Моделирование деятельности организации ФГКЭУ " КЭЧ"

     Оглавление:

     1. Введение…………………………………………………………………….5

     2. Методология и программная среда ARIS……...…………………………8

       2.1. Методология ARIS…..………………………………………………..8

       2.2. Программная среда ARIS….………………………………………..11

     3. Описание моделей…...……………………………………………………15

       3.1. Организационная диаграмма (Organizational chart)…..…………...15

       3.2. Дерево функции (Function tree)……………………………………..18

       3.3. Диаграмма целей (Objective diagram)………………………………20

       3.4. Модель технических терминов (Technical term models)…………..22

         3.5. Диаграмма структуры знаний (Knowledge structure

       diagram)………………………………………………………………….24

          3.6. Событийная цепочка процесса (extended Event-Driven Process

     Chain)……………………………………………………………………..25

          3.7. Диаграмма окружения функции (Function allocation

     diagram)…………………………………………………………………..28

          3.8. Диаграмма цепочек добавленного качества (Value added chain

     diagram)…………………………………………………………………..29

          3.9. Индустриальные и офисные процессы (Industrial and Office

     process)…………………………………………………………………...32

       3.10. Матрица выбора процессов (Process selection matrix)…...……….36

       3.11. Карта знаний (Knowledge map)…………………………………….37

       3.12. Дерево продуктов и услуг (Product/Service tree)…..……………...38

          3.13. Диаграмма информационных потоков (Informational flow

     diagram).…………………………………………………………………..39

       3.14. Диаграмма взаимодействия (Communication diagram)…..……….40

          3.15. Диаграмма типов прикладной системы (Application system type

     diagram)…………………………………………………………………..41

         3.16.Диаграмма цепочки процесса (Process Chain Diagram)……...……43

     4. Приложения…...…………………………………………………………..45

       4.1. Приложение 1….……………………………………………………..45

       4.2. Приложение 2……….………………………………………………..50

       4.3. Приложение 3……….………………………………………………..52 

      1. ВВЕДЕНИЕ

   Чебаркульская квартирно-эксплуатационная часть является самостоятельным юридическим лицом с непосредственным ведомственным подчинением квартирно-эксплуатационному управлению Приволжско-Уральского военного округа.

     Организационно-правовая форма Чебаркульской КЭЧ, в соответствии с Гражданским Кодексом РФ и Приказом Министра Обороны СССР № 75 от 22.02.77 г. (с последующими изменениями и дополнениями), определяется как государственное учреждение.

     Полное  наименование юридического лица –  Федеральное государственное квартирно-эксплуатационное учреждение «Чебаркульская квартирно-эксплуатационная часть района», ОГРН 1087420000502. Учредителем Чебаркульской КЭЧ является Министерство обороны РФ.

     Чебаркульская квартирно-эксплуатационная часть  включает в себя:

     -административно-управленческий  персонал;

     - материальный склад;

     - топливно-материальный склад;

     - проектно-сметная группа;

     - жилищная группа;

     - РЭС (районные электрические сети);

     - ВКХ (вводно-канализационное хозяйство);

     - гараж и другие подсобные предприятия;

     - домоуправления.

     Чебаркульская  квартирно-эксплуатационная часть имеет право выступать учредителем юридических лиц, входящих в структуру КЭЧ.

     В структуре управления предприятия  можно выделить три уровня руководства по степени важности принимаемых решений и степени их ответственности:

     Верхний уровень – начальник КЭЧ,

     Средний уровень – главный инженер, главный  бухгалтер, начальники отделов.

     Нижний  уровень – начальники участков, мастера, которые руководят производственными  процессами в подразделениях и на объектах.

     Общее руководство КЭЧ осуществляет начальник КЭЧ. Начальник КЭЧ назначается на должность приказом Командующего Военным Округом. Прямым заместителем начальника КЭЧ является главный инженер КЭЧ, который назначается на должность приказом командующего Военным округом.

     Основными целями и задачами создания организации является руководство квартирно-эксплуатационной службой и обеспечение всеми видами квартирного довольствия воинских частей, приписанных к КЭЧ.

     Наряду  с этим, ключевыми направлениями  деятельности ФГКЭУ «Чебаркульская КЭЧ» являются:

     - учет военнослужащих, рабочих и служащих Российской Армии, нуждающихся в жилой площади;

     - обеспечение воинских частей  материалами для нужд эксплуатации, всеми видами топлива;

     - осуществление мероприятий по  механизации трудоемких работ  и правильной эксплуатации машин коммунального обеспечения, машин и механизмов на материальных, топливных или объединенных топливно-материальных складах, на подчиненных предприятиях и в организациях, при ремонтно-строительных работах, выполняемых хозяйственным способом, а так же по внедрению механизации и автоматизации в практику эксплуатации казарменно-жилищного фонда и коммунальных сооружений;

     - разработка  тарифов по топливно-энергетическим  ресурсам, по автотранспорту и других.

