Методы оценки конкурсных предложений

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Государственный Университет Управления

 

Институт  управления в промышленности и энергетике

 

Кафедра управления в нефтегазовом комплексе

Специальность «Менеджмент организации» - 080507

Специализация «Международный топливно-энергетический бизнес»

Форма обучения – очная

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

По  учебной дисциплине «Технологические основы топливно-энергетического комплекса»

на  тему «Методы оценки конкурсных предложений(оферт)»

 

 

 

Выполнила студентка

4 курса 1 группы                                                               _________________                     Дубинина Л.В.

 

 

Руководитель проекта

кандидат педагогических наук, доцент                 _________________                     Головизнин А.П.

 

 

 

 

 

Москва 2012

 

Содержание

Введение……………………………………………………3

Основная часть……………………………………………4

Основные понятия…………………………………………………4

Методы оценки конкурсных предложений……………………11

Оценка конкурсных заявок……………………………………………………………....11

Методы оценки конкурсных предложений…………………………………………….12

Ценовая оценка………………………………………………………………13

Балльная оценка……………………………………………………………..15

Основные проблемы балльной оценки…………………………………………………20

Основные этапы  балльной оценки………………………………………………………22

Преодоление эффекта  компенсации в балльном методе……………………………...24

Мягкий рейтинг……………………………………………………………..27

Экспертно-балльный метод………………………………………………...27

Проблема экспертов: "добрый" и "злой"………………………………………………27

Шкалы качественных критериев…………………………………………28

Оценка на основании  величины Индекса оптимальности  конкурсного предложения……………………………………………………………………...29

Заключение………………………………………………..35

Список литературы………………………………………37

 

 

 

 

Введение

Ключевым элементов выбора контрагента является этап оценки конкурсных заявок. Согласно Гражданскому кодексу, победителем конкурса признается поставщик, который по заключению конкурсной комиссии, предложил лучшие условия (ГК, ст. 447 п. 4). Поэтому в конкурсной документации должны содержаться требования к поставщикам, также быть сформулировано, каким условиям должно соответствовать предложение победителя и каким образом это соответствие будет определяться комиссией.

Организатор конкурса должен избегать общих формулировок, таких как "лучшее качество, лучшие условия поставки" и т. д., конкретизируя все критерии и указывая их значимость (весомость). При этом, по возможности, следует исключать (минимизировать использование) трудно формализуемых (качественных) критериев. Это сравнительно легко сделать при закупках товаров, однако для работ и услуг - довольно проблематично, а иногда и невозможно.

Следует не только выделить оцениваемые критерии, но и правильно  выбрать методику оценки. Иногда разные методики, применяемые для оценки одних и тех же поставщиков, дают противоречащие друг другу рекомендации по определению победителя.

В данной работе я рассмотрю основные понятия, связанные с офертами, основные этапы их проведения, а также, непосредственно сами методы выявления лучшего поставщика. В ходе написания курсового проекта мною было выведено множество разнообразных способов оценки конкурсных предложений. Я выделила основные и наиболее часто применяемые из них и подробно изложила их суть в своей работе.

 

 

 

 

 

 

 

Основная часть

 

Основные понятия.

Перед тем, как перейти  к рассмотрению непосредственно  темы моего курсового проекта, рассмотрим некоторые термины, для лучшего  понимания представленной мною информации.

 

Для начала определимся с  понятием конкурса:

Из ст.447 ГК РФ следует, что конкурс - это способ заключения договора путем выбора лица, предложившего наилучшие условия.

Но такое определение слишком обще. Например, не понятно, в чем именно данный способ заключается. По этой причине очень многие авторы и издания формируют свои определения конкурса. По наиболее распространенной точке зрения, конкурс - это способ заключения договора на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), при котором организатор конкурса заранее определяет условия проведения конкурса и основные условия будущего договора, критерии и процедуры подачи конкурсных предложений (конкурсных заявок) и выбора победителя (победителей), и затем из числа подавших конкурсное предложение (конкурсную заявку) выбирает победителя (победителей), который предложил наилучшие условия и при этом оформил и подал конкурсное предложение (конкурсную заявку) в соответствии с установленными процедурами и отвечает предъявляемым требованиям.

 

Организатор конкурса – лицо, которому государственный заказчик поручил организацию и проведение конкурсов или выполнение отдельных процедур (действий), связанных с организацией и проведением конкурсов.

Организатор конкурса может  выполнять весь цикл работ, связанных  с организацией и проведением  конкурсов, или же выполнять отдельные  этапы (например, разработку конкурсной документации, изучение правоспособности и квалификации поставщиков, оценку конкурсных заявок). Также организатор  конкурса может проводить предварительный  квалификационный отбор.

