Научно-справочный аппарат. 2

1. Система научно-справочного  аппарата

1. Научно-справочный аппарат, его понятие и состав

     Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива¹- это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

     В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).

     Архивные  справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

     Межархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы государственных архивов (страны в целом, региона, республики, края, области); общеархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по материалам конкретного архива в целом; межфондовые справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники – поиск документов по материалам конкретного фонда.

     Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создаётся, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.

     Подготовка  архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся созданием справочников и научным отчётом, подлежат государственной регистрации.

     При создании и развитии системы научно-справочного  аппарата применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе определённой методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного  состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ в зависимости от категории фонда, категории его обособленной части, характера его документов, состояния и состава имеющегося научно-справочного аппарата к фонду.

     К фондам первой категории составляется научно-справочный аппарат, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска. Описи таких фондов должны иметь предисловия и различные указатели; материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания – подокументный; в путеводителе на них составляется индивидуальная характеристика.

     К фондам второй категории может быть составлен, помимо предисловия, глухой указатель к описи (предметный или его разновидность – географический или специальный предметный); основным способом описания при каталогизации будет поединичный; в путеводителе информация о них может быть включена в групповую характеристику.

     К фондам третьей категории, информация которых имеет характер частичного дополнения по отношению к фондам первой и второй категории, может быть составлен минимальный справочный аппарат. Описи таких фондов могут не содержать указателей; при каталогизации может быть составлена одна отсылочная карточка на фонд, группу фондов; в путеводителе информация о таких фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.

     Преемственность учётно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве учреждений и НСА ведомственных и государственных архивов, основывается на единстве требований и принципов построения системы научно-справочного аппарата. Преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах описей дел с необходимым научно-справочным аппаратом к ним.

     Утверждённые  Центральной экспертно-проверочной  комиссией – экспертно-проверочной  комиссией (ЦЭПК – ЭПК) архивных учреждений описи дел постоянного хранения государственный архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на государственное хранение, после чего описи становятся частью системы научно-справочного аппарата государственного архива.

     Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов, ведомственных архивов могут быть приняты в государственные архивы для использования в составе системы НСА.

     Для определения путей совершенствования  системы научно-справочного аппарата архива необходим анализ и учёт состояния  всех имеющихся справочников, который, ведётся в картотеке (журнале) по учёту состояния НСА.

2. Элементы системы  научно-справочного  аппарата

2.1 Архивные описи дел, документов

     Архивная  опись² — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. В государственных архивах описи составляются на поступившие неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей.

     Государственный архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два  рабочих. Контрольный экземпляр  находится в подразделении архива, осуществляющем централизованный учёт документов, а рабочие – в соответствующих хранилищах, в читальном зале. Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда – по номерам описей.

     Процесс составления описи складывается из:

• описания дел (каждой единицы хранения) на карточках;
• систематизации карточек в соответствии со схемой, их редактирования;
• оформления описи.

     Описание дел включает составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного номера (индекса), крайних дат документов дела, количество листов в деле и архивного шифра дела. Все эти сведения заносятся на карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и является его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде. После завершения систематизации все сведения с карточек переносятся в описи и на обложки дел.

     Заголовок должен кратко в обобщённой форме  отражать основное содержание и состав документов дела. При составлении  заголовков в зависимости от содержания дел осуществляется дифференцированный подход.

     Основные  требования к методике составления (уточнения) заголовка:

• факты и события, отражённые в документах, раскрываются с марксистско-ленинских позиций; не допускается перенесение из текста документов в заголовок дела классово чуждых формулировок, понятий, терминов;
• текст заголовка должен обобщённо и четко отражать смысловое содержание документов дела; перечисление названий отдельных документов в заголовке не допускается;
• содержание документов излагается в заголовке дела современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов, отдельные термины, а также наименования учреждений, административно-территориальных единиц и географических названий, характерные для эпохи и выражающие её особенности, сохраняются;
• не допускается употребление в заголовке неконкретных, не вскрывающих содержание формулировок («разная переписка», «общая переписка», «бумаги к руководству» и т.д.);
• дореволюционные титулы, чины, звания, должности указываются словами, определяющими эти понятия (император, губернатор и т.п.), с исключением слов, являющихся выражением особого почитания (величество, высочество, превосходительство и т.п.).

     В заголовок дела входят следующие элементы:

• название вида дела (единицы хранения) или вида (разновидности) документов;
• название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы (автор);
• название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которому адресованы или от которого получёны документы (адресат, корреспондент);
• вопрос или предмет, событие, факт, имя и т.п., к которому относится содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;
• даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них события.

     Вид единицы хранения (дело, переписка, материалы, журнал, книга и др.) или вид (разновидность) документов (протоколы, доклады, циркуляры, приказы, отчёты, акты и т.п.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу), при составлении заголовка употребляется понятие «Дело».

     Корреспондент указывается после обозначения вида дела (документов) в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица.

     Если  единица хранения представляет собой  «переписку», в заголовке указываются  только названия корреспондентов, а название учреждения-фондообразователя, как правило, не приводится.

     Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и даётся после указания вида дела, автора, корреспондента (адресата) документов.

     Название местности вносится в заголовок дела, если необходимо указать место событий или местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов) документов.

     Если  единица хранения состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, при составлении заголовка употребляется понятие «материалы», а в скобках указываются основные виды документов.

     После обозначения вида дела или вида документов в заголовке указывается автор (учреждение или лицо) входящих в дело документов.

     Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в  заголовок, если точная датировка отражает исторические связи между событиями  и фактами и необходима для  понимания конкретного содержания документов.

     При описании дел, состоящих из планов и отчётов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который составлен отчёт.

     Для унификации описания дел, однородных по одному или нескольким существенным признакам, составляются типовые заголовки. При этом учитываются также функции учреждения, особенности системы делопроизводства, а также характер отложившейся и наиболее типичной документации. В типовой заголовок могут входить географический, хронологический и другие элементы. Он может состоять из обозначения вида и автора документов, вида и корреспондента, вида и обобщённого обозначения корреспондентов и содержания. При составлении заголовка конкретного дела типовой заголовок необходимо приблизить к содержанию документов.

     Аннотация документов дела – это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела³. Аннотируются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы учреждений-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку.

     Аннотация составляется в порядке, принятом для  описания отдельного документа или  как краткое изложение части  содержания документа.

     При аннотировании печатных материалов указывается вид документа, его  название или начальные слова  документа (при отсутствии названия), выходные данные.

     В аннотациях чертёжных и других изобразительных  материалов рекомендуется указывать  материал, вид, формат документа и  способ его исполнения, для карт – масштаб. В аннотации могут также приводиться имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение. В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемых документов. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений («краткие сведения», «подробное сообщение»).

     Аннотация пишется после заголовка с  красной строки.

     При описании документов дела указывается  их копийность. При описании особо  ценных документов устанавливается  и указывается их подлинность  или копийность. Признаками подлинности  официальных документов являются: официальный бланк учреждения, наличие подписи должностного лица, печати учреждения и т.п.; для документов личного происхождения – их автографичность или наличие подписи автора документа. Если данные о подлинности относятся к одному документу (части документов), упоминаемому в заголовке, указание о подлинности даётся после описания этого документа (документов) в скобках со строчной буквы. Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы. Если копийным является один или несколько документов, указанных в заголовке наряду с другими, копийность указывается в заголовке вслед за указанным документом в скобках со строчной буквы.

     Если  документ дела аннотируется, указание о подлинности или копийности даётся после аннотации с прописной буквы.

     Если  дело содержит особо ценные, но не полностью сохранившиеся документы, указывается степень их полноты: «отрывок», «без конца» и т.п.

     Способ  воспроизведения указывается для  документов в случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания.

     Для обозначения способа воспроизведения  документов употребляются термины: «рукопись», «автограф», «машинопись», «печатный» и другие.

     Если  дело по своим внешним особенностям отличается от большей части материалов фонда, то при его описании необходимо указать эти особенности.

     К внешним особенностям дел и документов относятся: особый писчий материал (пергамент, шёлк, береста и т.п.); особый материал обложки и переплёта (кожа, дерево, набивная ткань и т.п.); наличие украшений на обложке, иллюстрации или украшения текста; язык документов; печати и др.

     Данные  о степени полноты, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.

     При описании дела обозначается название учреждения-фондообразователя и  его структурной части. Если название учреждения (или его структурной части) менялось в течение периода, то указывается последнее название учреждения (структурной части). Если дело начато в одном учреждении, а закончено в другом, пишется наименование последнего учреждения, к фонду которого должно относиться данное дело. Название структурной части, к которой относится дело, пишется за названием учреждения-фондообразователя.

     При описании фонда личного происхождения  Ф.И.О. фондообразователя пишутся полностью. Если фондообразователь больше известен под псевдонимом, то в начале указывается псевдоним, а затем в скобках подлинная Ф.И.О.

     Делопроизводственный  номер дела обозначается под названием фонда.

     Степень полноты датировки зависит от характера документов. Полная дата, как правило, указывается при описании распорядительной, творческой документации дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение.

     Даты  следует указывать по тому стилю, по какому датированы сами документы (без  перевода на другой стиль), за исключением:

• дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перевода в Советской России старого стиля на новый, т.е. с 14 февраля по 1 июля 1918 г., которым даётся двойная датировка: сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках – по старому, например: 8 мая (25 апреля) 1918 г.;
• дел, содержащих документы, образовавшиеся до перевода старого стиля на новый и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым даётся дата по старому стилю, а за ней в скобках – по новому.

     Все даты переводятся на современное  летоисчисление: даты, указанные в  документах, приводятся в скобках.

     Если  полные даты дела или отдельные их элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебаний оговариваются, а даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные их элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

     В случае невозможности определения более или менее полной даты, необходимо, исходя из содержания, формы, стиля и палеографических особенностей (почерк, филиграни, писчий материал и т.д.) документов, указывать, к какому столетию (или части столетия) следует отнести данное дело.

