Номенклатура дел. 5

Титульник 
Содержание

1. ВВЕДЕНИЕ

Актуальность моей курсовой работы, как в прошлое, так и в настоящее время имеет важное значение для делопроизводства. Нельзя недооценивать важность правильного составления и оформления номенклатуры дел в организациях.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность организации. Документированная информация составляет основу управления, в современном обществе, она стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Любой процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка организационной работы. Однако, поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документе, она становится «памятью» учреждения, «хранителем» информации, потребность в которой может возникнуть через определённый промежуток времени. Таких документов накапливается множество. Для того чтобы их можно было легко найти, после исполнения документы группируются в дела.

Значение номенклатуры дел (и соответственно, актуальности данной проблемы) в том, что она предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, их индексации и определения срока хранения. Иными словами, номенклатура дел позволяет оперативно рассортировать документы по папкам (делам), что существенным образом облегчает их использование в будущем. От того, насколько качественно составлена номенклатура дел, зависят оперативность работы с документами и их сохранность.

Объект данной работы - номенклатура дел, предмет - методика её составление, согласование и утверждение на примере Частного учреждения образования "Институт парламентаризма и предпринимательства".

Цель данной работы – раскрыть и показать важность грамотного составления и применение номенклатуры дел в институте и его структурных подразделениях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• раскрыть понятие номенклатуры дел и функции, которые она выполняет;
• исследовать принципы построения номенклатуры дел;
• охарактеризовать виды номенклатур дел;

   - рассмотреть порядок подготовки  составления номенклатуры дел, сроки, в которые номенклатура должна быть составлена и утверждена;

   - изучить возможные схемы построения номенклатуры дел;

   - показать порядок составления сводной номенклатуры дел;

   - привести признаки заведения дел и порядок заполнения номенклатуры дел;

  - изучить порядок согласования и утверждения номенклатуры дел.

Основной метод достижения поставленных целей и задач – изучение и анализ учебной литературы по теме.

Методы исследования показали, что четкая и научно-обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяет правильно группировать документы в дела, что облегчает их поиск.

Для этого в организациях разрабатываются схемы группировки документов в первичные комплексы (дела) по наиболее существенным признакам сходства или различия документов. Такие классификационные справочники в практике делопроизводства получили название номенклатур дел.

Глава 1. Номенклатура дел: понятие, функции, принципы, виды, ……

1. Понятие, функции, принципы построения номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел является одним из главных вопросов организации работы с документами.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [2, с. 14].

Номенлатура выполняет функции указателя основных направлений деятельности учреждения, схемы группировки исполненных документов в дела по тематическим комплексам (делам), базы для индексаци документов и дел, указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения, учетного документа в архиве учреждения для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

• систематизация документов на основе классификатора вопросов деятельности учреждения, позволяющая группировать документы по одному вопросу (теме) вместе;
• единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;
• применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенлатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность, сохранение за номенклатурой функции учета документов.

Номенклатура включает полный состав документов, в первую очередь документы подлежащие постоянному хранению. Номенклатура дел способствует правильной организации и хранению документов учреждения. Она не только определяет единый порядок формирования дел, но и помогает решать вопросы комплектования, экспертизы и отбора на государственное хранение основной документации, имеющей научно-историческое значение. Это важное свойство номенлауты дел делает ее наиболее объективным средством отбора документов на государственное хранение.

Следовательно, нельзя недооценивать важность значения номенклатуры  дел для всей организации, т.к. она является необходимым условием для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, их индексации и определения срока хранения. Номенклатура дел — это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел:

- распределение исполненных документов в дела;

- систематизация и учет дел;

- закрепление индексов дел;

- установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел: служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения; является основой для составления актов на уничтожение дел; может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

2. Виды номенклатуры дел

Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации дел и определения срока их хранения.

Номенклатура дел подразделяются на типовые, примерные и конкретные [9, с. 108].

Типовые и примерные номенклатуры дел составляеются для определенной категории организаций, отличающихся однородным характером деятельности и составом документов.

 Типовая номенклатура дел устанавливает единую индексацию, типовой состав и унифицированные заголовки дел для однородных по характеру деятельности и структуре организаций всей отрасли. Она является нормативным документом и носит обязательный характер.

Примерная инструкция по делопроизводству и иные нормативне акты не содержат четкого определения примерной и типовой номенклатуры дел. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, носит рекоментательный характер и выступает в качестве методического пособия при создании конкретных номенклатур дел. Как правило, в примерной номенклатуре отражаются дела с документацией, характерной для всех организаций системы.

