. От него происходит цепь производных принципов, главные из которых – целостность объекта и комплектность его анализа.

Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функций управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций. Он предполагает исходное определение системы целей организации, обусловливающих структуру задач и содержание функций аппарата управления.

Многообразие  целей как на высшем, так и на среднем и низших уровнях организации обычно не может быть сведено к одному измерителю. Основное назначение большинства производственных организаций с точки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночных потребностей в производимой продукции. В любом случае каждая цель отражает одну из объективно необходимых сторон функционирования и развития организационной системы.

Вместе  с тем соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным. Эффективность построения организационной  структуры не может быть оценена  каким-либо одним показателем. С  одной стороны, здесь следует  учитывать, насколько структура  обеспечивает достижение организацией результатов, соответствующих поставленным перед ней целям, с другой –  насколько ее внутреннее построение и процессы функционирования адекватны  объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.

Конечным  критерием эффективности при  сравнении различных вариантов  организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей, поставленных в области производства, экономики, технического прогресса  и социального развития. Однако довести  этот критерий до практически применимых простых показателей, связать каждое конкретное организационное решение  с его конечными результатами чрезвычайно трудно. Целесообразнее использовать набор нормативных  характеристик аппарата управления: его производительность при переработке  информации; оперативность принятия управленческих решений; надежность аппарата управления, выражающаяся в качестве исполнения решений в рамках установленных сроков и ресурсов; адаптивность и гибкость, характеризующиеся способностью своевременного выявления организационных проблем и соответствующей перестройкой работы.

Все методы исследования систем управления можно  классифицировать на две группы [1]:

– теоретические: метод восхождения от абстрактного к конкретному, метод абстрагирования, методы анализа и синтеза, методы дедукции и индукции, метод моделирования и др.;

– эмпирические: наблюдение, сравнение, метод экспертных оценок и др.

Проектирование  организационных структур управления осуществляется на основе следующих  основных взаимодополняющих методов: аналогий; экспертно-аналитического; структуризации целей; организационного моделирования.

Метод аналогий состоит в применении организационных  форм и механизмов управления, которые  оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером и т.п.), по отношению к проектируемой  организации. К методу аналогий относится  выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций  и определение границ и условий  их применения.

Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих  подходах. Первый из них заключается  в выявлении для каждого типа производственно-хозяйственных организаций  и для различных отраслей значений и тенденций изменения главных  организационных характеристик  и соответствующих им организационных  форм и механизмов управления, которые  исходя из конкретного опыта или научных обоснований доказывают свою эффективность для определенного набора исходных условий.

Второй  подход представляет, по сути, типизацию  наиболее общих принципиальных решений  о характере и взаимоотношениях звеньев аппарата управления и отдельных  должностей в четко определенных условиях работы организаций данного  типа в конкретных отраслях, а также  разработку отдельных нормативных  характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей. Типизация решений является средством  повышения общего уровня организации  управления производством,

направленным на стандартизацию и унификацию организационных форм управления, ускорение внедрения наиболее рациональных, прогрессивных форм. Типовые организационные решения должны быть, во-первых, вариантными, а не однозначными, во-вторых, пересматриваемыми и корректируемыми с регулярной периодичностью и, наконец, допускающими отклонения в случаях, когда условия работы организации отличаются от четко формулированных условий, для которых рекомендуется соответствующая типовая форма организационной структуры управления.

Экспертно-аналитический  метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, проводимыми квалифицированными специалистами  с привлечением ее руководителей  и других работников, с тем чтобы выявить специфические особенности, проблемы, «узкие места» в работе аппарата управления; а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке. Данный метод, являющийся наиболее гибким и всеохватывающим, применяется в тесном сочетании с другими (в особенности методами аналогий и структуризации целей) и имеет многообразные формы реализации. К нему относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами (ранговой корреляции, факторного анализа обработки списков и т.п.).

