Обеспечение информацией руководителя прелдприятия

Ведение

Основа работы любого руководителя – информация. Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей  и т. д. Обладание информацией  означает обладание властью.  Руководитель определяет весь порядок работы с  информацией: свой личный и подразделений. Создав систему своего личного информирования, руководитель пользуется результатами своей работы. Хорошо отлажена система  – руководитель может принимать  эффективные решения. Плохо работает аппарат – руководитель «не видит» ситуации.

Организация информационного  обеспечения деятельности руководства  является в условиях рыночной экономики  серьезной задачей. Эта задача должна прорабатываться не менее тщательно, чем разработка бизнес-плана, выдача кредитов, подписание и выполнение договора. Для уменьшения степени  риска при принятии решений необходимо иметь оперативную информацию о  состоянии материальных, денежных и  людских ресурсов на текущий момент, об узких местах, куда нужно направлять средства. Информационное обеспечение  – это фундамент, на котором строится весь бизнес. К сожалению, многие этого фундамента не видят. Некоторые руководители вообще не воспринимают организацию собственного информационного обеспечения как главную задачу.

Руководитель любой организации  может и должен ставить и решать вопрос об организации системы информационного  обеспечения деятельности руководства  и себя лично. Под информационным обеспечением иногда понимают только организацию работы микропроцессорной  техники различных видов. На самом  деле вопрос стоит о наличии информации. Причем способы ее доставки могут  быть различными.

Актуальность темы. Для  принятия эффективных управленческих решений любому руководителю требуется  целесообразная система информационного обеспечения, отражающая объективную ситуацию на рынке. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Использование сырьевых ресурсов в большей степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Для написания курсовой работы были использованы труды специалистов в области документационного  обеспечения управления: Кузнецов, С.Л. (14), Г. Б. Кочеткова (22), Макарова, Н. В. (19).

Объектом курсовой работы является изучение процесса обеспечения руководителя предприятия информацией.

Предметом – информационное обеспечение управленческой деятельности руководителя, рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения управления.

Целью курсовой работы является изучение процессов обеспечения руководства информацией

Для решения поставленной цели были выделены следующие задачи:

• раскрыть понятие «информационное обеспечение», «управленческая

      информация»;                               

• рассмотреть информационное обеспечение управления;
• проанализировать методику информационного обеспечения  

      управления;

• дать рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения руководителя предприятия.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.

Во введении рассматривается  актуальность темы, объект, предмет, цель, задачи, структура работы.

В первой главе раскрывается Сущность информационного обеспечения управления (ИОУ), анализируются нормативно - правовые  документы, регламентирующие информационное обеспечение руководителя предприятия.

Во второй формирование системы ИОУ руководителя.

В тексте работы даются отсылки к списку используемой литературы цифра в круглых скобках, отсылает к номеру записи.

В заключении подводятся итоги  проведенного исследования, формулируются  основные выводы.

Глава 1. Теоретические  аспекты информационного обеспечения  руководителя предприятия

1.1 Сущность информационного обеспечения управления (ИОУ)

  Информационное обеспечение – важнейший элемент информационной системы и информационных технологий. Оно предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений (21).

Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы (19).

Федеральный закон «об  информации, информационных технологиях и защите информации» дает следующую трактовку: «информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления» (4).

Информация есть характеристика не сообщения, а соотношения между  сообщением и его потребителем. Без  наличия потребителя, хотя бы потенциального, говорить об информации бессмысленно.

Выработка научного понятия информации позволила подойти с единой точки  зрения, ко многим ранее казавшимся различными процессам: передаче сообщений  по техническим каналам связи, функционированию нервной системы, работе вычислительных машин, разнообразным процессам  управления и т.д. Все это связано  с процессами передачи, хранения и  переработки информации.

Информация представляет собой меру организации системы. В том числе можно сказать, что информация является средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм закрепления и распределения имеющихся и приобретенных знаний.

Информация является одним из основных элементов социального управления. Она выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем эффективнее принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации»

Немаловажную роль в данном аспекте  играет информационное обеспечение, оно в себя включает совокупность единой системы показателей, потоков информации – вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки информационного обеспечения информационных систем определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки информационного обеспечения  – повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений (7).

Основное назначение информационного  обеспечения - обеспечивать такую организацию  и представление информации, которые  отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий (7).

Требования, предъявляемые  к информационному обеспечению  руководителя предприятия:

  – предоставить полную, достоверную и своевременную  информацию для реализации всех  расчетов и процессов принятия  управленческих решений  в  функциональных подсистемах информационных  технологий с минимумом затрат  на ее сбор, хранение, обработку,  передачу.