Существенное отличие  организатора конкурса и государственного заказчика в том, что государственный  контракт заключается в любом  случае между государственным заказчиком и выигравшим конкурс поставщиком  независимо от того, кто именно какие  этапы конкурса организовывал и  проводил. То есть ответственность  за проведение закупок в любом  случае лежит на государственном  заказчике.

В большинстве случаев  организатор конкурса и государственный  заказчик - это одно и то же лицо (то орган государственной власти). Другими  словами, государственный заказчик самостоятельно осуществляет все виды деятельности, связанные с организацией и проведением конкурса и заключением  по его результатам государственного контракта.

Если организатор конкурса является независимым лицом (консультационной фирмой, например), он фактически оказывает  государственному заказчику возмездные услуги. Это требует заключение договора между государственным заказчиком и организатором конкурса. Поскольку  эти услуги возмездные, и на их оплату опять-таки расходуются средства бюджетов или внебюджетных фондов, заключение договора должно осуществляться по результатам  конкурса на определение организатора конкурса.

 

Для проведения конкурса необходим пакет документов, разрабатываемых организатором конкурса и утверждаемых государственным заказчиком, который содержит правила проведения конкурса.

Под правилами проведения конкурса понимаются:

• существенные условия договора, заключаемого по результатам конкурса
• порядок оформления и подачи предложений по заключению договора (конкурсных заявок)
• порядок определения выигравшего конкурс лица
• требования к участникам конкурса.

Конкурсная документация предоставляется по требованию любого поставщика, который запрашивает  ее в связи с публикацией извещения  о проведении конкурса или получением приглашения к участию в закрытом конкурсе.

Иногда за конкурсную документацию взимается плата, которая покрывает  расходы организатора конкурса на ее печатание (тиражирование) и доставку поставщикам по почте или курьером. Плата за конкурсную документацию в  любом случае не должна быть настолько высокой, чтобы ограничить возможности поставщиков (особенно субъектом малого предпринимательства) по ее приобретению.

 

Лица участвуют в конкурсе согласно установленным правилам, которые одинаковым образом применяются ко всем участникам конкурса. Участие в конкурсе на заключение договора подразумевает, что лица готовят свои предложения по заключению договора в письменной форме (конкурсная заявка).

Конкурсная заявка - предложение поставщика (оферта), участвующего в конкурсе, на заключение договора по предмету конкурса, подготовленная согласно требованиям конкурсной документации.

Содержание и порядок  оформления конкурсной заявки определяется согласно требованиям и условиям, содержащимся в конкурсной документации. Конкурсная заявка должна быть подана и получена организатором конкурса до истечения определенного срока, установленного в конкурсной документации. В случае опоздания предложение отклоняется без рассмотрения.

Конкурсная заявка не может  быть изменена ни одной из сторон, за исключением первоначальных конкурсных заявок на участие в двухэтапном  конкурсе (тем не менее обычно условия конкурса предусматривают право организатора конкурса на корректировку арифметических или грамматических ошибок, если это не влияет на существо конкурсной заявки).

Срок действия конкурсной заявки определяется согласно требованиям  конкурсной документации.

Как правило, каждый поставщик, участвующий в конкурсе (несколько  поставщиков, составляющих одну группу лиц согласно требованиям антимонопольного законодательства), может подать только одну конкурсную заявку.

Конкурсная заявка обычно подается в запечатанном конверте (чтобы  организатор конкурса не мог узнать ранее определенного срока ее основные условия); подача конкурсной заявки сопровождается ее регистрацией организатором конкурса и выдачей  соответствующей расписки.

 

Конкурсная комиссия – временный орган, создаваемый организатором конкурса при участии государственного заказчика для принятия важнейших решений в ходе организации и проведения конкурса (прежде всего определения выигравшего поставщика, а также вскрытия конкурсных заявок, внесения изменений в конкурсную документацию, и для принятия других решений).

 

Оценка конкурсных заявок – один из этапов проведения конкурса, в ходе которого происходит определения выигравшего конкурс поставщика. Методы оценки конкурсных предложений я подробнее рассмотрю ниже.

Организатор конкурса оценивает  полученные предложения в порядке  и согласно критериям, ранее определенным в правилах проведения конкурса. Выигравшему  конкурс лицу направляется предложение  подписать договор.

 

По результатам  конкурса обычно заключаются договоры на поставку товаров, договоры выполнения подрядных работ или договоры возмездного оказания услуг. По результатам конкурса могут заключаться и любые другие договоры.

