Номенклатура дел кадровой службы

Министерство  образования и науки Российской Федерации

САНКТ –  ПЕТЕРБУРГСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

     УПРАВЛЕНИЯ  И ЭКОНОМИКИ 

     ЯКУТСКИЙ  ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ 

     Кафедра менеджмента

     Специальность:032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления» 
 

     КУРСОВАЯ  РАБОТА

Дисциплина: Делопроизводство в кадровой службе

Тема: «Номенклатура дел кадровой службы» 
 

     Выполнила: студентка 5 курса ДОУ

     -

                                                                   Проверила:  

Якутск 2012

оглавление 

Введение…………………………………………………………………………3

Глава 1. Понятие и функциональное назначение номенклатуры дел…..6

1.1. Общие положения о признаках группировки документов. Виды номенклатур………………………………………………………………………6

1.2. Оформления сроков хранения дел. Формирование хранение дел…….....10

Глава 2. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел……………………………………………………17

2.1. Общий порядок разработки номенклатуры дел…………………………..17

2.2. Функциональное назначение и разработка номенклатуры дел кадровой службы……………………………………………………………………………23

Заключение……………………………………………………………………...28

Список  использованных источников………………………………………..31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

          В наши дни, когда происходит  модернизация форм управленческой  и экономической деятельности, появились  новые виды документов, связанные  с предпринимательской деятельностью,  увеличивается электронный документооборот,  вопросы упорядочения работы  с документами и особенно их  систематизации и классификации  выступают на первый план. Одним  из давно апробированных и  эффективных инструментов систематизации  и классификации крупных документальных  комплексов, образующихся в процессе  деятельности организаций, является  составление номенклатур дел.

         Номенклатура дел представляет  собой систематизированный перечень  заголовков дел, которые должны  быть заведены в делопроизводстве  организации в предстоящем делопроизводственном  году в соответствии со структурой  организации, ее функциями и  задачами, с указанием сроков  хранения дел. Это определение  относится к номенклатуре дел  конкретной организации. Однако  усложнение современной государственной  и хозяйственной жизни, структуры  административно-хозяйственных органов,  предпринимательских организаций  и объединений предъявляет все  более сложные требования к  систематизации и классификации  документальных комплексов, образующихся  в результате их деятельности.

       Для юридических лиц, входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел. Определение ее можно найти в ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Примерная номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов, носящий рекомендательный характер.

          Актуальность курсовой  работы основывается на том, что номенклатура дел в кадровой службе обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

        Организация работы  с   документами влияет  на  качество  работы аппарата  управления,  организацию и культуры  труда управленческих работников.  От  того,  насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой  деятельности  в целом.

          Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

       Объект  исследования курсовой работы являются составление номенклатуры в кадровой службе.

       Предмет исследования курсовой работы – номенклатура дел в делопроизводстве организации.

       Цель  курсовой работы - рассмотреть номенклатуру дел: виды, роль и значение в кадровой службе.

    Исходя  из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:

    - проанализировать понятие номенклатуры  дел;

    - рассмотреть оформление сроков  хранения дел;

    - рассмотреть общий порядок рассмотрения  номенклатуры дел;

    - выявить особенности рассмотрения  номенклатуры дел.

       В работе использованы труды таких авторов как Н.М. Березина, М.М. Бахарева, Г.Д. Пешкова, О.Л. Сологуб, Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. и др.

    Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Понятие и функциональное назначение номенклатуры дел

1. Общие положения о признаках группировки документов. Виды номенклатур

          Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этого соответствующих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел.

       Номенклатура  дел – систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.¹

       Документы, посвященные определенному вопросу  или участку деятельности организации, после исполнения группируются в  дело. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами, распределение и группировка исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.

       Ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на определенный отдел, в большинстве случаев это канцелярия или секретариат.

       При построении номенклатуры необходимо руководствоваться  следующим:

- соблюдать  единство в подходе к организации  учета, систематизации, описанию, хранению  и поиску документов; 

- применять  индексацию документов, обеспечивающую  внесение в соответствующие разделы  номенклатуры изменений, добавлений  и исправлений;

- следить  за стабильностью индексов.

       Номенклатура  дел может быть индивидуальной, примерной  и типовой. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации. С целью унификации группировки документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел.

       Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, типовая - обязательный. Типовой номенклатурой, как правило, устанавливается единая индексация дел для организаций всей системы. ²

       Примерная или типовая номенклатура дел  разрабатывается вышестоящими органами и является базой для составления  индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно  согласовывают с архивными учреждениями.

         При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или примерной обязательно учитывают специфику конкретной организации.³ Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации. Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.

         После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

       Утвержденные  номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года с новой нумерацией.

       Ежегодный экземпляр номенклатуры дел – это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.

       Прежде  чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При  этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи  дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки. Выбор классификационной схемы номенклатуры дел зависит как от организационной структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции.

       Дела  общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В  номенклатуру включаются и незаконченные  дела, поступившие из другой организации  для их решения, а также все  справочные картотеки к документам.

         В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

       Каждое  дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индексы. В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения.

       В номенклатуре указывается наименование разделов и подразделов классификационной  схемы и наименование (заголовки) дел.

       Каждый  документ характеризуется рядом  признаков. Одни из них - существенные, постоянные, другие - несущественные, временные. Принято выделять шесть таких признаков.⁴

1. Номинальный.  Основанием для группировки документов  по этому признаку служит их  название, т. е. в дело объединяются  документы одного названия, например  протоколы.

2. Тематический. В этом случае объединяются  документы одного содержания, т.  е. посвященные одной теме.

3. Авторский.  По этому признаку в одно  дело объединяются документы,  составленные или одним лицом,  или одним учреждением.

4. Корреспондентский.  На каждого корреспондента заводится  отдельная папка, в которой  группируется вся переписка с  отдельным лицом или предприятием.

5. Географический. Это разновидность корреспондентского  признака. В этом случае в одно  дело объединяются документы  разных корреспондентов, находящихся  на определенной территории.

6. Хронологический.  По хронологическому признаку  группируются документы за какой-либо  определенный период. По этому  признаку группируется бухгалтерская  отчетность.⁵

           В некоторых случаях документы группируются в дела по нескольким признакам сразу.

          Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры вставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 

1.2. Оформление сроков хранения дел. Формирование хранение дел. 

           Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее в обращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.           Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типового перечня, который необходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах дел является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

           Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом.        Допускается согласование сроков хранения дел с  архивными учреждениями в случаях, когда согласование их с центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание «Срок хранения установлен (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00».   Для обеспечения единства определения сроков хранения дел при разработке примерных номенклатур дел рекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения.         При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными номенклатурами.       Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.        Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются также сроки «до минования надобности» (ДМН) и «до замены новыми». Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копии документов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года. Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретной организации правоустанавливающий характер. Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.          В примерных номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории дел, содержащих отметку «ЭПК» перед их включением в номенклатуру с целью возможного переформирования дел и установления конкретных сроков хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Отметку «ЭПК» в примерных номенклатурах следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться. Закрепленная отметка «ЭПК» переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.        Сроки хранения дел, устанавливаются в примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы, связанных между собой соподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следует согласовать эти изменения с архивом.      Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дел должно осуществляться централизованно. Децентрализованное формирование дел разрешается только в том случае, если организация территориально разобщена, а также в случаях, вызываемых спецификой деятельности организации.⁶ Структурные подразделения группируют в дела документацию по своему профилю. Надо помнить, что не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.       Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.    В одном деле должны находиться документы одного срока хранения. Группировать документы постоянного и временного хранения на одном регистре или в скоросшивателе можно в исключительных случаях, например, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы разделяются на два дела согласно номенклатуре.        Толщина папки не должна быть более 20-25 мм, что соответствует 200-250 страницам. Если же материала набирается больше, то его разбивают или на тома, или на части под общим заголовком. Необходимо внимательно подходить к формированию дел и не подшивать второстепенные материалы, типа приложений или нескольких копий одного и того же документа.  Документы следует подшивать в дело таким образом, чтобы можно было прочитать резолюцию. Если у документа оказались недостаточными левые поля для подшивки, то к ним подклеивают полоску бумаги. Внутри дела документы можно располагать в хронологическом порядке, по мере их поступления, в логической последовательности или в систематическом порядке (например, объяснительная записка к отчету финансовой деятельности предприятия, баланс, приложения). При формировании дел, связанных с жалобами, документы следует располагать в алфавитном порядке, что позволяет быстро отыскать нужную жалобу по фамилии ее автора.

