Научно-справочный аппарат архива

 

АНОО «Нижегородский колледж  теплоснабжения и автоматических систем управления»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

Научно-справочный аппарат архива

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка 

3 курса, ДО-3А группы,

Травкина Алина Сергеевна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нижний Новгород – 2011

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение............................................................................................................3

Глава 1 Характеристика научно-справочного аппарата ………………........4

1. Развитие системы научно-справочного аппарата ………………………..5

 

2. Обзор - один из элементов научно-справочного аппарата……………….5

Глава 2 Эволюция научно-справочного аппарата к документам архивного фонда РФ (1991-2005 гг)……………………………………………………………………..7

2.1. Система научно-справочного аппарата…………………………………..12

Заключение………………………………………………………………………19

Списки литературы…………………………………………………………….20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Целью создания моей курсовой работы является описание системы научно-справочного  аппарата, его развития.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть научно-справочный аппарат

2. Изучить  его развитие.

Учет документов необходим  для:

1. обеспечения сохранности документов и ведения контроля за их наличием;

2. создания систем оперативного  поиска документов, в том числе  и с применением персональных компьютеров;

3.наиболее эффективного  использования документов. 

При наличии в архиве организации  одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При  существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко  отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации  и преемственности. Это значит, что  в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных  архивах применяются единые формы  единиц учета (дело) и единые формы  учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

«Основными правилами» предусмотрена  группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для  архива организации:  

1. книга учета поступления и выбытия документов;

2. список фондов;

3. листы фондов;

4. описи дел.

Основными видами научно-справочного  аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и  содержанию документов архива организации  включают:

1. описи дел;

2. номенклатуры дел;

3. картотеки;

4. исторические справки.

Научно-справочный аппарат  взаимосвязан с учетными документами  архива и предназначен также для  более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи  дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных  картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного  аппарата связаны между собой  поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

 

 

 

 

Глава 1. Характеристика научно-справочного аппарата

Система научно-справочного  аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о  составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Архивные справочники  предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах.

Они могут  быть:

• межархивными (Росархив – архивы);
• внутриархивными (архив – фонд);
• межфондовыми (фонд – дело);
• внутрифондовыми (дело – документ).

 Заложенная в основу  создания научно-справочного аппарата  документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.

Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

Вторичная документная информация, информация об информации, находиться в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных  шифров и кодов. В совокупности они  составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники  могут быть обязательными – опись, каталог и дополнительными – указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Принципы  построения научно-справочного аппарата:

1. взаимосвязь и взаимодополняемостью информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

2. не повторяемость и не дублированность информации различных видов справочников;

3. преемственность научно-справочного  аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;

4. единство методики создания  научно-справочного аппарата;

5. применение архивных  справочников ко всем видам  документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

 

1.1 Развитие системы научно-справочного аппарата

В связи с демократическими переменами в обществе, возрастанием интереса к историческому прошлому страны, восстановлением утраченных традиций изменилась тематика использования архивных документов в читальных залах архивов. Значительное место стали занимать исследования по истории массовых репрессий 1920-50-х годов, деятельности административных и правоохранительных органов, истории религиозных конфессий в Российской империи и СССР, о гонениях на церковь в советский период, по истории науки, образования, культуры и искусства. В большей степени, чем в предыдущие годы, проявился интерес к истории своей малой родины. В связи с процессом градостроительства и восстановления архитектурного облика городов востребованы документы по истории планировки и застройки населенных пунктов, о памятниках истории и архитектуры, церковных и монастырских строениях.

Усовершенствованием описей в настоящее время занято большинство  архивов федерального и регионального  уровней (72 %). Усовершенствование и  переработка описей проводится преимущественно  по фондам органов государственной  власти и управления, местного самоуправления, партийных органов всех уровней, отдельных министерств и ведомств, отраслевых органов управления, а  также по комплексам документов, переведенных на открытое хранение, что в целом  соответствует актуальным задачам использования. Всего за эти годы усовершенствовано около 27 тыс. описей на 6 млн. ед. хр.