 

Также необходимо рассмотреть  и юридическую сторону проведения конкурсов.

 

Обеспечение исполнения обязательств – один из способов гарантировать, что сторона (должник в соответствии с терминологией Гражданского кодекса Российской Федерации), несущая перед другой стороной (кредитор в соответствии с терминологией Гражданского кодекса Российской Федерации) какие-либо обязательства, эти обязательства исполнит в полном объеме и в требуемые сроки.

В связи с государственными закупками поставщики несут перед  государственным заказчиком (организатором  конкурса) следующие основные обязательства:

1. Обязательства по заключению государственного контракта, если конкурсная заявка поставщика будет признана выигравшей
2. Обязательства по надлежащему выполнению государственного контракта со своей стороны.

Первого рода обязательства  связаны с участием в конкурсе. Обеспечение исполнения этих обязательств обычно называется обеспечением конкурсной заявки.

Второго рода обязательства  связаны с выполнением государственного контракта. Обеспечение этих обязательств называется обеспечением выполнения контракта.

Основными видами обеспечения  исполнения обязательств в сфере государственных закупок являются:

• Банковская гарантия (обеспечение конкурсной заявки и обеспечение выполнения контракта)
• Залог (обычно обеспечение конкурсной заявки; однако часто используется неправильно)
• Поручительство (обеспечение выполнения контракта)
• Неустойка (только обеспечение выполнения контракта).

Исполнение обязательств может обеспечиваться:

• Самим поставщиком (залог, неустойка)
• Третьими лицами (банковская гарантия, поручительство).

 

Обеспечение конкурсной заявки – обеспечение исполнения обязательств поставщика (должника) перед государственным заказчиком (кредитором), связанных с подачей конкурсной заявки.

Эти обязательства включают:

• Обязательство заключить государственный контракт на условиях, установленных в конкурсной заявке поставщика, в течение срока действия конкурсной заявки, если конкурсная заявка поставщика была признана выигравшей
• Обязательство не отзывать конкурсную заявку в течение срока ее действия и после срока окончания приема конкурсных заявок
• Обязательство не изменять конкурсную заявку в течение срока ее действия и после срока окончания приема конкурсных заявок.

В качестве обеспечения конкурсной заявки обычно используется банковская гарантия или залог.

 

Рассмотрим один из видов  конкурса, для составления полной картины представления данных выше определений.

 

Открытый конкурс – вид конкурса, в котором могут участвовать любые поставщики. Это означает, что любые поставщики могут подать заявку на участие в конкурсе. Однако эти заявки могут не рассматриваться в определенных случаях (например, поставщик не удовлетворяет установленным требованиям к правоспособности и квалификации).

Открытый конкурс признается основным способом размещения государственного заказа (закупки продукции для  государственных нужд). Это означает, что открытый конкурс должен проводиться  практически всегда, если только нет  специальных обстоятельств (ограниченный рынок, специализированная продукция, малые закупки, срочные закупки, секретные закупки).

Извещение о проведении открытого  конкурса публикуется в печатных средствах массовой информации международного или национального распространения, в ряде случаев (при закупке сложной, специальной продукции - в тематических средствах массовой информации).

Организатор конкурса предоставляет  конкурсную документацию по письменному  требованию любого поставщика, который  запрашивает ее в связи с публикацией  извещения (и оплаты конкурсной документации, если это предусмотрено условиями  конкурса).

После получения конкурсной документации поставщики в течение  достаточно продолжительного периода  времени (обычно около 4-6 недель) готовят  свои конкурсные заявки, то есть собирают необходимые справки, проводят расчеты  и подготавливают нужные документы. В ходе этой работы поставщики в  письменной форме могут обратиться к организатору конкурса с просьбой разъяснить отдельные положения конкурсной документации. Организатор конкурса в обязательном порядке отвечает на такие запросы, также в письменной форме.

Поставщики должны подать конкурсные заявки не позднее срока, установленного в конкурсной документации. Организатор конкурса обязан зарегистрировать любую конкурсную заявку и выдать расписку о ее получении.

В заранее определенный день в заранее определенном месте  организатор конкурса вскрывает  каждую поступившую конкурсную заявки и оглашает ее основные условия (прежде всего наименование и адрес поставщика, цену конкурсной заявки и краткое  описание предлагаемой этим поставщиком  продукции). На этой процедуре имеют  право присутствовать представители  поставщиков, которые подали конкурсные заявки.

Далее в течение достаточно продолжительного периода времени (обычно одна-три недели, в ряде случаев  и больше) организатор конкурса оценивает  конкурсные заявки и готовит рекомендации по определению выигравшего поставщика.