     Количество  листов. В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы дела должны быть пронумерованы. К делу на отдельном листе составляется заверительная надпись; листы с заверительными надписями, также как и чистые листы, не нумеруются.

     Количество  листов на карточке и на обложке  дела проставляется на основании  заверительной надписи вслед  за годом образования дела или  крайними датами его документов с  новой строки.

     В заверительной надписи дела оговариваются следующие особенности нумерации и физического состояния его документов:

• номера склеенных листов;
• номера листов с наклеенными фотографиями, документами;
• номера крупноформатных листов;
• номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
• названия документов, имеющих самостоятельную нумерацию, и количество листов;
• физическое состояние дела;
• номера литерных (пропущенных) листов дела.

     Если  дело имеет общую нумерацию листов, но одна часть дела пронумерована римскими цифрами, а другая арабскими, в заверительной надписи указывается общее количество листов. Если одна часть дела пронумерована по листам, а другая – по страницам и если такую нумерацию необходимо сохранить, в заверительной надписи проставляется смешанная нумерация, например: 42 листа + 5 страниц. Количество листов внутренней описи документов в деле обозначается через знак (+) после указания количества листов дела.

     На  обложке дела специальным штампом  проставляется архивный шифр. Он состоит из сокращённого названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.

     При горизонтальном способе хранения документов шифр проставляется на лицевой стороне  обложки в нижнем левом и в  верхнем правом углах, при этом верхняя  часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки; при вертикальном способе хранения шифр дела проставляется на корешке обложки, если корешок достаточно широк, и в нижнем левом углу лицевой стороны обложки; на ценных или художественных переплётах дел шифр проставляется на обороте переплёта; на темных переплётах для проставления шифра делаются наклейки из светлой бумаги.

     Архивный  шифр на карточке проставляется после  окончательной систематизации дел, а на обложке дела – после утверждения  описи.

     Систематизация  карточек, на которых проведено описание дел, осуществляется на основании схемы  систематизации.

     В зависимости от схемы систематизации, объёма и завершенности комплектования фонда на дела одного фонда составляются одна или несколько описей. Описи могут составляться на:

• дела всех лет одной структурной части фонда, когда учреждение-фондообразователь или часть его прекратили свое существование;
• все дела фонда, когда учреждение прекратило свое существование;
• дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических и других частей;
• все дела объединённого фонда или на дела каждого входящего в объединённый фонд учреждения;

     В описи выделяются разделы и подразделы в соответствии со схемой систематизации дел фонда.

     При хронологическо-структурном построении фонда разделами являются годы или  хронологические периоды, а подразделами – структурные подразделения. Если на дела каждого года или хронологического периода составлены самостоятельные описи, то разделами в них будут структурные подразделения, подразделами – предметно-тематические или географические группы материалов. Дела вносятся в опись по году их заведения или поступления в делопроизводство данного учреждения-фондообразователя.

     Описательная  статья описи – это совокупность сведений о деле (единице хранения)⁴, включающая следующие элементы:

• порядковый номер;
• делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;
• заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности дела;
• аннотацию документов;
• крайние даты документов в деле (число, месяц, год);
• количество листов в деле.

     При внесении заголовков дел в опись  необходимо иметь в виду следующее:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии со схемой систематизации дел; каждый заголовок включается в опись за отдельным порядковым номером;
• имеющийся на карточке заголовок должен быть точно, полностью внесен в опись; номер тома, если дело состоит из нескольких томов, проставляется с новой строки в этой же графе описи сразу за заголовком. Дальше с новой строки помещается аннотация документов. Заголовки дел с однородным содержанием и одинаковыми формулировками обозначаются словами «то же», а другие данные описательной статьи вносятся полностью.

     Итоговая  запись закрепляет количество дел, числящихся по описи, регистрирует все особенности  нумерации дел, отражает все изменения  в их количестве, произведенные на основе соответствующих актов. Итоговая запись составляется к каждой описи на всех её экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей. Если описи состоят из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом последующем томе даётся также сводная итоговая запись по всем предыдущим томам. В итоговой записи указывается количество дел по данной описи, первый и последний номера дел по описи. Если в описи имеются пропуски номеров дел и литерные номера, наличие их оговаривается в итоговой записи.

     Итоговая  запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления и заведующим архивохранилищем или хранителем фондов.

     После каждого поступления или выбытия  дел составляется новая итоговая запись, где указываются основания  внесённых изменений. Дополнительные поступления в зависимости от их количества могут быть внесены в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами или в новую опись.

     Для описей всех фондов, независимо от их категории, обязателен следующий состав справочного аппарата:

• титульный лист;
• оглавление (содержание), если архивная опись имеет разделы;
• предисловие;
• список сокращений;
• переводные таблицы шифров (при необходимости).

     Для описей фондов первой и второй категорий целесообразно составление указателей. При необходимости они составляются и для фондов третьей категории. Отличие справочного аппарата к описям дел фондов первой категории от справочного аппарата к описям дел фондов второй категории выражается в степени полноты предисловия, в составе указателей к описям.