     В Чебаркульской КЭЧ ведется претензионная  работа. Предъявляются претензии потребителям коммунальных услуг  по погашению задолженности, нарушению условий договоров, в части сроков оплаты.

     Ежеквартально направляются сведения в Квартирно-эксплуатационное управление округа в г. Екатеринбург об экономии, оценка мероприятий по экономному и рациональному использованию материальных и денежных средств.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Методология и программная среда ARIS

     2.1. Методология ARIS 

     Методология ARIS предполагает определенный подход к формализации информации о деятельности организации и представление ее в виде графических моделей, удобных для понимания и анализа. Модели, создаваемые по методологии ARIS, отражают существующую ситуацию с той или иной степенью приближенности. Степень детализации описания зависит от целей проекта, в рамках которого проводится моделирование. Модели ARIS могут быть использованы для анализа и выработки различного рода решений по реорганизации деятельности предприятия, в том числе по внедрению информационной системы управления, разработке систем менеджмента качества.

     Методология ARIS реализует принципы структурного анализа и позволяет определить и отразить в моделях основные компоненты организации, протекающие процессы, производимую и потребляемую продукцию, используемую информацию, а так же выявить взаимосвязи между ними.

     Создаваемые модели представляют собой документированную совокупность знаний о системе управления, включая организационную структуру, протекающие процессы, взаимодействия между организацией и субъектами рынка, состав и структуру документов, последовательность шагов процессов, должностные инструкции отделов и их сотрудников. В отличие от других подходов, методология ARIS предполагает хранение всей информации в едином репозитории, что обеспечивает целостность и непротиворечивость процесса моделирования и анализа, а так же позволяет проводить верификацию моделей.

           Преимущества методологии  ARIS:

• возможность рассматривать объект с разных точек зрения; разные уровни описания, обеспечивающие поддержку концепции жизненного цикла систем; дифференцированный взгляд на анализируемый объект (организацию, систему управления и т.д.);
• богатство методов моделирования, отражающих различные аспекты исследуемой предметной области, позволяет моделировать широкий спектр систем (организационно-хозяйственных, технологических и прочих);
• единый репозиторий, все модели и объекты создаются и хранятся в единой базе проекта, что обеспечивает построение интегрированной и целостной модели предметной области;
• возможность многократного применения результатов моделирования; накопленное корпоративное знание о всех аспектах деятельности организации может в дальнейшем служить основой при разработке различных проектов непосредственно в среде ARIS и с использованием интерфейсов и других средств.

     Инструментальная система ARIS 5.0, реализующая методологию ARIS, предназначена для визуального представления принципов и условий функционирования различного рода организаций, а так же для анализа их деятельности по различным показателям. Целью такого анализа является определение идеальных характеристик, реформирование организационной структуры, функций, бизнес-процессов, используемых данных.

     В рамках методологии ARIS имеется так же возможность определить требования к автоматизированной системе управления и провести ее проектирование.

     Круг  компаний, использующих интегрированную  инструментальную среду ARIS, достаточно широк. Организации, занимающиеся консалтинговой деятельностью, применяют ARIS как средство для анализа деятельности фирм-клиентов. Четыре из пяти ведущих мировых консалтинговых фирм используют ARIS в качестве инструментария для оптимизации своей деятельности. Различного рода компании, занимающиеся как производством продукции, так и предоставлением услуг, успешно применяют систему ARIS для анализа и реорганизации собственной деятельности и поддержания внутренних процессов при изменениях ситуации на рынке. Компания всегда имеет в своем распоряжении визуальное отображение всех аспектов своей деятельности, а также средства для их анализа (стоимостного, динамического, анализа соответствия организационной структуры выполняемым функциям, и т.д.). Продукт ARIS может быть использован фирмами-разработчиками программного обеспечения для поддержки проектирования информационных систем.

     Если  деятельность предприятия поддерживается системой управления класса EPR, например, системой R/3 фирмы SAP, то комплекс ARIS будет постоянно обеспечивать такой системе актуальное состояние, соответствующее существующим на предприятии бизнес-процессам.