Развитие и совершенствование  научно-справочного аппарата тесно  связаны с активным использованием информационных технологий. Их применение позволяет улучшить состояние научно-справочного аппарата , сделать его гибким, точным и удобным в использовании. В автоматизации научно-справочного аппарата все более важную роль играет сложившаяся система автоматизированного централизованного государственного учета архивных документов, содержащая описания на уровне фонда и предоставляющая возможность формировать тексты путеводителя по фондам практически в автоматическом режиме. В последние годы все большее развитие получает представление НСА в сети Интернет.

 

 

 

 

 

 

1.2. Обзор – один из элементов научно-справочного аппарата

 

Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ.

Тематический обзор документов включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ. Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение источниковедческого анализа, предполагающего определение источниковедческого значения рассматриваемых документов, их полноты и степени сохранности, достоверности, характера содержащихся в них фактических данных. Основной частью обзора являются аннотации документов, сопровождаемые их поисковыми данными. Обзор составляется на весь архив, затем – на его фонды, описи, дела, листы дел. В полном виде обзор состоит из характеристик учреждений – фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата.

Схема построения обзора архивного фонда:

• структурная – при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов обзора;
• отраслевая (функциональная) – при отсутствии четкой структуры фондообразователя и соответственно фонда;
• тематическая – группировка и изложение содержания документов по конкретным темам;
• хронологическая – группировка и изложение содержания документов по хронологии;
• номинальная – группировка и изложение содержания документов по их видам.

 Схема построения тематического обзора документов:

• отраслевая (функциональная);
• тематическая;
• хронологическая;
• аннотация документов в обзоре содержат сведения о содержании документов, их источниковедческий анализ, основные разновидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные.

В обзоре фонда поисковые  данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист). В тематическом обзоре поисковые данные дополняются названиями архивов и номерами фондов.

Справочный  аппарата обзора состоит:

• из титульного листа;
• оглавления;
• предисловия ( в котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппарата, списка сокращений, указателя).

 Тематическому обзору составляются:

• список фондов, использовавшихся при его составлении;
• библиография;
• сведения о наличии документов по теме в других архивах.

 

 

 

 

Глава 3. Эволюция научно-справочного аппарата к документам архивного фонда РФ (1991-2005 гг)

    Время с 1991 по 2005 год - период насыщенный и   во многом уникальный в развитии  научно-справочного  аппарата (НСА)  к документам Архивного  фонда  Российской Федерации (АФ РФ).

В эти годы интенсивно создавались  архивные справочники, которые публиковались как традиционным способом, так и с разнообразным использованием компьютерных технологий. Приводимые ниже сведения по объемам и типам изданных традиционных справочников основаны на библиографической базе данных (БД) по архивным справочникам, которую ведет Росар-хив. БД содержит информацию о 658 изданиях и охватывает период с 1939 по 2006 год.

За  последние 15 лет было издано 394 справочника, то есть 60% всех опубликованных справочников по документам АФ РФ, хранящимся в государственных  и муниципальных архивах. Федеральные архивы опубликовали 133 справочника, что составило 34% общего прироста. Основную массу прироста количества справочников дали государственные архивы субъектов РФ - они издали 233 справочника, или 59%, оставшиеся 7% - это вклад муниципальных архивов (10 справочников), Росархива и ВНИИДАД. Хотя доля госархивов субъектов РФ превалирует, наибольшую работу проделали федеральные архивы -в среднем 8,9 справочника на архив, госархивы дали прирост в 1,1 справочника на архив. Иногда основой волны архивных справочных публикаций называют справочники по архивохранилищам бывшей КПСС, однако это не так. Реально они внесли 16% общего прироста справочников за указанный период.

    Структура опубликованного  справочного фонда  осталась  стабильной. Самый массовый из  опубликованных - справочник типа  путеводителя. И в 1990 г., и в  настоящее время такие справочники  составляют 63% от всех изданных. Другие  виды справочников практически сохранили свой удельный вес в общей структуре: лишь незначительно повысилась доля каталогов (с 8 до 10% ) и указателей (с 6 до 10%), немного снизилась (с 10 до 6% доля обзоров) и опубликованных описей (с 8 до 6%). Из приведенных цифр ясно, что темпы прироста по каждому виду справочников были практически одинаковыми, приоритеты же в справочных публикациях не изменились.

    Основная  доля  в приросте именно путеводителей   принадлежит региональным архивам.  Федеральные архивы в значительной  мере обеспечены путеводителями, то есть произошло определенное  насыщение.