Типовые и примерные номенклатуры дел составляются службами документационного обеспечения управления (ДОУ) министерств, Госкомитетов и др. центральных органов управления, подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций и утвержается руководством отрасли (системы, объединения) после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) организации и государственного архива.

Конкретная номенклатура дел составляется (уточняется) ежегодно в каждой организации и включает систематизированные заголовки всех дел, которые будут заведены или продолжены делопроизводством в данной организации в текущем календарном году. Конкретная номенклатура дел составляетя для всей организации (сводная) и для каждого структурного подразделения.

Примерна номенклатура дел разрабатывается службой ДОУ организации, имеющей подведомственную сеть. Разработка такого вида номенклатур может осуществляться с привличением методической помощи учреждений архивной отрасли.

При разработке примерной номенклатуры дел необходимо тщательно изучать нормативные правовые акты (Законы Республики Беларусь, постановления и др. документа), которые регламентируют деятельность организаций, так как в них могут быть указаны названия некоторых образующихся в организации видов документов и установлены сроки хранения, учредительные и организационные документы (уставы, положения о структурных подразделения и др.), ведомственные инструкции по делопроизводству, конкретные номенклатуры дел за предыдущие годы, а также состав документов, отложившихся в процессе деятельности организации.

Практически все организации имеют однотипные системы документации: организационно-распорядительные (включая документы кадровой службы), финансовые, учетная и отчетная бухгалтерская документация, учредительная и договорная документация.

В делопроизводстве сложилось два подхода к разработке примерной номенклатуры дел. При первом примерная номенклатура дел включает минимальный состав дел со сроками хранения, при втором – примерная номенклатура включает максимальный состав дел, которые могут образовываться в организациях, выполняющие данные функции. (При разработке конкретной номенклатуры дел второй подход предпологает отбор всех дел, которые реально образуются в процессе деятельности организации).

Главным критерием отбора группы организаций для разработки примерной номенклатуры дел является однородность характера их деятельности, выполняемых задач, однотипность состава документов, образующихся в деятельности этих организаций. Организации могут иметь различные структуры, что включает наличие различных вариантов схемы построения примерной номенклатуры дел.

Примерная номенклатура дел, как и индивидуальная конкретной организации, может быть построенна по структурному, структурно-функциональному и функциональному принципу. В организациях где отсутствует устойчивая структура, построение номенклатуры осуществляется по функциональному принципу, при котором в названия разделов выносятся направления деятельности организаций. Разделами примерной номенклатуры могут быть как наименования подразделений (организационная структурв организации), так и ее функции или направления деятельности.

Форма примерной номенклатуры дел совпадает с формой индивидуальной номенклатуры. Единственное различие заключается  в отсутствии в примерной ноеменклатуре дел графы, в которой указывается количество заведенных дел (томов, частей).

Таким образом, различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

3. Структура номенклатуры дел

Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных докумнтов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков иххранения.

Форма номенклатуры включает в себя 5 граф.

В первой графе номенклатуры дел проставляются индексы дел. Идексация дел – это система условных обозначений конкретных дел. Существуют три вида систем индексов: цифровая, буквенная и смешанная. Чаще всего применяется цифровая система индексов, так как она признана наиболее удобной.

Индекс дела проставляется в первой графе номенклатуры дела. Индекс состоит из двух элементов цифрового обозначения номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Например:  15-07, 15-номер структурного подразделения, а 07-порядковый номер дела в данном разделе. Структура индекса зависит от степени детализации понятий. Например: в номенклатуру дел  включено управление, имеющее свой индекс (2). Управление состоит из двух отделов, следовательно, индекс дела первого отдела будет состоять из индекса управления (2), индекса отдела(1), порядкового номера дела внутри этого структурного подразделения (6) и будет иметь следующий вид: 2-1-6 Индексы обозначаются арабскими цифрами. Цифры индекса разделяются дефисом. В номенклатуре дел однородным делам присваиваются  одинаковые порядковые номера и типовые заголовки. Дела по переходящим вопросам, которые были не разрешены в течении календарного года, вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В конце разделов необходимо помещать резервныке индексы для дел, которые по тем или иным причинам могут быть внесены в номенклатуру дел.

При разработке индивидуальной номенклатуры дел индексация дел в ней может не совпадать с установленной в примерной, однако обязана соответствовать индексации типовой номенклатуры дел.

В графе 2 указываются наименования разделов и подразделов номенклатуры и все заголовки дел постоянного и временного хранения, заводимых в организации, которые систематизируются по степени значимости документов. Заголовок должен быть кратким,  конкретным и должен соответствовать содержанию и составу документов дела.