 – обеспечить взаимную  увязку задач функциональных  подсистем на основе однозначного  формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей документов;

 – предусматривать  эффективную организацию хранения  и поиска данных, позволяющую  формировать данные в рабочие  массивы под регламентированные  задачи и функционировать в  режиме  информационно – справочного   обслуживания;

 – в процессе решения  экономических задач обеспечивать  совместную работу управленческих  работников и компьютера в режиме диалога.

 Одна часть информационного обеспечения  учитывает особенности взаимодействия пользователя  с персональным компьютером при выполнении  технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных. Поэтому в составе информационного обеспечения выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации. Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного  информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок  следования записей в массиве  не зависят от типа машинного носителя.

По существу все управленческие процессы – это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей. Но в управлении и в деятельности руководителя происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для создания и реализации управляющих воздействий.

Информация в деятельности руководителя характеризуется радом свойств:

• самостоятельность данных;
• возможность их многократного использования, сохранения у передающего или получающего субъекта;
• пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема информации;
• доступность математического анализа;
• системность, коммуникативность.

Информация, циркулирующая  в организациях, разнородна и разнообразна. Она может относиться к экономической, социальной, общественной обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную  ценность также для нижестоящих  управленческих структур, когда они  выступают в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться  в законах, иных нормативных актах, письмах, справках, сводках, обзорах, юридических  решениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и  преобразованными в пригодную для  использования форму, играют в управлении исключительную роль.

Управленческую информацию можно классифицировать по нескольким признакам:

- постоянную, переменную, эпизодическую;

- официальную и неофициальную;

- общую и отраслевую;

- горизонтальную и вертикальную

- о прошлом, настоящем и будущем;

- справочную, рекомендательную,

В зависимости от источника  возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и  внешнюю информации. Внутренние источники  информации – это внутриорганизационные  подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Информация внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешней среды могут выступать: законодательные и регулирующие органы, клиенты и партнеры предприятия, конкуренты, органы статистического учета.

Применительно к деятельности руководителя управленческая информация рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения. При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе – для должностных лиц. Подобные подходы к систематизации управленческой информации, могут быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур и отдельных руководящих лиц. Классификацию следует также ориентировать на всестороннее исследование проблем регулирования и управления. Только в этом случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности руководящего работника.

Источники управленческой информации. Источники могут быть внутренние и внешние. К внутренним источникам относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие  наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги  аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту. Внешние источники более многочисленны  и разнообразны. Здесь можно выделить сотрудников (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры – покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др. Для получения оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов.   Все источники управленческой информации имеют важное значение для эффективной деятельности руководителя любого уровня. В то же время вся управленческая информация, из каких бы источников она ни шла, и кто бы ни выступал ее носителем, непременно должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности.

1.2. Нормативно-правовая  регламентация ИОУ руководителя

Информационное обеспечение  деятельности руководителя – это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументированна, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот.

Организация работы с документами  затрагивается во многих нормативных  правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации  в службе ДОУ должна быть нормативная  правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных  правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и  использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение  и некоторые другие аспекты. Она  регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение  сохранности документов; порядок  передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение  новых информационных технологий в  работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

-конституцию РФ;

-международные договора (регулируют конституционные по  своему характеру отношения и  при условии их ратификации  в РФ, при вступлении в действие  имеют приоритет по сравнению  с законом);

-законодательные акты  Российской Федерации в сфере  информатизации и документации;

-указы и распоряжения  Президента Российской Федерации,  постановления и распоряжения  Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного  обеспечения на федеральном уровне;

-правовые акты федеральных  органов исполнительной власти

(министерств, комитетов,  служб, агентств и др.) как общеотраслевого,  так и ведомственного характера;

-правовые акты органов  представительной и исполнительной  власти субъектов РФ и их  территориальных образований, регламентирующие  вопросы делопроизводства;

-правовые акты нормативного  и инструктивного характера, методические  документы по делопроизводству  учреждений, организаций и предприятий;

-государственные стандарты  на документацию;

-унифицированные системы  документации;

-общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации;

-государственная система  документационного обеспечения  управления, основные требования  к документам и службам документационного  обеспечения (ГСДОУ);

-нормативные документы  по организации управленческого  труда и охране труда;

-нормативные документы  по организации архивного хранения  документов;

-законодательные акты  субъектов Российской Федерации  и правовые акты, принимаемые  органами исполнительной власти  субъектов Российской Федерации.