К экспертным методам следует отнести также  разработку и применение научных  принципов формирования организационных  структур управления. Под ними понимаются выведенные из передового опыта управления и научных обобщений руководящие  правила, выполнение которых направляет деятельность специалистов при выработке  рекомендаций по рациональному проектированию и совершенствованию организационных  систем управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих  принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации и т.п.). Примерами  современных принципов формирования организационных структур могут  служить такие, как «построение  организационной структуры исходя из системы целей», «отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления», «сочетание функционального и программно-целевого управления» и целый ряд других.

Особое  место среди экспертных методов  занимает разработка графических и  табличных описаний организационных  структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей  организации. К такого рода описаниям относятся, в частности, маршрутная технология выполнения управленческих функций или их этапов, основанная на принципах научной организации труда, а также на прогрессивных методах и технических средствах осуществления управленческих работ, и регламентирующая порядок их выполнения. Этому предшествует разработка вариантов организационных решений, направленных на устранение выявленных организационных проблем, отвечающих научным принципам и передовому опыту организации управления, а также требуемому уровню количественно-качественных критериев оценки эффективности организационных структур. Как правило, при этом осуществляется табличное представление преимуществ и недостатков каждого из вариантов с целью их последующего обсуждения и анализа.

Метод структуризации целей предусматривает  выработку системы целей организации (включая их количественную и качественную формулировки) и последующий анализ организационных структур с точки  зрения их соответствия системе целей. При его использовании чаще всего  выполняются следующие этапы:

1) разработка  системы («дерева») целей, представляющей  собой структурную основу для  увязки всех видов организационной  деятельности, исходя из конечных  результатов, независимо от распределения  этих видов деятельности по  организационным подразделениям  и программно-целевым подсистемам  в организации;

2) экспертный  анализ предлагаемых вариантов  организационной структуры с  точки зрения организационной  обеспеченности достижения каждой  из целей, соблюдения принципа  однородности целей, устанавливаемых  каждому подразделению, определения  отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя  из взаимосвязей их целей и  т.п.;

3) составление  карт прав и ответственности  за достижение целей как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, производственные и управленческие процессы, информация); конкретные результаты, за достижение которых устанавливается ответственность; права, которыми наделяется подразделение для достижения результатов (утверждать и представлять на утверждение, согласовывать, подтверждать, контролировать).

Метод организационного моделирования представляет собой  разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений  распределения полномочий и ответственности  в организации, являющихся базой  для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных  структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

– математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств или же с помощью машинных имитационных языков (примерами могут служить модели многоступенчатой оптимизации, модели системной, индустриальной динамики и др.);

– графоаналитические модели организационных систем², представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения, «проигрывать» варианты распределения прав и ответственности между разными уровнями руководства и т.п.;

– натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях. К ним относятся организационные эксперименты – заранее спланированные и контролируемые перестройки структур и процессов в реальных организациях; лабораторные эксперименты – искусственно созданные ситуации принятия решений и организационного поведения, сходные с реальными организационными условиями; управленческие игры – действия практических работников, основанные на заранее установленных правилах с оценкой их текущих и долгосрочных последствий ;

– математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур. Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях. Примерами могут служить регрессивные модели зависимости численности ИТР и служащих от производственно-технологических характеристик организации; зависимости показателей специализации, централизации, стандартизации управленческих работ от типа организационных задач и других характеристик и т.п.

На  рисунке, представленном ниже отражена структура методов исследования систем управления.(рис 1).

2.Алексеев С. И. Исследование систем управления: Учебное пособие — М.: МЭСИ, 2007. — 128 с

Рис.1. Структура методов исследования систем управления

Таким образом ,объектом исследования и проектирования систем управления выступают социальные системы, представляющие собой сложные системные объекты. Цель исследования заключается в поиске наиболее эффективных вариантов построения системы управления и организации ее функционирования и развития , а результат исследования систем управления представляет собой практические рекомендации по изменению тех или иных сторон се функционирования, повышению качества управленческой деятельности менеджера и всего персонала управления. Базовым подходом и методом в исследовании и проектировании систем управления является системный анализ.