Конкурсная комиссия на своем  заседании по определению выигравшего  поставщика изучает подготовленные организатором конкурса рекомендации (при необходимости обращаясь  к первоисточнику) и принимает  решение о выигравшем поставщике. Далее выигравшему поставщику в  письменной форме направляется приглашение  заключить договор. Договор заключается  между государственным заказчиком и поставщиком.

Процедура открытого конкурса также предусматривает публикацию извещения о результатах конкурса. Эта публикации особенно важна при  проведении открытых конкурсов на закупку  продукции для государственных  нужд с тем, чтобы известить общественность (налогоплательщиков) о расходовании общественных средств (средств налогоплательщиков).

Методы оценки конкурсных предложений.

Итак, перейдем к непосредственному  рассмотрению различных методов  оценки конкурсных предложений.

 

Оценка конкурсных заявок.

Обычно проводится в три этапа (см. рис 3.3.).

 На первом проверяется соблюдение формальных   требований, изложенных    в конкурсной документации.

В  ходе  такого  предварительного  рассмотрения  проверяется  соответствие  оформления предложения требованиям  конкурсной документации, наличие и  действительность необходимых документов (справки, сертификаты, банковская  гарантия и  .т п.), проверяются полномочия лица, подписавшего конкурсную заявку, законченность и целостность предложения, наличие ошибок в расчетах.

1. Проверка на		Оценка
соответствие по		конкурсных заявок
форме
2. Проверка на		Техническая
соответствие по
			экспертиза
содержанию
3. Ранжирование			Финансовая
заявок
			экспертиза

 

 

Рис 3.3. Основные этапы оценки конкурсных заявок

 

 

При закупке      сложных      работ      дополнительно      проводится техническая и экономическая экспертизы.

На втором этапе предложения рассматриваются на предмет соответствия требованиям конкурсной документации в части условий выполнения договора и требованиям технического задания – отвечает ли предлагаемая продукция техническим требованиям, соблюдаются ли графики поставок и платежей, требования по послепродажному обслуживанию, запчастям и т. д.

Если победитель конкурса будет определяться не только по цене и условиям поставки, но и по степени  удовлетворения существующих потребностей заказчика,на этом этапе

оценивается, насколько различаются  технические характеристики предлагаемой разными поставщиками продукции.

Что касается анализа цены, указанной в заявке, то учитывать следует не только декларированную поставщиком цену(включая транспортировку, установку и обучение), но и стоимость запчастей и комплектующих, а также эксплуатационные расходы и расходы по техобслуживанию, установке, обучению.

Последний этап заключается в ранжировании предложений и определении на его основании победителя.

 

Методы оценки конкурсных предложений.

Одной из самых важных и  сложных задач в оценке предложений, а быть может и проведения конкурса, является выбор победителя. Конечно, это может показаться элементарным, если речь идет о выборе по одному измеримому критерию, такому как цена. И даже по двум-трем.

Но чаще критериев больше и часть из них не количественные, а качественные, которые зачастую формализовать весьма не просто.К тому же не всегда очевидно, насколько эти критерии независимы друг от друга.

Методов выбора наилучшего варианта (предложения) разработано  довольно много, так как эта задача актуальна для большинства сфер человеческой деятельности,а не только для конкурсных закупок. Существует даже отдельная дисциплина- теория принятия решений, в рамках которого разработаны мощные математические модели,такие как метод анализа иерархий.

Однако в закупочной практике чаще всего используется

• ценовая оценка;
• балльная оценка;
• мягкий рейтинг;
• экспертно-балльная оценка;
• минимальная цена при соответствии квалификационным требованиям;
• оценка на основании величины Индекса оптимальности конкурсного предложения.

Применение иных методов  является скорее экзотикой,так как для их реализации требуется достаточно глубокие математические знания,и логика расчетов не прозрачна для большинства членов конкурсной комиссии ими не обладающими.К тому же их применение требует независимости и формализации сопоставляемых критериев,что также нередко проблематично, как мы уже говорили выше.

 

Ценовая оценка.

 

Максимальная объективность     достигается     при     переводе     всех   характеристик предложений в денежное исчисление. Для этого используется понятие оценочной стоимости предложения.

Оценочная стоимость складывается из цены предложения и различных  модификаторов, которые отражают все  значимые неценовые характеристики. Модификаторы используются только в целях оценки и не влияют на цену контракта (см. пример 3.10.).

Например, если допускаются  отклонения от заданного графика  поставок, то за каждую неделю отставания к оценочная стоимость предложения будет увеличиваться на некоторый процент.