    Многие  региональные  архивы еще готовят  свои  первые путеводители. Особенно это  относится, разумеется, к архивохранилищам документов КПСС и к муниципальным  архивам. Как представляется, последние  в большинстве своем предпочтут подготовку и издание межархивных справочников, в создании которых координирующую роль должны сыграть органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

    Конечно, количественный  рост числа опубликованных справочников  впечатляет, хотя это  не совсем адекватный показатель обеспеченности справочниками архивных документов. Более точным (пусть и не идеальным) показателем в этом отношении  применительно к справочникам типа путеводителя было бы не число справочников, а количество фондов, описания которых даны в справочниках. Заметим, что именно этот показатель используется при оценке ведения БД «Архивный фонд».

    Наряду  со стабильным  в последнее время  приростом  количества справочно-информационных  изданий в этой сфере есть  еще  один показатель, который,  к сожалению, остается неизменным - качество справочников. На это обстоятельство не раз обращалось внимание архивов: см. доклад Росархива на заседании Научного совета Росархива (2000); Инструктивное письмо Росархива о создании и развитии НСА к документам государственных и муниципальных архивов (2001); доклад Росархива на Всероссийской конференции 2003 г. «Тенденции и перспективы развития НСА к документам государственных и муниципальных архивов»; решение коллегии Росархива (2003) «О состоянии работы государственных архивов Российской Федерации по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации в 1996-2001 гг.»; решение коллегии Росархива (2005) «О Сводном плане подготовки документальных публикаций и архивных справочников в архивных учреждениях Российской Федерации на 2006-2010 гг.»; решения коллегии Росархива по итогам отраслевых конкурсов научных работ за 2000—2001 гг. и 2003-2004 гг. К основным недостаткам справочников можно отнести их оформление и структуру, выбор уровня описания, способы унификации описаний, распределение фондов для индивидуального и группового аннотирования. Аннотации зачастую содержат лишь перечень видов документов, а исторические справки - даты существования и функции фондообразователей. В результате - среди изданий большое число кратких справочников, аннотированных перечней и т.п., при этом некоторые из них при отсутствии аннотаций или исторических справок титулуются путеводителями. Решение же проблемы состоит лишь в том, чтобы четко выполнять методические требования к подготовке различных видов НСА, многократно изложенные в правилах и пособиях и не претерпевшие за последние годы никаких изменений.

    Говоря  о приросте  количества справочных публикаций  и их структуре, следует отметить  относительно новое явление в   этой сфере. Публикуются издания,  которые, строго говоря, не могут  считаться  частью системы  НСА. Это биографические и биобиблиографические  справочники, региональные энциклопедии, тяготеющие к краеведению, и  т.п. Ряд изданий, именуемых  справочниками, содержит и обширные  подборки документов. Причины   появления их ясны. Как правило,  для  этих изданий архивы  получают финансирование (предварительное  или от продажи  тиража). Публикация изданий, которые  по разным причинам востребованы широкой  публикой, административными органами или коммерческими структурами, располагающими соответствующими средствами, несомненно, является ответом на потребности  общества. Кроме того, они отвечают и насущным нуждам архивов. Одновременно это один из прямых и эффективных инструментов популяризации архивного дела. Широкая публикация такого рода справочных материалов заслуживает одобрения, и оно, в частности, могло бы проявиться на проводимом Росархивом конкурсе научных работ в области архивоведения, археографии и документоведения. Однако по номинации «Справочники о составе и содержании документов» на конкурс поступают работы, которые справедливо квалифицируются жюри конкурса как непрофильные для этой номинации и проигрывают в рейтинге изданиям, в которых достаточно строго выдержан классический жанр. Представляется, что эти издания, иногда выполненные высокопрофессионально, заслуживают отдельной номинации (или преобразования существующей номинации) под названием, скажем, «справочно-информационная литература» Тогда к этой номинации можно было бы отнести и буклеты, которые по нынешним условиям конкурса к рассмотрению не принимаются. По-видимому, в результате нужно будет расширить и название конкурса, то есть обозначить его как конкурс научных и научно-популярных работ.