1.2.Организация исследования  систем управления.

Под организационным механизмом³ понимается социально-управляемая система, обусловленная экономическими законами, наделенная соответствующими полномочиями, ресурсами, имеющая определенную структуру и позволяющая управлять коллективами людей путем принятия решений.

Такое определение  нацеливает аналитиков и проектировщиков  систем управления на исследование механизма  управления, под которыми соответственно понимается

организационная структура управления и процессы выработки управленческих решений  в рамках существующей структуры  управления. Практически организация  управления — это система принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором  можно достаточно полно анализировать  всю систему управления и обеспечивать оптимальные условия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, исследования действующих организационных  процедур и схемы принятия решений  и до поиска путей совершенствования  системы управления — результата решения.

Анализ  такого рода всегда целесообразно проводить  в начале работы, направленной на перестройку  системы управления. Как показал  опыт, анализ оказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть  этапов. Рассмотрим их подробнее:

На 1-ом этапе  производится обследование организации  управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых  в общем виде представлены сведения о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделений  с функциями, изложенными в должностных  инструкциях и Положениях. В результате выявляется степень соответствия управленческой практики ее модели (выявляется проблема) и, в случае необходимости, производится соответствующая корректировка. На этом этапе также необходимо выяснить и зафиксировать документально  потоки информации, циркулирующие в  каждом подразделении.

На 2-ом этапе  разрабатываются организационные процедуры принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в этой процедуре. При построении схемы организационной процедуры следует зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать, откуда поступают эти документы, какими документами она завершается; для выполнения такой процедуры необходимы выходные документы данной процедуры.

На 3-ем этапе выясняются взаимосвязей между процедурами принятия решений н построение блок-схемы принятия решений.

На 4-ом этапе  составляется схема принятия решений  конкретных подразделений организации, в которой фиксируются уровни руководства, схемы действующих  процедур принятия решений.

На 5-ом этапе  происходит проверка реальной схемы  принятия решения. На котором на основе логики и здравого смысла предусматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления,

На 6-ом этапе разрабатывается вся документация, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации. Остановимся кратко на задаче проектирования системы управления организаций.

Первостепенная  задача проектирования системы управления организацией⁴ является формирование его целей функционирования. Проблема формирования целей функционирования имеет принципиальное значение при проектировании организационных систем по многим причинам. Во-первых, потому, что по своей природе все реальные организации многоцелевые. Во-вторых, период действия целей функционирования различен, а следовательно, спроектировать организацию необходимо только исходя из целей, период действия которых сопоставим с периодом проектирования организации. В-третьих, проектирование организации управления под все цели функционирования слишком трудоемко, а следовательно, число целей функционирования должно быть по возможности ограниченным.

Выбор целей  с помощью экспертных методов  требует применения специальной  методики. Прежде всего осуществляются оценка и выбор глобальных целей функционирования. Наиболее приемлемым с практической точки зрения способом оценки является анонимное анкетирование, так как оно обеспечивает наибольшую независимость суждений. Структуризация целей функционирования должна быть осуществлена путем исследования функций управления, реализующих конкретные цели на каждом уровне управления. Задача проектирования системы управления предполагает также моделирование управленческих решений, структуры которых мы выявили на стадии обследования.

Моделирование состава управленческих решений  осуществляется для обоснования  решений, которые должны приниматься  в конкретном подразделении. Состав группы решений определяется количеством  структурных подразделений. Оптимальность  процесса подготовки управленческих решений достигается путем выявления и ликвидации отклонений в существующем процессе при сравнении его с нормативным процессом, обусловленным в некотором смысле идеальной моделью, выбранной авторами на предварительном этапе.

4. Корхов  Ю.В. Организационное проектирование. Киев: Бизнес, 2001.-240с.