Одним из важных вопросов, связанных с составлением заголовков, является вопрос о конструкции заголовка и, в частности, о порядке или последовательности расположеня его элементов  [10, 34]. От того, как составлен заголовок, зависит поиск сведений, содержащихся в тех или иных делах.

Наиболее существенными элементами заголовков являются:

- название рода дела (документы, переписка) или разновидности документов (протоколы, приказы, акты);

- указание автора документа (краткое название организации или структурного подразделения) или указание адресата документа;

- адресат – учреждение, организация или лицо, которому адресуются документы;

- вопрос (предмет, тема) содержание  дела;

- указание хронологических рамок  документов дела;

- географическое название –  территория на которой находятся  корреспонденты или авторы документов;

Например: протоколы кафедры права, переписка с Министерством образования, план работы применой комиссии на 2010/2011 учебный год.

Расположение заголовков в разделах номенклатуры зависит от их значимости и взаимосвязи. В начале располагаются дела с организационно-распорядительными документами (законы Республики Беларусь, постановления, указы, декреты), затем следуют дела с положениями,  протоколами, приказами, штатноее расписание,  планами, отчетами, актами, учетными формами.

В номенклатуру дел включаются дела с грифом ограничения доступа к документации, незаконченные делопроизводством дела за предыдущий год, справочные картотеки к документам. В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени) и другие вспомогательные документы.

В заголовках также могут указываться сведения о подлинности или копийности документов дела. Например: "Приказы ректора по личному составу. Копии". Дела содержащие копии документов, а подлинники которых составляют самостоятельное дело, устанавливается срок хранения до минования надобности с указанием тех же статей по перечню. В графе "Примечание" делается ссылка на место, где хранится подлинник документа. Например: "Подлинники в деле 01-23.

Организация, в процессе деятельности которой были составлены документы, называется "автором" этих документов. [2, 19]. Название организации в заголовках дел, включаемых в номенклатуру дел, указывается кратко или совсем опускается. Следует обратить внимание на составление заголовков дел с перепиской. Если в деле формируется переписка с двумя-тремя корреспондентами, то в заголовке дела их названия указываются полностью. В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (болле трех), названия корреспондентов указываются обобщенно. Например: "Переписка по административно-хозяйсвтвенным вопросам". В заголовках, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия корреспондентов как правило, не перечисляются. Например: "Переписка о ведении бухгалтерского учета".

При обозначении в заголовке административно-территориальных едениц (населенных пунктов), которых касается содержание документо заводимого дела, нужно учитывать следующие особенности. Если содержание документов касаетяся всех или нескольких административно-территориальных едениц, то в заголовке их названия не указываются. Если содержание документов дела касается одной административно-территориальной еденицы, то ее название отражается в заголовке дела.

В случае, если заводимое дело состоит из одного документа, в заголовке указываются разновидность документа, его содержание, автор и дата.

Недопустима замена в заголовке дела наименования вида документа указанием действия (проверка, рассмотрение, обеспечение и др.)

Термин "документы" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов. Например: "Документы о прохождении производственной практике" (приказы, отчеты, переписка).

Термин "дело" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов, командированных за границу", "Личное дело" и т.д.

При формировании заголовков дел не следует использовать термины "материалы", "общая переписка"

В заголовках дел нельзя  использовать некоторые формулировки. Например: "Входящие документы". Расположение элементов заголовка может изменяться в зависимости от конкретных условий и характера дела. Годовые планы, сметы, отчеты включаются в номенклатуру дел предстоящего года, в течении которого эти документы должны поступать или создаваться в организации.

Заголовки дел типовой и примерной номенклатур переносятся в индивидуальную с уточнениями (например, с указанием наименований конкретных организаций, хронологического принципа и т.п.).

Графа 3 заполняется в конце календарного (делопроизводственного) года. Указывается количество дел, частей (томов) определенной категории, которые были заведены в организации в течении года (с учетом того, что в каждом томе должно быть сформировано не более 250 листов). В эту же цифру включается количество томов или частей дела.

В графе 4 указываются сроки хранения документов и номера статей или пунктов с сылкой на перечни документов с указанием сроков хранения по типовому или ведомственному перечню документов. Перчни, как правило, не содержат конкретных заголовков дел, а дают перечисление категорий и видов документов. Поэтому при составлении номенклатуры дел организации из перечня берутся соответствующие формулировки вопросов и названия документов, которые дополняются другими элементами заголовка.

Отметка "До минования надобности" означает, что документы имеют ограниченное практическое значение. Например: правила, инструкции, полученные от других оргнизаций. По мере использования или отмены они отбираются к уничтожению.

Произвольное сокращение сроко хранения документов, казанных в перечне, не разрешается. Увеличение организациями сроков хранения установленных перечнем, допускается, если это связано с спецификой деятельности.