    Рост  числа  тематических справочников (традиционных  и автоматизированных) и изменение   их тематики (по документам по  личному  составу, по рассекреченным  документам, по генеалогическим  материалам, по региональной истории  по решениям органов  власти и т.п.) неоднократно анализировались  при освещении вопросов использования  архивных документов в современный  период. Поэтому нет необходимости  приводить здесь соответствующие данные. Самого пристального внимания заслуживают изменения форм и структуры НСА.

    1991-2005 годы - период  мощного роста и  последовательного  развития автоматизированного  научно-справочного аппарата. Термин  «автоматизированный НСА» возник  по историческим меркам совсем  недавно, но стал вполне обиходным. Для уточнения конкретной формы представления НСА уже не добавляют «автоматизированный». Все чаще добавляется: «печатный справочник », « в традиционной форме ». Несколько лет назад приходилось говорить о неизбежности автоматизированного НСА, затем доказывать его преимущества по многим функциям и параметрам, убеждать в необходимости его развития. Приближается время доказывать, почему некоторые справочники следует публиковать также и в традиционной форме.

    В настоящее  время самым большим  по  объему, универсальности и распространенности справочным архивным электронным ресурсом является массив БД «Архивный фонд». Эти БД вначале, да и сейчас, формально  конституируются как элементы системы  автоматизированного централизованного  государственного учета. По сути уже  в первых версиях этого программного комплекса (ПК), а особенно в действующей, превалируют информация НСА и  средства работы с ней прежде всего (хотя и не только) потому, что ряд  учетных документов выполняют функции  НСА -непосредственно или в пересистематизированном виде. ПК «Архивный фонд» дает возможность вводить описания документов на четырех уровнях: фонд, опись (в целом), единица хранения (единица учета), документ. В ПК «Архивный фонд» можно автоматически формировать тексты путеводителя по фондам архива (с указателями путеводителя), краткого справочника по фондам, десятки видов перечней фондов, описей, дел; можно вести описи, любого вида каталоги, указатели.

    На  практике  эта информация (помимо ее учетных  приложений) используется непосредственно   как НСА для поиска архивных  документов, иногда - для формирования текстов  справочников для последующего их макетирования  и опубликования, в некоторых  случаях данные конвертируются в  другие архивные системы (например, в  автоматизированную систему учета  и контроля движения дел и документов, разработка которой завершается на базе ГА РФ и РГАЭ). А иногда в редуцированном виде эта информация размещается в сети Интернет.

Ведение архивами БД «Архивный  фонд» оценивается двумя основными  показателями - числом архивов, использующих эту программу, и объемом введенных данных. Приведем данные на 2005 г. По охвату системой архивной отрасли цифры таковы. Ведут БД «Архивный фонд»: 14 федеральных архивов (с фондовой организацией документов) - 100%; 170 государственных архивов субъектов РФ — 81%; 801 муниципальный архив - 33%.

    Второй  показатель - количество введенных  в БД  описаний фондов и процент   по отношению к числу фондов  в  наличии (в сопоставлении  с паспортными  данными): федеральные архивы — 55,3 тыс. фондов, 82%; государственные архивы субъектов РФ - 310 тыс. фондов, 66%; муниципальные  архивы -91 тыс. фондов, 30%.

В целом же по документам, хранящимся в этих архивах, введены  описания 456 тыс. фондов, т.е. 54%.

    В большом количестве  в рамках БД «Архивный  фонд»  накапливаются сведения об описях в целом (речь здесь идет об уровне описи, а не о единице хранения). Федеральными архивами введены 63,2 тыс. записей БД на уровне описи (45%), госархивами субъектов РФ - 490 тыс. записей (52%), муниципальными архивами - 110 тыс. записей (26%).

    В объемном  отношении процесс накопления  указанных видов электронных   ресурсов нужно признать удовлетворительным, однако имеется, естественно, та же проблема, что и в традиционном НСА, - количество и качество аннотаций и исторических справок в описаниях на уровне фонда.

    В последнее  время все более  масштабной  становится целенаправленная массовая оцифровка описей, которая (наряду с прямым вводом содержания описей в БД «Архивный фонд») проводится преимущественно с одновременным  созданием соответствующих БД с  описаниями на уровне единицы хранения. Сотни тысяч таких описаний в  электронном формате накоплены  в ГА РФ, РГАЭ, РГИА, РГАСПИ, РГАНТД, филиале РГАНТД в г. Самара, РГАНИ, в ряде госархивов субъектов РФ.