     Направленность  данного продукта на управление качеством по международному стандарту ИСО 9001 позволит компаниям вывести их деятельность на уровень, соответствующий общепринятым требованиям к организации процессов. Кроме того, данная система обеспечит поддержку процесса подготовки сертификации на соответствие данному стандарту. Для этого в системе предусмотрена возможность для создания специальных отчетов, отвечающих требованиям ИСО 9001, а также модели, отражающие полную методологию процесса сертификации. Правильное проведение всех необходимых мероприятий позволит предприятию успешно выйти на европейский рынок и быть признанным большинством компаний Европы.

     Система ARIS в настоящее время уже успешно используется множеством известных компаний различного профиля как в Европе, в том числе в России, так и по всему миру, она позволяет фирмам переходить на новый уровень в организации производства.

     2.2. Программная среда ARIS

     Интегрированная инструментальная среда ARIS является сложной системой и состоит из комплекса взаимосвязанных и взаимодополняющих модулей, выполняющих различные функции. Основным модулем анализа и проектирования является базовый модуль ARIS Toolset, который может включать все остальные модули системы. При необходимости они легко интегрируются в ARIS Toolset.

     Модуль  ARIS Easy Design представляет собой упрощенное средство моделирования и анализа, имеющее ограниченные функциональные возможности по сравнению с ARIS Toolset.

     Набор инструментов и функциональные возможности  модулей ARIS Easy Design и ARIS Toolset предопределяют различия в областях их применения. ARIS Easy Design обычно используется оперативными аналитическими отделами организаций для проведения технического анализа, а инструменты ARIS Toolset более предназначены для управления бизнес-процессами. Следует отметить, что ARIS Toolset также включает в себя ARIS Easy Design.

     Модуль  ARIS Easy Design содержит следующие компоненты:

• ARIS Administrator – средство для администрирования баз данных ARIS;
• ARIS Attributes – средство для управления атрибутами элементов ARIS;
• ARIS Change Managements – инструмент для контроля за изменениями атрибутов элементов ARIS, предлагаемыми пользователями;
• ARIS Configuration – инструмент для импорта из одной базы данных в другую методологических фильтров и шаблонов;
• ARIS Designer – конструктор моделей;
• ARIS Explorer – проводник, обеспечивающий работу с серверами, базами данных, моделями и объектами;
• ARIS Export/Import – средство для экспорта или импорта баз данных в формате ASCII;
• ARIS Identificator – инструмент для автоматической идентификации без управления префиксами (последняя функция встроена только в ARIS Toolset);
• ARIS Merge – инструмент для слияния моделей и объектов (с помощью данной функции нельзя переписывать модели и объекты с одинаковым GUID – глобальным идентификатором);
• ARIS Report – генератор отчетов о элементах ARIS;
• ARIS RTF Editor – редактор текстовых документов;
• ARIS Semantic Check – инструмент для выполнения (но не задания) сементических проверок моделей;
• ARIS Variants – средство для отображения вариантов моделей.

     Модуль  ARIS Toolset наряду с функциональными возможностями ARIS Easy Design включает также:

• ARIS Analysis – инструмент для анализа моделей и их анимация;
• ARIS Chat – инструмент для создания и использования графических диаграмм;
• ARIS Consolidation – инструмент для объединения баз данных моделей;
• ARIS Merge – инструмент для слияния моделей с возможностью переписывания моделей и объектов, имеющих одинаковый глобальный идентификатор.
• ARIS Model Generator – инструмент для создания новых моделей с использованием уже существующих;
• ARIS Process Generator – инструмент для генерации новых объектов и моделей в программе Excel и переноса их в ARIS. Имеется возможность с помощью специального отчета перенести объекты и модели в Excel и вернуть измененные данные назад в ARIS;
• ARIS Semantic Check – инструмент для выполнения и задания семантических проверок моделей;
• ARIS Script Editor – инструмент для создания скриптов и отчетов;
• ARIS Simulation – средство для динамического моделирования процессов;
• ARIS Variants – средство для создания вариантов моделей, удаления связей между вариантами, выполнения операций сравнения вариантов.
• В ARIS предусмотрены модули, предназначенные для решения некоторых частных задач и требующие дополнительных лицензий. К ним относятся:
• ARIS ABC (Activity Based Costing) – инструмент для проведения функционально-стоимостного анализа моделей;
• ARIS Connectivity for Lotus Notes – инструмент, позволяющий запускать базы и документы Lotus Notes, которые связаны с элементами ARIS. Предусмотрена возможность открывать базы Lotus Notes, документы Lotus Notes, которые содержат элементы ARIS, с помощью веб-браузеров;
• ARIS Connectivity for R/3 – инструмент для переноса моделей ARIS в формат HTML, использующий функциональные возможности транзакций информационной системы SAP R/3. Это позволяет запускать функции, связанные с системными операциями SAP R/3 из веб-браузеров;
• ARIS Tool Integration – инструмент для обмена информацией баз данных моделей ARIS с программными приложениями других производителей (с так называемыми приложениями партнеров);
• ARIS Web Publisher – инструмент для преобразования моделей ARIS в формат HTML с целью их использования как внутри компании, так и за ее пределами после передачи через Интранет или Интернет. Различные типы экспорта графики позволяют использовать модели ARIS на множестве платформ;
• ARIS BSC (Balanced Scorecards) – инструмент для стратегического управления.
• Средства ARIS могут применяться как однопользовательская среда, а также поддерживать коллективные разработки в среде «клиент-сервер». Возможность коллективной работы обеспечивают:
• Объединение баз данных (модуль ARIS Merge);
• Обмен моделями через Интранет и Интернет (модуль ARIS Web Publisher);
• Совместный доступ нескольких пользователей к единому хранилищу данных – репозиторию ARIS (модуль ARIS Server).
• В состав ARIS входят вспомогательные специализированные модули, например, модуль ARIS Admintool, предназначенный для управления базами данных ARIS при работе под Window NT и Novell, ARIS for INTERSHOP     enfinity и некоторые другие.