Отметка "ЭПК" (5 л. ЭПК), поставленная к сроку хранения документов, означает, что в отличие от других документов временного хранения, отдельные документы, относящиеся к этой груупе, по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-историческую ценность. Поэтому последние отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности после окончания делопроизводственного года.

Если срок хранения не предусмотрен перечнями, то он устанавливается эксперной комиссией организации по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения.

В графе 5 "Примечание" или "Пояснения" могут указыватся различные сведения (отметки) ДОУ об особенностях приема документов, о названии перечней, которые исппользовались  при разработке номенклатуры дел, также переносятся примечания соответсвующих статей перечней. Могут включатся сведения о передаче дел в другие структурные подразделения, о незаведении дел ("не заведено"), об утрате дел, переходящих делах ("переходящие"), включении дел в акт на уничтожение. В этой графе могут указыватся фамилии лиц, ответственных за формирование того или иного дела.

Номенклатура дел является сдаточной описью для дел временного хранения в тех организациях, где предусмотрена сдача таких дел в архив          [2, 24]. Дела временного хранения передаются в архив под номерами, присвоенными им по номенклатуре дел, а в графе "Примечание" номенклатуры дел напротив каждого названия дела указывается: "сдано в архив".

ГЛАВА 2 Методика составления номенклатуры дел на примере Частного учреждения образования "Институт парламентаризма и предпринимательства"

2.1. История создания, структура, функции и задачи Частного учреждения образования "Институт парламентаризма и предпринимательства"

Частное учреждение образования "Институт парламентаризма и предпринимательства" создано в 1994 году под названием "Негосударственная академия парламентаризма и предпринимательства"  (лицензия № 41, приказ Министерства образования и науки Республики Беларусь от 12.10.1994 г. № 279). По ходатайству ВУЗа и рекомендации Министерства образования Республики Беларусь, в результате проверки "Негосударственной академии парламентаризма и предпринимательства" на соответствие статусу высшего учебного заведения университетского типа ВУЗ был переименован в "Негосударственный институт парламентаризма и предпринимательства" (приказ Министерства образования Республики Беларусь от 16.11.1998 года № 609). В последующем "Негосударственный институт парламентаризма и предпринимательства" стал учреждением образования "Институт парламентаризма и предпринимательства.

Целью создания института являлось ведение хозяйственной деятельности для получения институтом и участниками прибыли, а также содействие в  становлении экономических и политических основ развития предпринимательства в Республике Беларусь и подготовке соответствующих кадров, содействие межгосударственному сотрудничеству в области подготовки кадров для политической, государственной и предпринимательской деятельности.

С момента создания института более ….  тысяч студентов прошли обучение в его стенах. На октябрь  2010 года в институте обучается более 3670 студентов, получающих высшее образование. Обучение в институте является платным и осуществляется в форме очного и заочного образования с выдачей диплома государственного образца.

 На 1 октября 2010 года штат сотрудников  составляет 165 человек.

 Структура института весьма обширна. В структуру входят социально-экономический факультет, факультет заочного обучения, центр по воспитательной работе и довузовской подготовке, учебно-методический отдел, научно-исследовательский отдел, библиотека, отдел кадров и другие структурные подразделения, обеспечивающие его деятельность. Учебный процесс обеспечивают 6 кафедр (политологии и гуманитарных дисциплин, журналистики, иностранных языков, права, финансов и кредита, экономики и управления), на которых работает квалифицированный профессорско-преподавательский состав (доктора, профессора, кандидаты наук). Сочетание профессиональных навыков и хорошей материально-технической базы обеспечивает высокое качество образования. Занятия проходят в двух учебных корпусах: по ул. Тимирязева 65А, Тимирязева 65Б. Также институт располагает современной библиотекой, компьютерными классами, спортивно-оздоровительной базой отдыха для студентов и сотрудников.

Непосредственное руководство учебной деятельностью института осуществляет ректор.

 Структура института представлена в приложении 1.

Высшим коллегиальным органом управления институтом является Совет института. В соответствии с Уставом института Совет института возглавляет ректор. Состав Совета института и срок его полномочий определяются Положением о Совете.

Оперативное управление института, координацию деятельности его структурных подразделений, решение текущих вопросов учебной и финансово-хозяйственной деятельности осуществляет ректорат.

В институте зарегистрирована первичная профсоюзная организация, основной целью которой является: защита профессиональных, трудовых, социально-экономических прав и интересов членов профсоюза. В Институте парламентаризма и предпринимательства действуют общественные организации: Студенческий совет, Совет старост групп, первичные организации ОО "Белая Русь" и ОО "БРСМ", добровольная народная дружина.