Все они должны учитываться  при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов  Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

В настоящее время регламентация  документирования, организации и  технологии документационного обеспечения  управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных  и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Как  отмечалось, высшей правовой значимостью  обладают законы Российской Федерации.

Базовым нормативно-правовым актом является Федеральный закон  РФ "Об информации, информационных технологиях  и о защите информации" от 27 декабря 2006 г. №149-ФЗ.  Этот закон является дальнейшим развитием замененного им Федерального Закона "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 г. №24-ФЗ. Новый закон по существу развил многие его положения. Закон более четко определил все положения, касающиеся терминологии данной сферы. Он устанавливает требования к распространению, предоставлению информации, а также к ее защите. Закон закрепил обязательность документирования информации, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам. Для придания юридической силы документам в электронной форме важны положения Федерального закона Российской Федерации «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ, который пришел на смену ФЗ "Об электронной цифровой подписи" 

Настоящий Федеральный закон  регулирует отношения в области  использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами. Целью Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Помимо законодательных  и правовых актов, важнейшее значение для работников служб ДОУ имеют  нормативно – методические документы.

В "Правилах подготовки нормативно – правовых актов федеральных  органов исполнительной власти и  их государственной регистрации", утвержденных постановлением Правительства  РФ, к ним относятся постановления, приказы, распоряжения. Правила, инструкции и положения.

Правила, инструкции и положения, как организационно – методические документы, содержат не только указания что делать, но и как выполнить  ту или иную работу, что делает их особенно ценными. Нормативные и  методические документы вводятся в  действие постановлениями или приказами, и тем самым становятся обязательными к исполнению.

один из стандартов ГОСТ Р 6.30-2003 г. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", содержит требования к оформлению организационно – распорядительной документации. Стандарт перечисляет 30 реквизитов, которые могут использоваться при подготовке и оформлении документов, дает схему расположения документов, определяет состав реквизитов документов и т.д.

еще один важнейший стандарт, принятый в 2007 г., - это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Регулирует процессы управления документами не только в государственный, но и коммерческих и общественных организациях как внутренними, так и внешнего пользования, распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемых или получаемых организациями в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.

Грамотно документировать  информацию и эффективно вести работу с документами можно только при  нормативной регламентации технологических  процессов работы с документами  внутри организации.

Порядок работы с документами  закрепляется в основных организационно - правовых документах: положении о службе ДОУ, должностных инструкциях работников занимающихся делопроизводством, инструкции по организации делопроизводства.

Положение – это нормативный  акт, рассчитанный на достаточно длительное действие, устанавливающий права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность организаций и их должностных лиц (14).

Начинается положение  с раздела «Общие положения», в котором важно указание на то, что служба ДОУ (канцелярия, секретариат и т. д.) является самостоятельным структурным подразделением подчиненным непосредственному руководителю. Так же раздел должен содержать пункт, – какими  законодательно – нормативными актами должна руководствоваться служба в своей деятельности. Во втором  разделе «Цели и задачи» содержатся сведения на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Из основной цели и задач вытекает раздел «Функции». В нем подробно  группируются по задачам и перечисляются все работы, выполняемые службой ДОУ. Последний раздел – «Организация работы» – содержит пункт о том, что служба ДОУ работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Должностная инструкция –  документ достаточно длительного пользования  и применяется до замены новой должностной инструкцией (14).

Должностная инструкция имеет унифицированную форму и установленную структуру текста: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (Связи по должности)

«Общие положения» в должностной  инструкции содержат следующий набор  информации: обобщённые сведения о  должности, подчинённость и кем  руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому  опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Последний пункт этого раздела  должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщённом виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства.

Завершает пункт указание на организационные  и распорядительные документы вышестоящей  и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел – «функции». В  нём указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций.

Инструкция по делопроизводству –  основной локальный нормативный  акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы) (14).

Инструкция по делопроизводству устанавливает  правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически  инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции  составляются с учетом специфики  работы организации. Основой для  их составления являются Примерные  и Типовые инструкции, а также  действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Глава 2. ИОУ: формирование системы и рекомендации по совершенствованию

2.1. Формирование  системы ИОУ руководителя

К решению о необходимости  внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей  предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится  весьма дорого, сохранение существующего  порядка, (а, как правило, беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция  не дает возможности остановиться и  расслабиться.