      3. Описание моделей

      3.1. Организационная диаграмма(Organization chart diagram) 

      Организационная диаграмма описывает организационные  единицы разного уровня и их взаимосвязи, то есть она показывает, из каких  подразделении предприятие состоит, какие сотрудники входят в каждое из подразделений, какие отношения должностной подчиненности между ними есть.

      Для анализа организационной структуры  следует использовать схемы организационной  структуры, представленные в произвольном формате, а также положения об отделениях, отделах, группах и т.д. На основе этой информации формируется организационная структура в виде организационной диаграммы ARIS.

      На  приведенной ниже организационно-штатной  модели ФГКЭУ «Чебаркульская КЭЧ» показана структура подчинения: во главе предприятия  стоит начальник КЭЧ, ему, в свою очередь, подчиняются начальники всех ниже приведенных отделов. Так, к примеру, начальнику КЭЧ подчиняется главный бухгалтер, который в свою очередь возглавляет бухгалтерию. Организационная единица «Отдел кадров» детализируется  в диаграмме информационных потоков, «Главный бухгалтер» - в диаграмме карта знаний. (Рисунок 3.1) 
 

Рисунок 3.1 Организационная диаграмма

     3.2. Дерево функции (Function tree)

     Дерево  функций принадлежит к функциональному  типу моделей. Функция — описание элемента работы, образующего один логический этап в рамках процесса. В ARIS используется диаграмма «Дерево функций», посредством которой функции могут быть описаны с различными уровнями детализации. При этом функции представляются не обязательно в хронологическом порядке.

     На  представленной диаграмме раскрывается основная  работа военного лесничества. В модели присутствует  функция «Проведение санитарной рубки» детализированная в диаграмме окружения функции (Function allocation diagram). (Рисунок 3.2)

     Рисунок 3.2 Дерево функций 
 
 
 
 

     3.3. Диаграмма целей (Objective diagram)

     Диаграмма целей принадлежит к функциональному  типу моделей, используется для описания целей организации и построения их иерархии. Прежде чем начинать моделирование  деятельности организации, нужно определить и описать ее цели, а также понять, насколько необходима реорганизация и оптимизация бизнеса.

     Для этого используют диаграмму целей, в которой описывают цели организации  и создают их иерархии.

     Цель  — желаемое будущее состояние  организации, которое может быть достигнуто при выполнении выделенного состава функций с учетом критических факторов успеха.

     В данной диаграмме представлены основные цели ФГКЭУ «Чебаркульская КЭЧ». Выполнение целей способствует обеспечению военнослужащих высоким качеством обслуживания. (Рисунок 3.3)

Рисунок 3.3 Диаграмма целей 

     3.4. Модель технических терминов (Technical term models)

     Модель  технических терминов принадлежит  к типу моделей данных, описывает  терминологию организации и ее подразделений, позволяет сделать информацию более понятной.  Модель не только позволяет манипулировать различными терминами как синонимами, но и дает возможность поддерживать отношения между объектами в моделях данных.

     Для представления этих отношений вводится тип объекта «технический термин». Теперь с каждым информационным объектом модели данных могут быть связаны разные технические термины.