Формальная  постановка задачи моделирования функциональных групп управленческих решений такова. Известен полный список управленческих решений, необходимых для реализации целей функционирования, а также  их информационное обеспечение (документы, используемые для принятия управленческих решений). Часть документов является общими при подготовке различных  управленческих решений. Известно также  число функциональных групп управленческих решений, которые должны быть сформированы. Необходимо сформировать группы управленческих решений с таким расчетом, чтобы  каждая из групп потребляла минимальное  количество необходимых для подготовки решений документов. Задача решается на ЭВМ с использованием методов  анализа и логики. Распределение  решений по уровням управления осуществляется с целью формирования групп решений, за подготовку которых несет ответственность  руководитель соответствующего уровня управления. Задача оптимального распределения  управленческих решений формируется  следующим образом: для каждого  выбранного уровня управления с учетом его загрузки и пропускной способности  необходимо определить перечень управленческих решений, утверждение которых является компетенцией данного уровня управления. При этом каждый сотрудник должен принимать решения, соответствующие  своей компетенции, и ему должен быть обеспечен такой режим работы, при котором все решения принимаются  в оптимальные сроки. Задача решается последовательно для всех уровней  управления. Формирование схемы управления организации всегда основано на типовых  схемах управления. В качестве типовой  схемы в рамках предполагаемой концепции  предлагается матрично-штабная схема  управления. Формирование схемы управления предполагает распределение управленческих решений по уровням управления. Расчет загрузки уровня управления для координационного, проблемного либо функционального  уровня, что в результате обеспечит  обоснование выбора типа структуры  управления. Окончательный выбор  варианта схемы структуры и все  дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной структуры  управления. На заключительном этапе  разрабатывайся документы, регламентирующие деятельность системы управления: положения  о подразделении, должностные инструкции, правила работы исполнителей.

Итак, системная  концепция совершенствования организационного механизма управления предполагает решение задач анализа системы  управления как системы принятия решений и комплексного ее проектирования на основе выбранных качественных целей  функционирования. Решение задачи анализа  системы управления предлагает исследование процесса управления и структуры  управления на уровне управленческих решений. При решении задачи анализа  ряд вопросов не рассматривается. Не обосновывается цель функционирования, состав решений определяется с помощью экспертов, не оценивается структура управления, т.е. не достигается комплексное проектирование системы управления.

Комплексное проектирование системы управления⁵ предполагает выбор целей функционирования, формирование состава решений, реализующих цели функционирования, процесс принятия решений (моделирование организационной технологии подготовки решения), формирование структуры управления, разработку документации, регламентирующей деятельность управления. Достоинством предлагаемой концепции является то, что ряд этапов решается с помощью компьютерной техники, что упрощает системное проектирование. Решение указанных задач способствует лучшей организации управления и в результате повышению организованности управления и качества принимаемых решений.

Таким образом ,организация управления — это система принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления. Организация систем управления состоит из 6 этапов , которые целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. На 1-ом этапе производится обследование организации управления; на 2-ом этапе разрабатываются организационные процедуры принятия управленческих решений; на 3-ем этапе выясняются взаимосвязей между процедурами принятия решений н построение блок-схемы принятия решений;на 4-ом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации; на 5-ом этапе происходит проверка реальной схемы принятия решения;на 6-ом этапе разрабатывается вся документация, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации.

   5. Корхов Ю.В. Организационное проектирование. Киев: Бизнес, 2001.-240с.

2.Этапы и их характеристика  при проведении исследований.

Любое исследование осуществляется в несколько этапов. Рассмотрим эти этапы.

На первом этапе необходимо выявить потребности  в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования. Для этого  проблема должна быть четко сформулирована. Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта желаемому или заданному. Именно в связи с отклонением  от плановых состояний, которое отмечается в определенный момент времени или  прогнозируется на будущее, и возникают  чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение  самих целей или нормативов.