          Для брошюровки документов применяют скоросшиватели как с металлическими держателями, так и со шнурками вместо металлических держателей. Широкое применение находят и регистры. Они более практичны, чем скоросшиватели, так как благодаря специальному устройству можно без затруднений вкладывать и изымать из них документы.  Методическое руководство и контроль над правильностью формирования дел осуществляет канцелярия (секретариат) организации.

  Коллегиальные документы надо группировать в два дела:

  - в первое - протоколы и решения коллегиального органа;

  - во  второе - документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другие документы).    Протоколы располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседанию, сгруппированные в одно дело, систематизируются по номерам протоколов. Первым подшивается инициативный документ.  Поручения вышестоящих органов группируются в дела по направлениям деятельности организации. Документы внутри дел располагаются в хронологическом порядке.     Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.        Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.

   Документы в личных делах штатных работников располагаются в следующем порядке:

1) внутренняя  опись документов, имеющихся в  личном деле;

2) заявление  о приеме на работу (направление  или представление);

3) анкета;

4) листок  по учету кадров;

5) автобиография;

6) документы  об образовании;

7) выписки  из приказов о приеме на работу, назначении, перемещении, увольнении;

8) дополнение  к личному листку по учету  кадров;

9) дополнение  к личному делу по учету  поощрений;

10) справки  и другие документы;

11) копии  военного билета.

         Предложения и заявления граждан по улучшению работы формируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое заявление или жалоба и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Если поступает повторное заявление или жалоба или представляются дополнительные документы, то их подшивают в данную группу документов.        Переписку следует группировать в дела за период учебного или календарного года. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: ответ помещается за запросом. При возобновлении переписки по конкретному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.     На каждое рационализаторское предложение формируется отдельное дело из следующих основных документов:

- внутренняя  опись документов;

- рацпредложения - заявления с описанием сущности  предложения (с приложением в  необходимых случаях чертежей, схем, эскизов);

- справки  заявителю о получении от него  рационализаторского предложения;

- письма  заявителю о результатах рассмотрения  его предложения;

- решения  о внедрении или отклонении  рацпредложения;

- переписки  по рацпредложению.        В настоящее время различают два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный. При горизонтальном способе хранения дел их кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело. При вертикальном способе хранения дела расставляют подобно книгам на полке. На корешках дел проставляют номера и индексы, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро. Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляют номер и индекс. Если хотя бы одна папка вынута из шкафа, полоса прерывается, что позволяет наглядно проверить целостность папок, стоящих в одном ряду.    Выемка из дела какого-нибудь документа, как правило, не допускается. И лишь в исключительных случаях с устного или даже письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование по определенной форме. Этот акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожают. Акт обязательно должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, которое выдало документ во временное пользование, и предприятия, получившего его.        В том случае, когда выдается во временное пользование дело, заполняется карточка-заместитель. Дела выдаются только специально на то уполномоченным лицам. Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения руководителя. 

Глава 2. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел

2.1. Общий порядок разработки номенклатуры дел

       В конце каждого календарного года номенклатура дел подлежит уточнению. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января очередного календарного года. Номенклатура дел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. В общем случае разработка номенклатуры дел предусматривает:

   - изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;

  - изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а в необходимых случаях - его структурных подразделений (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т. п.;

 - предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела);

- предварительное  определение сроков хранения  дел, присвоение им индексов;

- уточнение  заголовков дел, включение резервных  индексов, предназначенных для дел,  заводимых по тем или иным  причинам в течение календарного  года;

- составление  и оформление проекта номенклатуры  дел;

- согласование  проекта номенклатуры дел с  заинтересованными сторонами, в  необходимых случаях -- его уточнение  и дооформление;

- утверждение  проекта номенклатуры дел руководителем  предприятия.⁷

Разработку  проекта номенклатуры дел целесообразно  производить на основе формы установленного образца. Образцы форм номенклатуры дел структурного подразделения  и сводной номенклатуры дел представлены в приложении.                 

           При определении перечней документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроков их хранения следует руководствоваться:

- учредительными  документами предприятия;

- положениями  о структурных подразделениях  предприятия; » перечнями документов, образующихся в деятельности  предприятий, с указанием сроков  хранения;

- номенклатурами  дел за предшествующие 3-5 лет;

- описями  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- документами  по планированию деятельности  и отчетности о ее результатах.