Пример 3.10. Использование  оценочной стоимости.

 

Для бурения скважин с  питьевой водой планируется закупить одну бурильную установку. Чем раньше начнутся бурильные работы, тем большую выгоду принесет проект.

Для простоты будем считать, что имеют значение только две  технические характеристики оборудования – глубина бурения (не менее 10 метров) и производительность (7 скважин в сутки).

Ниже приведены требования конкурсной документации с указанием  соответствующих модификаторов оценочной стоимости. Отметим, что не допускается представление оборудования с глубиной бурения меньше 10 метров. Заказчик также не нуждается в бурении скважин глубже 20 метров.

На конкурс представлены предложения трех поставщиков: «Oil-CIS Ltd» (Австрия), ООО «Бур Гефеста», ОАО «Вестал». Лучшее ценовое предложение подготовила «Oil-CIS Ltd» - 100 тыс. долл. Однако, рассчитав оценочную стоимость, мы приходим к выводу, что победителем является ОАО «Вестал». С этой компанией и будет заключен договор - на 120 тыс. долл.

 

 

 

Требования

Цена

Срок

Технические характеристики

Итого

(тыс.

поставки

(Оценочная

Глубина бурения

Производительность

долл.)

(недель)

(метров)

(скважин/день)

стоимость)

Конкурсная

-

6 недель

10 метров

7 скважин в день

-

документация

Модификатор

-

+ 1% за отставание

- 2% за метр (не более

+/- 5% за скважину ( но

-

оценочной

- 1% за опережение

+10 метров)

не менее 5 скважин в

- - не допустимо

день)

стоимости

Предложения

поставщиков

«Oil-CIS Ltd»

100 тыс.

11 недель (+5%)

10 метров (0%)

7 скважин в день (0%)

+5%

долл.

105 тыс. долл

ООО

«Бур

105 тыс.

6 недель ( 0%)

12 метров (- 4%)

6 скважин в день (+5%)

+1%

Гефеста»

долл

105,05 тыс.

долл.

ОАО «Вестал»

120 тыс.

1 недели (- 5%)

25 метров (-20%)

8 скважин в день (-5%)

-30%

долл

84 тыс. долл.

 

Метод ценовой оценки является одним из наиболее прозрачных и объективных. При его помощи обычно оцениваются предложения по простым закупкам в рамках проект Всемирного Банка (победителем считается предложение “минимальнойс оценочной стоимостью”) и ЕС (победа присуждается “экономически наиболее целесообразному” предложению).

Следует отметить, что при  расчете модификаторов, в оценочной  стоимости необходимо учитывать возможные изменения цены за весь период использования закупаемого товара или услуг. Особенно это важно при закупках высокотехнологичных товаров, цены на которые быстро снижаются, модельный ряд регулярно обновляется, а рабочие характеристики – заметно возрастают.

Недостатком этого метода является весьма ограниченный круг закупок,для которых его возможно применить. Дело в том, что рассчитать оценочную стоимость легко только при простых закупках. Чем больше критериев, особенно качественных, тем сложнее формализовать механизм расчета модификаторов.

 

Балльная оценка.

Балльный метод является одним из наиболее распространенных в отечественно закупочной практике, за счет своей наглядности и простоты. Свой вклад в популяризацию этого метода внесли и методические рекомендации⁶³, разработанные Министерством экономики РФ и рекомендованные для использования при проведении государственных закупок.

При применении бального метода выбираются оцениваемые критерии(цена, квалификация, график платежей, производительность оборудования и т. п.), определяются их важность - относительные веса (важность), в сумме равные единице(например, цена – 0.9, квалификация – 0.1). Затем производится оценка по выбранным критериям и взвешенное суммирование (см. пример 3.11.). Этот метод наиболее эффективен при работе количественными критериями.

 

Пример 3.11. Использование  балльной оценки

 

	Для организации закупается под заказ 5 единиц спецтехники (марка, комплектация и т. п.
строго  соответствуют   требованиям  технического  задания).Так  как  от  сроков  начала ее
использования   зависит   начало   выполнения   ряда   проект, основными   факторами   выбора
поставщика являются цена (70%) и сроки поставок (30%).
	Критерий	Вес	Поставщик 1	Поставщик 2	Поставщик 3
	1. Цена	0.7	9 млн. руб.	8 млн. руб.	6 млн. руб.
	Баллы		10	7	5
	Взвешенная оценка		7	4.9	3.5
	2. Срок поставки	0.3	7 недель		12 недель
	Баллы		10	9	6
	Взвешенная оценка		3	2.7	1.8
	Итого взвешенных баллов		10	7.6	5.3