    Увеличение  парка  компьютерной техники архивами  в последнее десятилетие повлекло  за собой всплеск создания  множества  тематических БД  на уровне фонда, дела, документа,  части документа. По отчетным  сведениям на 2005 год 110 архивов  имеют 466 тематических БД, содержащих 11,2 млн. записей (в эти показатели  не входят ресурсы БД «Архивный  фонд»). Эти БД создавались в  ходе реализации международных проектов (тематические комплексы документов Коминтерна, СВАТ, кино-и фотокаталоги, списки военнопленных и места их захоронений), по заказу региональных администраций (картотеки решений исполкомов советов разных уровней), для решения вопросов хозяйствования (списки домовладений, земельные кадастры), в связи с юбилейными датами (хроники событий, региональные энциклопедии, биографии выдающихся деятелей).Накоплен солидный массив генеалогической информации (метрические книги, дворянские списки, адрес-календари), создано множество БД социальной направленности (награжденные, жертвы репрессий: списки узников, раскулаченных, картотеки спецпереселенцев). Как правило, это несложные по структуре локальные БД, содержащие полезный ресурс НСА архива.

    Наиболее  позднее  явление в архивном НСА —  представление его в сети Интернет. Этот процесс в России начался 5-6 лет назад и пока в целом находится на довольно элементарном уровне. В российском сегменте сети Интернет размещены 142 справочника - путеводители по фондам архива, краткие справочники, тематические перечни документов, описи, каталоги. Доля каждого вида справочника составляет от 15 до 19% от их общего числа в Интернете. Основной массив представлен архивной отраслью, причем 28 справочников размещены на портале «Архивы России ». В ближайшее время там будет размещена высокофункциональная БД, содержащая 60 путеводителей по фондам архивов. Технология представления справочников в Интернете -почти исключительно гипертекст, затем следуют БД, нередко встречаются и запакованные текстовые файлы (в формате Word) - самый простой и наименее затратный способ размещения информации, не предоставляющий, однако, никаких сервисов, а только возможность их копирования на компьютер. Отметим еще одну черту справочников, представленных в Сети, - многие из них были предварительно опубликованы, что понятно при нынешнем состоянии российской законодательной базы по электронным документам вообще и по их публикациям в сети Интернет в частности.

    Российские  архивы  делают первые шаги по представлению   НСА в Интернете. Этот путь  осложняется  отсутствием серьезных  стимулов, недостатком финансовой  основы, нехваткой  квалифицированных  специалистов, правовой невнятицей, слабостью телекоммуникационной инфраструктуры.

    Пока  число  архивных справочников в Рунете  невелико, и в их реализациях  мало используются богатейшие возможности  информационных технологий. Российским архивистам предстоит еще многое узнать, хотя бы только для постановки своих задач перед профессиональными  разработчиками сайтов, web-мастерами, web-дизайнерами, web-программистами. В этой связи актуально  включение тематики подготовки, размещения и продвижения архивной информации в сети Интернет в программы курсов по повышению квалификации архивистов.

    Многие  электронные  справочники в качестве прототипа  или информационной базы имеют  справочники традиционные. Вместе  с тем появилось и множество   других, которые по своей структуре, информационному наполнению, средствам  поиска не просто отличаются от справочников традиционных, но и не имеют среди  последних аналогов.

    Учитывая  все  вышесказанное, уже непозволительно   при определении системы НСА   лишь вскользь упоминать электронные   ресурсы как «базы данных, выполняющие  функции справочников перечисленных  типов и видов», либо «а также  автоматизированные справочники». Ситуация требует осмысления.

 

 

2.1. Система научно-справочного аппарата

 

Система научно-справочного  аппарата - комплекс взаимосвязанных  и взаимоопыляемых учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, информационных документов, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива, в целях всестороннего использования.

 

Система НСА, основываясь  на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строиться с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.

 Систему научно-справочного  аппарата можно разделить по  функциям, которые она выполняет:

1) справочники по учету  документов;

2) справочники по содержанию  документов.

 

В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для  каждого архива и вспомогательные, создаваемые по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным – лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.