     Основной  термин, применяемый в организации - «Документация». В модели представлены различные виды документации, использующиеся в бухгалтерии, в экономическом отделе и эксплуатационном отделе. Так же раскрывается содержимое документов. (Рисунок 3.4)

Рисунок 3.4 Модель технических терминов 
 

     3.5. Диаграмма структуры знаний (Knowledge structure diagram)

     Диаграмма структуры знаний используется для размещения категорий знаний по их содержанию в подгруппы. Категория знаний может включать другие категории знаний, а также документированные знания. Последние могут быть разделены на несколько подкатегорий документированных знаний. Документированные знания не могут включать категории знаний.

     Для документированных знаний можно  указывать информационные средства, с помощью которых знания документируются, а также другие информационные носители и объекты модели данных, которые  служат для документирования знаний.

     В данной диаграмме описаны знания бухгалтера по з/п необходимые ему  для выполнения профессиональных обязательств. (Рисунок 3.5)

Рисунок 3.5 Диаграмма структуры знаний 

     3.6. Событийная цепочка процесса (extended Event-Driven Process Chain)

     Расширенная событийная цепочка процесса (eEPC) принадлежит к процессному типу моделей. Событийная цепочка процесса (кратко - модель или диаграмма eEPC). Модель предназначена для детального описания процессов, выполняемых в рамках одного подразделения, несколькими подразделениями или конкретными сотрудниками. Она позволяет выявлять взаимосвязи между организационной и функциональной моделями. Модель eEPC отражает последовательность функциональных шагов (действий) в рамках одного бизнес-процесса, которые выполняются организационными единицами, а также ограничения по времени, налагаемые на отдельные функции.

     Для каждой функции могут быть определены начальное и конечное события, ответственные  исполнители, материальные и документарные  потоки, сопровождающие модель, а также  проведена декомпозиция на более низкие уровни (подфункции и т.д.)

     Диаграмма, представленная ниже, описывает процесс заключения договора на аренду транспортного средства. (Рисунок 3.6) Потенциальный клиент обратился в экономический отдел для аренды транспортного средства. Ведущий экономист и начальник гаража узнают у клиента какое транспортное средство ему нужно. Затем проверяют наличие транспортного средства, интересуемое клиента, в гараже. Если нужного транспортного средства нет в наличии, клиенту предлагают на выбор другое транспортное средство. Если есть в наличии нужное транспортное средство, у клиента интересуются, как буте использоваться арендуемое транспортное средство. Если организация не согласна с целями клиента, отказывает ему, если согласна, то в бухгалтерии оформляют договор аренды транспортного средства. После того, как договор будет составлен, его согласуют с клиентом. На основе договора клиент оплачивает аренду транспортного средства. В итоге процесс заключения договора на аренду транспортного средства завершен. 

Рисунок 3.6 Событийная цепочка процесса 
 
 
 
 
 
 

     3.7. Диаграмма окружения функций (Function allocation diagram)

     Диаграмма окружения функции принадлежит к процессному типу моделей, предназначена для того, чтобы описать все объекты, которые окружают функцию,  исполнителей, входные и выходные потоки информации, документы, материалы, продукты/услуги, а так же используемое оборудование. Этот тип моделей целесообразно применять для детализации функций в модели еЕРС, в результате чего отражаются дополнительные связи и отношения, детализирующие эту функцию на уровне данных.

     Проведение  санитарной рубки осуществляют работники военного лесничества. На входе документы, без которых проведение санитарной рубки невозможно, на выходе документы, являющиеся результатом санитарной рубки, обозначены так же используемые ресурсы. (Рисунок 3.7) 
 
 

Рисунок 3.7 Диаграмма окружения функций 

     3.8. Диаграмма цепочек добавленного качества (Value added chain diagram )

     Диаграмма цепочек добавленного качества принадлежит к процессному типу моделей, описывает функции организации, которые непосредственно влияют на реальный выход ее продукции. Эти функции создают последовательность действий, формируя добавленные значения: стоимость, количество, качество и т.д. Кроме этого, рассматриваемая диаграмма может представлять связи между функциями, организационными единицами и преследуемыми целями.

     Ниже  представлено две диаграммы цепочек  добавленного качества. Первая диаграмма  раскрывает бизнес-процесс ФГКЭУ  «Чебаркульская КЭЧ» в целом. В ней объект «Услуги ФГКЭУ «Чебаркульская КЭЧ»» детализируется диаграммой Дерево продуктов/услуг, «Бухгалтерия»- организационной диаграммой (Рисунок 3.8.1) .«Процесс начисления з/п» детализируется второй диаграммой цепочек добавленного качества, где более полно раскрывается этот процесс с приведением последовательности оформления документов. (Рисунок 3.8.2)